Supplier Invoicing for Accounts Payable (AP)

Norme relative à la soumission des factures de
Suncor
Le présent document s’adresse à tous les fournisseurs nord-américains qui fournissent du
matériel ou des services à Suncor. Il leur précise ce qu’ils doivent indiquer dans chacune de
leurs factures. Les factures complètes doivent être soumises directement aux Comptes
fournisseurs de Suncor Énergie conformément à la section Soumission de factures aux
Comptes fournisseurs du présent document (page 3).
Remarque : les Comptes fournisseurs retournent toute facture de fournisseur qui ne satisfait
pas aux exigences décrites dans la présente norme.
Facture détaillée requise avec un bon de commande (BC) connexe
Renseignements
sur Suncor
La facture doit inclure les renseignements suivants sur Suncor comme ils
apparaissent sur le bon de commande :
• Le numéro du bon de commande de Suncor (il faut s’assurer qu’il n’y a qu’un
seul numéro de bon de commande sur chaque facture)
• Le nom de l’entité juridique de Suncor (consultez la section Nom de l’entité
juridique)
• Les noms des personnes-ressources de Suncor (le cas échéant)
• Le numéro d’article
• La description de l’article
Données fiscales
La facture doit inclure les données fiscales suivantes :
• Le montant de taxes divisé en catégories s’il y a lieu. Par exemple, il y a la taxe
sur les produits et services (TPS), la taxe de vente provinciale (TVP,
déterminée selon la province), la taxe de vente harmonisée (TVH), la taxe de
vente du Québec (TVQ), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la ville, l’état et le
pays.
• Le numéro d’enregistrement de la taxe sur les biens et services (si le
fournisseur est inscrit)
• Le numéro d’enregistrement de la taxe de vente du Québec (si le fournisseur
est inscrit)
• Le statut des taxes (p. ex., articles taxables ou exempts de taxe)
Les
renseignements
sur le fournisseur
La facture doit inclure :
• Le nom du fournisseur
• L’adresse de paiement du fournisseur
• Les données sur la personne-ressource du fournisseur
• Un numéro de facture unique
• La date de la facture
Détails de l’article
La facture doit inclure :
• Une description et le montant en dollars (excluant les taxes) pour chaque
élément individuel de la facture expliquant le matériel ou le service associé aux
éléments facturés
• Le montant en dollars correspondant aux montants des articles énumérés sur le
bon de commande
• Le sous-total du montant de la facture (avant les taxes)
• Le montant total de la facture (le montant du sous-total additionné du montant
des taxes)
• La détermination de la devise (c.-à-d., CA, US)
• Les modalités de paiement
Date de révision : 8 mars 2013
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Norme relative à la soumission des factures de Suncor (suite)
Remarque : la devise de la facture doit correspondre à la devise indiquée sur le
bon de commande.
Documents à
l’appui
Les documents à l’appui suivants sont inclus, le cas échéant :
• La preuve de livraison ou de prestation de service, comme :
o une feuille de route ou un connaissement signé
o des feuilles de temps ou des documents d’assignation approuvés par
Suncor
o un certificat de paiement approuvé par Suncor
• Toute facture pour les dépenses de tiers, comme les frais de tiers.
Modes de
paiement
Le mode de paiement exigé de Suncor est par la chambre de compensation
automatisée.
Remarques
•
il est important que vous utilisiez un bon de commande chaque fois que vous faites affaire
avec Suncor. Lorsque Suncor commande du matériel ou des services, elle devrait vous en
fournir un. En cas contraire, veuillez en faire la demande.
•
Des factures séparées doivent être soumises pour les frais de crédit ou de débit.
•
Toutes les factures doivent indiquer le nom exact de l’entité juridique de Suncor, comme
décrit à la section Noms des entités juridiques à la page 4. Si le fournisseur a des questions
ou des préoccupations concernant l’entité juridique, il doit communiquer avec l’acheteur (ou
le représentant) de Suncor.
Factures des fournisseurs non-résidents : Les fournisseurs de l’extérieur du Canada mais
offrant des services au Canada doivent également fournir les renseignements suivants sur leurs
factures pour s’assurer que la retenue d’impôt sur des non-résidents est calculée :
•
Montant total des services effectués au Canada
•
Montant total des services effectués à l’extérieur du Canada.
•
Montant total en matériel
•
Montant total des dépenses
Remarque : un fournisseur non-résident canadien désigne tout fournisseur résidant hors du
Canada qui exécute des services au sein du Canada. En vertu du Règlement 105 de la Loi de
l’impôt sur le revenu, l’Agence du revenu du Canada impose à Suncor de retenir un
pourcentage sur tout paiement lié à des services exécutés au Canada par un fournisseur nonrésident.
Bons de commande de services planifiés
•
Passez en revue votre document d’assignation des tâches (fournit par votre demandeur
Suncor). Assurez-vous que le matériel ou le service correspond à celui indiqué sur le BC
(consultez l’annexe B – Exemple de document d’assignation des tâches pour plus de
renseignements)
Renseignements requis pour les factures sans bon de commande
Si le fournisseur envoie une facture sans un bon de commande associé, les renseignements
suivants concernant Suncor doivent apparaître sur la facture. Ces renseignements doivent être
fournis par la personne-ressource de Suncor :
Date de révision : 26 septembre 2012
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•
Le nom de l’entreprise Suncor
•
Le compte du grand livre général
•
Le centre de coûts
•
L’adresse exacte de Suncor pour l’envoi du paiement
•
Le numéro du fournisseur
Remarque : l’obtention de matériaux et de services au moyen d’un bon de commande est la
méthode privilégiée d’approvisionnement.
Soumission de factures aux Comptes fournisseurs
Soumettez votre facture directement aux Comptes fournisseurs de Suncor :
•
Par courriel (méthode d’envoi privilégiée)
•
Par courrier ordinaire ou par messager
•
Par courrier interne
•
Règlement de reçus évalués
Remarque : pour les bons de commande concernant le règlement de reçus évalués, il n’est pas
nécessaire d’envoyer une facture. Les paiements se feront automatiquement selon le matériel
reçu à Suncor.
Il est possible de soumettre directement les factures aux CF au moyen d’une des options
suivantes :
1. Par courriel (méthode d’envoi privilégiée)
Les factures peuvent être envoyées par courriel (en tant que pièces jointes de format PDF) aux CF à
l’adresse [email protected].
Une seule facture doit être envoyée par courriel (les documents à l’appui pertinents doivent être inclus).
Remarque : les délais de paiement sont calculés selon la date de réception de la facture par les
Comptes fournisseurs et non selon la date de la facture.
2. Par courrier ordinaire ou par messager
Les factures volumineuses doivent être soumises avec une bande élastique ou une pince pour faciliter
l’organisation; il faut éviter de soumettre les factures dans un classeur.
L’envoi de facture se fait à l’adresse suivante :
Courrier ordinaire
(Nom de la personne morale appropriée)
a/s de Services Suncor Énergie Inc.
Comptes fournisseurs
Boîte postale 1720, succursale M
Calgary (Alberta) T2P 0A2
Service de messagerie
(Nom de la personne morale appropriée)
a/s de Services Suncor Énergie Inc.
Comptes fournisseurs
150 – 6 Avenue SW
Calgary (Alberta) T2P 3E3
Si le fournisseur envoie la facture par la poste, les directives suivantes doivent être respectées :
Date de révision : 26 septembre 2012
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•
Les factures avec un BC connexe doivent être envoyées à l’adresse de facturation
indiquées sur le BC.
•
Les factures sans BC doivent être envoyées à l’adresse fournie par la personne-ressource
de Suncor qui a demandé le matériel ou le service.
3. Par courrier interne
Les enveloppes de courrier interne doivent être envoyées aux : Comptes fournisseurs, Suncor Energy
Centre
Noms d’entités juridiques
Le tableau suivant présente les noms exacts des entités juridiques de Suncor ainsi que les
codes d’entreprise nécessaires à l’envoi de factures.
Remarque : envoyez toutes vos questions ou vos préoccupations concernant l’entité juridique à
l’employé de Suncor ayant demandé les matériaux ou les services.
Codes
d’entrepri
se
Nom de l’entité juridique
1000
SUNCOR ENERGY OIL SANDS LIMITED PARTNERSHIP
1020
SUNCOR ENERGY MARKETING INC.
1030
SUNCOR ENERGY LOGISTICS CORPORATION
1050
SERVICES SUNCOR ÉNERGIE INC.
1060
PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE, S.E.N.C.
1061
PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE INC.
1160
SUNCOR ÉNERGIE INC. (SOCIÉTÉ)
1700
LUBRIFIANTS PETRO-CANADA INC.
1705
SUNCOR ENERGY VENTURES PARTNERSHIP (COENTREPRISE
DU PRJET DE SYNCRUDE)
1715
FORT HILLS ENERGY LIMITED PARTNERSHIP A/S SUNCOR
ENERGY OPERATING INC
1730
VOYAGEUR UPGRADER LIMITED PARTNERSHIP
1740
SUNCOR ENERGY JOSLYN PARTNERSHIP
1750
SUNCOR ENERGY OPERATING INC.
9000
FONDATION SUNCOR ÉNERGIE
1535
PETRO-CANADA HIBERNIA PARTNERSHIP
1525
PETRO-CANADA TERRA NOVA PARTNERSHIP
10200
SUNCOR ENERGY RESOURCES PARTNERSHIP
1655
PRODUITS SPÉCIAUX SUNCOR ÉNERGIE INC.
2010
SUNCOR ENERGY (USA) INC.
2100
SUNCOR ENERGY (USA) MARKETING INC.
2200
PETRO-CANADA AMERICA LUBRICANTS INC.
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Approbation
Les personnes suivantes ont approuvé et signé ce document.
Nom d’utilisateur : Terri MacLeod (tmacleod)
Titre :
Date : le vendredi 5 octobre 2012, 8 h HNR
Signification : l’approbateur a signé le document
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Annexe A : Exemple de facture de BC de services
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Annexe B : Exemple de document d’assignation des tâches
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Annexe C : Exemple de facture sans BC associé
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