Processus OFEC Reconnaissance à l`étranger

Département fédéral de justice et police DFJP
Office fédéral de la justice OFJ
Domaine de direction Droit privé
Office fédéral de l'état civil OFEC
Processus OFEC
no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1er janvier 2011)
Reconnaissance à l'étranger
(enregistrement ultérieur)
Transaction Reconnaissance
Reconnaissance à l'étranger
Processus OFEC
er
no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011)
Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
Table des matières
0
Aperçu systématique ________________________________________________ 4
1
Pièces justificatives _________________________________________________
1.1
Acte de reconnaissance _________________________________________
1.2
Acte de naissance______________________________________________
1.3
Déclaration de reconnaissance en paternité__________________________
5
5
5
5
2
Compétence _______________________________________________________
2.1
Quant au lieu__________________________________________________
2.2
Quant à la matière______________________________________________
2.3
Quant à la personne ____________________________________________
5
5
6
6
3
Examen ___________________________________________________________
3.1
Décision de l'autorité de surveillance _______________________________
3.2
Preuve de l'établissement du lien de filiation _________________________
3.3
Nom_________________________________________________________
3.4
Droit de cité ___________________________________________________
6
6
7
7
8
4
Préparation de l'enregistrement _______________________________________ 8
4.1
Données non disponibles ________________________________________ 8
4.2
Données disponibles____________________________________________ 8
5
Enregistrement _____________________________________________________ 9
6
Communications officielles ___________________________________________ 9
7
Délivrance d'extraits du registre ______________________________________
7.1
Confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée
à l'étranger __________________________________________________
7.2
Acte de naissance_____________________________________________
7.3
Extrait du registre des naissances (CIEC) __________________________
7.4
Confirmation de la naissance ____________________________________
7.5
Certificat relatif à l'état de famille enregistré _________________________
7.6
Acte d'origine_________________________________________________
7.7
Confirmation de l'enregistrement de la reconnaissance ________________
8
10
10
10
10
10
10
10
11
Archivage des pièces justificatives ___________________________________ 11
8.1
Acte de reconnaissance étranger _________________________________ 11
8.2
Correspondance ______________________________________________ 11
2/11
Processus OFEC
er
no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011)
Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
Tableau des modifications
Modifications au 1er janvier 2011
NOUVEAU
Processus entier
Adaptation des articles à l'OEC nouvellement révisée
valable dès le 01.01.2011.
Chiffre 1.1 et nouveau chiffre 1.3
Deuxième alinéa du chiffre 1.1 en tant que nouveau
chiffre 1.3.
Chiffre 3.5
Abrogé (plus de statistique).
Chiffre 5
Précision des données.
Chiffre 6
Précision des données.
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no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: : 1 janvier 2011)
Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
0
Aperçu systématique
Démarrer
Acte de reconnaissance
étranger
Reconnaissance
valable?
non
Interruption:
clarification des faits
1
1.1
1.2
1.3
Pièces justificatives
Acte de reconnaissance
Acte de naissance
Déclaration de reconnaissance en paternité
2
2.1
2.2
2.3
Compétence
Quant au lieu
Quant à la matière
Quant à la personne
3
3.1
3.2
3.3
3.4
Examen
Décision de l'autorité de surveillance
Preuve de l'établissement du lien de
filiation
Nom
Droit de cité
4
4.1
4.2
Préparation de l'enregistrement
Données non disponibles
Données disponibles
5
Enregistrement
6
Communications officielles
7
7.1
Délivrance d'extraits du registre
Confirmation de l'inscription d'une
reconnaissance d'enfant effectuée à
l'étranger
Acte de naissance
Extrait du registre des naissances (CIEC)
Confirmation de la naissance
Certificat relatif à l'acte de famille enregistré
Acte d'origine
Confirmation de l'enregistrement de la
reconnaissance
oui
Compétent?
non
Interruption: transmission
en cas de récusation
oui
Examen formel et
matériel
Constatation des effets
légaux sur le nom et le
droit de cité
Ressaisie des
personnes
Préparation de
l’enregistrement
Mandat de ressaisie
Données disponibles?
non
non
Saisie de la
personne
étrangère
oui
Données actuelles?
non
Enregistrement des
événements
manquants
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
Enregistrement
Communications
officielles
8
8.1
8.2
Archivage des pièces justificatives
Acte de reconnaissance étranger
Correspondance
Délivrance d’extraits
du registre
Archivage des pièces
justificatives
Fin
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no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: : 1 janvier 2011)
Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
1
Pièces justificatives
1.1
Acte de reconnaissance
Il y a un document étranger d'où il ressort que le père reconnaît expressément un enfant
déjà né, ou qui n'est pas encore né au moment de la déclaration, en tant que son enfant.
Cette déclaration est indispensable conformément au droit déterminant (art. 68 al. 1 LDIP) si
les parents n'étaient pas mariés ensemble au moment de la naissance de l'enfant. Il peut
aussi s'agir d'une déclaration en relation avec le mariage ultérieur des parents de l'enfant
commun (légitimation).
1.2
Acte de naissance
Il n'est pas toujours possible de présenter un document séparé relatif à la reconnaissance
d'un enfant à l'étranger. La reconnaissance se fait souvent lors de l'enregistrement de la
naissance, en particulier lorsque le père annonce aux autorités compétentes étrangères la
naissance de son enfant personnellement ou sous la forme écrite prescrite.
L'acte de naissance étranger donne des renseignements, directs ou indirects, sur la reconnaissance de l'enfant par le père en remplacement d'un acte de reconnaissance. Cet acte
mentionne, par exemple, que le père a annoncé la naissance de l'enfant en vue de son inscription dans le registre des naissances. Ce fait est généralement considéré en tant que reconnaissance conformément au droit étranger décisif (art. 68 al. 1 LDIP) pour l'établissement
de la filiation avec le père même si aucun acte de reconnaissance séparé n'est disponible.
L'acte de naissance justifie dans ce cas aussi bien la naissance et l'établissement de la filiation avec la mère que la reconnaissance de l'enfant ou l'établissement de la filiation avec le
père.
1.3
Déclaration de reconnaissance en paternité
Dans certaines circonstances, le père peut remettre la déclaration de reconnaissance en
paternité aussi auprès d'une représentation de la Suisse à l'étranger (voir processus no 33.1
Reconnaissance en Suisse, chiffre 4,3). Comme il ne s'agit pas d'un acte étranger, une décision de l'autorité de surveillance selon chiffre 3.1 n'est pas nécessaire (voir aussi la circulaire
no 20.11.01.02 du 1er janvier 2011 "Reconnaissance d’enfant par l’intermédiaire de la représentation suisse à l’étranger lorsque celle-ci n’est pas possible à l’étranger").
2
Compétence
2.1
Quant au lieu
La compétence de l'enregistrement est régie, dans le cadre du droit fédéral, par le droit cantonal en matière d'organisation (art. 2 al. 2 let. b ou al. 3 OEC).
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no 33.4 du 15 décembre 2004 (Etat: 1 janvier 2011)
Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
La reconnaissance effectuée à l'étranger est enregistrée dans le canton d'origine du père de
l'enfant. S'il est étranger, la reconnaissance est enregistrée dans le canton d'origine de la
mère ou de celui de l'enfant. Si la personne concernée possède des droits de cité communaux dans différents cantons, la reconnaissance est enregistrée par l'office de l'état civil qui
détient l'acte de reconnaissance.
Si la naissance de l'enfant a été enregistrée en Suisse dans un registre des naissances tenu
sur papier, la reconnaissance devra être inscrite dans tous les cas en tant que mention marginale.
Si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et pour autant que
l'enfant ne soit pas né en Suisse, l'enregistrement de la reconnaissance n'est obligatoire que
si les données sont disponibles dans le registre de l'état civil. Dans ce cas, l'autorité de surveillance du canton de domicile ou du canton dans lequel un nouvel enregistrement doit être
enregistré statue sur l'acceptation de la reconnaissance effectuée à l'étranger et le cas
échéant ordonne son enregistrement.
2.2
Quant à la matière
Les relations juridiques entre l'enfant et son père sont établies par la reconnaissance (filiation). L'établissement de la filiation se base sur la déclaration de volonté expresse du père.
Si cette condition manque, la reconnaissance ne peut pas être enregistrée.
Les données sur le père qui se fondent sur une simple indication de la mère ne suffisent pas
pour établir le lien de filiation même si elles sont prises en considération lors de l'enregistrement de la naissance à l'étranger. La désignation du prétendu père a seulement un caractère
d'indice et peut servir de base pour une procédure de constatation juridique.
2.3
Quant à la personne
Les collaboratrices et les collaborateurs de l'office de l'état civil doivent tenir compte des
règles qui régissent la récusation lors de l'enregistrement de la reconnaissance (voir art. 89
al. 3 OEC).
3
Examen
3.1
Décision de l'autorité de surveillance
L'autorité de surveillance du canton d'origine du père de l'enfant ou, s'il ne possède pas la
nationalité suisse, l'autorité de surveillance du canton d'origine de l'enfant ou de sa mère
statue sur l'acceptation de la reconnaissance effectuée à l'étranger. A cet effet, elle peut se
fonder sur l'appréciation (traduction sommaire et confirmation de l'authenticité du document)
de la représentation de la Suisse compétente pour le lieu de la reconnaissance à l'étranger.
Si, en application de la règle citée ci-dessus, plusieurs cantons d'origine sont concernés, la
décision incombe à l'autorité qui détient l'acte de reconnaissance.
6/11
Processus OFEC
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Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
Si les données des personnes concernées sont disponibles, la décision de l'autorité de surveillance est impérative, même si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse. Dans ce cas, la décision entre dans la compétence de l'autorité de surveillance
du lieu de domicile de l'une des deux personnes concernées étrangères ou du canton où
l'événement est survenu si un nouvel acte administratif est en suspens.
Si la naissance de l'enfant a été enregistrée en Suisse dans un registre des naissances tenu
sur papier et que les données des parents étrangers ne sont toutefois pas disponibles, l'inscription de la reconnaissance effectuée à l'étranger en tant que mention marginale dans le
registre des naissances est suffisante. Dans ce cas, la décision d'inscription entre dans la
compétence du canton de naissance.
Si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et si l'enfant n'est pas
né en Suisse, on peut renoncer à enregistrer la reconnaissance effectuée à l'étranger si leurs
données ne sont pas disponibles dans le système. Les personnes concernées ne seront pas
saisies non plus.
3.2
Preuve de l'établissement du lien de filiation
La preuve de l'établissement du lien de filiation est apportée par l'acte de reconnaissance ou
l'acte de naissance de l'enfant. Si seul un acte de naissance est disponible, il faut clarifier si
la filiation de l'enfant envers l'homme désigné en tant que père dans l'acte de naissance a
été établie, quand et de quelle manière (voir circulaire no 20.08.01.01 du 15 janvier 2008
concernant la preuve de l'établissement de la filiation selon le droit étranger).
3.3
Nom
Si au moment de la reconnaissance, l'enfant ou son représentant légal étaient domiciliés
dans l'Etat étranger où l'enfant est né, le nom doit être repris de l'acte de naissance établi
après la reconnaissance. Le nom est régi par le droit de l'Etat de domicile (art. 37 al. 1 LDIP).
Ce principe est valable pour tous les noms. Si un nom inscrit dans l'acte de naissance étranger ne peut être assigné ni au nom de famille ni aux prénoms, il sera enregistré sous "autres
noms".
Les noms que l'enfant porte depuis la reconnaissance par le père ou depuis l'enregistrement
de la naissance seront saisis directement si le nom de l'enfant avant sa reconnaissance n'est
pas prouvé.
Si le nom de l'enfant qui figure dans les documents étrangers n'est pas conforme au droit
suisse en matière de nom et que la personne qui détient l'autorité parentale a une relation
étroite avec la Suisse, il est possible de demander que le nom de l'enfant soit soumis au droit
national suisse (art. 23 al. 2; art. 37 al. 2 LDIP). La déclaration n'est liée à aucune forme particulière.
L'enfant reconnu à l'étranger avant le 1er janvier 1978 recevait le nom de famille du père
conformément aux dispositions en matière de nom en vigueur à cette date (la loi nationale
était déterminante).
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Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
3.4
Droit de cité
Si l'enfant possède la nationalité suisse au moment de la reconnaissance, celle-ci n'a en
principe aucune influence sur le droit de cité.
L'enfant étranger mineur au moment de la reconnaissance, né après le 31 décembre 2005,
acquiert la nationalité suisse par l'établissement du lien de filiation avec le père (art. 1 al. 2
LN). La majorité et la minorité sont régies par le droit suisse (art. 35 LN; art. 14 CC).
Une reconnaissance effectuée entre le 1er janvier 1978 et le 1er janvier 2006 n'a pas d'effet
sur la nationalité. L'enfant acquiert cependant la nationalité suisse du père par le mariage de
ses parents, s'ils se marient ensemble en Suisse ou à l'étranger pendant sa minorité (circulaire no 20.07.06.02 du 15 juin 2007 Nationalité suisse).
L'enfant reconnu à l'étranger avant le 1er janvier 1978 recevait la nationalité suisse du père
selon les dispositions en vigueur à cette date pour autant qu'il ne soit pas adultérin (art. 304
CC, abrogé le 1er janvier 1978). En outre, il y a lieu de vérifier si l'enfant a perdu la nationalité
suisse acquise par filiation paternelle en raison d'une annonce tardive ou s'il l'a gardée à titre
exceptionnel (art. 10 LN).
4
Préparation de l'enregistrement
4.1
Données non disponibles
Si les données d'une personne concernée ne sont pas disponibles, la ressaisie doit être
mandatée (voir processus no 30.1 Ressaisie).
Si une personne étrangère également concernée ne figure pas dans le registre des familles, il y a lieu de procéder préalablement à la saisie de ses données d'état civil (voir processus no 30.3 Saisie des ressortissants étrangers) (art. 15a al. 2 OEC).
On peut renoncer à saisir la reconnaissance effectuée à l'étranger dans le registre de l'état
civil si aucune des personnes concernées ne possède la nationalité suisse et si les données
de l'enfant ne sont pas disponibles. Par contre, l'inscription de la reconnaissance de l'enfant
en tant que mention marginale dans le registre des naissances tenu sur papier est obligatoire.
4.2
Données disponibles
Sur la base des données à disposition, il y a lieu de vérifier si les données enregistrées dans
le système sont exactes, complètes et conformes à l'état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC).
S'il s'avère que les données d'état civil disponibles de la personne concernée ne sont pas
exactes, complètes ou conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à
ce que tous les événements survenus jusqu'au jour précédant la reconnaissance qui n'ont
pas encore été enregistrés soient prouvés et saisis.
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Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
5
Enregistrement
L'enregistrement de la reconnaissance effectuée à l'étranger engendre la mise en relation
des données de l'enfant avec celles du père.
La procédure concernant les cas particuliers est décrite dans la circulaire no 20.08.01.01
du 15 janvier 2008 "Preuve de l'établissement du lien de filiation selon le droit étranger".
6
Communications officielles
La livraison des données
•
•
au contrôle des habitants du domicile de l'enfant reconnu, de la mère et du père de
l'enfant (art. 49 al. 1 let. b OEC),
aux autorités de l'AVS (art. 53 al. 1 OEC)
a lieu automatiquement sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de
la commune concernée (Art. 49 Abs. 3 OEC).
D'autres communications sont envoyées:
•
•
à l'autorité tutélaire du domicile de la mère au moment de la naissance de l'enfant
(art. 50 al. 2 let. a OEC) s'il est mineur au moment de la reconnaissance (art. 50 al.
1 let. c OEC),
à la mère et à l'enfant domiciliée en Suisse et à l'enfant, resp. à son représentant légal, ou à ses descendants après son décès (art. 11 al. 7 OEC), avec renvoi aux articles 260a-260c CC.
Le cas échéant, d'autres communications sont également envoyées:
•
•
à l'office de l'état civil de la commune d'origine de la personne concernée (art. 49a
al. 2 let. b OEC),
à l'Office fédéral des migrations si l'événement concerne une personne qui requiert
l'asile, qui est admise provisoirement ou qui a été reconnue en tant que réfugiée
(art. 51 al. 1 let. b OEC).
Si la naissance de l'enfant en Suisse est inscrite dans un registre des naissances tenu sur
papier, une communication officielle est également envoyée à l'office de l'état civil du lieu de
naissance. Cet office inscrit la reconnaissance en tant que mention marginale dans le registre des naissances ou transmet la communication pour exécution au lieu où le registre des
naissances est conservé.
D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC).
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Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
7
Délivrance d'extraits du registre
7.1
Confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger
Une confirmation de l'inscription d'une reconnaissance d'enfant effectuée à l'étranger est
remise, sur demande (formule 5.3.2 ou 5.4.2). La commande de ce document, soumis à un
émolument, n'est pas obligatoire.
7.2
Acte de naissance
L'office de l'état civil du lieu de naissance en Suisse remet un nouvel acte de naissance
(formule 1.2.3) sur demande. L'acte de naissance atteste les données actuelles de l'enfant
au moment de l'établissement de l'acte. Les données relatives à la filiation se réfèrent au
moment de l'établissement du lien de filiation.
7.3
Extrait du registre des naissances (CIEC)
L'office de l'état civil du lieu de naissance en Suisse remet un nouvel extrait de l'acte de
naissance CIEC (formule 1.80) sur demande. L'extrait de l'acte de naissance CIEC atteste
les données actuelles relatives aux noms, au droit de cité et aux parents de l'enfant. Les
noms des parents (père et mère) se réfèrent au moment de l'établissement de l'acte s'il est
établi à partir de la transaction Document.
7.4
Confirmation de la naissance
La confirmation de naissance (formule 1.2.2) délivrée par l'office de l'état civil du lieu de
naissance suisse confirme toutes les données de l'enfant telles qu'elles se présentaient au
moment de la naissance.
7.5
Certificat relatif à l'état de famille enregistré
Un certificat relatif à l'état de famille enregistré est remis au père ou à la mère sur demande.
Si la personne concernée ne possède pas la nationalité suisse, le document est établi par
l'office de l'état civil du lieu de domicile ou de séjour. Les citoyennes et citoyens suisses doivent commander le certificat relatif à l'état de famille enregistré auprès de l'office de l'état civil
de leur lieu d'origine.
7.6
Acte d'origine
A la suite du changement de filiation, l'acte d'origine n'est plus valable puisque les données
ne sont plus actuelles. La commune de domicile ou du lieu de séjour de la personne concernée peut demander le dépôt d'un nouvel acte d'origine.
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Reconnaissance effectuée à l'étranger (enregistrement ultérieur)
7.7
Confirmation de l'enregistrement de la reconnaissance
Une confirmation des effets légaux produits en Suisse par la reconnaissance effectuée à
l'étranger est envoyée à la représentation de la Suisse sur demande. En même temps, il
sera fait mention des effets sur les noms et les droits de cité (si les parents se sont mariés
ensemble avant la reconnaissance) afin que le registre d'immatriculation soit mis à jour et
que les éventuels documents d'identité puissent être correctement établis.
Cette confirmation peut être remise avec la décision d'enregistrement de la reconnaissance
étrangère (art. 32 LDIP) rendue par l'autorité de surveillance.
8
Archivage des pièces justificatives
8.1
Acte de reconnaissance étranger
L'original du document attestant la reconnaissance effectuée à l'étranger doit être conservé
comme pièce justificative. Il est permis, dans les limites légales, d'en établir une photocopie
et de la remettre aux ayants droit ou dans des cas exceptionnels fondés de conserver une
photocopie certifiée conforme à la place de l'original.
8.2
Correspondance
Toute correspondance doit être conservée dans la mesure où elle peut avoir une force probante. Il y a lieu de conserver en particulier les documents éventuels relatifs au nom formé
selon un droit étranger.
R:\PRIVAT\EAZW\EAZW\30 Fachprozesse\33 Kindsverhältnis\33.4 Anerkennung im Ausland\
33.4 Processus_Reconnaissance à l'étranger_F 5_Jan 11_V 4.0 f.doc
11/11