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 ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LYCEUM CLUBS (AILC) RÉUNION DU BUREAU CENTRAL INTERNATIONAL (BCI) FLORENCE 21 et le 22 Mai 2014 Compte-­‐rendu de la Réunion du Bureau Central international (BCI) de l’Association internationale des Lyceum Clubs (AILC) à Florence Italie) le mercredi 21 mai et le jeudi le 22 mai 2014. Présentes : Membres du bureau : Mme Ingrid von Rosen Mme Joanne Silver Mme Joyce Young Mme Marianne Grenholm Mme Christina Bernstroem-­‐Lundberg Présidentes de Fédérations : Mme Marion Jones Mme Ulla Paananen Mme Muriel Hannart Mme Marianne Ziegler Mme Janneke Feitsma-­‐Wibbens Mme Kaye Graham Mme Eivor Rabe Mme Dominique de Rougemont Présidente internationale Vice-­‐Présidente (Hémisphère nord) Vice-­‐Présidente (Hémisphère sud) Trésorière internationale Secrétaire internationale Australie Finlande France Allemagne Pays Bas Nouvelle Zélande Suède Suisse 1
Mme Patricia Barker USA Observatrices Mme Anne-­‐Marie d’Haucourt Éditrice du Bulletin international Mme Nelleke van Bladeren-­‐ Victor Responsable du Comité organisateur du Congrès 2016 de l’AILC à Amsterdam (Pays Bas) Mme Donatella Lippi Présidente du Lyceum Club International de Florence Excusées Mme Cristina Oprecht Archiviste internationale Mme Christina Wagner Présidente du Lyceum Club d’Autriche Mme Marie-­‐Claude Stefanovich Présidente du Lyceum Club de la Belgique Mme Claire Angelides Présidente de la Fédération des Lyceum Clubs de Chypre Mme Eleni Tsaldaris Présidente du Lyceum Club des femmes helléniques de Grèce Mme Teresa Abreu Matos Présidente du Lyceum Club de Lisbonne Mme Ludmila Kogteva Présidente du Lyceum Club de Moscou Rev. Margaret MacGregor Présidente du Lyceum Club d’Ecosse Mme Silvana Canevelli Présidente de la Fédération italienne des Lyceum Clubs 2
Accueil Mme Francesca Ambrosi accueille les participantes dans le magnifique bâtiment où est domicilié le Lyceum Club de Florence. §1-­‐ Présentation des nouveaux membres du BCI Mme von Rosen a ouvert la réunion à 9h30 le mercredi 21 mai 2014 dans la salle de réunion du Lyceum Club de Florence Mme von Rosen a proposé aux membres que la réunion se déroule en anglais, en encourageant les membres du BCI qui éprouveraient des difficultés à comprendre, à interrompre tout de suite, de façon à pouvoir bénéficier d’une traduction en allemand ou en français. La Présidente a présenté toutes les participantes au BCI ainsi que les observatrices : Mme Anne Marie d’Haucourt, et Mme Nelleke van Bladeren-­‐ Victor. § 2. Approbation de l’ordre du jour Il est proposé de remettre l’examen des articles 3b et 3c au 22 mai, à la suite de l’article 15. L’ordre du jour ainsi modifié est accepté. Au chapitre 3a des minutes du BCI de Perth des 6 et 9 mai 2013, Madame Dominique de Rougemont signale une erreur dans la traduction du français vers l’anglais : Dans le dernier paragraphe du chapitre 10, le terme « inform » doit être remplacé par « asked ». Le texte ainsi modifié est approuvé. § 4. Rapport de la Présidente internationale Mme von Rosen présente son rapport. En l’absence de question de la part des membres du BCI, celui-­‐ci est accepté. § 5 Rapports des Vice-­‐ Présidentes et des présidentes de fédération Mme Joane Silver, Vice-­‐Présidente pour l’hémisphère Nord présente son rapport, qui ne fait l’objet d’aucune question ni objection. Il est accepté. Mme Joyce Youg, Vice-­‐Présidente pour l’hémisphère Sud informe l’assistance de la situation en Australie et en Nouvelle Zélande et redit son objectif de création de club en Asie. Les présidentes de fédération lisent leur rapport, et demandent qu’ils soient publiés dans leur intégralité sur le site international, plutôt que commentés dans les minutes. Elles souhaitent également que les minutes du BCI soient plus brèves. Cette demande est agréée, et les rapports sont tous acceptés. § 6. Rapports financiers de l’AILC et du Legs Carlin pour le 1er semestre 2013. 3
La trésorière internationale Mme Marianne Grenholm commence par la présentation du rapport élaboré par la précédente trésorière, Mme Agnès Buitjen-­‐ Leusen, qui couvre les 6 derniers mois du mandat précédent, sous la présidence de Mme Eltje Brill. Cette période est la plus « active » sur le plan des finances pour l’année en compte. Pour ces 6 premiers mois de 2013, le compte de résultat nous montre un surplus de 4474 CHF prenant en compte les plus values latentes relatives à des investissements, et l’appréciation de l’euro contre le franc suisse, pour 725 CHF. Cet audit fut réalisé par un vérificateur externe. Ce rapport figurera dans son intégralité sur le site Web. Aucune question ni objection. Bilan financier de l’AILC pour la période du 1er juillet au 31 décembre 2013. Dans les mois qui suivirent la prise en charge de la comptabilité, des difficultés surgirent quant à l’accès aux comptes. Nous avons clos l’année sur une perte de 3434,72 CHF. L’euro s'étant déprécié contre le franc suisse au cours du 2e semestre de 2013, la perte liée au taux de change s’élève à 224 CHF. La proposition d’un nouvel investissement de l’ordre de CHF 30000 et 10000 euro est votée à l’unanimité. La comptabilité sera, comme prévu, tenue en CHF pour le legs Carlin. En revanche, pour l’AILC, elle sera en Euro puisque la majorité des transactions y sont réalisées en euro. La version complète de ce rapport figure sur le site. Le legs Carlin est un don généreux de 50000 CHF fait à l’Association internationale des LCI en 1977. Pendant les 6 premiers mois de 2013, le compte de résultat fait état d’un bénéfice de 686 CHF, tenant compte des plus values latentes sur les investissements ainsi que de l’appréciation du Franc Suisse par rapport à l’Euro de 27 CHF. Legs Carlin du 1er juillet au 31 décembre 2013. Le bénéfice est de 826 CHF. La version complète de ce rapport figure sur le site. §7. Audit interne a-­‐ Audit interne pour la période du 1er juillet au 31 décembre 2013: Mme Kaye Graham et Marianne Ziegler confirment l’exactitude et la bonne tenue des comptes. b-­‐ Mmes. Ulla Paananen ( Finlande ) et Marion Jones ( Australie) sont élues à l’unanimité pour le contrôle des comptes de l’exercice 2014. 4
§8. Budget 2014 pour l’AILC et le Legs Carlin Ce budget est présenté par la trésorière internationale Mme Marianne Grenholm. En raison de l’augmentation de la cotisation par membre de 2.50 à 3 CHF, il est prévu un excédent de revenus de 21000 CHF, malgré la diminution du nombre des membres ( 300 environ), en grande partie due à la fermeture du Cambridge club en Nouvelle Zélande ( 250 membres). Le budget est approuvé sans questions ni objections. § 9 Cotisations annuelles, évolution du nombre de membres La cotisation annuelle est inchangée. Motion : que la cotisation annuelle par membre soit réexaminée tous les trois ans dès 2016 . (déposée par Mme Joyce Young, appuyée par Mme Marion Jones) Motion adoptée à l’unanimité § 10 Rapport de l'archiviste internationale Mme Cristina Oprecht -­‐ Mosca n'a malheureusement pas pu assister à la réunion. Mme Ingrid von Rosen a lu son rapport. Il n’y a eu ni questions, ni objections. § 11 Bulletin international L'éditrice a été spécialement invitée, afin de nous informer de son intention de rendre le bulletin plus lisible. Tous les manuscrits doivent contenir 300 mots au maximum, en Times New Roman 12 p et en trois langues: anglais, français et allemand, avant d'être envoyés à l'éditrice. Une façon de rendre le Bulletin plus attrayant pour les lecteurs pourrait être d'ajouter une petite image de la personne qui a rédigé l’article, qui ne serait pas plus grande que celle d'une carte d'identité. L'article doit se référer à des événements spéciaux. Mme Anne-­‐Marie d'Haucourt sera invitée, lors de la prochaine réunion 2015 à Berlin, afin d’informer les membres du BCI du résultat. § 12 Concours de Musique international suisse 2015 Mme de Rougemont nous informe que le Concours de Musique international de Suisse aura lieu en octobre 2015. Le thème sera Duo: voix et piano. Hommes et femmes pourront y participer et c'est la raison pour laquelle une somme d’argent ne sera pas accordée par le legs Carlin. Une discussion a fait suite à cette décision concernant le legs Carlin. Mme Janneke Feitsma -­‐ Wibbens promet d'envoyer à tous les membres du BCI la motion acceptée à Perth. § 13 Réunion du BCI et Journées Culturelles du 17 au 23 mai 2015 à Berlin Mme Marianne Ziegler a présenté le programme de la prochaine réunion du BCI: dîner le 17 mai, suivi de deux jours de réunion, les 18 et 19 mai. 5
Les journées culturelles débuteront le 20 mai pour se terminer le 22 mai. Les motions (en anglais, français et allemand) doivent être envoyées au comité d’organisation au plus tard à la fin d’octobre 2014. Le programme a été accepté en rappelant qu’un effort doit être fait de réduire les coûts des journées culturelles le plus possible. § 14 Congrès International 2016 à Amsterdam,Pays-­‐Bas Mme Nelleke van Bladeren -­‐ Vietor, la présidente du comité organisateur, a présenté le programme et le projet de budget. Il s'agissait d'un programme très ambitieux, comprenant à la fois un voyage avant et après le congrès. Le budget pour le congrès a été discuté, ainsi que le coût de la traduction et des chambres d’hôtel jugé trop élevé. Motion proposée : que le coût de la traduction simultanée soit réduit en introduisant l’anglais comme principale langue parlée pendant le congrès. Tous les documents, motions et rapports doivent être présentés en anglais, français et allemand. Avant de procéder à un vote, la présidente résumera la discussion qui a eu lieu. Une pause sera accordée afin de permettre à un membre du BCI parlant français de traduire le résumé aux déléguées francophones et de même en allemand pour les déléguées germanophones. Puis le vote aura lieu. Motion proposée par Mme Christina Bernström – Lundberg, appuyée par Mme Ingrid von Rosen Motion acceptée à l'unanimité Le comité du Congrès a demandé un prêt de 20 000 euros afin de couvrir les frais de réservation de la salle. Un paiement partiel de 10 % de la facture de l'hôtel a été accepté. Pour recevoir la totalité du prêt, le comité d’organisation doit réduire les frais et présenter un nouveau budget. Ce budget doit également être confirmé par la présidente de la Fédération des Pays-­‐Bas. § 15 Réunions du BCI et Journées Culturelles 2017 et 2018, Congrès 2019 Mme Muriel Hannart a offert d'accueillir la réunion 2017 en France. Les Lyceum Clubs de France se chargeront d’un programme. Vienne ou Bruxelles ont été mentionnées comme hôtes potentiels pour 2018. La Nouvelle-­‐Zélande, les États-­‐Unis et le Portugal ont été mentionnés comme hôtes possibles pour le Congrès 2019. §3 .Réunion du BCI et Congrès du 6 au 9 mai 2013 à Perth b. Rapport financier du Congrès et c. Évaluation du Congrès En raison de l'arrivée tardive des informations, il a été décidé de reporter les rapports jusqu'à la réunion du BCI 2015 à Berlin. § 16 Motion et document de travail de la Vice-­‐Présidente de l'hémisphère Sud, Mme Joyce Young 6
Motion proposée par Mme Young : que l'anglais soit proposé langue principale, étant donné que les membres du BCI ont accepté que l’anglais soit la langue principale lors des réunions du BCI et des congrès. La motion a été mise à l'écart, en attendant une requête formelle à la prochaine réunion du BCI 2015 à Berlin. Motion : que le Lyceum Club responsable de l'organisation, soit des Journées Culturelles, soit du Congrès triennal, informe tous les Lyceum Clubs des dates de ces évènements au plus tard le 15 septembre de l'année avant la réunion. Motion proposée par Mme Joyce Young, appuyée par Mme Kate Graham. Motion acceptée à l'unanimité §17 Statuts de l’AILC et de la Fédération suisse En accord avec les statuts de l’AILC, le siège social de la Fédération suisse doit être à Zurich, là où sont gardées les archives. La présidente internationale a suggéré que les statuts des fédérations sont à élaborer par les fédérations elles-­‐mêmes. Mme Muriel Hannart voulait discuter des procurations décrites dans § 36 des statuts. Cela a été reporté à la prochaine réunion du BCI. § 18 Divers La présidente internationale a proposé d’actualiser la carte de voyage, décrite dans § 6 des statuts. L’intérêt est limité. Il a été convenu que le mot de passe pour le site Web dès juillet 2014 au 30 juin 2015 sera " 2015berlin " § 19 Mme Ingrid von Rosen a remercié toutes les participantes à la réunion du BCI et a exprimé sa gratitude aux membres du Lyceum Club de Florence, qui ont organisé cette réunion dans un magnifique édifice, les repas servis étaient délicieux et les pauses café très agréables. Mme Joanne Silver a félicité la présidente pour la réussite de sa première réunion du BCI. Mme Ingrid von Rosen a déclaré la réunion du BCI terminée à 15h45. Ce procès-­‐verbal a été rédigé par la secrétaire internationale, Mme Christina Bernström – Lundberg, et soumis à la présidente internationale, Mme Ingrid von Rosen. Signé comme un procès-­‐verbal vrai et correct Daté à ........................ le .............................. 2014 7