services professionnels en actuariat pour les régimes de retraite

SERVICES PROFESSIONNELS EN ACTUARIAT POUR LES RÉGIMES
DE RETRAITE POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY
SP-15-126
La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour des services professionnels en actuariat
pour les régimes de retraite pour la Ville de Châteauguay
.
Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On
pourra se procurer ces formulaires à compter du 19 février 2015 soit par courrier
électronique: www.seao.ca ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système
électronique d’appel d’offres (SEAO)» au 514-856-6600. Ce service est disponible du lundi au
vendredi de 8h30 à 17h00.
Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés.
Les soumissions seront reçues jusqu’à 14 heures le 17 mars 2015 dans une enveloppe
scellée à l’adresse suivante:
VILLE DE CHÂTEAUGUAY
ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS ET DU GÉNIE
DIVISION APPROVISIONNEMENTS
220, BOULEVARD INDUSTRIEL
CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 4Z2
et y seront ouvertes le même jour, à 14 h 05.
Le Conseil municipal n’ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s’engage à
accepter aucune des soumissions reçues.
Donné à Châteauguay, ce 18 février 2015.
Isabelle Lazure
Chef de la Division approvisionnements
VILLE DE CHÂTEAUGUAY
DIVISION APPROVISIONNEMENTS
APPEL D’OFFRES
PUBLIC
SP-15-126
SERVICES PROFESSIONNELS EN ACTUARIAT POUR LES RÉGIMES DE RETRAITE POUR
LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY
DEVIS TECHNIQUE
1.
MANDAT
Supporter la direction des ressources humaines selon les besoins en matière d’actuariat pour
les régimes de retraite
2.
DURÉE DU CONTRAT
Il s’agit d’un mandat d’une durée de trois (3) années, soit de l’octroi de contrat au 31 décembre
2017 mais sujet à une évaluation annuelle de la direction des ressources humaines qui peut
choisir d’y mettre fin en tout temps en cas d’insatisfaction, notamment en ce qui concerne la
compétence professionnelle, les résultats obtenus et le respect des termes et conditions du
contrat. Le mandat pourra aussi être prolongé une année de plus à la fois à la discrétion du
directeur des ressources humaines et ce, jusqu’au 31 décembre 2019 au maximum.
3.
CONTEXTE DE RÉALISATION DU MANDAT
3.1.
La direction des ressources humaines a notamment comme mandat de représenter les
intérêts de la Ville dans l’ensemble de ses relations avec ses employés et associations
de travailleurs.
3.2.
Dans le cadre de son mandat et selon les besoins, la direction des ressources
humaines recours à des services professionnels externes, notamment en actuariat :
support et assistance en matière de négociation collectives et d’application de loi
spéciale, assistance technique devant lors de grief et arbitrage, évaluation des
demandes et réclamations en matière de retraite, support-conseil aux représentants de
la ville siégeant sur le comité de retraite etc.
3.3.
L’organisation regroupe 400 employés répartis en 8 groupes d’employés : cols blancs,
cols bleus, policiers, pompiers, techniciens de scène, cadres de direction, cadres,
brigadiers scolaires et non-syndiqués.
3.4.
Il n’y a qu’un seul régime de retraite à prestations déterminées couvrant tous les
groupes d’employés énumérés précédemment, à l’exception des techniciens de scène,
des brigadiers scolaires et des non-syndiqués qui n’ont pas de régime de retraite.
3.5.
Ces services sont rendus sous le contrôle et la direction de la direction des ressources
humaines qui rend directement compte aux autorités municipales.


4.
Service client :
Gestionnaire du projet :
Direction des ressources humaines
Direction des ressources humaines
MANDAT
4.1.
La Ville de Châteauguay désire retenir les services d’un actuaire spécialisé en régimes
de retraite afin de supporter la direction des ressources humaines dans son rôle de
représentant patronal, tel qu’expliqué plus haut. Dans ce cadre, l’actuaire retenu
conseillera et supportera la direction des ressources humaines dans le cadre des
travaux et négociations découlant de la Loi favorisant la santé financière et la pérennité
des régimes de retraite à prestations déterminées du secteur municipal (2014,
chapitre 15).
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5.
4.2.
La personne professionnelle, actuaire doit être reconnu par Fellow l’institut canadiens
des actuaires et posséder un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente,
notamment comme conseiller patronal en matière de régimes de retraite.
4.3.
Elle doit faire preuve d’une bonne connaissance et expérience des relations du travail
en milieu municipal, notamment en ce qui concerne les règles applicables au droit de
grève et de lock-out, aux notions entourant les services essentiels et l’arbitrage de
différend chez les policiers et les pompiers.
4.4.
La personne a par ailleurs l’habitude de travailler pour le compte d’une direction ou d’un
service des ressources humaines et doit s’engager à agir exclusivement sous les
ordres et instructions de la direction des ressources humaines et faire approuver ses
actes et travaux au préalable par celle-ci.
4.5.
La personne doit être en mesure de faire les analyses coût/bénéfice et d’adopter les
approches les plus efficaces, tout en minimisant les coûts, notamment en limitant les
actes et les communications inutiles et en adoptant des plans et stratégies optimaux.
4.6.
La réputation, le sens de l’éthique et de la déontologie du professionnel doivent être audessus de tout soupçon, de même que son engagement à travailler loyalement pour la
direction des ressources humaines. Enfin, cette personne devra être en mesure
d’assurer son propre remplacement par une autre personne possédant le mêmes
qualifications avec une expérience similaire en cas d’incapacité d’agir.
RÔLE DE CHACUNE DES PARTIES
5.1.
Fournisseur
5.1.1. La personne professionnelle devra fournir des services conformément aux
ordres et instructions de la direction des ressources humaines et faire approuver
au préalable le plan de travail pour chacun des mandats à exécuter et les actes
professionnels en découlant.
5.1.2. Elle rendra compte exclusivement à la direction des ressources humaines.
5.1.3. Elle devra s’assurer que les services fournis/rendus sont conformes aux lois et
règlements municipaux, provinciaux et fédéraux en vigueur au moment de leur
exécution. Si ces lois et règlements sont modifiés, la personne professionnelle
devra modifier, s’il y a lieu, le service en cours d’exécution.
5.1.4. La personne professionnelle ne divulguera aucune information confidentielle
obtenue dans la réalisation des mandats confiés sauf quand la loi le requiert ou
avec le consentement écrit de la direction des ressources humaines. Toutefois,
cela ne s’applique pas aux renseignements qui font partie du domaine public et
aux renseignements déjà en possession d’une tierce partie au moment de leur
divulgation par la personne chargée du projet ou mandat.
5.2.
Obligation de la Ville de Châteauguay
La Ville s’engage à remplir les obligations suivantes :
 Fournir les informations de base qu’elle possède nécessaires à la réalisation
des mandats et travaux;
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



5.3.
Fournir sa collaboration pour que la personne professionnelle soit en mesure
d’exécuter ses services efficacement;
Examiner tout document qui lui est présenté par la personne professionnelle et
lui communiquer sa décision par écrit ou verbalement de façon à ce que la
prestation de services de la personne professionnelle ne soit pas retardée;
Aviser la personne professionnelle de toute erreur dans le projet ou mandat et
de toute contradiction dans les documents dont la direction des ressources
humaines a connaissance ou dont elle a été informée;
Recommander le paiement des honoraires du professionnel conformément aux
instructions de la direction des ressources humaines et aux dispositions du
contrat.
La nature et la modalité du calcul de la rémunération
5.3.1. Selon les besoins, elles devront être à taux horaire pour la durée du mandat. La
direction des ressources humaines peut toutefois convenir d’un autre mode de
rémunération avec la personne professionnelle, notamment un montant
forfaitaire pour un travail ou un mandat déterminé.
5.3.2. Le taux horaire doit inclure, notamment, tous les frais de secrétariat, les débours
et autres frais administratifs nécessaires à l’exécution du mandat, y compris le
temps et les frais de déplacement de la personne professionnelle entre son
bureau et les bureaux et installations de la Ville de Châteauguay. `
5.3.3. La personne professionnelle devra produire une facture à tous les mois le cas
échéant et ses honoraires seront payés dans les trente (30) jours de la
réception de cette facture mensuelle.
5.3.4. De plus, la personne professionnelle devra produire une facture au plus tard le
10 janvier pour les services rendus au 31 décembre de l’année suivante.
6.
7.
DURÉE DU CONTRAT
6.1.
Le présent contrat s’échelonne de l’octroi jusqu’au 31 décembre 2017 avec option de
prolonger aux mêmes conditions jusqu’au 31 décembre 2019.
6.2.
Après trois (3) ans, la Ville de Châteauguay se réserve le droit de renouveler aux
mêmes conditions, par tranche de douze (12) mois, jusqu’à concurrence de deux (2)
ans.
6.3.
L’arrivée du premier des événements suivants mettra fin au contrat :
 Date d’échéances;
 l’atteinte du montant maximal indiqué au contrat au moment de sa signature
LOI SUR LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL
Comme la Loi sur la santé et la sécurité du travail rend responsables conjointement et
solidairement le patron et l’adjudicataire, la Ville exige :
a. QUE l’adjudicataire, avant la signature du contrat ou à tout autre moment opportun,
produise les pièces justificatives attestant qu’il est conforme à cette Loi;
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b. QUE l’adjudicataire, dans les deux (2) jours qui suivent un accident survenu lors de
l’exécution des travaux adjugés par la Ville, fasse rapport de cet accident au
gestionnaire ou le chargé de projet qui le remet ensuite au Bureau des réclamations;
c. QU’avant d’approuver pour paiement l’estimation finale, l’adjudicataire transmet au
gestionnaire ou au chargé de projet, un certificat du Bureau des réclamations à l’effet
qu’il n’y a, à la connaissance dudit bureau, aucune réclamation relative à cette Loi
contre l’adjudicataire.
8.
DISPONIBILITÉ
L’adjudicataire doit assurer le maintien en tout temps d’une bonne communication avec le
représentant de la Ville afin d’assurer des services d’entretien rapide et efficace.
9.
HEURES DE TRAVAIL
9.1.
Le nombre d’heures évaluées pour l’exécution de ce mandat est de 200 heures pour
l’ensemble des professionnels
9.2.
La Ville ne fournit aucune garantie pour un minimum d’heures.
9.3.
Le temps de facturation est compilé à partir de l’arrivée sur les lieux. Aucune charge
supplémentaire ne sera acceptée.
9.4.
La Ville de Châteauguay appliquera les taux horaires soumis seulement pour le temps
d’exécution du mandat. En aucun cas, la Ville paiera pour un nombre d’heures
minimum exigées de l’adjudicataire afin d’obtenir les services reliés à ce contrat.
9.5.
La Ville de Châteauguay ne défrayera aucun coût pour le temps supplémentaire. Le
tarif horaire demeurera inchangé même après les heures normales de travail, les fins
de semaine ainsi que les jours fériés.
10. CONFIDENTIALITÉ
L’adjudicataire s’engage à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulgue les données,
analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en vertu du contrat ou quoi que ce soit
dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.
11. PROGRAMME DES OPÉRATIONS
11.1.
Dans l’exécution de ses travaux, l’adjudicataire se conforme aux directives verbales ou
écrites émises par le gestionnaire responsable ou le surveillant, établissant la priorité et
l’ordre des travaux à effectuer et tout ce qui a trait à l’exécution de son contrat.
11.2.
Pour chaque appel de service ou pour chaque visite, l’adjudicataire doit se présenter à
l’arrivée et au départ (lieu à indiquer) de la Ville de Châteauguay afin de faire signer et
approuver par le gestionnaire responsable ou le représentant de la Ville une cédule de
travail sur laquelle sont indiqués :
a)
La date;
b)
Les heures d’arrivée et de départ de l’employé;
c)
Le nombre d’heures travaillé/employé;
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d)
L’adresse du bâtiment ou des bâtiments;
e)
La description précise des travaux effectués;
f)
Le nom du requérant;
g)
Le détail des matériaux fournis (prix, quantité…).
12. INSTRUCTIONS ET INTERPRÉTATION
12.1.
L’adjudicataire se conforme aux instructions du représentant de la Ville ou son
remplaçant en tout ce qui a trait à la bonne exécution du contrat.
12.2.
Il collaborera avec le représentant de la Ville et lui donnera par écrit tous les
renseignements demandés pour assurer un suivi du mandat.
13. QUANTITÉ
13.1.
Les quantités exprimées aux présents documents sont fournies à titre indicatif
seulement. Elles sont basées sur des historiques de consommation et sur les besoins
estimés et sont utilisées aux fins d’un scénario permettant de déterminer les meilleures
propositions de prix pour fin d’octroi seulement.
13.2.
Quelle que puisse être la différence entre les quantités indiquées et les quantités
réellement exécutées ou fournies, l’adjudicataire n’a droit qu’au paiement des quantités
réellement exécutées et/ou des matériaux réellement fournis.
13.3.
La Ville de Châteauguay ne peut pas être tenue responsable de respecter les quantités
qui sont inscrites qu'à titre approximatif et non pas limitatif.
14. NON-EXCLUSIVITÉ
14.1.
La Ville de Châteauguay s’engage à acquérir dans la mesure du possible tous les
produits reliés à ce contrat auprès de l’adjudicataire pour la durée du contrat.
14.2.
Si cet appel d’offres consiste à établir une entente d’approvisionnement à long terme
avec un fournisseur, cette entente ne constitue pas un contrat d’exclusivité d’achat
auprès de l’adjudicataire.
14.3.
La Ville se réserve le droit d’acquérir des produits identiques auprès d’autres
fournisseurs. L’adjudicataire renonce à exercer tout recours contre la Ville advenant
l’achat auprès d’autres fournisseurs des produits compris à cet appel d’offres.
15. SERVICES
L'adjudicataire devra fournir la totalité des produits énumérés au bordereau de soumission. Il
devra faire le nécessaire pour mettre en œuvre toutes les ressources qui lui seront
nécessaires pour parachever l'exécution de son contrat.
16. DÉFAUT D’EXÉCUTION ET PÉNALITÉS
16.1.
Tous les frais encourus par la Ville et/ou pénalités qui font suite au défaut de
l’adjudicataire d’exécuter l’une quelconque des clauses du présent contrat, devront être
payés ou remboursés par l’adjudicataire.
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16.2.
Les dommages découlant d’infraction(s) aux différents articles de cet appel d’offres
seront remboursés à même les paiements dus à l’adjudicataire après rapport du
responsable du Service concerné, dont copie sera transmise à l’adjudicataire.
16.3.
Si l’adjudicataire est en défaut de respecter l’un des engagements souscrits, et sans
limiter la généralité de ce qui précède, le responsable du Service concerné pourra
mettre à l’œuvre le personnel et les équipements nécessaires pour suppléer au défaut
de l’adjudicataire, après l’en avoir avisé verbalement ou par téléphone, si possible. Les
dépenses ainsi encourues par la Ville devront être payées ou remboursées par
l’adjudicataire.
17. ABSENCE DE L’ADJUDICATAIRE
Si le travail de l’adjudicataire n’est pas conforme aux exigences du présent appel d’offres et
que le gestionnaire responsable ne peut rejoindre le représentant responsable de
l’adjudicataire, le gestionnaire responsable peut, sans avis préalable, intervenir pour suppléer
au défaut de l’adjudicataire, aux frais de ce dernier.
18. FACTURATION ET MODALITÉS DE PAIEMENT
18.1.
L’adjudicataire devra produire une facture ou une demande de paiement à l’intérieur
d’un délai maximum de trente (30) jours de la réalisation d’un mandat.
18.2.
Chaque facture doit indiquer séparément les informations suivantes :
a)
le numéro de l’entente ou du contrat;
b)
un numéro de facture imprimé ou dactylographié de façon évidente;
c)
le nom de la personne ayant commandé l’exécution des travaux et/ou du service;
d)
une description précise des travaux et/ou services réalisés, sur la base du mode de
rémunération retenu;
e)
les dates et heures d’arrivée et de départ des ouvriers, le nombre d’heures
travaillées par chaque ouvrier;
Les difficultés que pourrait rencontré l’adjudicataire lors de l’exécution du contrat ne
pourront en aucun cas faire l’objet de frais supplémentaires au prix déjà soumissionné
lors des paiements finaux. Tout dommage causé par l’adjudicataire sera réparé aux
frais de celui-ci.
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