GROSFILLEX

Cas Client:
GROSFILLEX
Grosfillex choisit le ticket gagnant Basware pour
automatiser le traitement des factures fournisseurs
Expert français en plasturgie, Grosfillex a adopté la solution
‘Invoice Automation’ de Basware pour automatiser le traitement de
ses factures fournisseurs. La solution, déployée par son
partenaire intégrateur DIMO Gestion, a permis à la société de
réaliser des économies considérables, d’éviter les pertes de
factures et de réduire les délais de paiement. Suite au déploiement
réussi au sein de son siège, Grosfillex est maintenant prête à introduire la solution au sein de ses filiales à l’international.
Une entreprise familiale à vocation
internationale
Fondée en 1927, Grosfillex a développé son
activité autour du plastique à partir de 1954. Le
groupe est aujourd’hui présent dans le monde
entier avec ses sites de production (en France,
aux USA et en Russie) et ses filiales
commerciales (Brésil, Espagne, Allemagne…).
L’activité de Grosfillex se concentre autour de
trois technologies de la plasturgie : le soufflage
(bacs à plantes), l’injection (mobilier de loisirs)
et l’extrusion (menuiserie PVC, profilés).
Aujourd’hui, numéro un français du mobilier de
jardin et leader mondial dans toutes ses lignes
de produits, la société Grosfillex située dans la
« plastic vallée », génère un millier d’emplois
directs et indirects.
Des objectifs clairement identifiés
Eric Lejosne, Directeur administratif et financier,
a très vite cerné l’intérêt d’une solution de
dématérialisation des factures fournisseurs
pour Grosfillex. En effet, la volumétrie traitée,
autour de 60 000 factures par an, rendait la
société parfaitement éligible à un projet de ce
type.
Client
Nom
Une phase de veille technologique a tout
d’abord permis de déterminer l’ampleur du
projet et d’identifier la volumétrie des factures
concernées ainsi que les autres facteurs
participant au lancement du projet :
Grosfillex
• le nombre important de personnes intervenant
dans le processus (150 personnes pour
l’affectation et la validation) et leur présence
sur des sites déportés ;
Zone
Secteur
Plasturgie
Siège principale en France,
filiales de par le monde
• le délai trop long de traitement de la facture, à
savoir presque 3 semaines entre la réception et
l’enregistrement ;
Objectifs
• le nombre de photocopies de la facture et la
perte de temps liée à la recherche des
documents.
Dématérialisation de plus de
60 000 factures en papier
traitées au bilan annuel
C’est dans ce contexte que les objectifs ont été
définis : accélérer le traitement des factures
fournisseurs, automatiser les flux grâce à des
workflows connus dans l’entreprise, recentrer
l’activité du service comptable sur son coeur de
métier en éliminant les étapes parasites et
enfin, limiter le montant des provisions et
engagements.
Eliminer la perte des factures
et raccourcir les délais de
traitement à l’aide d’un
workflow automatisé
Réaliser une intégration aisée
aux systèmes clés existants,
notamment aux ERPs variés
Solutions Basware
adoptées
Basware Invoice Automation
Une solution métier et un
partenaire expert
Accompagnée de son partenaire intégrateur
DIMO Gestion, le choix de Grofillex s’est
naturellement porté sur la solution ‘Basware
Invoice Automation’.
Olivier Candela, DSI de Grosfillex, nous déclare:
« Nous avons fait confiance à l'intégrateur
français et partenaire certifié de Basware,
DIMO Gestion, dont nous avions déjà
expérimenté le professionnalisme et les
compétences lors du déploiement de
nombreuses solutions au sein de la société. »
Solution logicielle permettant d’optimiser les
performances de l’entreprise, via
l’automatisation des processus manuels de la
comptabilité fournisseurs, Basware Invoice
Automation permet aux utilisateurs de
concentrer leurs efforts sur leur coeur de
métier. Grâce à sa grande exhaustivité fonctionnelle, à la possibilité d’enrichir les workflows et
à l’intégration aisée à l’ERP M3 Lawson déployé
chez Grosfillex, la solution de Basware a
réellement modernisé la fonction comptable de
la société. Basware propose une approche
« services » alliant méthodologie et accompagnement.
Une démarche efficace et une prise
en main aisée
La mise en oeuvre du projet a débuté par une
analyse approfondie des pratiques de chaque
service. Cette étude, réalisée en interne sous
forme d’entretiens avec les comptables et les
valideurs, sur une période de trois mois, a
permis de décrire et de classer les flux en trois
groupes, selon différents critères tels que la
complexité, la volumétrie et la taille du service.
Cette synthèse a servi de base à l’analyse
fonctionnelle pour mener à bien le paramétrage
et les phases de tests avant le déploiement final
de la solution Basware.
Eric Lejosne précise :
« Pour assurer une bonne prise en main de la
solution, nous n’avons pas réalisé de ‘big bang’.
Au contraire, nous avons privilégié un
déploiement pas à pas. »
Un retour sur investissement très
vite tangible et palpable
Cette démarche progressive est un des facteurs
de succès du projet auquel fut associé un
programme de formation complet des
utilisateurs, ainsi que la mise en place d’un
interlocuteur comptable référent par service et
la coordination avec le service achat.
« Notre ROI se mesure aussi bien du point de
vue quantitatif, puisque nous avons gagné 2
postes équivalents temps plein, que du point de
vue qualitatif dans la mesure où nous
constatons une réelle amélioration de la
traçabilité, de la maîtrise des délais
(aujourd’hui, une facture est traitée entre 11 et
12 jours, contre environ 3 semaines auparavant)
et de la gestion des litiges » , conclut Eric
Lejosne.
Le parcours
Etape 1: Un déploiement pas à
pas avec un programme de
formation
Une démarche progressive
avec la formation des utilisateurs a assuré une bonne prise
en main de la solution.
Etape 2: Bénéfices quantitatifs
et qualitatifs
La solution automatisée a
permis à la société de gagner
deux postes équivalents temps
plein et d’instaurer une réelle
amélioration de la traçabilité,
de la maîtrise des délais et de
la gestion des litiges.
Etape 3: Solution adaptée au
groupe international
L’objectif dans un futur proche
est d’introduire les bénéfices
de la solution automatisée
aussi au sein des filiales
européennes du groupe.
Et demain ?
L’objectif de la société est à présent de monter
en puissance sur les ordres d’achat et d’étendre
la solution aux principales filiales européennes
du groupe (Allemagne et Espagne).
Solution en partenariat avec
Multi-spécialiste de solutions logicielles pour le management, DIMO Gestion a su
développer depuis plus de 15 ans ses métiers d'éditeur, distributeur et intégrateur
expert dans plusieurs domaines périphériques aux ERP (Enterprise Resource
Planning). Chaque jour, les équipes de DIMO Gestion mettent tout en oeuvre pour
apporter à leurs clients et partenaires valeur ajoutée et services individualisés.
www.dimogestion.fr | www.dimo-dematerialisation.fr/
Basware est le leader mondial des solutions Purchase-to-Pay et de facturation électronique dans le Cloud avec
plus d'un million d'utilisateurs dans plus de 60 pays à travers le monde. Basware propose des solutions et des
services B2B dans le Cloud au sein d’un écosystème de collaboration global, sécurisé et ouvert qui relie déjà
plus de 1,9 million d'acheteurs et de fournisseurs. Ces solutions sont conçues pour répondre aux besoins des
entreprises de toutes tailles, des PME aux multinationales. Elles s'appuient sur l'expertise et l'expérience de
Basware en matière de processus financiers B2B, sur son réseau ouvert et sur une connectivité intelligente via
le Cloud. Les entreprises peuvent ainsi optimiser la gestion des approvisionnements, des comptes fournisseurs
et des créances clients, réaliser des économies de coût durables, améliorer leur visibilité sur les flux de
trésorerie et renforcer les relations acheteurs-fournisseurs.
Créée en 1927 par Auguste,
François et Jean Grosfillex dans
le petit village d’Arbent à côté
d’Oyonnax (01), Grosfillex prend
une orientation industrielle en
1954 sous l’impulsion de
Raymond Grosfillex pour se
lancer dans la fabrication de
produits plus élaborés, tournés
vers l’habitat : mobilier de
jardin, bacs à plantes, portes
extensibles, menuiseries… Les
produits en bois laissent place
aux premiers produits en
plastique. Ce nouveau matériau
a révolutionné le cadre de vie
en proposant des produits
pratiques, confortables,
durables et d’une grande
robustesse. Aujourd’hui,
numéro un français du mobilier
de jardin et leader mondial
dans toutes ses lignes de
produits, la société Grosfillex
située dans la « plastic vallée »
génère un millier d’emplois
directs et indirects. Elle est
l’une des dernières entreprises
de la région à avoir conservé
son outil industriel.
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