CHEO Research Institute Job Fact Sheet

JOB DESCRIPTION
RI-15-002
TITLE:
Contracts Coordinator
REPORTS TO:
Contract Officer - CHEO Research Institute
TERMS:
Permanent Full-Time (1.0)
SUMMARY:
To administer the CHEO Research Institute’s contracts portfolio and to review, draft and
negotiate certain contracts for basic and clinical research activities at the CHEO Research
Institute. To provide skilled support to the Senior Contracts Officer and guidance to the
Scientists and Clinical Investigators, Research Coordinators, Research Administration,
regarding management and execution of contracts for research projects, in accordance
with CHEO RI policy.
MAIN RESPONSIBILITIES
• Acts as contracts administrator for the intake and execution of research contracts and maintenance of
Contracts Office files and provides administrative support to the Senior Contracts Officer.
• Ensures CHEO Research Institute personnel are kept informed of institutional contracts procedures
• Ensures compliance with Institute policies and procedures relating to contracts and ensures that
appropriate approvals are obtained for exceptions.
• Assures integrity of data in Research Administration Project Tracking System database (ROMEO), and
coordinates with Scientists and Clinical Investigators and their Research Coordinators to ensure data is
entered into the database in a timely, complete and accurate manner.
• Reviews, drafts, and negotiates certain types of documents, as assigned by the Senior Contracts Officer,
which may include amendments, material transfer agreements, data sharing agreements, and
confidentiality agreements.
• Liaises with the Senior Contracts Officer to resolve any issues regarding interpretation, drafting,
negotiation and execution of a variety of agreements for the Institute.
• Liaises with CHEO’s Research Ethics Board (REB) to ensure that protocols reviewed by REB have an
associated contract, where appropriate, and that execution of contracts does not occur until any required
REB approvals for a study or project are in place.
• Provides skilled support to Scientists and Clinical Investigators, Research Coordinators, Research
Administration, with respect to the administration and management of contract files.
• Monitors active contract files and coordinates with concerned parties to ensure that contractual
requirements are being met in a timely manner.
• Resolves problems arising in the processing, execution and administration of research contracts by
identifying the nature and source of the problems and working with Scientists and Clinical Investigators,
Research Coordinators, the Senior Contracts Officer, and/or the Grants Office, as applicable, to identify
and implement solutions, while protecting the interests of the Institute and its scientists.
EDUCATION/EXPERIENCE
• Undergraduate degree, preferably in law or related discipline, or a minimum of 3 years experience
working in a research environment with a concentrated focus on research contracts and negotiation.
• Several years of progressively responsible administrative experience.
• Membership in Society of Research Administrators, or other similar organization would be an asset.
• Knowledge of Canadian, US and international guidelines as they apply to Clinical Trial contracts and
management. (FDA, Health Canada, Good Clinical Practice, etc)
• Knowledge of applicable privacy legislation (PIPEDA, PHIPA)
• Experience working with external governmental and non-governmental bodies (e.g. not-for-profits and
industry) , funding agencies, and other research-based institutions
SPECIAL KNOWLEDGE AND SKILLS
• Knowledge of business principals and contract law normally acquired through a postsecondary education
program and equivalent experience
• Analytical and problem-solving skills
• Knowledge and understanding of research related legislation and guidelines of international, national and
provincial regulatory bodies and funding agencies
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Excellent interpersonal and communication skills, both written and oral
Exceptional organizational skills and creativity in problem solving.
Awareness and understanding of university and hospital research environments
Knowledge and ability to interpret and implement complex policies
Proven ability to work effectively under pressure and manage competing priorities
Ability to exercise tact and diplomacy and maintain a high level of confidentiality is required
Proficient computer skills (Microsoft Office), including proficiency in use of document editing functions of
Microsoft Word.
Good working knowledge of ROMEO software is an asset
Bilingualism (English and French) is an asset
WORKING CONDITIONS
• Able to work in a dynamic, often hectic, environment and able to multi-task
• Able to professionally deal with colleagues, visitors, and representatives from various levels of other
organizations
• Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines
• Able to work under tight deadlines
• Able to adjust to and accommodate constantly shifting work priorities
• Able to work in a team as well as independently
OTHER
• Valid police record check required
Interested applicants may send a cover letter and CV to [email protected].
Should the applicant require any accommodations during the application process please notify Human
Resources as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all applicants for their interest. However, only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE TRAVAIL
RI-15-002
TITRE :
Coordonnateur, coordonnatrice des marchés
SUPERVISEUR : Agent principal des marchés – Institut de recherche du CHEO
MANDAT :
Permanent à plein temps (1,0 ETP)
RÉSUMÉ DES
FONCTIONS :
Administrer le portefeuille des marchés de l’Institut de recherche (IR) du CHEO. Réviser
les contrats conclus pour les activités de recherche fondamentale et clinique, rédiger la
version préliminaire de nouveaux contrats et en négocier les conditions. Fournir un
soutien spécialisé à l’agent principal des marchés et offrir, aux scientifiques et aux
chercheurs cliniques, aux coordonnateurs de recherche ainsi qu’à la section
d’administration de la recherche, des conseils sur la gestion et sur l’exécution des
contrats établis pour les projets de recherche conformément à la politique de l’IR du
CHEO.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
• Administrer les contrats pour le lancement et l’exécution d’études de recherche et tenir les dossiers du
bureau des marchés; fournir un soutien administratif à l’agent principal des marchés.
• Veiller à ce que le personnel de l’Institut de recherche du CHEO soit bien au courant des procédures
d’établissement des contrats de l’Institut.
• Veiller à la conformité aux politiques et aux procédures de l’Institut régissant la passation de marchés et
obtenir les approbations nécessaires pour les cas exceptionnels.
• Veiller à l’intégrité des données de la banque du système de suivi administratif des projets de recherche
(ROMEO) et collaborer avec les scientifiques, les chercheurs cliniques et leurs coordonnateurs de
recherche pour que toutes les données soient saisies dans la banque de données en temps opportun et
avec exactitude.
• Réviser, rédiger et négocier certains types de documents à la demande de l’agent des marchés; ce qui
peut comprendre les modifications, les ententes de transfert du matériel, les ententes d’échange de
données et les ententes de confidentialité.
• Collaborer avec l’agent principal des marchés pour résoudre tous les problèmes d’interprétation, de
rédaction, de négociation et d’exécution des diverses ententes conclues pour l’Institut.
• Collaborer avec le Conseil d’éthique de la recherche (CER) du CHEO en veillant à ce qu’il existe, au besoin,
un contrat pour les protocoles que le CER examine et à ce qu’on ne mette pas ces contrats à exécution
tant que le CER n’aura pas approuvé l’étude ou le projet en question.
• Fournir aux scientifiques et aux chercheurs cliniques ainsi qu’aux coordonnateurs de recherche et au
personnel administratif un soutien spécialisé sur l’administration et sur la gestion des dossiers de
passation de marchés.
• Surveiller les dossiers des contrats actifs et coordonner le travail des parties concernées pour que l’on
réponde aux exigences des contrats dans les délais fixés.
• Résoudre les problèmes découlant du traitement, de l’exécution et de l’administration des contrats de
recherche en définissant les problèmes et en collaborant avec les scientifiques, les chercheurs cliniques,
les coordonnateurs de recherche, l’agent principal des marchés, et parfois avec le bureau des subventions
pour trouver des solutions et les mettre en œuvre tout en protégeant les intérêts de l’Institut et des
scientifiques qui y travaillent.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
• Diplôme de premier cycle, de préférence en droit ou en une discipline connexe, ou 3 ans au moins
d’expérience en administration des contrats et en négociation pour un centre de recherche.
• Plusieurs années d’expérience en administration à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés.
• L’adhésion à la Society of Research Administrators ou à un organisme similaire constituerait un atout.
• Connaissance des lignes directrices canadiennes, états-uniennes et internationales régissant la passation
et la gestion des marchés pour les essais cliniques (FDA, Santé Canada, Bonnes pratiques cliniques, etc.).
• Connaissance des lois sur la protection des renseignements personnels pertinentes (LPRPDE, Loi de 2004
sur la protection des renseignements personnels sur la santé).
•
Expérience de travail avec des organismes gouvernementaux et non gouvernementaux de l’extérieur
(organismes sans but lucratif et organismes du secteur privé) ainsi qu’avec des organismes de
financement et autres établissements axés sur la recherche.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES PARTICULIÈRES
• Connaissances du monde de l’entreprise et du droit des contrats généralement acquises en suivant un
programme postsecondaire, ou expérience équivalente.
• Compétences en analyse et en résolution de problèmes.
• Connaissance et compréhension des lois régissant la recherche ainsi que des lignes directrices des
organismes de réglementation et des organismes de financement internationaux, nationaux et
provinciaux.
• Bon entregent et excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Compétences exceptionnelles en organisation et sens créatif de la résolution de problèmes.
• Connaissance et compréhension des milieux de recherche universitaire et hospitalière.
• Connaissance des politiques complexes et capacité de les interpréter et de les appliquer.
• Capacité manifeste de travailler efficacement dans un milieu de stress et de gérer des priorités
concurrentes.
• Capacité de travailler avec tact et diplomatie et de maintenir un niveau élevé de confidentialité.
• Connaissance pratique de l’informatique (Microsoft Office), ce qui comprend les fonctions de mise en
page de Microsoft Word.
• Une bonne connaissance pratique du logiciel ROMEO constituera un atout.
• Le bilinguisme (français et anglais) constituera un atout.
CONDITIONS DE TRAVAIL
• Capacité de travailler dans un milieu dynamique au rythme souvent extrêmement rapide et d’effectuer
plusieurs tâches simultanément.
• Capacité de traiter de manière professionnelle avec des collègues, des visiteurs et des représentants
venant de différents niveaux hiérarchiques d’autres organismes.
• Capacité de modifier ses heures de travail pour respecter les délais.
• Capacité de travailler dans des délais serrés.
• Capacité d’adapter son travail à des priorités qui changent constamment.
• Capacité de travailler en équipe et en autonomie.
AUTRE EXIGENCE
• Vérification valide du casier judiciaire.
Les candidats intéressés sont priés d’envoyer une lettre de présentation et leur CV à [email protected].
Les candidats qui auront besoin d’aménagements pendant ce processus de candidature sont priés de
s’adresser aux Ressources humaines conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées
de l’Ontario.
Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à ce poste; toutefois, nous ne communiquerons
qu’avec ceux qui auront été choisis pour passer une entrevue.