Préparer une réunion - Portail des Pouvoirs locaux

Préparer une réunion
Niveau 2
Version
Préparer une réunion
En création
Auteur :
Vérificateur :
Approbateur :
Responsable
1
Animateur
Déterminer
l’objectif de la
réunion
Participants
2
Élaborer l’ordre
du jour
3
Choisir dates,
heure, lieu,
durée de la
réunion
Secrétaire (de
direction)
Réserver la
salle
Organiser la
logistique
(matériel
nécessaire)
Informer les
participants
Documents
eventuels
(courriers,
mails)
4
5
MACRO-INSTRUCTION
4 jours
Confirmer ou
décommander
Réagir à l’ordre
du jour
Gérer une réunion
Qualicité 1/2
COMMENTAIRES DU GRAPHE
1. Responsable - Animateur (Rôle Interne)
Tenter d'être au moins 2 pour préparer la réunion (ex.: responsable (de service) et secrétaire (de direction))
Au-delà de deux participants, il faut désigner un animateur, garant de la forme.
L'animateur (garant de la forme) n'est pas nécessairement la personne possédant le plus de savoir sur la question.
La personne chargée de l'animation ne peut pas "prendre le pouvoir" si sa fonction est clairement définie par les
membres de la réunion.
La réunion commence toujours par le rappel des règles de conduite de la réunion.
2. Déterminer l'objectif de la réunion (Instruction)
Quel est l'objectif de la réunion?
Qui concernera-t-elle?
Donner un titre à la réunion aide à clarifier ses contenus.
3. Élaborer l'ordre du jour (Instruction)
Lister les sujets nécessaires à traiter, et y ajouter les différentes remarques des autres membres puis envoyer un
premier courrier à l'intention des personnes invitées à la réunion.
4. Organiser la logistique (matériel nécessaire) (Instruction)
PC, projecteur, écran, rallonges, service boisson et/ou collation, préparer les documents.
Si possible, les tables seront circulaires pour favoriser la communication.
5. Informer les participants (Instruction)
Faire parvenir l'ordre du jour au moins 4 jours avant la réunion. Bien préciser qu'il s'agit d'une première version de
l'ordre du jour, amené à évoluer.
Demander aux participants de confirmer ou décommander leur venue.
Demander aux participants de réagir à cet ordre du jour, de faire d'autres propositions, même s'ils ne pensent pas
venir.
Joindre éventuellement des documents complémentaires s'ils sont déjà en votre possession.
Proposer de répondre par mail si il n'est pas possible d'être présent à la réunion.
Qualicité 2/2