Synthèse de la réunion du bureau de Couperin

Synthèse de la réunion générale de Couperin
Mardi 30 mai 2006 de 14 h à 17 h à l’ENSSIB
Ont participé : 54 personnes représentant 48 établissements sur 203 soit 23,6% des
adhérents.
Ordre du jour : Réflexion sur l’avenir du consortium sur la base du document « réflexion sur
l’avenir de Couperin ».
La réunion est présidée par Geneviève Gourdet.
Elle rappelle l’objectif de cette réunion générale. Elle vise à une réflexion collective sur
l’avenir du consortium dans le contexte du renouvellement des instances lors de l’AG du
vendredi 30/06/06 et à ravive la flamme de la mutualisation. 38 établissements adhérents sur
203 sont impliqués dans un ou plusieurs activités de Couperin (négociations, groupement de
commande, GTC, management du consortium) soit 18%. En raison de son développement et
de la multiplicité des chantiers pour lesquels il est sollicité, le consortium doit développer des
partenariats avec l’ABES (méta-données, groupements de commandes, expertise SI) et avec
l’AMUE (expertise juridique des licences). Les établissements devront aussi s’investir en
étant supports de groupements de commandes (comme Lyon 1, Nancy 1 ou Nice). Enfin la
question des moyens en personnels et en ressources financières est posée de manière urgente.
L’instauration d’une cotisation 2006 sera à l’ordre du jour de la prochaine AG.
Un échange très large entre le bureau et les participants s’en suit .
Précisions sur un partenariat avec l’AMUE et dimension européenne des négociations (Bruno
Van Dooren-Paris 10)
PRES, documentation mutualisée entre universités (Anne Dujol-Aix-Marseille 2)
Nouvelles clientèles des universités via la formation continue et les entreprises (Anne Dujol
Aix-Marseille 2 et Michèle Guyot-Nantes)
Poids et rôle du CNRS, recentrage de négociations sur la documentation recherche mais aussi
sur la documentation pédagogique. Ne pas s’occuper des AO mais del’archivage pérenne et
des outils de gestion. Se doter des outils de pilotage ,mieux se connaître, mieux connaître les
données statistiques. Créer un centrale d’achats. Nécessité de recruter des négociateurs
professionnels permanents et un professionnel de la communication, externaliser certaines
tâches (Catherine forestier INP-Toulouse)
Rôle et objectifs du département « Etudes et prospective » (Jérôme Kalfon-Paris5)
Le métier de bibliothécaire, et encore plus celui de conservateur, implique une bonne
connaissance des conditions stratégiques et technologiques de la publication et de la diffusion
de l’IST : externaliser cette activité serait contraire à l’intérêt des établissements qui ont
besoin de professionnels fiables et neutres pour développer en toute autonomie leur système
d’information (Louis Klee)
PRES en cours de constitution à Bordeaux. Difficulté en local avec le CNRS pour comprendre
l’accord Elsevier : les chercheurs n’ont pas compris le mécanisme de validation des
portefeuilles et la nécessité de maintenir les abonnements payés sur crédits autres que le
CNRS.Créer une centrale d’achats (Catherine Etienne-Bordeaux 1)
Les EPST sont-ils mis en cause ? (Marie-Pascale Baligand (CEMAGREF)
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Non, mais la communication entre établissements ayant des politiques concurrentes et
complémentaires n’est pas facile. Le CNRS a refusé de communiquer sur l’accord Elsevier
(Geneviève Gourdet et Louis Klee)
Faut-il recentrer Couperin sur la négociation ? (Geneviève Gourdet)
Mieux étudier les usages pour maîtriser les politiques de développement (Pierre Carbone)
Le document «Quel avenir pour Couperin ?» n’a pas été discuté en l’absence de son auteur
(Olivier Tacheau-Angers)
Nous présentons ci-dessous une synthèse qui reprend la réflexion collective élaborée par le
bureau et la présidente en bureau professionnel et une partie des thèmes de la discussion.
Nous l’avons remise en contexte pour qu‘elle soit compréhensible en elle-même.
Statut du consortium
Consensus sur une structure légère. La non-création du GIP fut sans doute bénéfique pour
l’avenir du consortium. Une structure lourde risquerait d’échapper rapidement aux adhérents
et de poursuivre sa logique technocratique propre, loin de besoins réels des adhérents.
Pour illustrer la question, Couperin construit son rôle d'interlocuteur privilégié dans sa
capacité à rassembler des établissements très différents regroupant soit des communautés
multidisciplinaires soit des communautés homogènes, dans sa capacité à dialoguer avec tous
les partenaires et toutes les tutelles. Les universités, les écoles, les EPST ont leurs logiques
propres, parfois divergentes, parfois convergentes, parfois concurrentes mais se retrouvent
dans Couperin car elles ont besoin d’échanger et de mutualiser. Ainsi l'INSERM et le CNRS
non-membres du consortium ont cependant contracté avec lui dans le cadre du groupement de
commande Elsevier. Cela dit la question du périmètre externe (typologie des établissements
membres, relations avec les établissements et structures non-membres) et du périmètre interne
(clientèles des universités : CHU, formation continue, entreprises ou accès distant, carte des
ressources à négocier) est fortement posée et devra connaître des réponses précises.
La voie pertinente est de mettre en application les nouveaux statuts et de les amender de
manière pragmatique. Le consortium reste porté par un ensemble d’établissements
multidisciplinaires solide représentatif de l’enseignement supérieur et de la recherche.
L’engagement des membres devra se développer mais le poids principal pèsera toujours dans
ce type de système sur les responsables : il faut donc absolument leur accorder les ressources
humaines correspondantes sous peine de décourager toute candidature de personne
raisonnable.
•
Organisation
L’organisation doit aussi évoluer pour mieux répartir les charges de travail. Une synthèse des
propositions de François Cavalier, responsable du département « négociations » (création
d’un pôle dédié aux négociations pluridisciplinaires pour soulager le pôle STP, Elsevier,
STM, SHS, DSEG + redéfinition des missions des CADIST en tant que négociateurs. etc.). La
méthodologie de la négociation (analyse des offres, licences, expertise juridique, inter-action
entre les négociateurs, etc.) est déjà en place mais il conviendrait de la développer en un
corpus (voir sur site web rubrique « négociations », sous rubrique « ressources et
documents ») et de renforcer certains points (expertise juridique, articulation avec les
politiques de site et les initiatives régionale, etc.).
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Une doctrine concernant les statistiques, l’évaluation et la négociation d’outils de gestion des
ressources électroniques - ERM) est à mettre en place et implique une collaboration étroite
entre les 2 départements. Le renforcement et le lancement de partenariats extérieurs s’impose
: l’ABES pour la gestion des groupements de commande, mais aussi l’expertise des métadonnées (la constitution d’un groupe de travail ABES / COUPERIN est prévue) et l’AMUE
pour l’expertise juridique. Des relations avec la BnF sont à établir pour l’archivage pérenne,
l’expertise des méta-données et les AO : elles permettraient de contribuer à remonter la filière
des communautés de chercheurs.
•
Cotisation
Consensus sur la nécessité d’établir un budget prévisionnel des besoins. La cotisation n’exclut
pas les subventions mais les complète. Cotisation de référence : 500€ / an / membre. 3 tarifs
selon le ratio budget / FTE des établissements ?. Bonus et/ou subvention particulière de type
CADIST du ministère pour les établissements support ? A noter que sur les 203
établissements membres, 38 contribuent à Couperin par une ou plusieurs actions (négociation,
groupement de commande, participation au GTC, fonction de gestion du consortium) soit
18%.
•
Ressources humaines
Le consortium ne peut plus fonctionner sur les ressources humaines actuelles.
La complexité des négociations mobilise les négociateurs largement au-delà du périmètre de
travail de leur établissement et du périmètre de leurs compétences. Ils sont amenés à une
veille, une auto-formation professionnelle lourde, et un dialogue suivi avec leurs collègues,
dont les bénéfices sont évidents, quoique peu productifs sur le travail quotidien immédiat de
leur établissement.
Cette situation s’aggrave avec les responsables de pôles sur lesquels pèsent la responsabilité
politique du lancement et de l’issue de chaque négociation ainsi que l’encadrement des
équipes de négociateurs.
Les 2 coordonnateurs techniques travaillent à plein régime et collaborent avec tous les
responsables. Le changement d’échelle que connaît le consortium tend à accroître des tâches
de base nécessaires (collectes d’informations, relances, mise à jour des données, maintenances
diverses, dialogue voire formation des correspondants) mais réalisées au détriment de
l’expertise technique à développer sur leurs dossiers respectifs.
Enfin les fonctions de responsable de département et de coordonnateur sont chronophages et
astreignantes tant en terme de management qu’en terme d’engagement politique et se
rajoutent aux fonctions de directeur de SCD.
Tout cela est enrichissant, exaltant, formidable mais si les ressources humaines restent à
l’étiage actuel, aucun collègue ne voudra plus s’investir. Le coordonnateur et le responsable
du département C&ND appellent de longue date l’attention de leurs tutelles sur cette question
qu’ils ont demandé à la présidente du consortium de relayer, sans réponse probante. Cela les
amène à ne pas souhaiter se représenter dans leurs fonctions sans garantie de moyens
supplémentaires.
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La création de 2 postes de BAS, l’attribution de subventions spécifiques modulées selon leur
investissement aux établissements support et l’instauration d’une cotisation sont devenues
indispensables.
L’avenir de Couperin dépend désormais de ses membres et de sa tutelle.
Louis Klee, coordonnateur
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