Circulaire sur le remplacement1

Paris, le 9 octobre 2013
Le Recteur de l’Académie,
Chancelier des universités de Paris
à
Affaire suivie par
Véronique OTTO
Chargée de mission auprès du chef
De la division des Personnels
[email protected]
Tél : 01 44 62 44 5 42
Mesdames et Messieurs les chefs
d’établissement du second degré public
Mesdames et Messieurs les Directeurs de
centres d’information et d’orientation
13AN0179
Objet : gestion du remplacement des personnels enseignants,
d'éducation, de documentation et d'orientation et ATSS (administratifs,
techniques et médicosociaux).
La présente circulaire a pour objet de vous rappeler le cadre et les modalités de
la gestion du remplacement des personnels du second degré public.
Ces remplacements sont assurés en priorité par des personnels titulaires sur
zones de remplacement (TZR), ou de l’équipe mobile de titulaires remplaçants
(EMTR) ou par des personnels non titulaires.
La gestion du remplacement requiert de votre part une attention toute
particulière. En effet, le respect des procédures ici décrites visent non
seulement à rendre plus efficient le remplacement des personnels absents dans
votre établissement, mais aussi à faciliter leur prise de fonctions et leur bonne
intégration au sein de votre établissement.
Vous trouverez donc cinq fiches techniques jointes à cet effet :
Fiche technique n°1 : comment déclarer une suppléance
Personnels
Fiche technique n°2 : l’affectation d’un suppléant
enseignants
Fiche technique n°3 : les suppléances de courte durée
Fiche technique n°4 : les suppléances des personnels administratifs,
techniques et médico sociaux
Fiche technique n°5 : informations pratiques
Je vous remercie de l’attention que vous y porterez dans l’intérêt du service
d’éducation en faveur des élèves.
Pour le Recteur de l’académie de Paris,
Pour le Directeur de l’académie de Paris et par délégation,
La Secrétaire générale de l’Enseignement scolaire,
Signé
Monique RAUX
Rectorat de Paris – Division des personnels – Circulaire remplacement 2013/2014
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Fiche technique n°1
Comment déclarer une suppléance ?
a) Modalités techniques :
Dès lors qu'un personnel est absent, le chef d'établissement saisit la demande
de suppléance dans le module SUPPLE pour les congés supérieurs à 15 jours
de l'application informatique Emplois Postes Personnels (EPP), ou bien sur
l’application Gestion Individuelle Gestion Collective (GIGC) pour les congés
inférieurs ou égaux à 15 jours (voir fiche techniquen°3). Préalablement à la
demande de remplacement ou de suppléance, le chef d’établissement veillera
à vérifier les quotités horaires à remplacer.
En effet, si des changements horaires sont à effectuer sur des suppléances
(modalité d’affection SUP) en cours ou déjà traitées, il est impératif que le chef
d’établissement contacte le gestionnaire du remplacement en charge de la
discipline pour qu’il puisse procéder aux corrections. Mais, en revanche pour le
remplacement (modalité d’affectation REP), les gestionnaires de la DOPS et du
remplacement concernés agissent en concertation pour affecter en
conséquence, l’établissement n’ayant pas la possibilité d’intervenir à ce niveau.
De fait, ces modifications peuvent avoir des incidences sur le paiement des
heures supplémentaires.
dans l'établissement, il convient, dans ce cas, d'indiquer le nom de ce dernier,
dans la rubrique « commentaire ».
Toutefois, seul le bureau de la DP est habilité à arrêter une décision pour la
suppléance, au regard de l'ensemble des demandes en cours.
Pour saisir une demande de suppléance, il convient de suivre les instructions
suivantes :
se rendre sur le portail intranet ARENA
gestion des personnels
saisir l’identifiant et le mot de passe
gestion des suppléances, gestion des suppléances des
personnels enseignants
sélectionner le code de l’établissement + connexion
quatre choix possibles : création, suivi, installation, rattachés
Création d'une demande :
cliquer sur Création
agent à suppléer
valider
cliquer sur le nom du professeur à suppléer
saisir les dates du remplacement
sélectionner le motif
compléter éventuellement la partie commentaire (notamment pour le français
langue seconde et en lettres classiques : la répartition par matière)
valider
imprimer la page
Un arrêté d'affectation est transmis par courrier électronique par le gestionnaire
du remplacement à l'établissement de rattachement du TZR, ainsi qu'à
l'établissement où doit s'effectuer la suppléance (établissement d'affectation).
Afin de faciliter le traitement de vos demandes de suppléance par la DP2,
il convient de ne pas doubler vos saisies sur EPP par un ou plusieurs
courriels ou appels téléphoniques, à l’appui de ces dernières.
Rectorat de Paris – Division des personnels – Circulaire remplacement 2013/2014
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IMPORTANT :
Il convient de faire signer l’arrêté d’affectation au TZR concerné et ensuite de le
transmettre aux bureaux de la DP 3, 4, 5 ou 6 dont relève sa discipline.
Si le TZR ne se présente pas, il appartient au chef d'établissement d'accueil
d'en informer la DP, sans délai, par tous moyens mis à sa disposition (courrier
électronique ou contact téléphonique) afin qu'il puisse être procédé à l'envoi
d'une mise en demeure, en lettre recommandée avec accusé de réception, à
l'intéressé(e).
Prolongation d'une demande de suppléance :
cliquer sur Suivi
cliquer sur P pour prolongation (à côté du nom du personnel à
prolonger)
saisir les dates de la prolongation
compléter éventuellement la partie commentaire
valider
imprimer la page
Attention, lorsqu’il s’agit d’une prolongation, surtout ne pas recréer une
nouvelle demande de suppléance car cela peut générer des confusions..
IMPORTANT :
Il convient de saisir la fin de suppléance, dès que le professeur absent
reprend son service.
cliquer sur Suivi
cliquer sur F (à côté du nom de l'enseignant)
valider la fin de suppléance
Il vous appartient de consulter, à plusieurs reprises dans la journée, le choix
intitulé « rattachés », qui permet de visualiser le suivi des agents rattachés
administrativement dans votre établissement et de prévenir l'agent concerné
afin qu'il puisse se rendre dans l'établissement où il doit effectuer la
suppléance.
b) Suivi des congés :
La saisie des congés par les établissements est obligatoire et s'effectue dans
l'application Gestion Individuelle Gestion Collective (GIGC). Elle concerne
exclusivement les congés suivants :
congé de maladie ordinaire
congé pour grossesse (14 jours maximum) ou couches pathologiques (28
jours maximum)
congé de maternité (16 semaines pour une première ou une seconde
grossesse, 26 semaines, à partir de la troisième grossesse, 34 semaines en
cas de grossesse gémellaire, 46 semaines pour des triplés ou plus)
congé de paternité (11 jours) ou (18 jours en cas de naissances multiples)
toutes autorisations d'absence à l’exception de celles d’ordre syndical, qui
relève de la compétence exclusive de la DP.
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IMPORTANT :
J’attire votre attention sur le fait que l’omission de saisie d’un congé a un lien
direct avec votre demande de suppléance. Pour que la DP puisse traiter la
demande de suppléance, il convient de saisir à la fois le congé dans GIGC et la
demande de suppléance dans SUPPLE. Pour les situations particulières
(absences irrégulières, hospitalisation ou accident du travail), il convient de
préciser en commentaire les raisons de l’absence de saisie du congé.
Les congés de longue maladie (CLM), congés de longue durée (CLD), congés
de grave maladie (CGM), congés parentaux, congés de formation
professionnels, les retraites, les disponibilités ne peuvent pas être saisis par les
établissements dans GIGC. En conséquence, il vous appartient d'adresser au
secrétariat de la DP les demandes concernées qui seront saisies par les
bureaux des services. La DP opérera ensuite en fonction de la demande.
IMPORTANT :
Le décret n° 2012-713 du 7 mai 2012 a modifié le décret n° 86-442 du 14 mars
1986 relatif à la désignation des médecins agréés, à l'organisation des comités
médicaux et des commissions de réforme, aux conditions d'aptitude physique
pour l'admission aux emplois publics et au régime des congés de maladie des
fonctionnaires. En son article 25, il est désormais indiqué: "Pour obtenir un
congé de maladie, ainsi que le renouvellement du congé initialement accordé,
le fonctionnaire doit adresser, dans un délai de quarante-huit heures, à
l'administration dont il relève, par l'intermédiaire de son chef de service, une
demande appuyée d'un certificat d'un médecin, d'un chirurgien-dentiste ou
d'une sage-femme. L'administration peut faire procéder à tout moment à la
contre-visite du demandeur par un médecin agréé ; le fonctionnaire doit se
soumettre, sous peine d'interruption du versement de sa rémunération, à cette
contre-visite. Le comité médical compétent peut être saisi, soit par
l'administration, soit par l'intéressé, des conclusions du médecin agréé. En
conséquence, si un agent justifie trop tardivement son absence à l'aide d'un
certificat médical, vous devez en aviser les services de la division des
personnels et vous pouvez solliciter une retenue sur traitement.
Fiche technique n°2
L'affectation d'un suppléant :
a) Désignation d’un suppléant titulaire
Le chef d'établissement doit signaler à la DP tout besoin de suppléance qu'il
envisage de confier à un TZR. La DP confirmera l'autorisation d'effectuer cette
mission par courriel ou contact téléphonique à l'EPLE de rattachement, dans
les meilleurs délais.
Je souhaite rappeler que c’est dans leur établissement de rattachement
administratif, qui par ailleurs est chargé de leur gestion administrative, que les
TZR doivent se rendre entre deux périodes de suppléance, ou si un service
d’enseignement ne peut pas leur être confié à temps complet, afin d’y
compléter leur obligation de service.
Le décret n°99.823 du 17 septembre 1999 relatif à l’exercice des fonctions de
remplacement dans les établissements du second degré, prévoit que les
titulaires sur zone de remplacement sont chargés, conformément à leurs
qualifications, d’effectuer le remplacement d’agents momentanément absents
Rectorat de Paris – Division des personnels – Circulaire remplacement 2013/2014
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ou d’occuper un poste provisoirement vacant. A Paris, cette mission de
suppléance peut être confiée dans n’importe quel établissement.
En dehors des périodes de suppléance dans un autre établissement, la
présence du TZR est obligatoire dans l’établissement de rattachement. Vous lui
confierez prioritairement toutes les suppléances inférieures ou égales à 15 jours
relevant de l’organisation interne de l’établissement et s‘inscrivant dans le cadre
du remplacement de courte durée.
Vous lui attribuerez, par ailleurs, un emploi du temps. Les activités ainsi
proposées sont de nature pédagogique, en présence d’élèves et la durée
correspond à leur obligation réglementaire de service.
Je vous rappelle également que le TZR doit rester à tout moment mobilisable et
disponible afin d’effectuer des remplacements hors de son établissement de
rattachement et le cas échéant dans une discipline connexe, sur une demande
rectorale prioritaire. A cet égard, il se doit de répondre à vos sollicitations et de
rejoindre sa nouvelle affectation dans les meilleurs délais, même si la
confirmation écrite du rectorat ne lui parvient que quelques jours plus tard. Il est
bien sûr administrativement couvert pendant cette période.
La réglementation en vigueur ne fixe pas de façon explicite la durée du délai
d'intervention du TZR. Néanmoins, il paraît raisonnable de respecter un délai
fonctionnel entre le contact téléphonique et la prise en charge effective du
remplacement. Une durée de 24 heures semble opportune quand le TZR n'est
pas déjà dans l'établissement et à cette seule condition.
Ce délai est destiné à permettre au TZR de prendre ses nouvelles fonctions
avec plus d'efficacité et de sérénité (prise de contact avec l'établissement,
transmission des informations nécessaires à une bonne prise de poste...).
b) Nomination d'un personnel contractuel
Les contractuels enseignants sont recrutés à titre temporaire, par contrat de
droit public à durée déterminée ou indéterminée, signé par le recteur. Il convient
de leur apporter une attention particulière lors de leur prise de fonctions car il
s'agit de personnels recrutés, au vu de leurs diplômes ou titres universitaires et
de leur éventuelle expérience professionnelle.
A cet égard vous pouvez utilement consulter le guide des agents non titulaires
de l’académie de Paris téléchargeable sur le lien suivant :
https://www.ac-paris.fr/portail/upload/docs/application/pdf/201307/vade_mecum_ant_academie_de_paris_15052013.pdf
TRES IMPORTANT
Il vous appartient simultanément
- d’imprimer le contrat de travail en 4 exemplaires, qui vous aura été transmis
via courrier électronique par les services rectoraux sur votre boîte fonctionnelle
académique, dès réception par vos services. Je vous rappelle qu’il vous
appartient de la consulter quotidiennement (ex : [email protected]);
- les lui faire signer en 4 signatures originales et retourner impérativement
seulement 2 exemplaires à la DP, sans délai, pour procéder à la mise en
paye.
Je vous rappelle qu'un contrat non signé des deux parties concernées n'a
aucune valeur juridique. De plus, la prise en charge effective de la
rémunération du contractuel par la DP dépend directement de l'efficience
du retour des 2 exemplaires du/des contrat(s) et obéit à un calendrier de
paie imposé par la direction départementale des finances publiques, calendrier
par ailleurs très contraint. Un défaut de signature d’une des parties expose le
dossier à un refus de mise en paiement par leurs services.
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En outre, pour tout changement lié à la situation personnelle d’un enseignant
contractuel (adresse personnelle, changement de coordonnées bancaires
etc…), il appartient à ce dernier d’en aviser immédiatement son gestionnaire
paie de la DP.
La période d'essai est égale au sixième de la durée du contrat sauf
mentions expresses figurant sur le contrat.
Exemples :
pour un contrat de 10 mois (36 semaines/6), la période d'essai est de 6
semaines, soit 1 mois et demi ;
pour un contrat de 12 mois (52 semaines/6), la période d'essai est de 8,5
semaines, soit 2 mois ;
pour un contrat de 2 semaines, la période d'essai est de 2 jours.
Pendant ou à l'issue de la période d'essai, le contrat peut être rompu librement
par l'administration ou le chef d’établissement. Toutefois les raisons de cette
décision doivent être motivées.
Toutefois, la rupture ne doit pas être abusive. Elle peut être considérée comme
abusive si elle n'est pas liée aux compétences de l’agent (discrimination, raison
économique, etc.).
Pour rompre un contrat avant le terme de la période d’essai, il vous appartient
d’en aviser sans délai la DP.
c) La fin anticipée d'une suppléance
► Par le congé du contractuel
Si un contractuel est en arrêt de travail et sous réserve que la durée du congé
puisse donner lieu à une suppléance, un nouveau contractuel pourra être
affecté pendant l’absence du contractuel initialement affecté, selon la procédure
rappelée supra (cf fiche technique n°1).
► Par la démission du contractuel
Le contractuel qui démissionne en cours de suppléance doit en aviser mes
services, sous votre couvert, par un courrier signé précisant le motif. Cette
modalité est indispensable pour l'ouverture éventuelle des droits à perception
du chômage (allocation de retour à l'emploi).
► Par le licenciement du contractuel
Si vous souhaitez qu'il soit mis fin à une suppléance avant la date prévue pour
insuffisance ou pour faute professionnelle, il vous appartient d'adresser à la DP
un écrit précisant les faits justifiant la demande, au besoin faxé, en cas
d'urgence.
Si les faits ne sont pas d'ordre pédagogique, ils devront être clairement
explicités sous forme de rapport porté à la connaissance de l'intéressé(e), qui
devra l'émarger pour attester qu'il (elle) en a bien pris connaissance et
uniquement cela. Si les faits sont de nature pédagogique, une inspection pourra
être diligentée, dans les meilleurs délais, si la demande en est faite auprès de
la DP.
Le licenciement ne peut intervenir qu'à l'issue d'un entretien préalable. Il doit
tenir compte de la durée du préavis. Il est prononcé par le recteur après avis de
la Commission Consultative Paritaire (CCP), au-delà de la période d'essai.
Les délais de préavis sont les suivants :
8 jours pour un contrat inférieur à 6 mois;
1 mois pour un contrat supérieur à 6 mois et inférieur à 2 ans ;
3 mois pour une durée supérieure à 2 ans.
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Fiche technique n°3
Les suppléances de courte durée :
La suppléance des personnels absents pour de courtes périodes (inférieures ou
égales à 15 jours), doit être effectuée par les autres enseignants, via
l’application GIGC. Cette mesure garantit la continuité du service public
d'éducation qui est une priorité nationale.
Les chefs d'établissement privilégieront le volontariat des enseignants à même
d'assurer ces remplacements et élaboreront, en concertation avec les équipes
pédagogiques, un dispositif de remplacement de courte durée, qui sera soumis
au conseil d’administration, pour information.
Ces suppléances donnent lieu au versement d'une indemnité horaire, pour les
personnels enseignants, à savoir l'indemnité 1241.
Cependant, si l’établissement ne dispose pas de ressources à l’interne pour ce
type de suppléance, il peut contacter les gestionnaires du remplacement en vue
d’une solution.
Les absences pour maladie de moins d'une semaine sont les plus difficilement
remplaçables. Aussi, il convient d'utiliser toutes les forces pédagogiques
existantes au sein de vos établissements, mobilisables rapidement et
ponctuellement.
Fiche technique n°4
Les suppléances des personnels administratifs,
techniques et médicosociaux :
Le remplacement des personnels administratifs, techniques et médicosociaux
(infirmiers, assistants sociaux et médecins) relève de la division des
personnels.
Toute demande de remplacement pour ces personnels sera à adresser
simultanément à [email protected] et à [email protected]
Vous préciserez la nature de la suppléance et sa durée, en prenant soin
préalablement de saisir les congés des agents concernés.
Vos interlocuteurs :
Fiche technique n°5
La division des personnels est rattachée à la direction des ressources
humaines de l’académie de Paris.
Vous pouvez la contacter, prioritairement par mél, [email protected] (mode de
communication qui sera privilégié) ou par voie téléphonique (01 44 62 44 98).
Monsieur Olivier GIROD, chef de la division des personnels (DP) et ses équipes
[email protected] se tiennent à votre disposition pour toutes questions
liées au remplacement.
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