MAJ du Nom des Débiteurs

MAJ du NOM des Débiteurs
MAJ DU NOM DES
DEBITEURS
SOMMAIRE
1 GENERALITES
2
2 CHOIX DE L’ETABLISSEMENT ET DU DOSSIER DE RECEPTION
3
3 LANCEMENT DE LA RECEPTION ET IMPRESSION
3
3.1.
3.2.
3.3.
CHARGEMENT DES DONNEES
IMPRESSION DE LA LISTE DES RESPONSABLES A METTRE A JOUR
COMPTE RENDU
4 EDITION DE L'ECHEANCIER
1
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
4
4
5
5
Octobre 2016
MAJ du NOM des Débiteurs
OBJET
Cette mise à jour a pour but de corriger l’anomalie de SIECLE qui envoie le nom de famille (nom de
naissance) même si le nom d’usage est renseigné. Au niveau des débiteurs, nous avons donc
systématiquement le nom de famille. Une mise à jour livrée le 23/09/2016 a corrigé ce problème sur
SIECLE BEE.
1
GENERALITES
Point d’attention
Cette mise à jour est nécessaire seulement si une réception en provenance de SIECLE
dans GFC, en début d'année scolaire, a déjà été faite (c’est-à-dire avant la MAJ de SIECLE
BEE du 23/09/2016).
Elle ne concerne pas les établissements TOM qui n'ont pas de traitement de prélèvements
automatiques.
•
Cette mise à jour se lance depuis ADMIN2016, dans "Utilitaires" / "Mise à jour des débiteurs":
•
Avant le lancement de l’assistant, un message apparait, vous conseillant de faire une
sauvegarde de la base avant de lancer la mise à jour:
-
Si oui, l’assistant ne se lance pas afin de permettre la sauvegarde
Si non, l'assistant se lance
2
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
Octobre 2016
MAJ du NOM des Débiteurs
2
CHOIX DE L’ETABLISSEMENT ET DU DOSSIER DE
RECEPTION
er
Le 1 écran de l’assistant contient les informations suivantes :
•
La liste déroulante avec les établissements auxquels vous avez accès et dont le prélèvement
est actif.
•
Le bouton "Parcourir" permettant de choisir le dossier dans lequel se trouve le fichier généré
par SIECLE. Ce fichier doit avoir été exporté après la mise à jour de SIECLE BEE.
Le fichier de SIECLE est nommé: ExportXML_GFC_<numéro d’établissement>.zip
Dès qu’un établissement et un dossier sont choisis, l’assistant s’assure qu’il y a bien un fichier
nommé de cette manière dans le dossier sélectionné.
Le bouton « Suivant » ne sera activé que lorsqu’un fichier de ce nom sera présent dans le dossier
spécifié et que la réception sera autorisée.
Point d’attention
Si l’établissement choisi est un budget annexe, le fichier devra porter le n° de son
établissement support.
La réception du fichier d'export ne doit se faire qu'une seule fois.
3
LANCEMENT DE LA RECEPTION ET IMPRESSION
L’arrivée sur cette nouvelle page de l’assistant est soumise au contrôle du fichier.
Ainsi, si le fichier XML: <n° d’établissement>.XML n’est pas au format attendu, n’a pas la bonne
année exercice ou ne concerne pas le bon établissement, un des messages bloquants suivant
survient :
•
•
•
« Le fichier ne concerne pas l'exercice en cours. »
« Le fichier ne concerne pas l'établissement. »
« Erreur lors de la lecture du fichier. »
3
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
Octobre 2016
MAJ du NOM des Débiteurs
3.1.
CHARGEMENT DES DONNEES
Les données du fichier sont chargées selon les différentes règles de gestion suivantes :
MAJ des responsables
Pour chaque élève du fichier de SIECLE, l’assistant tente de retrouver le responsable dans la base à
partir du numéro d’élève.
Lorsque le responsable est trouvé, il y a une comparaison du nom du responsable dans GFC avec
celui du fichier de SIECLE. Si les 2 noms sont différents et que les prénoms sont identiques, il y a
alors une mise à jour du nom du débiteur dans GFC avec le nom du responsable financier du fichier
SIECLE.
3.2.
IMPRESSION DE LA LISTE DES RESPONSABLES A METTRE A JOUR
•
L’impression de la liste des responsables qui vont être mis à jour est disponible en cliquant
sur le bouton « Imprimer ». Elle est obligatoire. Pensez à bien vérifier les noms sur cette
impression.
Le format de cette impression est le suivant :
En-tête : classique
Titre : « RESPONSABLES MODIFIES »
Entête du tableau : <n° d’établissement><patronyme de l’établissement>
Débiteur avant
MAJ
Débiteur après MAJ
Elève
<nom responsable
dans GFC>
<nom responsable
dans le fichier
SIECLE>
<n° > - <nom prénom élève>
<n° > - <nom prénom élève>
On retrouve dans le tableau, une ligne par élève, avec un tri par nom de responsable puis par élève
(avec non-répétition du nom du responsable si deux élèves du même responsable ou plus).
Ce tableau contient uniquement les responsables qui seront modifiés.
4
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
Octobre 2016
MAJ du NOM des Débiteurs
3.3.
4
COMPTE RENDU
•
Lorsque l'on clique sur « Terminer », la liste des noms des responsables qui ont changé est
mise à jour.
•
Un compte rendu indiquant si tout s’est bien passé apparait:
•
Pensez à bien faire les vérifications indiquées sur le message et suivre les indications.
EDITION DE L'ECHEANCIER
Point d’attention
Pour les établissements ayant déjà édité leur échéancier, il sera possible de rééditer
l'échéancier avec les noms des débiteurs corrects.
5
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
Octobre 2016
MAJ du NOM des Débiteurs
•
Pour rééditer l'échéancier, il faut se rendre sur le module comptabilité générale, dans le
dossier "Encaissements / Prélèvements Auto / Préparation / Echéanciers"
•
Sélectionner l'établissement, puis cliquer sur le bouton "Suivant":
•
Cocher la case "N'éditer que les échéanciers des débiteurs ayant changé de tarif", puis
cliquer sur "Editer":
•
L'édition se fera seulement sur les débiteurs dont le nom a été corrigé.
6
Bureau DAF A3 & DASI Montpellier
Octobre 2016