informations utiles pour les exposants

 Ce document a été conçu dans le but de vous aider à bien planifier votre participation comme exposant au congrès du RQRA. Nous espérons que ces détails vous faciliteront la tâche. Nous sommes toujours à votre disposition si vous avez des questions. Pour information, contactez Wahiba au 514 526‐3777, poste 222 ou 514 347‐8281. Bon congrès ! Pour consulter le programme du congrès, veuillez consulter notre site Web au www.rqra.qc.ca 1. Site du congrès Fairmont Le Château Frontenac 1, Rue des Carrières Québec (QC) G1R 4P5 418 692‐3861 2. Hébergement  Le RQRA a négocié des tarifs spéciaux avec le Château Frontenac. Les tarifs sont pour une nuitée en occupation simple ou double. Pour obtenir ces prix spéciaux, il faut, lors de la réservation, mentionner le code RQRA1116. La date limite pour réserver à ce tarif est le 17 octobre. Château Frontenac (Site du congrès) Tarifs de 159$ + TX 1 866 540 4460 2
3. Horaire de l’exposition Jour 1 – mercredi 16 novembre 2016 17h15 à 20h00 Visite et cocktail dînatoire au salon des exposants. Jour 2 – jeudi 17 novembre 2016 7h30 à 8h30 10h45 à 12h00 12h à 13h30 13h30 Petit déjeuner et visite des kiosques au Salon des exposants Visite des kiosques au salon des exposants Lunch au salon des exposants Fermeture du salon des exposants et démontage des kiosques 4. Tirages et concours Une carte avec des personnages historiques sera remise aux congressistes. Ces derniers devront identifier 5 personnages parmi les exposants afin d’être éligibles au concours. Ils viendront ainsi vous rencontrer pour connaître votre personnage, ce qui facilitera les échanges. Le tirage se fera au kiosque d’Hébergement Conseil (commanditaire de ce concours) le 17 novembre à 11h 45. Ceci dit, si vous désirez faire des tirages et des concours à votre kiosque, vous serez responsables de communiquer avec les gagnants. 3
5. Kiosque Votre kiosque inclut : 
Stand 8’x10’ en rideaux de couleur noire avec structure en aluminium (la couleur des rideaux peut être différente que celle sur la photo). 
2 chaises 

Corbeille de recyclage Une table de 6’ jupée et nappée 
Une poubelle 
1 affiche d’identification 8’’x 48’’ indiquant le nom de l’exposant en noir sur fond blanc 
Une prise électrique 6. Conditions de paiement Aucune admission au congrès ni accès au kiosque sans paiement complet. Les montants des kiosques sont taxables. Une facture est émise par le RQRA sur signature ou courriel de confirmation d’un kiosque. Le paiement en entier est dû avant l’événement, au plus tard le 17 octobre 2016. En cas d’annulation du kiosque, un avis devra être transmis au RQRA par écrit. Dans ce cas, des frais d’administration de 20% du total dû seront retenus. Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé après le 21 octobre 2016. 4
NOTE : Si pour quelque raison que ce soit, le congrès 2016 devait être annulé, le RQRA n’est pas responsable des frais de transport, d’hébergement ou des autres frais engagés lors de l’inscription. Le remboursement des exposants se limiterait alors aux frais perçus. * Veuillez prendre note qu’aucun entreposage (boîtes, caisses, etc.) n’est permis avant, pendant ou après l’évènement. 7.
Horaire de montage Le montage aura lieu de 7h00 à 16h00 le mercredi 16 novembre. Votre horaire d’entrée vous sera communiqué deux semaines avant l’évènement. Veuillez respecter l’horaire qui vous sera assigné. 8.
Livraisons Aucune livraison n’est permise au Fairmont Le Château Frontenac avant la journée du montage. Le Château Frontenac n’est pas responsable pour les frais de livraison refusés. Adresse d’envoi : Fairmont Le Château Frontenac 1 Rue des Carrières Québec (QC) G1R 4P5 Congrès RQRA (16‐18novembre 2016) À l’attention de : CONGRÈS RQRA. 9.
Expédition, réception et manutention Étiquetage des boîtes : Les renseignements suivants doivent apparaître sur chacune des boîtes expédiées à l'hôtel afin d’éviter perte et confusion. 
Congrès RQRA 
Nom de la compagnie / de l’exposant. 
16‐18 novembre 2016 
Numéro du kiosque. 5
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Le nom de la personne responsable qui sera présente à votre kiosque pendant l’exposition. 10. Démontage Le démontage débute à 13h30 le jeudi 17 novembre. Votre kiosque doit être vidé, au plus tard, pour 14h30. 11. Nourriture et boissons Fairmont Le Château Frontenac est le fournisseur exclusif de nourriture et boisson. Aucune nourriture ou boisson provenant de l’extérieur n’est permise. 12. Équipement audiovisuel et électricité Fournisseur officiel : PSAV Tel : 418-694-9595
Courriel : [email protected] 13. Assurances Chaque exposant doit détenir une couverture d’assurance responsabilité civile de 1 million pour pouvoir faire la location d’un kiosque. SVP, veuillez nous faire parvenir une copie de votre assurance par fax au 514 526‐2662 ou par courriel au [email protected]. 14. Services de nettoyage pour les kiosques Les endroits principaux et les poubelles de chaque kiosque seront maintenus propres par Fairmont Le Château Frontenac. Le nettoyage additionnel est la responsabilité de l’exposant. Des frais minimums de 250,00 $ seront facturés si des confettis, serpentins ou brillants sont utilisés dans le salon d’exposition. 6
15. Coûts d’électricité Votre kiosque sera muni d’une prise électrique gratuite. 16. Besoins spécifiques Pour du mobilier spécial communiquez avec DEE :
Tél : 418 666‐7133 Fax : 418 682‐6697 17. Sécurité Un gardien de nuit sera en fonction dans l’exposition à partir de 20h00 le mercredi 16 novembre jusqu’à 7h30 le jeudi 17 novembre. 7