La gestion d`affaire à travers la finance

La gestion d’affaire à travers la finance
Agenda
 Mon métier
 Pourquoi cette intervention ?
 Objectifs de cette intervention
 Les fondamentaux de la gestion d’affaire
 Comment réagir face aux difficultés
1
Mon métier
 Responsable des affaires PMR chez Thales
Communication France.
Gestion d’un centre de profit
Gestion d’affaires billettique entre 6 m€ et 210 m€
en propre.
Gestion d’une équipe de Chargé d’Affaire (RCA)
 15 affaires internationales en cours entre 1 m€ et
26 m€ par affaire sur des durées de 1 et 3 ans
2
Constat
 Pourquoi cette intervention ?
 4 projets sur 5 n’ont pas aboutis !
 Aucune des 4 équipes n’a traité le problème lors de la présentation.
 Aucune équipe n’a abordé le volet financier (consommation de temps).
3
Objectifs de cette intervention
 Traiter les vrais problèmes d’une affaire
 Identifier les besoins d’une affaire
 Les piloter
 Réagir en cas d’imprévu
 Tout cela à travers les aspects financiers.
4
Besoins d’une affaire
 Le principal but d’une affaire est d’atteindre les
objectifs fixées par :
 Le contrat
 Les livrables
 Le planning client
…
 La société
 La satisfaction client
 La tenu des coûts de réalisation.
5
Piloter l’affaire
 Qu’est-ce que le pilotage d’affaire ?
 Prévoir : Le planning est le meilleur outil pour
construire les prévisions.
 Gérer les coûts en continu :
Comparer devis initial / charge planning.
 Faire une revue de contrat.
Couverture de tous les besoins clients dans l’offre.
6
Piloter l’affaire
 Qu’est-ce qu’un planning ?
Liste de Tâches
 Début
 Fin
 Durée
 Ressources
 Coûts
 Séquencement
 Commentaires
(mise en place de métrique associés à la tâche)
7
Piloter l’affaire
 Comment fait-on un avancement ?
 Revue des tâches unitairement
 Mise en place de métriques simples
pour suivre l’avancement.
 L’objectif est de détecter la dérive
le plus tôt possible pour avoir
le plus de temps
pour réagir.
8
Piloter l’affaire
 Est-ce suffisant ?
 Il faut aussi gérer les risques, c’est à dire l’imprévu.
 Comment gérer les risques ?
 A chaque étape du programme, prévoir le « pire ».
 Seule l’expérience peut apporter de l’aide
=>donc allez la chercher
9
Piloter l’affaire
 Il faut donner les impacts des risques en terme
financier, planning, le plan d’action et son coût.
Exemple :
 Retard fournisseur de 2 mois.
Équipe en place en attente. Le coût peut être énorme.
 100 personnes en attente pendant un mois
cela représente 3 520 k€.
 Coût du plan d’action 360 k€
 Financement du plan d’action par le client.
10
Piloter l’affaire
 Faire un suivi avec la bonne fréquence !
 Il faut se donner le temps de réagir,
 Pas de tâche dans le planning avec des durées
trop longues.
 Ne pas attendre la fin de la tâche
pour connaître l’avancement.
 Mettre en place les actions correctives au plus tôt.
Négo client
 Plan B
…
11
Étude de cas
 Sujet :
 Vous devez développer une application sur
Téléphone mobile.
 T0 de l’affaire le 01/01/12.
 Livraison client le 01/10/12.
 9 mois d’élongation
 Pour cela vous avez un budget de réalisation de :
704 k€
 Comment procéder maintenant ?
12
Étude de cas
 Structuration de l’affaire
Équipe
 1 Responsable d’affaire
 3 Ressources pour la rédaction des
spécifications (générales et détaillées)
 1 Responsable des développement
 3 Ressources pour les dev.
 2 Ressources pour les tests
13
Étude de cas
 Établissement d’un planning de réalisation
 Phase de Spécification de 3 mois.
 Phase d’écriture de code / tests unitaires de 5
mois.
 Phase de test de 1 mois.
 Les phases s’enchaînent sans se superposer
14
Étude de cas
 Hypothèses devis
Taux horaire : 100 € / heure
Soit l’ H.m à 17, 6 k€
Chargé d'affaire
Spec
Dev
Test
Total
15
Spec
1 1 1
3 3 3
12
Dev
Test Total ETP
1 1 1 1 1
1
9
9
4 4 4 4 4
20
2
2
25
3
40
K Euros
158,4
158,4
352
35,2
704
Étude de cas
 Démarrage d’affaire
 C’est le début de travaux, le temps passe et …
 Suivi d’affaire (avancements)
 Avancement en phase Spécifications
 Avancement en phase Développement
 Avancement en phase Test
 Bilan de l’affaire.
16
Risque 1
 Vous n’avez pas fait de revue de contrat / devis
d’exécution.
 Vous n’avez pas pu anticiper le fait que le chiffrage
du devis initial n’était pas complet.
 Vous avez donc un surcoût de 100 k€ soit un délai
supplémentaire de 1 mois sur le programme (5,68
h.mois)
17
Opportunité 1
 Lors de la phase Structuration des affaires, vous
avez fait votre revue de contrat / devis et vous avez
l’opportunité d’un avenant client pour des
fonctions non cotées lors de la phase offre d’un
montant de 100 k€
 Votre devis de réalisation passe donc à 800 k€
 Augmentation de votre marge
18
Risque 2
 Lors de votre avancement en phase de
spécification, vous n’avez pas adressé le planning
correctement :
 Revue des tâches unitairement
 Métriques associés pour mesurer l’avancement
 Un dérive d’un mois est donc appliquée sur votre
programme, soit 4 h.mois en charge et 70,4 k€
19
Risque 3
 Vous ne vous êtes pas assuré de la disponibilité
des outils de test lors de la phase Structuration de
l’affaire.
 Le délai d’approvisionnement est de 9 mois.
 Le surcoût sur l’affaire est de 150 k€ et de 5 mois
de délai.
20
Risque 4
 Vous n’avez pas l’avancement sur les couts en
phase Avancement Spécification
 Le surcoût sur l’affaire est de 100 k€ pour des frais
d’approvisionnement
 Pas d’impact délai.
21
Risque 5
 Vous n’avez pas fait l’avancement planning lors de
la phase Dev.
 La dérive planning est d’un mois sur cette phase
 Le surcoût est de 5 ETP, soit 88 k€
22
Risque 6
 Le délai d’approvisionnement des outils de test est
de 9 mois.
 Détection de cet information en phase Avancement
Développement donne un surcoût sur l’affaire de
200 k€ et de 6 mois de délai.
23
Risque 7
 Vous n’avez pas fait de revue de risque et des plans
d’actions associés lors de votre avancement en
phase de Spécification.
 Le risque détecté en début d’affaire tombe à
hauteur de 100 k€.
24
Risque 8
 La revue des risques en phase de test arrive trop
tard dans le cycle de vie de l’affaire.
 Le risque sur les performances techniques est
avéré
 Impact budget : 100 k€
 Impact planning : 1 mois.
25
Bilan d’affaire
 Écart entre le budget alloué et le budget consommé
est de :
 Le retard de l’affaire est de :
 Quels sont les objectif atteints :
 Les livrables
 Les délais
 La satisfaction client.
 La tenu des coûts de réalisation.
26
Algo
T0 : départ de l’affaire
Avancement Phase de Spécification début
non
oui
Revue de contrat faite ?
Risque 1
Opportunité 1
Avancement Phase de Spécification fin
oui
non
Revue de planning faite ?
Risque 2
oui
non
Revue de risques faite ?
Risque 3
27
Algo
oui
non
Revue de coûts faite ?
Risque 4
Changement de Responsable
oui
non
Passage d’info correct ?
Perte d’info 50 k€
Avancement Phase de Développement fin
oui
non
Revue planning faite ?
Risque 5
28
Algo
oui
non
Revue des risques faite ?
Risque 6 et 7
oui
non
Revue des coûts faite ?
Avancement Phase de Test fin
oui
non
Revue planning faite ?
Risque 8
29
Algo
oui
non
Revue des risques
(techniques) faite ?
oui
non
Revue des coûts ?
Bilan affaire
30
Risque 9