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Messagerie
OneBox™
La messagerie Mobile du futur
Messagerie
La haute technologie doit permettre
d’augmenter considérablement la
productivité. Toutefois, des recherches
ont montré que gérer plusieurs systèmes pouvait avoir l’effet inverse. Les
fonctions matérielles et logicielles de
chaque application (telles que messagerie vocale, planification des rendezvous, télécopie et gestion de la correspondance, etc.) sont si nombreuses
que l’utilisateur risque de s’y perdre et
de ressentir un sentiment de frustration. Pourquoi, en ces temps d’innovations technologiques, n’existe-t-il pas
de solution unique ?
Mais si, maintenant, elle existe !
Ericsson offre à votre entreprise un
ensemble d’options de communication
de haute technologie, mais néanmoins
faciles à utiliser. En fonction des
besoins de votre personnel, nous vous
proposons des fonctionnalités de messagerie qui vont de la technologie de
messagerie vocale autonome à la
messagerie unifiée hautement interactive en passant par la télécopie entrante et sortante.
OneBox est une application de pointe
de messagerie mobile qui permet aux
utilisateurs d’accéder à leurs messages à tout moment, où qu’ils soient.
Tous les types de messages (qu’il s’agisse de messages vocaux, de télécopies ou de courriers électroniques)
sont accessibles via votre téléphone
mobile grâce à la technologie de la
synthèse de la parole à partir du texte
ou via le bureau de votre ordinateur
grâce à Microsoft Outlook, Lotus
Notes ou Novell GroupWise. Cette
accessibilité instantanée offre une productivité et une efficacité accrues, et
votre société prend ainsi une longueur
d’avance sur ses concurrents. OneBox
allie désormais le meilleur des deux
technologies, c'est-à-dire la voix et les
données, dans un serveur de communication facile à gérer et basé sur la
convergence intégrée
En fournissant à votre personnel la
messagerie vocale avancée, la télécopie entrante et sortante ou, mieux
encore, le système de messagerie unifiée, qui combine ces options avec
d’autres, vous lui offrez un avantage
concurrentiel vital, tant au niveau individuel qu’à celui de l’équipe.
OneBox augmente la productivité au travail en affichant
simultanément sur le bureau de votre ordinateur les trois
types de messages ; en assurant la récupération rapide des
messages et en facilitant leur hiérarchisation.
2
Télécopie
Voix
Fonctionnalité
Messagerie unifiée
Positionnement
Onebox UM
4-120 ports
OneBox Fax Enterprise
1-48 ports
OneBox Fax Business
1-16 ports
OneBox Voice
4-8 ports
Nombre de ports/Capacité maxi par serveur Ericsson
OneBox Voice : Messagerie vocale, disponible en configurations 4 – 8 ports.pour solutions
analogiques ou IP.
OneBox Fax Business Server: Télécopie entrante et sortante, disponible en configuration RNIS
ou analogique 1 – 30 canaux. 16 canaux maxi par serveur
OneBox Fax Enterprise Server: Télécopie entrante et sortante, disponible en configuration
numérique, RNIS ou analogique 1-1 024 canaux. 48 canaux maxi par serveur.
OneBox UM: Messagerie vocale, télécopie et messagerie unifiée, fournie en configuration
4 – 120 ports ; les solutions IP, analogiques et numériques sont disponibles.
OneBox Voice
Conçu pour les petits bureaux très exigeants, ce système de messagerie
vocale de huit ports maximum permet
aux utilisateurs d’enregistrer, de transférer et d’envoyer des messages
vocaux ainsi que d’y répondre.
OneBox Voice offre des fonctionnalités
avancées telles que la réception automatisée et l’installation immédiatement
utilisable (Plug-and-Play). Il s’exécute
sur le système d’exploitation Microsoft
Windows 2000 Professionnel ou XP, le
tout à un prix intéressant. Parfaitement
adapté aux organisations en pleine
croissance, OneBox Voice constitue un
pas décisif vers la messagerie unifiée.
OneBox Fax Business
Server :
OneBox Fax Business Server est un
système de remise de documents
électroniques idéal pour les groupes
de travail, les départements et les
entreprises de taille moyenne. Grâce à
OneBox Fax Business Server, les organisations bénéficient d’une large gamme d’options de télécopie en réseau, y
compris la création, l’envoi et la réception de documents directement à partir
du bureau.
OneBox Fax Enterprise
Server :
est une solution de télécopie aux fonctionnalités multiples conçue pour fonctionner sur des serveurs interconnectés, idéale pour les sociétés internationales exigeant souplesse et contrôle
des communications par télécopie à
l’échelon du système. OneBox Fax
Enterprise Server est un moteur de
remise de documents robuste qui per-
met aux sociétés d’envoyer et de recevoir électroniquement et de manière
sécurisée des documents depuis pratiquement n’importe quelle application
bureautique que ce soit par télécopie
ou par courrier électronique.
OneBox UM :
OneBox est l’application de messagerie unifiée mobile de pointe qui permet
aux utilisateurs d’accéder à leurs messages à tout moment, où qu’ils soient.
Tous les messages vocaux, de télécopie et de courrier électronique sont
accessibles via un téléphone fixe ou
mobile ou sur le bureau de l'ordinateur
par le biais de Microsoft Outlook,
Lotus Notes ou Novell GroupWise.
Cette accessibilité instantanée offre
une productivité et une efficacité
accrues, et votre société prend ainsi
une longueur d’avance sur ses concurrents. OneBox allie désormais le meilleur des deux technologies, c'est-àdire la voix et les données, dans un
serveur de communication facile à
gérer et basé sur la convergence
intégrée
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Fonction
Messagerie vocale avancée
Réception automatisée
VIM (Voice Intercept Messaging)
Mise en réseaux
Notification des messages
Intégration IP
Disponible en plusieurs langues (2 de série)
Télécopie entrante/sortante avancée
Télécopie à la demande (texte de télécopie)
Suite d’applications de télécopie avancée
Messagerie unifiée
Synthèse de la parole à partir du texte
Administration globale des utilisateurs
Point unique d’administration via DNA
Série
En option
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Messagerie vocale
avancée
Lorsque les utilisateurs sont absents
ou en communication, OneBox répond
aux appels et permet aux correspondants de laisser un message. La messagerie vocale peut être utilisée pour la
communication différée exactement
comme le courrier électronique. Les
utilisateurs transfèrent les messages
entrants ou y répondent, et créent des
messages destinés à un ou plusieurs
correspondants sans devoir leur parler
directement.
Réception automatisée
OneBox permet de configurer chaque
boîte de réception avec différentes
fonctionnalités de traitement des
appels. En fonction des droits des utilisateurs, les appels entrants peuvent
être accueillis par des options de
menu personnalisées prédéfinies pour
permettre l’exécution d’actions déterminées telles que :
• le transfert vers un téléphone
mobile/bureau à domicile
• le transfert vers un(e)
secrétaire/assistant(e)
• la possibilité, pour les correspondants, d’appeler un autre poste
• la possibilité, pour les correspondants, d’envoyer une télécopie
• la possibilité, pour les appelants, de
rechercher le correspondant appelé
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Le flux des appels de chaque boîte de
réception peut être aisément configuré
par l’administrateur système et être
activé/désactivé par l’utilisateur. La
réception automatisée peut également
gérer les tâches qui incombent normalement à l’opérateur de la société.
VIM (Voice Intercept
Messaging)
Sachant qu’il ne pourra pas répondre
aux appels entrants, l’utilisateur active
une déviation par le biais du téléphone. Les appelants sont avertis de la
raison de l’absence de leur correspondant ainsi que du moment de son
retour.
« Jean Deflandre est sorti déjeuner et
sera de retour dès 13:00. Laissez un
message après la tonalité ou composez le zéro si vous voulez parler à l’opérateur. »
Les appelants ont alors le choix entre
plusieurs propositions, y compris laisser un message ou transférer l’appel
vers en opérateur ou un(e) assistant(e),
vers le téléphone mobile de Jean
Deflandre ou vers un autre numéro. Ils
peuvent également réécouter les différentes options dans une autre langue.
Prise en charge du
service SMS
(messages courts)
Cette fonction permet aux utilisateurs
d’être avertis de la réception d’un
message sur leur téléphone mobile ou
sur leur recherche-personnes (pager).
La prise en charge du service SMS
exige qu’il soit assuré par un fournisseur tiers, que vous disposiez d’un
modem dédié pour communiquer avec
le fournisseur du service SMS ainsi
que d’appareils de recherche-personnes et de téléphones mobiles compatibles avec le réseau utilisé par le fournisseur du service SMS.
OneBox FAX Application
Suite
OneBox FAX Application Suite offre de
nombreuses fonctionnalités telles que :
Un convertisseur PDF : Cette fonctionnalité permet d’envoyer des
fichiers PostScript et PDF sous la
forme de télécopies sortantes.
Une passerelle de courrier
électronique : Cette fonctionnalité
assure l’intégration entre un serveur de
télécopie et des systèmes de courrier
électronique courants tels que
Microsoft Exchange® et Lotus Notes.
Grâce à la passerelle de courrier
électronique, les utilisateurs peuvent
envoyer et recevoir des télécopies
directement à partir de clients de courrier électronique.
Télécopie entrante/sortante avancée
Les utilisateurs peuvent aisément
recevoir et stocker des télécopies
entrantes dans leur boîte de réception Microsoft Outlook ou Lotus
Notes. Ils peuvent également visualiser les télécopies directement à partir
d’une application de gestion des
télécopies ou de la plupart des navigateurs Web.
Les télécopies reçues peuvent être
imprimées ou transférées vers un
télécopieur. Cela garantit la confidentialité et permet d’imprimer des télécopies 24 heures sur 24 que vous
soyez au bureau, à la maison ou en
déplacement.
Comme les télécopies sont envoyées
et reçues directement sur le PC de
l’utilisateur, envoyer une télécopie est
aussi simple qu’imprimer un document. Lorsqu’ils envoient une télécopie, les utilisateurs peuvent inclure
une introduction, programmer son
envoi et limiter son transfert. Les
destinataires de télécopies peuvent
les transférer à d’autres abonnés et
leur ajouter une introduction vocale.
(2) en appelant le système à partir
d’un téléphone ordinaire et en spécifiant à OneBox que les documents
doivent être envoyés à un télécopieur
déterminé.
Accès permanent
La messagerie unifiée permet aux
utilisateurs d’accéder en tout lieu et à
toute heure à tous les types de message (vocaux, télécopies ou courrier
électronique), que ce soit à partir du
client de bureau (Microsoft Exchange
ou Lotus Notes), du navigateur Web
ou du téléphone.
Synthèse de la parole à
partir du texte
Même lorsqu’ils ne sont pas au
bureau, les utilisateurs peuvent relever leur courrier électronique par téléphone grâce au moteur avancé de
conversion du texte en Real Speech
dans les langues suivantes : (anglais
(Royaume-Uni), anglais (Etats-Unis),
français, allemand, italien, espagnol,
néerlandais, danois, norvégien, espagnol, portugais, polonais et suédois.)
Télécopie à la demande
(texte de télécopie)
Administration globale
des utilisateurs
La télécopie à la demande permet à
une société de créer une bibliothèque
de documents de télécopie que des
correspondants extérieurs pourraient
facilement récupérer d’une des
manières suivantes :
Les administrateurs de plusieurs systèmes mis en réseau peuvent gérer
simultanément les bases de données
des listes de distribution et des
abonnés de tous les systèmes du
réseau OneBox. Les ajouts, les modifications et les suppressions de boîtes de réception d’abonnés et de listes de distribution s’exécutent à partir d’une vue globale unique.
(1) en appelant le système à partir de
n’importe quel télécopieur et en recevant immédiatement les documents
au cours du même appel, ou
Point unique
d’administration via D.N.A.
L’administration système de OneBox
et du PBX Ericsson peut s’effectuer
par le biais de la suite d’applications
D.N.A. Les déplacements, ajouts et
modifications peuvent s’effectuer
aisément depuis D.N.A. Directory
Manager et Extension Manager.
Mise en réseaux
La mise en réseaux avancée de
OneBox s’avère une solution idéale
pour les grandes entreprises dont les
activités sont réparties entre plusieurs
sites. OneBox permet à la fois les
mise en réseaux analogiques et
numériques ainsi que VPIM (Voice
Profile for Internet Messaging) et la
norme AMIS (Audio Messaging
Interchange Specification) pour la
mise en réseau avec les systèmes de
messagerie d’autres fournisseurs.
OneBox permet de mettre en réseau
un nombre illimité de systèmes et de
créer ainsi une solution de communication d’entreprise particulièrement
robuste.
5
Une journée avec OneBox
Daniel Sheckter est consultant informatique dans une
société dont les bureaux sont répartis sur trois sites. Ses
journées comportent généralement cinq visites à des clients,
voire davantage. Au cours de ces visites, il reçoit un grand
nombre de télécopies, de messages vocaux ou
électroniques provenant du bureau, de ses clients et de ses
fournisseurs. Y répondre rapidement et efficacement
constitue l’un des défis de sa profession.
La solution : La messagerie unifiée OneBox.
8:10 Avant de se rendre au bureau
Messages lus
De son domicile, Daniel appelle
OneBox pour prendre connaissance
des messages reçus. Par le biais du
téléphone, il écoute les messages
vocaux et électroniques urgents
envoyés par un client important qui
l’informe que son réseau de données
d’entreprise est tombé en panne pendant la nuit. Réponse de Daniel : (1) Il
transmet à son technicien le courrier
électronique du client auquel il joint
un message vocal lui demandant de
se rendre immédiatement sur le site
du client, puis (2) il envoie au client un
message vocal afin de l’informer des
actions qu’il compte entreprendre.
Messages vocaux (à l’aide de Microsoft Outlook)
Messages électroniques (à l’aide de Microsoft
Outlook)
Message lu
Messages vocaux (via le téléphone)
Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte)
Messages envoyés
Transfert du courrier électronique avec message
vocal joint
Message vocal
Messages envoyés
Transfèrt du courrier électronique (plusieurs
adresses) avec message vocal joint
10:45 En déplacement
Les visites aux clients occupent toute
la matinée jusqu’en début d’aprèsmidi. Pendant ces visites, il reçoit des
appels directs, des notifications par
SMS des nouveaux messages vocaux
et un courrier électronique envoyé par
le technicien qui effectue la réparation
sur site. Depuis son téléphone mobile, il écoute le courrier électronique du
technicien (grâce à la synthèse de la
parole à partir du texte). Comme il
contient des informations importantes, il le transfère vers le télécopieur
de son prochain lieu de rendez-vous.
Messages lus
Message vocal (via le téléphone et la synthèse de
la parole à partir du texte)
Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte)
Messages envoyés
Transfert du courrier électronique vers un télécopieur
9:30 Au bureau
Sur son PC, Daniel utilise le client
Microsoft Outlook pour écouter les
quelques autres messages vocaux qui
sont arrivés pendant son trajet. Parmi
ceux-ci figure une demande d’emploi
qu’un ancien collègue lui a envoyée
par courrier électronique. Après y
avoir joint un message vocal, il transfère le document au président de la
société ainsi qu’à plusieurs responsables de département. Il joint directement par téléphone le technicien qui
effectue la réparation chez le client et
convient de le rencontrer dans le courant de l’après-midi avec le responsable informatique du client.
6
15:30 Visite du site
Daniel et le technicien examinent une
liste de causes possibles de la panne.
Par le biais du navigateur Web du
portable de son collègue, il envoie à
un technicien spécialisé un courrier
électronique auquel il joint les messages vocaux reçus précédemment,
pour avoir son avis. Plus tard, tandis
qu’il visite les locaux du client, il peut
accéder aux messages vocaux, de
télécopie et le courrier électronique
entrants. Il peut aussi y répondre par
le biais de son téléphone mobile.
Messages lus
Messagerie vocale (via le téléphone)
Courrier électronique (via le téléphone)
Télécopie (via le téléphone)
Messages envoyés
Courrier électronique (avec message vocal joint)
via le navigateur Web
Messages vocaux et électroniques
20:45 A l’hôtel
Daniel séjourne dans un hôtel situé à
proximité d’un client important qu’il
doit rencontrer le lendemain matin.
Avant dîner, il relève ses messages.
Grâce à la synthèse de la parole à
partir du texte, il écoute le courrier
électronique détaillé que lui a envoyé
son collègue et qui confirme ses
craintes : un routeur est défectueux. Il
envoie immédiatement un message
vocal au fournisseur du routeur en
insistant sur l’urgence de la situation.
Comme il est trop tard pour appeler
tous les clients qui lui ont laissé un
message durant l’après-midi, il décide
de leur répondre par des messages
vocaux.
Messages lus
Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte)
Messages envoyés
Messages vocaux
Utilisation du Fax
Messaging System
d’Ericsson
Télécopies entrantes
Reinhard Hentshel est avocat et
responsable du développement commercial d’un cabinet d’avocats
modeste, mais en expansion, implanté à Bonn en Allemagne. Pour se
faire connaître auprès de nouveaux
clients « Grands Comptes » potentiels, il anime dans plusieurs villes
des séminaires destinés à des cadres
moyens et supérieurs.
Reinhard fait donc confiance au Fax
Messaging System d’Ericsson pour
gérer les messages reçus à l’hôtel ou
au centre de congrès où il donne sa
conférence. Reinhard peut recevoir et
stocker des télécopies entrantes sur
son PC ou sur son portable. Elles
peuvent ensuite être envoyées à une
imprimante ou transférées vers un
télécopieur de l’hôtel où il séjourne.
Cette fonctionnalité préserve la confidentialité des documents et lui permet d’imprimer des télécopies 24
heures sur 24 qu’il soit au bureau,
chez lui ou en déplacement.
Envoi de télécopies
Lorsque Reinhard envoi une télécopie, il dispose des mêmes fonctionnalités que pour un message vocal.
Il peut inclure une introduction, programmer son envoi et limiter son
transfert.
Nombre de ports vocaux :
Connectivité à distance via TCP/IP (préféré) ou modem
externe compatible Windows 2000 et port série (COM)
RS-232 dédié, pour l’administration à distance
OneBox Voice 4 – 8 (8 canaux maxi par serveur) OneBox
UM 4 – 120 (120 ports maxi par serveur)
Verrou matériel USB et disquette de clé correctement
configurés
Nombre de ports de télécopie :
En cas d’intégration à l’aide d’une intégration RS-232 hors
bande, port COM dédié et câble série requis pour communiquer avec le système téléphonique
Données techniques
OneBox Fax Business Server 1 – 30 canaux
(16 canaux maxi par serveur)
OneBox Fax Enterprise Server 1 – 1 024 canaux
(48 canaux maxi par serveur)
Intégrations PBX :
Nombre maxi de clients de messagerie unifiée :
10,000 (SBUM) par serveur, réseau jusqu’à 256 serveurs
• MD110
- Analogique
- CAS
- DPNSS
- IP
- RNIS (télécopieur uniquement)
Système d’exploitation :
Microsoft Windows 2000 Server avec Service Pack 4 ou
Windows 2003
Server (pour systèmes de messagerie vocale uniquement
avec un maximum de 16 ports vocaux ou Windows 2000
Professionnel)
Configuration minimale requise pour le serveur :
Lecteur de disque dur de 20 Go avec une partition de lecteur C de 8 Go (cette configuration accepte 1 500 abonnés ; un espace de disque dur supplémentaire de 10 Go
en dehors de la partition C est nécessaire pour chaque
groupe supplémentaire de 1 500 abonnés)
Microprocesseur Intel® Pentium III™ de 1,0 Ghz ou équivalent (minimum), Intel Xeon™ (conseillé)
512 Mo de mémoire vive – 2048 Mo
Moniteur et carte graphique compatible VGA couleur
Lecteur de DVD et lecteur de disquette 3,5 pouces
Emplacements PCI universels
Les intégrations PBX Ericsson sont les suivantes :
• BusinessPhone
- Analogique
La solution OneBox Family offre l’intégration aux autres
PBX. Pour plus d’informations, contactez Ericsson.
Accès au courrier électronique :
L’accès au courrier électronique signifie l’intégration de
systèmes de télécopie, de messagerie vocale et de courrier électronique. Les messages sont accessibles par le
biais du téléphone ou de l’application PC cliente.
L’intégration complète des clients UM basés sur le serveur
est possible sur des systèmes équipés de :
• Microsoft Outlook , 2000 (v9.0), XP (v10.0), 2003 (V11.0)
• Lotus Notes/Domino R5,12, R6.0.3 (Plate-forme
Microsoft uniquement).
Symantec pcAnywhere™
L’intégration complète des téléphones UM basés sur le
protocole d’accès de message Internet (IMAP) est possible sur des systèmes équipés de :
Port USB intégré (doit être activé par le BIOS)
• Novell GroupWise 6.5.
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Europe
Ericsson Enterprise
Avenue du Bourget 44 Bourgetlaan
1130 Bruxelles
BELGIQUE
Telephone: +32 (0)2 745 12 11
[email protected]
Produit en Juin 2004
FR/LZT 102 3329 RD
© Ericsson Enterprise AB 2004
Sujet aux changements sans communication préalable. Imprimé en Suède 2004 XBS ComPrint
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