utiliser les dossiers partagés

MESSAGERIE UDA : FICHE « BONNES PRATIQUES »
UTILISER
LES DOSSIERS PARTAGÉS
Problèmes traités :
Partager des dossiers mails entre plusieurs utilisateurs
Quel est le principe des dossiers partagés ?
L’objectif est de partager n’importe quel dossier mail de la boite de réception
avec des utilisateurs internes qui peuvent avoir un accès complet au dossier ou
seulement la possibilité de visualiser le dossier.
Cette solution est utile pour ceux qui ont besoin de visualiser des informations
concernant un intérêt commun. Quiconque autorisé peut ainsi visualiser le
dossier mail et copier les messages dans sa propre boite mail, ou peut gérer le
dossier mail et répondre au nom de cette adresse. Il est également possible de
créer des dossiers à l’intérieur du partage pour gérer, organiser les messages.
Ce système de dossiers partagés permet également de créer des dossiers
publics et d’envoyer des messages à plusieurs destinataires. L’accès partagé
est possibles uniquement pour certaines adresses recensées et le contenu est
protégé par un mot de passe.
Comment les utiliser ?
1. Colonne de gauche de la boîte mail (ex : Réception)
• clic droit sur le dossier à partager
• partager dossier
• propriétés du partage
• définir le type de partage : Utilisateurs et Groupes
internes (certains collègues de l’université)
Invités (en lecture seule), Public (lecture seule,
pas de mot de passe).
2. Saisir les adresses mail des personnes avec qui vous allez partager votre
dossier.
3. Choisir le rôle des utilisateurs avec qui vous partagez :
• Aucun (suspendre le partage momentanément)
• Visionneur (lecture seule)
• Gestionnaire (lecture et écriture)
• Admin (tous les droits).
Les rôles « Visionneur » (la personne ne pourra que consulter les informations)
ou les rôles « Gestionnaire » (possibilité de consulter et ajouter des informations)
sont plus fréquemment utilisés.
Il faut ensuite attendre que le partage soit accepté par les utilisateurs sollicités.
4. Accepter un partage : quand un partage est déclaré, la personne concernée
par le partage reçoit un mail. Pour que le partage soit effectif, cette dernière
doit « cliquer » sur le lien « Accepter le partage » dans le mail.
Retrouvez les autres fiches de bonnes pratiques de la messagerie UdA dans votre ENT, rubrique intradoc
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