cahier des charges sports co

La Fédération Sportive Éducative de l’Enseignement catholique
CTN SPORTS COLLECTIFS CAHIER DES CHARGES POUR L’ORGANISATION DES TOURNOIS NATIONAUX MINIMES & CADETS 1
SOMMAIRE INTRODUCTION -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 3 1) Accueil -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 4 2) Animation 3) Arbitres 4) Assurances -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 5 5) Ballons 6) Budget 7) Calendrier de l’organisation 8) Communication -­‐ presse 9) Déroulement de la compétition -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 6 10) Equipes 11) Hébergement et restauration 12) Installations 13) Matériels divers -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 7 14) La pastorale 15) Le personnel 16) Le service médical 17) Les récompenses 18) Réunions techniques -­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐-­‐ Page 8 19) Secrétariat 20) Transports 21) Visite technique 2
INTRODUCTION Ce cahier des charges constitue un outil facilitateur pour l’organisation d’un championnat UGSEL de sports collectifs. Il ne prétend pas être strictement complet et exhaustif, mais doit permettre d’envisager les différents domaines à aborder pour la réussite d’une telle compétition. Tout d'abord il nous semble important de mettre l’accent sur deux aspects essentiels à nos rencontres nationales. La convivialité doit demeurer une préoccupation constamment présente pour tous lors d’un tournoi national. Des moments et des espaces doivent être prévus pour permettre à tous lors de se rencontrer (élèves participants, accompagnateurs, organisateurs locaux, arbitres, responsables CTN, personnalités locales). L’éthique et la promotion des valeurs humaines et éducatives qui nous sont chères doivent être clairement mises en évidence. La cérémonie d’ouverture, les réunions techniques, les modes de communication envisagées, l’organisation d’un temps fort peuvent contribuer à donner du relief dans ce domaine. Attitude, fair-­‐play, respect de l’autre, signes d’amitié, échanges, état d’esprit général peuvent constituer des pistes intéressantes. Le projet éducatif de l'UGSEL, bien sûr connues de tous, doit bien sûr servir de fil conducteur. 3
1)
ACCUEIL Il s’agit de différencier accueil des équipes et cérémonie du tirage au sort. L’accueil correspond à l’arrivée des délégations, moment à soigner. Indiquer les horaires précis d’accueil et de tirage au sort sur le « 4 pages ». • Formalités administratives : o La vérification des licences et de la feuille récapitulative de l’ensemble des participants visée par le Chef d’Etablissement, o Une pochettes de l’organisateur contenant l’ensemble des documents qui concernent la compétition sera distribuée aux équipes, aux représentants CSN et aux arbitres o Transmission des informations et adresses des hébergements • Prévoir un goûter d’accueil pour les équipes avec, par exemple, une mise en valeur des produits régionaux. • Cérémonie d’accueil : La cérémonie d’accueil comprenant le tirage des groupes se fera en présence de l’ensemble des équipes, des représentants de la CSN et du Bureau le cas échéant, des personnalités invitées par le C.O. Compte tenu de la fatigue du voyage, cette cérémonie devra être brève et attractive, évitant les discours trop longs. o Un mot d’accueil qui donne le ton de la manifestation, qui lui donne un caractère officiel. o Tirage au sort : prévoir une salle par sport, une sonorisation, un tableau pour la composition des poules, un rappel du règlement. Le représentant de la CSN est garant du tirage au sort préparé par le comité organisateur. 2)
ANIMATION Il est vivement souhaité que le C.O veille à prévoir l’animation d’une des deux soirées en fonction de l’âge des compétiteurs. En ce qui concerne le Trisport, obligation d’organiser deux demi journées d’animations (surtout l’après-­‐ midi). 3)
ARBITRES En benjamin / minime : Des jeunes arbitres (JA) des tournois de Trisport benjamins et des tournois nationaux minimes encadrés par un ou deux responsables désignés par l’UN sont issus des stages de formation organisés chaque année. Par ailleurs, les équipes qualifiées doivent venir accompagnées d’un jeune arbitre formé (UGSEL ou fédéral). Les JA sont sous la responsabilité de leur enseignant. Une réunion technique quotidienne (le soir) rassemblant les JA sous la conduite du responsable des arbitres devra être prévue. Toutefois, le CO doit prévoir des arbitres en complément des besoins. Un contact préalable avec le Comité Départemental est indispensable. 4
En cadet : L’UN peut désigner des JA issus des formations. Les équipes ont la possibilité de venir avec un arbitre. Toutefois, le CO doit prévoir des arbitres en complément des besoins. Un contact préalable avec le Comité Départemental est indispensable. En tout état de cause, les contacts pris avec les fédérations mettront en exergue la demande de jeunes arbitres. Si le dialogue prévaut avec les responsables fédéraux, la désignation demeure de la compétence UGSEL en accordant la priorité aux jeunes arbitres UGSEL à qualité égale. Pour le Handball, le futsal et le Basket, prévoir deux personnes à la table de marque, une seule pour le Volley. Prévoir la restauration des arbitres pendant les compétitions. Pour mémoire, les déplacements des JA sur les lieux de compétition sont à la charge du CO. Il est important de valoriser les jeunes arbitres au moment de la remise des récompenses : mots de remerciements et si possible une récompense. Pour les prises en charge financière des JA, se référer au règlement par sport (Article 3). En junior : Charge au CO de convoquer les arbitres. Un contact préalable avec le Comité Départemental est de ce fait indispensable. 4)
ASSURANCES L’UN ayant souscrit un contrat d’assurance avec la Mutuelle St Christophe, le C.O pourra demander un avenant en ce qui concerne la garantie des biens confiés. L’UN couvre la garantie des biens et des personnes. 5)
BALLONS Taille officielle, se référer aux règlements généraux. L’organisateur fournit des ballons de match neufs ou en bon état (prévoir des ballons de remplacement). Si ce n’est pas le cas, c’est l’arbitre qui choisit le ballon parmi ceux qui lui sont présentés par les équipes en présence. 6)
BUDGET Le budget prévisionnel, signé par le Président de l’U.D devra être fourni à l’U.N trois mois avant la compétition et le bilan financier complet dans un délai de trois mois après la compétition. Le bilan financier est sous la responsabilité de l’organisateur. Dans un cadre type seront indiquées les rubriques suivantes : hébergement, restauration, transports, arbitrage, pédagogie, location des installations sportives, convivialité, subventions, divers. Le CO n’oubliera pas d’effectuer à l’aide de son budget prévisionnel, les demandes de subventions (mairie, Conseil Général, Conseil régional, DRJS, DDJS, partenaires locaux). 5
7)
CALENDRIER DE L’ ORGANISATION Pour le 31 octobre de l’année en cours : accord sur les installations sportives et d’accueil, mise en place des commissions par le C.O. Visite préalable obligatoire effectuée par un représentant de la CTN avant la mi-­‐janvier suivie d’un rapport adressé à l’U.N et au C.O. Le budget prévisionnel devra être joint au compte rendu. 45 jours avant la compétition, élaboration du « 4 pages » et des circulaires administratives et techniques qui seront publiées par l’U.N dans les trente jours avant la compétition. 8)
COMMUNICATION – PRESSE Le C.O fera le nécessaire afin de couvrir l’évènement auprès de la presse locale et d’en adresser les extraits à l’U.N en annexe du document récapitulatif joint au budget final. 9)
SECURITE Le CO doit prévoir une liste de personnes à contacter en cas de difficultés particulières durant la compétition, ainsi que le numéro de téléphone des urgences locales. 10)
DEROULEMENT Se référer scrupuleusement au fascicule des règlements généraux. Aucune interprétation de règlement ne sera apportée durant la compétition pour quelque raison que ce soit. Fin de la manifestation sportive nationale pour 14h30. 11)
EQUIPES Pour le nombre de compétiteurs selon les différents sports collectifs, se référer au document des règlements sportifs en vigueur et aux documents spécifiques. Une liste récapitulative des compétiteurs et accompagnateurs, signée par le Chef d’établissement, sera fournie au C.O à l’arrivée des équipes. Le formulaire vierge sera joint au dossier d’engagement de chaque équipe qualifiée. 12)
HEBERGEMENT ET RESTAURATION Leur montant doit se situer dans une fourchette prévue par l’U.N, en veillant à respecter un rapport qualité/prix. Il est préférable de préparer les menus avec une société de restauration ; petit déjeuner « sportif «, déjeuner équilibré et dîner comprenant des sucres lents, des plats simples appréciés des adolescents et en quantité suffisante. Prévoir quelques modifications en cas de régime spéciaux (religion, allergies alimentaires…). Tous les repas (déjeuner et dîner) sont pris en charge par l’organisateur. Les équipes sont tenues de respecter ce qui est mentionné par l’organisateur dans le ‹ quatre pages ›. 6
Veiller à ce que la surveillance soit assurée et effective par les responsables d’équipes dans les lieux d’hébergement (notamment scolaires) et de restauration. Le C.O prend en charge l’hébergement et la restauration des membres de la CSN et du bureau national. En ce qui concerne les jeunes arbitres UGSEL, moitié est à la charge de l’organisateur, l’autre moitié à l’U.N. 13)
INSTALLATIONS Prévoir pour chaque sport des salles ou des terrains (minimum un(e) par sport, par catégorie et par sexe) avec si possible des tribunes afin de pouvoir accueillir les autres équipes qui souhaitent assister aux rencontres. En cas de problèmes météorologiques, les rencontres de football devront pouvoir s’effectuer sur terrain stabilisé ou synthétique. Cette observation devra être mentionnée sur le ‹ 4 pages › afin que les équipes puissent s’équiper de chaussures idoines. Chaque installation retenue devra être équipée de vestiaires suffisants et douches en bon état de fonctionnement. 14)
MATERIELS DIVERS Dans un souci de respect des installations sportives mises à disposition par les communes, les règlements municipaux en vigueur sont à respecter. Il est indispensable de prévoir : Matériel de chronométrage mural ou sur table ou sur un tableau de marque électronique. Table de marque, chaises et bancs des remplaçants. Drapeaux de touches (football, rugby et tri-­‐sport). Sonorisation pour les salles, notamment pour le tirage au sort et la remise des récompenses. L’eau en packs pour les équipes, 1 pack par rencontre pour les équipes de salle, 2 pour le sport d’extérieur. Serpillière pour les rencontres en salle. 15)
PASTORALE En collaboration avec la commission pastorale, l’animation sous forme de témoignage ou message en référence à l’Evangile s’effectuera de manière préférentielle durant la cérémonie d’ouverture. 16)
PERSONNEL Le C.O devra prévoir un responsable par terrain ou salle, chargé : - de l’accueil des équipes et des arbitres. - de veiller au bon déroulement des équipes. - du respect des installations. - de fournir la feuille de match aux équipes (et s’assurer du retour du document au secrétariat après la rencontre). - de fournir les ballons officiels pour les rencontres et l’eau pour les équipes. 7
17)
SERVICE MEDICAL Toute salle ou terrain devra être équipé d’un téléphone afin de pouvoir appeler les secours. Les numéros devront être fournis aux responsables d’équipes au début du tournoi. 18)
RECOMPENSES L’UN fournit les maillots des champions de France et les médailles pour les trois premières équipes. Chaque équipe recevra une coupe à la charge du C.O. Pour le tri-­‐sport, il est préférable, afin de respecter l’éthique, que la taille des coupes soit identique pour l’ensemble des équipes. Le trophée du Fair-­‐Play ‹ Michel Gadé › est fourni par l’U.N, remis en jeu chaque année. L’équipe lauréate recevra une réplique en miniature de ce trophée. Il est vivement conseillé de faire un geste d’accueil aux compétiteurs : fanion, tee shirt évènementiel, (un souvenir par compétiteur). 19)
REUNIONS TECHNIQUES Une réunion technique devra être organisée chaque soir avec les membres de la CSN. Cette réunion peut s’effectuer conjointement à un moment de convivialité. Une partie de l’encadrement des équipes devra obligatoirement s’occuper de la surveillance des élèves. 20)
SECRETARIAT Un secrétariat central connu de tous veillera à fournir toute information indispensable aux délégations et assurera un affichage régulier des résultats chaque demi journée (sur le lieu de restauration par exemple). 21)
TRANSPORTS De plus en plus d’équipes se déplacent en train ou se regroupent en bus. Le C.O devra obligatoirement prévoir des navettes pour les équipes entre la gare, les hébergements et les lieux de restauration et de compétitions. Prévoir le déplacement des jeunes arbitres et membres de commissions. Compte tenu du problème de l’amplitude horaire des chauffeurs de car le jour du départ, prévoir un budget navette supplémentaire, qui sera facturé aux équipes. A mentionner sur le ‹ quatre pages › et sur la feuille d’inscription des équipes. 22)
VISITE TECHNIQUE L’ensemble des éléments concernant l’organisation du championnat devra être fourni sous forme de dossier aux membres de la CTN Sports Collectifs désignés pour cette visite. 8