20160818_projet mutualisation d`une flotte de véhicules

Projet de mutualisation d’une
flotte de véhicules
inter-entreprises
Communauté d’Agglomération
du Val de Fensch
le 18/08/2016
Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
inter-entreprises
1.
Un projet innovant inscrit dans l’écologie industrielle
2.
Les besoins identifiés
3.
Préfiguration du dispositif et cartographie
4.
Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
5.
Prochaines étapes - Opération pilote
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Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
inter-entreprises
1 – Un projet innovant inscrit dans l’écologie industrielle
Mutualiser l’utilisation d’une flotte de véhicules inter-entreprises pour les
déplacements professionnels via un logiciel de réservation en ligne
Entreprise A
Entreprise B
Acquisition/
Utilisation
Logiciel de
réservation
dédié
Utilisation
Zone industrielle Sainte-Agathe - FLORANGE
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inter-entreprises
1.1 – Sociétés ciblées / contactées
• 44 entreprises ciblées d’au moins 5 salariés
• 29 entreprises contactées (soit 66% des entreprises ciblées)
89 entreprises
recensées sur la
Zone Industrielle
Sainte-Agathe
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inter-entreprises
1.2 – Actions menées depuis septembre 2015
Contact
téléphonique
29
entreprises
contactées
Enquête
déplacements
Sélection
des
entreprises
Etude
quantitative/
qualitative
4 entreprises
rencontrées
8 questionnaires
complétés
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Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
inter-entreprises
1.3 – Intérêt des entreprises pour le projet - au 18/08/2016
5 entreprises potentiellement intéressées par une opération pilote
5 entreprises pourraient utiliser le dispositif dans un second temps
7 entreprises
à contacter
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inter-entreprises
2 – Les besoins identifiés
1. Les déplacements
De nombreux déplacements professionnels,
pour des besoins diversifiés : RDV commerciaux,
interventions sur sites (clients), livraisons, transport de
personnes (prestation de service)…
Peu de recours aux véhicules personnels des salariés
(sauf 1 entreprise). En général, utilisation des
véhicules de la société, sauf indisponibilité ou
destination lointaine (train).
Pour 8 entreprises
270 déplacements
par semaine environ
67 salariés concernés
(soit 4 dép. par salarié)
Destinations
Saint-Agathe et
Val de Fensch
Hors Lorraine
Organisation des déplacements : pleine autonomie
si véhicule attribué (commerciaux par exemple) ou
planification la veille / la semaine précédente. En
général, pas d’ordre de mission.
Peu d’outils de suivi réellement formalisés.
Nord-mosellan
Lorraine
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2 – Les besoins identifiés
1. Les flottes
Pour 8 entreprises
Quasiment toutes les entreprises (7/8) disposent au moins d’un
véhicule dédié aux déplacements professionnels, en général
possédé(s) en propre (5/7).
25 voitures et 42 utilitaires
67% : taux d’utilisation
Recours à la location courte durée, ponctuellement, en cas
de besoin (2/8). Les entreprises disposant de flottes pratiquent
très rarement le remboursement frais de déplacement sur
véhicules personnels.
estimé
Les voitures sont très souvent attribuées, au-delà des fonctions
commerciales (avantage en nature), avec possible retour à
domicile le soir, pour des raisons pratiques essentiellement. Les
véhicules sont donc très faiblement « partagés » en interne.
Pour plusieurs entreprises,
des véhicules sont donc
disponibles, ponctuellement.
La question du recours à des véhicules électriques est peu
appréhendée par les entreprises. La problématique de
l’autonomie est très souvent avancée (déplacements
fréquents en région voire au-delà).
Le flocage du véhicule
(logo) est jugé important :
identification sur chantier,
communication.
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Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
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2 – Les besoins identifiés
Conclusion
Hypothèse 1 : un système de réservation de
type « autopartage » permettra, en interne,
d’optimiser les flottes de véhicules des
entreprises
Hypothèse invalidée : bon taux
d’utilisation et pas de logique de
« pool » au sein des entreprises
interrogées (ou bien logiciel
d’optimisation existant).
Hypothèse 2 : un système de mutualisation
inter-établissements permettrait d’améliorer le
taux d’utilisation des véhicules et offrirait des
solutions de déplacement (pratiques et
économiques) pour certaines entreprises.
Hypothèse validée : l’enquête a
permis d’identifier des entreprises
disposant de véhicules « en
surplus » et d’autres, peu équipées,
qui auraient besoin de véhicules
ponctuellement ou régulièrement.
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Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
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3 – Préfiguration du dispositif et cartographie – 2 pôles identifiés
Pôle zone basse
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3 – Préfiguration du dispositif et cartographie – 2 pôles identifiés
Pôle zone haute
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4 – Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
4.1. Mise en place du système de réservation en ligne OZCAR
OZCAR procède à l’inscription des entreprises participant à la démarche.
1 compte « admininstrateur » est généré pour chaque entreprise.
Le compte administrateur permet de gérer les véhicules et les utilisateurs
propres à l’entreprise.
Les entreprises acceptent les conditions générales d’utilisation du service
(précisant notamment les conditions tarifaires et l’assurance).
Entreprises proposant un véhicule
Entreprises utilisatrices
Possibilité de créer sur la plateforme
un nombre illimité de véhicules, en
précisant, pour chaque véhicule :
- son emplacement (station),
- sa catégorie,
- son tarif (h et/ou km),
- sa plage de disponibilité,
Possibilité de créer autant de
compte-utilisateurs (conducteurs)
que de besoin, chaque compte
pouvant accéder au système de
réservation.
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4 – Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
4.2. La réservation
L’utilisateur peut visualiser l’offre de
véhicules et effectuer une demande
de réservation.
La demande de réservation est
adressée par email à l’administrateur
du véhicule (entreprise fournisseur),
pour validation.
La validation (confirmation) est
adressée automatiquement par email
au conducteur et à l’administrateur de
l’entreprise utilisatrice.
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4 – Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
4.3. L’utilisation du véhicule
Un peu avant l’heure prévue lors de la réservation, le conducteur se rend à la
station. Un état des lieux du véhicule est réalisé avec un personnel de l’entreprise
mettant à disposition le véhicule, et le kilométrage du véhicule est relevé.
Les clés sont remises au conducteur.
Durant toute la réservation, le conducteur bénéficie de l’assurance
associée au service.
Lors de la restitution du véhicule, un
état des lieux est réalisé et le nouveau
kilométrage est relevé.
Le nombre de kilomètres parcourus au
cours de la réservation et la durée
effective d’utilisation sont renseignés en
ligne par l’administrateur du véhicule.
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Projet de mutualisation d’une flotte de véhicules
inter-entreprises
4 – Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
4.4. Le suivi
Le service est facturé mensuellement ou trimestriellement par OZCAR aux
entreprises utilisatrices. OZCAR reverse aux entreprises mettant à disposition des
véhicules leur part due (modulo coût de l’assurance).
Toutes les entreprises (utilisatrices ou qui mettent à disposition des véhicules)
peuvent suivre, en temps réel, l’état des utilisations les concernant. Ces
données sont exportables pour traitement ultérieur.
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4 – Points clés du dispositif et fonctionnalités à l’étude
L’accès aux parkings
Le flocage des véhicules
La tarification
Déterminer une catégorisation (tourisme / utilitaire par
exemple) et un tarif par catégorie (heure et/ou km).
Assurance
L’utilisation des véhicules proposés sur la plateforme devra être assurée de
manière spécifique (pas d’impact sur l’assurance de l’entreprise mettant à
disposition des véhicules). Cette assurance portera seulement sur les
réservations enregistrées sur la plateforme (validation par les 2 entreprises).
Une franchise sera appliquée à l’entreprise utilisatrice en cas de dommages
aux véhicules (à déterminer).
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inter-entreprises
4 – Extensions possibles du dispositif
Elargissement à d’autres entreprises de la zone
Solution embarquée (équipement du véhicule), pour faciliter l’accès
(carte RFID) et les remontées d’utilisations réelles (heures, kilomètres)
Vers un service externalisé : mise en place d’une flotte de véhicules
(électriques)
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5 - Prochaines étapes du projet - opération pilote
Configuration de
l’offre (logiciel,
mode d’emploi)
Déploiement
de l’offre
Septembre 2016
Réunion avec les
entreprises
potentiellement
intéressées
Test interentreprises
Réunion de
restitution
finale
Octobre / Décembre 2016
Formation des
partenaires au
logiciel
Élargissement du
dispositif à d’autres
entreprises de la zone
Partenaires
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Merci pour votre attention
03 82 59 56 66
Florange e2i
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