Cycle de Vie Documents

Cycle de Vie
des
Documents
Améliorez votre Productivité par
la maîtrise du cycle de vie des
documents techniques !
 Gains de temps quotidiens
 Plus de ressources disponibles
 Moins de papiers et de réunions
 Diffusion et partage des connaissances
Jusqu’à 95% des documents utilisés dans une organisation
peuvent être dans un format numérique ! Avec l’essor
de l’informatique et des technologies Internet, la Gestion
Electronique des Documents est devenue un enjeu
économique majeur pour les entreprises.
Dans un contexte de mondialisation des échanges, et
de personnalisation de la relation client/fournisseur,
cette réalité est encore plus forte ! En effet, la diversité
de l’information Produit, de ses sources de données et
de ses évolutions rendent les méthodes d’organisation
documentaire très difficile à mettre en œuvre. Ainsi, les
solutions simples s’appuyant sur la gestion de répertoire
type Windows, ou plus évoluées comme les logiciels de
GED standard, s’avèrent insuffisantes.
Fondé sur la technologie PLM @UDROS développée
par Assetium, @UDROS Standard Edition GEDT*
permet :
 Un accès immédiat à la documentation
 La création automatique de documents
 Une garantie d’unicité et de validité
 Une diffusion et un suivi en temps réel
 Une ouverture vers les autres applications du S.I
 Une sécurisation du Savoir-faire de l’entreprise
*GEDT: Gestion Electronique de Documents Techniques
Bénéfices et avantages de la solution :
Il est fréquent de retrouver une même donnée technique utilisée dans 100 documents : la mise à jour manuelle de
cette information entraîne à coup sûr un temps de traitement fastidieux et des erreurs coûteuses !
@UDROS Standard Edition GEDT simplifie la gestion documentaire au quotidien, sécurise l’accès à
l’information et diffuse la connaissance entre les collaborateurs, les partenaires et les clients.
Quels bénéfices ?
 Accès plus rapide à la documentation
- Organisez et automatisez le classement et le rangement des documents
- Trouvez rapidement un document et toutes les informations relatives à celui-ci
 Garantie de validité et de conformité des documents
- Assurez un accès au bon document à jour à tous vos collaborateurs
 Création et diffusion automatique de la documentation
- Créez facilement des documents à partir de modèles pré-établis
- Partagez les documents natifs ou PDF en toute en toute sécurité
 Suivi et traçabilité en temps réel
- Suivez les échanges de liasses documentaires avec l’extérieur
- Gérez l’historique des évolutions tout au long du cycle de vie documentaire
« Cette fabuleuse banque de
données gère entre autres les
plans techniques, les structures
produits, les photos produits,
les documents techniques,
les caractéristiques produits,
les outillages, la protection
industrielle… @UDROS est
devenue en l’espace de 4 ans
l’épine dorsale du système
d’information et le référentiel du
savoir faire MAPED ! »
Emmanuel Caillard, Responsable
Données techniques et Qualité
Les avantages de l’application :
 Sa simplicité et facilité d’utilisation :
- Vous accédez aux documents à travers des interfaces Web personnalisées, depuis un Intranet ou un Extranet
 Sa gestion complète de la diversité de l’information :
- Vous maitrisez la gestion tant du contenant (documents) que du contenu (données)
 Son ouverture totale au S.I. :
- Vous communiquez et vous échangez avec les autres solutions (ERP, CAO, Messagerie, outils bureautiques...)
 Sa technologie issue de la recherche sur les réseaux sémantiques :
- Vous retrouvez un document plus rapidement par ses attributs, par son contenu, mais aussi par ses relations (concept
d’objet et de lien typés)
Une offre PLM complète pour les PME-PMI
100% pré-configurés, les logiciels Standard Edition couvrent les principaux domaines d’application constituant les
bases fondatrices d’un système PLM :
 @UDROS SE CAD : Gestion des données CAO et
des documents pour les Bureaux d’Etudes
 @UDROS SE GEDT : Gestion des données et
documents techniques pour toute l’entreprise
 @UDROS SE PROCESS : Automatisation des
processus métiers (workflow)
 @UDROS SE PROJECT : Gestion et suivi de Projets
 @UDROS SE ERP : Echanges nomenclatures et
documents avec les principaux ERP-GPAO
Principales fonctionnalités :
 Classer et organiser les documents de manière simple :
– Organisation documentaire préconfigurée (classeur, fiche d’identité, etc.)
– Contrôle de l’unicité d’un document présent dans plusieurs dossiers
– Menu @UDROS dans Word, Excel, Powerpoint, Explorer, Outlook
pour ranger en 1 clic des fichiers, des emails ou des contacts
– Attachement de tous types de fichiers par Drag&Drop
– Gestion de structures documentaires multi-niveaux
– Assistant de copie de structure projet/produit
– Codification automatique ou manuelle
– Gestion des Versions/ Révisions
– Gestion de droits par rôles, groupes, utilisateurs ou par Projet
– Conversion PDF automatique des documents Office, TXT ou Images
– Contrôle de la consultation et de l’édition des formats natifs
– Gestion multi-langues et multi-sites
 Trouver l’information via des outils de recherches rapides
– Recherche multi-critères et Plein Texte
– Sauvegarde des recherches avancées
– Tris et filtres sur les listes de résultats
– Navigation dans la structure (composition/cas d’emploi,
type de liens)
– Prévisualisation vignettes 2D (natifs CAO, PDF, Office, Images...)
– Export de tableaux par copier/coller ou via des fichiers CSV, Excel
 Conserver les évolutions et suivre l’accès aux documents
– Historique complet des modifications (Audit Trail)
– Suivi et alerte en temps réel des accès pour l’administrateur
– Suivi des échanges de liasses documentaires (Fonction DocBundle)
 Partager les documents de manière sécurisée
– Check-in/Check-out : Pas de modification possible sans
appropriation du document
– Fonction Abonnement avec notification automatique par email
– Accès intra/extranet depuis le portail web @.W.S (option)
 Homogénéiser et enrichir la documentation
– Outil DocStar Word : création automatique de documents à partir
de modèles standards Word™ (Excel en option)
– Synchronisation bidirectionnelle des données avec Word™
– Rattachement de données issues d’autres applications (ERP, CAO…)
 Intégrer les documents dans des circuits de validation
– Changement de statuts (cycle de vie) personnalisé par type
de documents
– Circuit de validation documentaire avec notification par email
CONFIGURATION REQUISE :
 Serveur :
- Processeur 2 GHz min.
- Windows Server XP/2003/2008
- Linux Redhat/Mandriva/Debian
- 2 Go RAM min.
- 5 Go d’espace disque min.
- 1 lecteur de DVD-ROM
 Postes utilisateurs :
- Internet Explorer 6+ ou Firefox 2+
- Java Runtime pour l’applet
OPTION PORTAIL @.W.S :
@.W.S (@udros Web Service) est une interface de
consultation HTML s’intégrant facilement à votre Intranet
ou à votre portail d’entreprise.
Sans formation, @.W.S permet d’effectuer tout type de
recherches et d’exporter les résultats au format PDF et
EXCEL, ou de les afficher sous forme de vignettes JPEG
(« thumbnails »).
@.W.S est vendu en option par accès simultanés.
Une offre riche et évolutive !
La gamme packagée et préconfigurée @UDROS Standard Edition a été spécialement conçue pour les PME-PMI. Elle
offre une totale liberté et autonomie de déploiement en fonction de votre budget et de vos besoins prioritaires. Vous pouvez
aussi évoluer vers la suite PLM @UDROS Enterprise Edition et accéder à toutes les fonctionnalités de personnalisation et de
communication pour bâtir un système d’information complet autour du Savoir-faire de votre entreprise !
L’offre fonctionnelle @UDROS
ENTERPRISE EDITION
Principales fonctionnalités / Packs @UDROS
EE
Nombre d'utilisateurs requis
EE FULL
STANDARD EDITION
SE CAD
SE GEDT
> 40 utilisateurs
SE PROCESS
SE PROJECT
SE ERP
< 40 utilisateurs
Modèle de données PLM 100% préconfiguré
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-1 accès @udros applet
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-1 Menu Audros accessible depuis Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Explorer
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illimité
illimité
restreint
restreint
restreint
restreint
restreint
Personnalisation via API et marco-langage AUPL
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up
up
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Suivi des échanges de liasses documentaires (fonction docbundle)
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Recherche Plein Texte par Indexation (Full Text)
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Réplication de coffre ou base (1 par serveur @udros)
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Workflow de validation des documents
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Workflow de gestion des demandes d'évolutions
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Extension
CAD
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Extension
GEDT
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PROCESS
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Extension
PROJECT
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Administration graphique du modèle (Modelshape)
Connecteurs CAO 2D/3D (CAD interface)*
Générateur PDF automatique des formats natifs CAO supportés*
Création de modèles de formulaires Word (DocStar Word/Excel)
Génération PDF : conversion Office, signature etc (PDF ToolBox)
Modélisation et éxécution de workflow (FlowNet)
Génération de formulaires Web (FormaFlow)
Management de Projet et interface MS Project (FlowBoard)
Suivi des temps et des actions
Interface ERP (ERP Connect)
Extension
ERP
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Assistant de gestion des modifications (ModiFlex)
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Gestion des documents de gammes (DocRouting)
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Génération de catalogue électronique (eCatalog)
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Portail de consultation ou création occasionnelle (@WS)
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Consultation d'un document depuis un système ERP (ERP Consult)
* pour AutoCAD, Catia V5, Inventor, Pro/Engineer, SolidWorks, Solid Edge
Légende : x : en standard ; o : option payante ; up: upgrade nécessaire vers EE
A PROPOS D’ASSETIUM
Spécialiste de la gestion du patrimoine industriel depuis 1993, ASSETIUM (www.assetium.com) est éditeur de la suite PLM @UDROS dédiée à la gestion du cycle de vie Produits. @UDROS Standard
Edition et Enterprise Edition aident les entreprises à augmenter la fiabilité de leurs produits, à réduire les délais de mise sur le marché, à faciliter l’innovation et à accroître la satisfaction client.
ASSETIUM intervient tant auprès d’une clientèle de PME-PMI que de départements de grands groupes industriels à travers un réseau de partenaires Revendeurs et Intégrateurs. En 2008, la société
compte 120 clients et 8500 utilisateurs dont : AFE CRONITE, Cie DEUTSCH, CROUZET, CYBERNETIX, DESAUTEL, DELTA DORE, ENSIVAL MORET, FOUNTAINE-PAJOT, FREWITT, GROUPE ICE, LATECIS,
MAILLEFER, MAPED, MECATHERM, MECELEC, MSA-GALLET, M-X, NEXTER NBC-SYS, PATEK PHILIPPE, PAULSTRA VIBRACHOC, PARKER LUCIFER, PONS, PRONAL, RADIALL, REX COMPOSITE, ROLLIX,
ROSINOX, SECHERON, SNPE, TAG HEUER, THALES BELGIUM, TYCO FCT, VERNET…
Votre distributeur certifié :
Immeuble « Le Baraban »
4, rue Saint Sidoine
69003 LYON
Tél.: +33 (0)4 72 12 14 24
Fax: +33 (0)8 26 69 93 36
Site Web : www.assetium.com
Informations : [email protected]
Support : [email protected]
SAS au capital de 175 000 euros