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Groupement d’intérêt économique
GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF
1. Raison d’être de l’emploi :
•
Appliquer à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble
des processus et procédures administratives relatives à son service
•
Contribuer, par son action, à rendre des services de qualité aux citoyens
2. Positionnement de l’emploi :
•
Est sous l’autorité du coordinateur administratif (le cas échéant) (N+1) et
du responsable de son service (N+2)
3. Autonomie et responsabilités :
•
Autonomie dans l’exécution des activités qui lui sont confiées par le
responsable tout en respectant les délais d’exécution (mesure sur le
résultat)
4. Activités :
1. Assurer les tâches administratives du service :
•
Rédiger des documents administratifs (rapport collège, délibération, bon de
commande, courrier, Pv, …)
•
Veiller à la tenue et à la mise à jour des documents du service
•
Opérer de manière régulière, ordonnée et accessible à tous le tri, le
classement et l’archivage des documents du service sur base du plan
global de classement en vigueur
•
Informer la hiérarchie sur le suivi des tâches et proposer des améliorations
pour les exécuter
•
Synthétiser et présenter clairement des informations en utilisant les
logiciels métiers
•
S’assurer de la pertinence et de la qualité des informations qu’il est amené
à traiter
•
Encoder des données
2. Gérer des dossiers :
•
S’assurer de la complétude et de la conformité administrative des dossiers
•
Assurer le suivi des dossiers
•
Respecter les délais dans le traitement des dossiers
3. Assurer l’accueil téléphonique et physique au sein du service :
Qualicité
•
Réceptionner des appels téléphoniques
•
Accueillir les visiteurs
•
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Descriptif : Gestionnaire administratif
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Groupement d’intérêt économique
La liste ci-dessus comprend les activités et tâches de l’emploi. Cependant il ne s’agit
pas d’une liste complète et détaillée. La personne en place peut donc être amenée à
effectuer d’autres activités dans le cadre de son emploi.
5. Equipement et matériels :
•
Ordinateur
•
Accès à la messagerie électronique et éventuellement à Internet
•
Accès aux programmes de bureautique qui lui sont nécessaires
•
Accès aux logiciels métier
6. Compétences requises pour l’entrée en fonction :
•
Voir dispositions générales en fonction de l’évolution éventuelle des statuts
•
Posséder le titre requis en fonction de l’emploi et des références
statutaires
•
Promotion : conditions reprises dans le statut
•
Recrutement :
o Détenteur au minimum
secondaire supérieur
d’un
diplôme
d’enseignement
o Connaissance de base des outils bureautiques qui lui sont
nécessaires
o Expression orale et écrite claire et correcte
Qualicité
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7. Compétences transversales :
Domaine de compétence
Niveaux de compétence
1
2
3
Formations
4
Compétences techniques
Code de la démocratie locale/Loi
organique des CPAS
Législation sociale
X
X
Stratégie communale
X
Marchés Publics
X
Gestion budgétaire
X
Bureautique
X
Outils collaboratifs
X
Compétences relationnelles et communicationnelles
Communication
X
Expression orale
X
Gestion de réunion
X
Compétences rédactionnelles
X
Accueil
X
Compétences organisationnelles
Organisation
Auto organisation
X
Organisation avec les autres
X
Management
GRH
X
Analyse des risques
Sécurité passive
X
Compétences d’adaptation
Adaptation
Qualicité
X
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