1° ) DETAIL DE LA PRESTATION :

CAHIER DES CHARGES
OBJET : RELATIONS PRESSE, COMMUNICATION
DE LA MANIFESTATION : CHEVAL PASSION
DATE LIMITE DE RETOUR DES OFFRES : 25 Juin 2016
DUREE DE LA PRESTATION : Cheval Passion 2017 (du 18 au 22 Janvier) et 2018 (du 17 au
21 Janvier)
COORDONNÉS POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS :
Dominique MEJEAN 04 90 84 02 04
[email protected]
1° ) DETAIL DE LA PRESTATION :
Prestation de relations presse & communication salon CHEVAL PASSION
Conseil et assistance
- Proposition de plan d’action (RP & communication) en cohérence avec la stratégie de
développement du salon
- Le prestataire sera également force de proposition auprès du groupe de travail pour définir
les axes de développement du salon. Il peut également proposer la mise en place de
nouvelles animations.
Mission de Relations presse
- Rédaction des documents d’information, soit 6 communiqués minimum et un dossier de
presse
Y compris la collecte des informations auprès des personnes ressources (artistes,
associations d’éleveurs, etc.)
Y compris la promotion des actions organisées en amont du salon : sélection des poneys
clubs en décembre, séance cinéma Pathé en janvier, animation d’un quartier de la ville
d’Avignon.
- Sélection des fichiers presse (équestre, national grand public, rubriques loisirs, sorties,
régions, etc.) et suivi des calendriers rédactionnels
- Diffusion des documents d’information
- Coordination des conférences de presse organisées en novembre et janvier à Avignon
(cible : presse régionale).
- Suivi des contacts avec les journalistes et relances téléphoniques
- Diffusion de visuels auprès de la presse (à partir d’une sélection de photos extraite de
reportages fournis)
- Gestion des mises en contact des journalistes avec le comité d’organisation (interviews,
reportages)
- Gestion des invitations presse
- Gestion des demandes d’accréditations pour le salon (contrôle des identités
professionnelles, remise des documents d’accès au salon)
- Accueil des journalistes en salle de presse dès le week-end précédant l’ouverture du salon
et pendant la durée de la manifestation. En fonction des besoins, l’organisateur prévoit des
collaborateurs en salle de presse.
- Coordination des points-presse organisés à la demande des partenaires du salon Cheval
Passion (FFE, CRE, tourisme équestre, etc.)
- Bilan d’opération et constitution de la revue de presse à partir d’une veille médiatique prise
en charge par l’organisateur.
Communication presse européenne : annonce du salon Cheval Passion auprès des rédactions
des principaux titres de la presse Equestre en Europe (Allemagne, Espagne, Italie, GB,
Belgique, Autriche, etc.).
Il est demandé au prestataire d’organiser des rendez-vous avec les journalistes de la
presse spécialisée lors du salon Equita’Lyon au mois d’octobre.
Elaboration et suivi du Plan média
▪ Conseil dans l’élaboration du plan média : affichage et achat d’espaces publicitaires
▪ Sélection et proposition de supports publicitaires, soumises à la validation de l’organisateur
▪ uivi des commandes auprès des régies publicitaires, des parutions et de la conformité des
factures
▪ Suivi des partenariats médias existant (échanges de service, de visibilité) et mise en place
de nouveaux partenariats.
▪ Mise en place de jeux avec les médias : promotion radio, mise en place de séjour week-end
à gagner, remise des dotations aux gagnants, etc.)
Assistance rédactionnelle
- Coordination de la réalisation du programme Cheval Passion 2017 en collaboration avec le
graphiste, collecte des informations et rédaction du document (24 à 32 pages)
- Rédaction et/ou adaptation rédactionnelle des dépliants (flyer simple, dépliant 5 volets).
- Constitution des dossiers de présentation des nouveaux évènements internes au salon et
notamment celui du forum Cheval & territoires qui se déroule le vendredi 20 janvier. Y
compris prise de contact avec les intervenants et collecte des informations.
Communication Web
Référencement de Cheval Passion 2017 & 2018 sur les principaux sites et blogs afin de créer
un buzz internet :
Sites d’information spécialisés en Equitation et Animaux
Sites Sorties et loisir, guides touristiques
Sites d’information régionale
Disponibilité
Cette prestation nécessite la présence du prestataire :
aux réunions qui se tiennent à un rythme hebdomadaire à compter du mois de juin
aux réunions qui se tiennent à un rythme bi-hébdomadaire en décembre et janvier
quotidienne sur site à compter du week-end précédent la manifestation.
2°) MODALITES DE REPONSE :
Les candidats devront adresser leur offre au plus tard le 25 Juin à l’adresse suivante par
email [email protected] ou parc courrier
Dominique MEJEAN
Avignon tourisme
VP
Le candidat devra adresser, outre une note explicative contenant sa proposition, des
références dans le domaine des manifestations équestres et du spectacle et les modalités
selon lesquelles il exercera les prestations objet du présent cahier des charges et son prix,
les renseignements relatifs à sa candidature, c’est-à-dire,
- Une lettre de candidature,
- Imprimés DC4 ou équivalent
- Imprimés DC3 ou équivalent
- Références des trois dernières années dans des domaines similaires ou comparables
- Bilan et compte de résultat des trois dernières années
- Une attestation valide d’assurance responsabilité civile professionnelle
INFORMATIONS SUR LA MANIFESTATION :
CHEVAL PASSION c’est :
- 50 000 m2 de surface intérieure et extérieure
- 900 chevaux
- 250 exposants équestres
- 80 heures de spectacle équestre
- Le spectacle des Crinières d’Or (25 000 spectacteurs)
- 100 000 visiteurs
- 32ème édition
- Une communication internationale
Plus de renseignements sur cheval-passion.com