Descriptif emploi adjoint responsable agence

Descriptif de l’emploi de
ADJOINT(E) DU RESPONSABLE D’AGENCE
En fonction des missions définies par le Responsable d’Agence, assumer des missions
relevant du fonctionnement courant et, de manière ponctuelle, des tâches relatives à
la stratégie d’évolution des agences de NIMES et MONTPELLIER.
Mission générale de l’emploi
Adjoint(e) du Responsable d’Agence NIMES-MONTPELLIER
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Création et actualisation de tableaux de bord
Relation de management de premier niveau (gestion courante) avec le
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personnel des agences : déploiement des directives du Responsable d’Agence
(RA).
Activités constitutives de l’emploi
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Participation à l’élaboration et à la mise à jour des procédures de travail.
Organisation du service, mise en place et veille au respect des nouvelles
procédures et réglementations, présence aux Commissions d’Attribution.
Contrôle et coordination du personnel des agences (organisation et plannings)
Suivi et gestion des absences et congés (création du planning chaque année et
mises à jour et contrôle du respect des binômes), formations, recrutement en
collaboration avec le RA, répartition des tâches en fonction des absences.
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Enregistrement du courrier de l’agence de Nîmes et des DDL en arrivée.
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Classement et transmission au RA des courriers de l’Agence.
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Contrôle et transmission des parapheurs (demandes de signatures ou
validations diverses) destinés au RA
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Suivi et contrôle des états d’enregistrement DDL (NUD).
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Agenda du RA.
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Rédaction des correspondances pour le RA.
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Gestion administrative des livraisons de groupes neufs (hormis date de CAL).
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Contrôle des courriers envoyés aux quotas réservataires dans le cadre des
futures livraisons de groupes neufs.
Suivi des partenariats relationnels (DDL, contacts réguliers & échanges
d’informations, suivi des dossiers avec la chargée d’attribution).
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Rédaction de comptes rendus de réunions.
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Suivi des tableaux de relocation.
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Contrôle des entrées mensuelles (avec vérification des levées de réserves).
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Contrôle des baux (constitution dossiers) : base listing mensuel des nouveaux
entrants.
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Divers contrôles données statistiques et tableaux de bord.
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Diverses analyses ponctuelles.
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Edition mensuelle des listes de logements et stationnements vacants pour
contrôle ESI indisponibles, maintenance des statuts - en délégation du RA.
Création et communication des listes des locataires aux centres des impôts
(taxe d’habitation).
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Mise à jour des secteurs des chargés de gestion locative.
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Veille au respect de la réglementation par le personnel de l’agence.
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Relations transversales avec les autres services du siège.
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Toute évolution de poste et de responsabilité souhaitée par le RA, et en accord
avec l’adjoint(e).
Connaissances ou compétences requises pour la réalisation de l’emploi
Connaissances solides en gestion locative et réglementation HLM, rigueur et
professionnalisme, maîtrise parfaite de l’outil informatique et de l’outil de gestion
locative, goût prononcé pour les statistiques et les données quantitatives, facilités
d’expression orale et écrite, capacités d’analyse et de rédaction (rendu de rapports et
reporting), autonomie dans ses tâches, réactivité, créativité, ouverture d’esprit.
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