comptabilité générale

FirstW@ve
Comptabilité financière
ENVIRONNEMENT
Fonctionne sous « Windows/NT »
Base de données « SQL/Server »
Outil de développement « MAGIC 8.3 »
Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux
Licences nécessaires :
Windows/NT
SQL/Server
Run-Time MAGIC
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DESCRIPTIF GENERAL
GESTION DES FICHIERS DE BASE
FICHIER DES SOCIETES
Permet de gérer toutes les informations et paramètres permettant de définir les
sociétés traitées par le système. La gestion de ces données est classée à
l’intérieur d’onglets. Les paramètres sont référencés dans des tables pouvant être
personnalisées. Les paramètres ainsi définis sont également utilisés par les
autres modules d’applications (comptabilité des débiteurs, créanciers et salaires).
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DESCRIPTIF GENERAL
FICHIER PLAN COMPTABLE
Chaque société possède son propre plan comptable. La structure et la
numérotation des comptes sont entièrement libre. Un système de soustotalisation à plusieurs niveaux permet de regrouper et de totaliser les comptes.
Des programmes utilitaires permettent de copier un plan comptable d’une société
sur une nouvelle ou de copier un ou plusieurs comptes dans d’autres plans
comptables. Des « catégories » de comptes peuvent être définis afin de faciliter la
saisie des écritures.
Par exemple :
- Comptes impliquant obligatoirement une transaction TVA lors de la saisie
des écritures.
- Comptes collectifs débiteurs ou créanciers.
- Comptes bloqués ne pouvant en aucun cas faire l’objet d’une transaction
manuelle.
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DESCRIPTIF GENERAL
Un système simple de paramétrage permet également d’attribuer des niveaux de
sécurité sur les comptes. Ces niveaux de sécurité seront comparés aux codes de
sécurité attribués aux utilisateurs afin de déterminer les droits d’accès à ces
comptes.
Des paramètres de regroupement des écritures comptables sont également
définis au niveau de chaque compte.
Chaque comptabilité peut être consolidée sur un plan comptable général. La
consolidation s’effectue au niveau de chaque compte.
FICHIER DES BANQUES
Le logiciel de comptabilité financière est livré avec un fichier contenant toutes les
adresses et références des banques suisses. Ce fichier peut par la suite être
modifié ou maintenu par les utilisateurs. Il correspond au standard " Télékurs".
FICHIER DES DEVISES
Pour les comptabilités gérées en monnaies étrangères, une table contenant les
différentes devises avec leurs cours est gérée. Ces paramètres permettront de
calculer et imputer les gains et pertes de changes.
FICHIER DES PARAMETRES TVA
L’utilisateur définit lui-même les codes et taux TVA à utiliser dans la société.
Chaque enregistrement contient un descriptif, la valeur du taux actuel en %, la
part de récupération admise pour certains frais généraux ainsi que la date de
validité. Cette date permet aux applications concernées d’appliquer le taux
chronologiquement en vigueur. Un système extrêmement simple et convivial
permet de définir la structure et la présentation du décompte TVA trimestriel.
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DESCRIPTIF GENERAL
IMPRESSION DES FICHIERS DE BASE
Chaque fichier de base peut être édité. L’utilisateur a le choix de l’imprimante à
utiliser lors de chaque exécution d’une impression.
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DESCRIPTIF GENERAL
GESTION DES ECRITURES
SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES
Les écritures comptables sont enregistrées dans des lots qui peuvent par la suite
être comptabilisés séparément. Un lot contient une ou plusieurs écritures
comptables. Pour chaque lot d’écritures, il est possible de personnaliser la saisie.
Par exemple :
- Dupliquer la date de valeur automatiquement pour chaque écrit
- Attribuer toujours le même n° de pièce comptable
- Débiter ou créditer toujours le même compte
- Dupliquer les libellés
- etc.
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DESCRIPTIF GENERAL
La saisie des écritures peut s’effectuer de diverses manières :
- écritures doubles (compte à compte)
- écritures groupées (une écriture avec plusieurs contreparties).
Dans le cas de saisie d’écritures groupées, le montant du solde à ventiler est
affiché en permanence sur l’écran, ce qui facilite le travail et le contrôle de
l’utilisateur.
Les libellés d’écritures peuvent être définis et mémorisés dans une table, et être
ensuite réutilisés à partir d’un code défini par l’utilisateur.
L’utilisation d’un compte lié par défaut à un code TVA provoque automatiquement
le calcul et la génération d’une écriture comptable correspondante.
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DESCRIPTIF GENERAL
JOURNAL PROVISOIRE
L’édition d’un journal provisoire des écritures enregistrées permet à l’utilisateur de
contrôler son travail. Il permet également l’impression d’une récapitulation des
montants par comptes utilisés. Le journal provisoire peut être édité autant de fois
qu’il est nécessaire.
IMPUTATION DEFINITIVE
L’exécution de ce programme provoque la comptabilisation définitive des lots
d’écritures saisies. Un journal de comptabilisation numéroté est édité, et les
écritures comptabilisées sont éliminées des lots d’écritures en saisie. Sous
certaines conditions, il est possible de corriger certaines informations d’écritures
comptabilisées.
GESTION DES ECRITURES AUTOMATIQUES
Des lots d’écritures automatiques peuvent être créés. Ces lots contiendront des
écritures dont la comptabilisation est répétitive (mensuelle, trimestrielle,
annuelle). Ces écritures peuvent contenir par exemple :
- les loyers des locaux de l’entreprise
- des paiements périodiques de primes d’assurances
- des honoraires fixes et répétitifs
- etc.
Une fois enregistrées, ces écritures seront traitées systématiquement lorsque les
échéances de comptabilisation des lots sont atteintes ou dépassées.
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DESCRIPTIF GENERAL
INTERROGATIONS
INTERROGATION DES SOLDES
Ce programme permet très rapidement à l’utilisateur d’afficher les soldes de
chacun des comptes du plan comptable.
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DESCRIPTIF GENERAL
INTERROGATION DES COMPTES
Permet de visualiser toutes les écritures d’un compte sélectionné.
RECHERCHE D'ECRITURES
Sur la base de critères de recherche définis par l’utilisateur, il est possible de
retrouver et d’afficher toutes les écritures répondant à ces critères.
Par exemple :
- recherche sur une date de valeur, un n° de pièce, un montant
- recherche sur des critères multiples.
La formulation des critères de recherches est extrêmement simple à réaliser, et
elle peut combiner des expressions arithmétiques et/ou logiques portant sur tous
les champs utilisés dans la base de données.
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DESCRIPTIF GENERAL
IMPRESSIONS ET EXPORTATIONS
Comme pour toute application de comptabilité, il est possible d’éditer un certain
nombre de documents classiques, parmi lesquels :
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Liste des soldes à nouveau
Grand-livre des écritures comptables
Balances détaillées et groupées
Bilans et comptes d’exploitation
Pertes et profits
Réédition d’un journal comptable.
Certaines données peuvent également être extraites de la base de données
comptable pour ensuite être exportées dans un tableur (EXCEL) ou un fichier de
traitement de textes (WORD).
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DESCRIPTIF GENERAL
DECOMPTE TVA
La préparation et l’édition du décompte trimestriel TVA est entièrement
automatisée. Le décompte est édité conformément à la présentation du document
officiel exigé par la TVA.
Des paramètres permettent de gérer la présentation de ce décompte et de mettre
en correspondance les différents codes TVA définis dans l’entreprise. Une liste
détaillée des factures débiteurs et créanciers est également imprimée.
BUDGETS
Un contrôle budgétaire peut être réalisé avec ce logiciel. Il permet d’attribuer à
chaque compte un budget annuel, qui peut être réparti automatiquement sur
chaque période avec la possibilité, naturellement, d’intervenir manuellement sur
les variations saisonnières.
Le programme permet d’éditer une liste des comptes budgétés, et également une
balance comparative entre les soldes effectifs et budgétés par période comptable.
BOUCLEMENTS
Le bouclement comptable d’un exercice peut être réalisé de manière provisoire
et/ou définitive. Le report des soldes à nouveau dans le nouvel exercice est
automatique. En cas d’erreur, il est possible d’annuler un bouclement définitif et
de revenir sur la comptabilité de l’exercice ainsi récupéré.
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