Communiquez efficacement

Astuce de MD
Astuces pour votre communication par e-mail
Communiquez efficacement
Beaucoup d’erreurs sont commises dans l’utilisation de l’email. Conséquences? Baisse de la productivité, perte de
concentration et stress. Si vous connaissez ces problèmes, nos
astuces tombent à point nommé pour booster votre
communication par e-mail. Selon les experts, par exemple, il
ne faudrait traiter qu’un à deux e-mails par jour. Mais
beaucoup d’utilisateurs ne peuvent tout simplement pas
résister à la tentation d’ouvrir les nouveaux courriels…
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Onze minutes seulement sans interruption
Aujourd’hui, un «knowledge worker» (collaborateur dont la
productivité dépend en grande partie de ses connaissances ou de
son savoir) travaille en moyenne onze minutes avant d’être
interrompu par quelque chose ou quelqu’un: c’est ce qui ressort
d’une étude faite par l’université de Californie. Malgré des outils
comme les systèmes de gestion des réponses par e-mail et des
solutions de collaboration intégrées aux produits logiciels de gestion
des e-mails (qui, avec les filtres anti-spam et les pare-feux,
permettent d’endiguer ou de canaliser le flux de courriels), les
activités liées à l’e-mail sur la place de travail continuent de
présenter un problème du point de vue du temps et des volumes. Le
plus souvent, la direction laisse ses collaborateurs se débrouiller tous
seuls. Un sondage effectué par l’association faîtière Bitkom montre
que l’an dernier, un tiers des utilisateurs d’e-mails sur le lieu de
travail consulte en permanence sa boîte de réception électronique.
Un autre tiers lit plusieurs fois par jour ses e-mails.
Astuces pour l’envoi d’e-mails
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N’utilisez l’e-mail que si cela ne donnera pas lieu à une
correspondance ping-pong – avec questions supplémentaires ou
même erreurs de compréhension. Le courrier électronique
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convient pour les applications simples, les demandes de
précisions ou la finalisation d’accords. Souvent, il vaut encore
mieux prendre le téléphone ou organiser une brève réunion,
réelle ou virtuelle (p. ex. via Teamspace ou Google Hangouts).
N’envoyez de copie (CC…) qu’aux personnes vraiment
concernées.
Optez pour des accroches «parlantes». Dans l’idéal, indiquez
également dans le titre si votre e-mail est purement informatif
ou si vous souhaitez obtenir une réponse/réaction de votre
destinataire.
Indiquez par les signes d’urgence correspondants le caractère
pressant ou important de votre e-mail.
Structurez votre texte. Ecrivez d’abord ce qui est important,
séparez les éléments du texte en les numérotant et n’abordez
pas un trop grand nombre de sujets.
En cas de formulations récurrentes, utilisez des modèles et des
blocs de textes prédéfinis afin de créer plus rapidement vos
courriels.
Ecrivez votre message au format texte plutôt qu’au format HTML. Si
les pièces jointes dépassent 0,5 Mo, ne les envoyez que sur
demande.
Astuces pour le traitement des e-mails entrants
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N’ayez pas recours aux e-mails pour tuer le temps ou vous
distraire.
Ne traitez vos e-mails qu’une à deux fois par jour. Dans l’idéal,
fixez-vous une heure pour le faire.
Libérez votre boîte entrante et effacez immédiatement les emails non importants.
Répondez tout de suite aux e-mails dont le traitement ne prend
que quelques minutes. Planifiez en revanche le traitement des emails qui exigent plus de temps.
Désactivez la fonction d’alerte de messages.
Dans la mesure du possible, traitez chaque e-mail en une fois.
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Classez vos e-mails: pour cela, ayez recours à des filtres et des
règles vous permettant de déplacer automatiquement vos emails dans des sous-fichiers.
Gardez le contrôle des tâches à exécuter grâce aux fonctions de
calendrier et de tâches.
Respectez l’étiquette en appliquant les règles d’usage en
matière de salutations et d’orthographe.
Astuces pour lutter contre le stress
Selon l’organisme allemand pour la sécurité et la santé du travail,
quatre facteurs peuvent faciliter votre travail quotidien:
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Se changer les idées: évitez la fatigue mentale en organisant
votre journée de travail de manière aussi variée que possible.
Veillez par exemple à alterner les activités exigeant une forte
concentration avec des tâches plus routinières ou plus axées sur
la communication.
Ne pas se laisser déconcentrer: si vous avez besoin de
concentration pour un travail délicat, supprimez toute source de
perturbation. Le cas échéant, trouvez-vous un espace
particulièrement tranquille où effectuer vos tâches, débranchez
ou déviez votre téléphone et informez vos collègues de votre
besoin de tranquillité.
Planifier: une gestion du temps équilibrée et bien pensée
permet de diminuer la pression des délais et de vous ménager
des marges de manœuvres. N’oubliez pas: il ne s’agit pas ici de
planification de dernière minute, mais de la création de zones
«tampons».
Faire des pauses et prendre du recul: tirez parti des petites
pauses afin de vous détendre! Passez en revue votre journée de
travail et demandez-vous quelles impressions et instants valent
la peine d’être pris à cœur et de vous stresser pour eux. Vous
verrez: il y en a moins que ce l’on croit.
Etre honnête avec soi-même
Malgré tous les bons conseils, la recette miracle n’existe pas. La
communication par e-mail n’est qu’un des facteurs susceptibles de
casser le rythme du travail et provoquer du stress. Si vous souhaitez
augmenter votre productivité, soyez avant tout honnête avec vousmême: sachez identifier les autres agents perturbateurs et – si
possible – arriver à mieux les contrôler. Pendant le travail, des plages
de tranquillité sont importantes – ne serait-ce que pour s’atteler de
manière mieux pensée à ses tâches ou pour recharger ses batteries
après une phase de stress intense.
Source: www.computerwoche.de (en allemand seulement)
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