Témoignage du Conseil Général de la Loire

CONSEIL GENERAL
DE LA LOIRE
FICHE
témoignage
Par
a rc h i m e d
®
Certains des collaborateurs qui utilisent Elise aujourd’hui,
affirment qu’ils ne pourraient plus s’en passer désormais
FICHE D’IDENTITÉ
Conseil Général de la Loire
Interlocuteur : Madame Jaligot
Responsable du projet
à la Direction des systèmes d’Information
Le département de la Loire
Le département de la Loire est découpé
administrativement en 3 arrondissements
(Saint-Etienne, Montbrison et Roanne),
40 cantons et 327 communes.
La population globale du département
de la Loire est de 749 053 habitants.
Le Conseil Général de la Loire compte
3100 agents.
http://www.loire.fr/
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]
VOLUMÉTRIE DU PROJET
Le Conseil Général de la Loire est constitué de nombreux
sites (Voiries, Social…) excentrés et éclatés dans tout le
département.
La numérisation et l’enregistrement des courriers sont
centralisés au niveau d’un Service Courrier principal et d’un
Service Courrier situé aux archives départementales.
Le Service Courrier gère en moyenne 70 courriers arrivés par
jour et autant de courriers départs.
850 collaborateurs ont été formés et ont un accès à
l’application Elise.
INITIALISATION DU PROJET
Le projet de gestion du courrier a été commandité initialement
en 2009 par la Direction Générale des Services.
Il a été porté par la Direction des Affaires Juridiques & du Secrétariat Général et la
DSI tout au long de sa mise en oeuvre et ces 2 entités le portent encore aujourd’hui.
indique Mme Jaligot, responsable du projet à la DSI
Nous avons commencé par un audit de l’ensemble des pratiques
en terme de gestion du courrier dans les services de la Collectivité
en vue de la rédaction du cahier des charges de la consultation.
On a retenu Archimed en Juillet 2010.
précise Mme Jaligot
ENJEUX
Pour le Conseil Général de la Loire, les enjeux dans la mise en
œuvre d’une solution de gestion du courrier étaient de plusieurs
ordres :
gagner du temps dans la distribution du courrier
grâce à la dématérialisation, les sites destinataires
étant éclatés sur l’ensemble du territoire.
générer des courriers de réponse suivant des modèles
prédéfinis intégrant la charte graphique de la collectivité
être capable de retrouver un courrier à un instant t (la
recherche).
MISE EN ŒUVRE DU PROJET
«Le déploiement d’Elise a été progressif :
déploiement sur 2 délégations pilotes
puis déploiement des autres directions petit à petit »,
explique Michèle Jaligot.
Chaque direction choisissait les types de courriers
ayant vocation à être numérisés et intégrés dans Elise.
Les règles sont disparates à ce niveau : « la Direction
des Systèmes d’Information et la Direction des Affaires
Financières gèrent l’ensemble de leurs courriers dans
Elise, d’autres n’y gèrent que le minimum obligatoire
et d’autres directions y réalisent l’ensemble de leurs
courriers départs. », déclare Mme Jaligot. « C’est le cas,
par exemple, de la Direction Insertion et Emploi qui
génère depuis Elise l’ensemble de ses convocations
pour les bénéficiaires du RSA ».
En outre, les courriers de type réservés, c’est-à-dire ceux
qui ont une grande importance pour la collectivité et les
Elus, sont tous numérisés et publiés dans Elise, ainsi que
les réponses apportées.
« Certains collaborateurs qui utilisent Elise aujourd’hui
affirment qu’ils ne pourraient plus s’en passer
désormais », déclare Michèle Jaligot, « en partie grâce
à la fonction de recherche qui amène de nombreuses
remontées positives de la part des utilisateurs ».
« Certains d’entre eux sont devenus référents et
formateurs internes à leur propre initiative. D’autres ont
eu une adhésion plus difficile, comme lors de la mise
en œuvre de toute application transversale dans une
organisation », indique Madame Jaligot.
Et Mme Jaligot d’ajouter : « A mon avis, le point clé de
réussite dans la mise en œuvre d’un tel projet est de
définir un porteur du projet, un DGS ou DGA, capable
de vendre le projet au niveau du comité de direction.
C’est ce qui a manqué en partie au Conseil Général de
la Loire ».
« En outre, nous sommes encore loin du zéro papier et le
fait que certains courriers papiers continuent de circuler
freine l’adhésion de certains utilisateurs ».
Madame Jaligot conseille donc aux futurs acquéreurs d’Elise de supprimer le papier le plus tôt possible et de
déployer l’application de manière progressive en favorisant l’accompagnement au changement des futurs
utilisateurs.
BÉNÉFICES
En termes de bénéfices client, Elise a apporté aux collaborateurs :
n accès simple et rapide aux courriers par le biais de la
u
recherche. Cette fonction pousse en effet certains utilisateurs
réticents à passer à l’application ;
l ’uniformisation des réponses grâce à l’utilisation des modèles de
documents. Environ 130 modèles sont utilisés actuellement au CG ;
l e suivi des courriers réservés : la réponse aux courriers réservés
se doit d’être publiée dans Elise. Lorsque la réponse arrive sans
codes-barres au Secrétariat Général, elle est rejetée. (Elise propose
l’implémentation automatique de codes-barres sur les documents
départs générés par l’application permettant ainsi de les rattacher
directement à leur fiche dans Elise lors de leur numérisation - Cas
d’un courrier départ à signer ou d’un formulaire à renseigner
manuellement) ;
l a rapidité de distribution des documents arrivés et de validation
des courriers départs, les visas étant réalisés rapidement par le biais
des workflows d’Elise.
FICHE TECHNIQUE
CONSEIL GENERAL
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EVOLUTIONS
Deux évolutions sont en cours d’implémentation au Conseil
Général :
la mise en place de l’interface Elise avec le parapheur iXBus de la
société SRCI ;
3 environnements :
Production
Recette
Formation
le déploiement du module P@C (Post Adress Checker) avec les
adresses de l’IGN pour disposer d’un gestionnaire de contacts par
direction avec des référents pour chaque carnet de contacts, le
P@C proposant la vérification des adresses postales au niveau de
la base des contacts gérée par Elise.
Pour plus d’informations
www.archimed.fr
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