Exercice 4: les fonctions

Compétence Micro
2
Excel 2007
Volume 1
Peter Franck
Traduction : Denis Dornoy
Révision : Stéphanie Guillaume
© Copyright: KnowWare EURL
Société d’édition :
KnowWare E.U.R.L.
70, rue Georges Villette
F-77250 Ecuelles
France
Responsable de la publication :
Mikkel Franck
Adresse électronique :
[email protected]
Dépôt légal : Mai 2007
ISBN : 2-915605-71-8
Imprimeur :
Imprintsa, Espagne
D.L. Num. 29318-2007
Imprimé en Espagne - Printed in Spain
Vente au numéro :
Voyez page 92 ou cherchez un revendeur sur le
site de Compétence Micro.
Contact réservé aux dépositaires de presse :
Média dif - Olivier Le Potvin
Tél. : 33 (1) 01 49 72 59 53
Fax. : 33 (1) 01 43 60 05 83
[email protected]
Lorsqu’il est question de réaliser des tableaux, des graphiques et des calculs automatisés et complexes, Excel est la solution
idéale. C’est aujourd’hui l’outil de nombreuses entreprises.
Dans cet ouvrage, nous avons décidé de
vous proposer bien plus qu’un simple manuel.
Vous pourrez en effet aborder la nouvelle
version d’Excel à l’aide de 17 exercices
complets et très faciles à suivre.
Ils vous guideront de façon progressive à
travers les fonctions de bases, la création de
graphique et vous aideront à réaliser vos
propres formules selon les besoins rencontrés.
L’exercice le plus large de cet ouvrage est
celui consacré à la mise en forme de vos
tableaux. Vous verrez qu’il est non seulement possible de rendre vos tableaux attractifs, mais aussi de mémoriser vos paramètres pour les réutiliser.
Une fois que vous aurez maitrisé le premier
niveau, vous pourrez repousser encore les
possibilités d’Excel en suivant des exercices
plus avancés. Ils vous permettront entre autres d’aborder les fonctions financières, de
travailler sur plusieurs feuilles de calculs à la
fois dans le même classeur ou encore de
régler les préférences de votre logiciel pour
une plus grande flexibilité.
Mikkel Franck, editeur.
[email protected]
Tous les produits cités dans cette publication sont des marques déposées ou des
marques commerciales.
L’auteur et l’éditeur déclinent toute responsabilité pouvant provenir de l’usage des
données ou programmes figurant dans cet
ouvrage.
10
Exercice 2 : créer un budget
Exercice 2 : créer un budget
Dans cet exercice et les suivants, vous allez
préparer un budget. Vous calculerez le total
des revenus, le total des dépenses, et le surplus
résultant.
Nous allons examiner quatre façons de copier
et d’entrer des données dans les cellules : deux
à l’aide de la souris, et deux au clavier.
Vous apprendrez aussi à copier, à déplacer et à
remplir de différentes façons des cellules pour
qu’Excel travaille pour vous. Vous verrez aussi
comment ajouter des lignes et des colonnes à la
feuille de calcul.
Copier
Tapez les données suivantes dans une nouvelle
feuille de calcul, ou, si vous préférez, ouvrez le
fichier exercice02.xlsx dans le supplément disponible sur www.competencemicro.com :
Une méthode de copie consiste à passer par le
Presse-papiers. Ce presse-papiers est une entité
étrange, qui flotte quelque part dans votre ordinateur. Vous ne pouvez pas le localiser précisément, mais c’est une zone de stockage temporaire qui peut contenir jusqu’à 24 éléments
de toutes sortes que vous avez copiés.
Vous pouvez « coller » le contenu du Pressepapiers dans toutes les applications de Microsoft Office.
Coller à partir d’Excel en passant par le Pressepapiers nécessite 4 actions :
1.
La sélection de la zone de la feuille de calcul que vous voulez copier.
2.
La copie dans le Presse-papiers.
3.
La sélection de la zone où vous voulez
placer le copie.
4.
L’insertion (le collage) de la copie.
Copier à l’aide de la souris
Vous allez copier les cellules B4, B5, B6 et B7
dans les colonnes C, D et E.
1.
Cliquez sur la première cellule à copier
(B4) et, en maintenant pressé le bouton de
la souris, tirez le pointeur vers la dernière
cellule (B7) :
2.
Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Copier :
Vous aurez évidemment besoin d’un budget
pour l’année entière, et il vous faudra aussi le
deuxième, troisième et quatrième trimestre.
Mais ne les tapez pas encore !
Si toutes les revenus et dépenses sont les mêmes pour tous les trimestres, il est inutile de les
taper plusieurs fois. Il suffit de copier les données.
Exercice 2 : créer un budget
5.
11
Les cellules B4, B5, B6 et B7 sont toujours
sélectionnées (entourées d’un cadre pointillé clignotant). Annulez la sélection en
appuyant sur E.
Notez qu’il n’est pas nécessaire de sélectionner
la totalité de la zone dans laquelle seront copiées les cellules. Il suffit de sélectionner le
coin supérieur gauche de la zone.
Vous pouvez aussi appuyer sur le raccourci clavier C+c.
3.
Sélectionnez les cellules où vous voulez
coller la copie : cliquez dans la cellule C4
et, en pressant la touche M, cliquez deux
fois sur la touche de direction D :
C’est très pratique, surtout si vous devez copier un grand nombre de cellules, où il serait
très difficile de sélectionner exactement le
même nombre de lignes et de colonnes que la
zone copiée. Dans cet exemple, vous avez sélectionné les trois cellules du haut, ce qui a
permis de copier trois fois les cellules sélectionnées.
Copier au clavier, par le Presse-papiers
Utilisez le clavier le plus possible, surtout si
vous devez travailler avec un ordinateur portable dans des circonstances difficiles.
4.
Dans la barre d’outils, cliquez sur Coller :
Pour cela, il faut évidemment se rappeler les
raccourcis clavier, et il y en a beaucoup. Mais je
vous recommande d’apprendre à utiliser les
plus courants, en particulier ceux de Copier et
Coller, que vous utiliserez beaucoup :
x
Pour copier, appuyez simultanément sur
C et sur c (C+c).
x
Pour coller, appuyez simultanément sur
C et sur v (C+v).
Pour sélectionner une zone, maintenez M
pressée en appuyant sur les touches de direction (H, B, G, D).
Vous pouvez aussi appuyer sur C+v.
1.
Effacez ce que vous venez de coller avec la
souris en sélectionnant la zone et en appuyant sur U, ou annulez la copie en
appuyant sur C+z.
2.
A l’aide des touches de direction, allez à la
première cellule que vous voulez copier
(B4).
3.
En pressant M, appuyez trois fois sur B
pour sélectionner les autres cellules à copier.
4.
Appuyez sur C+c pour copier dans le
Presse-papiers.
5.
Avec les touches D et M, sélectionnez les
cellules où vous voulez coller la copie.
6.
Appuyez sur C+v pour coller la copie.
Les cellules sont copiées dans les colonnes
C, D et E :
Exercice 4: les fonctions
15
Exercice 4: les fonctions
Dans ce chapitre, vous allez continuer à créer
des formules en utilisant une fonction intégrée : SOMME.
Les fonctions intégrées
Au lieu de construire vous-même les formules,
vous pouvez utiliser les fonctions d’Excel, qui
sont des formules toutes faites. Elles consistent
en un nom de fonction suivi de parenthèses.
5.
Avec la souris ou le clavier, allez à la première cellule (B4) et tapez +.
6.
Allez à la cellule suivante (B5) et tapez +.
7.
Continuez jusqu’à la dernière cellule à additionner (B7), puis appuyez sur R.
8.
La formule devrait être =B4+B5+B6+B7, et
le résultat devrait être 27820 :
SOMME()
La fonction la plus commune est SOMME(),
qui additionne les valeurs de cellule entre les
parenthèses.
1.
Ouvrez la feuille de calcul du budget, si ce
n’est déjà fait.
2.
Changez le contenu de certaines des cellules afin que votre budget ressemble à
l’illustration suivante, ou ouvrez le fichier
Exercice04.xlsx, que vous trouverez dans le
supplément disponible à
www.competencemicro.com :
3.
1.
Allez à la cellule C8.
2.
Tapez =somme(. N’oubliez pas la parenthèse ( :
3.
Sélectionnez les cellules que vous voulez
additionner (C4, C5, C6 et C7). Avec la souris, cliquez et tirez. Avec le clavier, utilisez
les touches de direction en pressant M :
Cliquez dans la cellule B8 (ligne Total, colonne 1er trimestre).
Tapez une formule additionnant le contenu des cellules B4, B5, B6 et B7 comme
vous l’avez fait à un exercice précédent :
4.
Comme le contenu de toutes les cellules, les
formules peuvent être copiées dans d’autres
cellules, mais attendez un peu avant de le faire.
Nous allons utiliser la fonction SOMME() :
Tapez le signe d’égalité (=)
Exercice 4: les fonctions
16
3.
4.
Appuyez sur R.
Les résultats que vous avez obtenus dans B8 et
C8 sont tous deux parfaitement corrects, mais
les formules sont très différentes :
x
x
Vous pouvez aussi appuyer sur A+=.
Dans la colonne B, vous avez dit à Excel
d’additionner individuellement le contenu
des cellules B4, B5, B6 et B7, par la formule
=B4+B5+B6+B7.
Dans la colonne C, la formule est
=SOMME(C4:C7). Les deux points (:) entre
C4 et C7 signifient « de C4 à C7 ». La formule signifie « calcule la somme des cellules de C4 à C7 ». C’est très différent, comme vous allez le voir.
Excel vous présente une suggestion : « Voulezvous additionner les cellules de D4 à D7 ? »
Vous pouvez accepter cette suggestion en appuyant sur R, ou la refuser en appuyant
sur E.
Vous pouvez aussi cliquer sur d’autres cellules
pour les additionner.
La somme automatique cherche toujours vers
le haut pour trouver des cellules à additionner.
Si elle ne trouve aucune cellule, elle cherche à
gauche :
Allez, par exemple, à la cellule F4 et cliquez sur
le bouton Somme, ou appuyez sur A+= :
La somme automatique
Cette fonction SOMME est une des fonctions
les plus utilisées dans les feuilles de calcul
d’Excel, à tel point qu’elle est disponible à partir d’un bouton de la barre d’outils et qu’il
existe un raccourci clavier pour cette fonction.
1.
2.
Allez à la cellule D8 et
cliquez sur l’onglet
Accueil en haut de la
fenêtre :
Cliquez sur le bouton
Somme, situé à la
droite du ruban Accueil :
Dans ce cas, Excel ne trouve pas de cellule audessus de F4, et il cherche à gauche de la cellule.
Si vous aviez tapé 2007 dans la cellule F3 (audessus de F4) la suggestion aurait été différente :
Vous pouvez toujours sélectionner d’autres
cellules à additionner avant d’appuyer sur
R. Si vous ne voulez pas accepter cette
formule, appuyez simplement sur E.
Exercice 5 : la mise en forme
21
Exercice 5 : la mise en forme
Vous avez presque terminé votre budget. Au
moins, vous avez terminé la partie la plus difficile. Il ne vous reste plus qu’à donner à votre
travail l’aspect que vous voulez.
Les calculs sont une chose, la présentation en
est une autre. Que ce soit une lettre, un roman
ou une feuille de calcul, la présentation doit
faire ressortir les parties les plus importantes.
Dans le cas de notre budget, il serait plus facile
à lire si les chiffres comprenaient des séparateurs de milliers et si les chiffres des revenus et
des dépenses étaient mis en retrait.
Tout cela s’appelle la mise en forme, et c’est le
sujet de ce chapitre.
Le format automatique
La façon la plus facile et rapide de mettre en
forme une feuille de calcul consiste à sélectionner la zone à mettre en forme et de demander à Excel de la mettre automatiquement
en forme.
1.
Sélectionnez votre budget, c’est-à-dire les
cellules que vous voulez inclure :
2.
À l’onglet Accueil, cliquez
sur le bouton Mettre sous
forme de tableau et sélectionnez une des options :
L’inconvénient de ces mises en forme toutes
faites est le manque d’originalité : votre présentation ressemblera à celle de beaucoup
d’entreprises pour leurs comptes annuels :
Essayez quelques-unes des mises en page proposées. Cliquez sur une mise en forme et
confirmez la zone en appuyant sur OK :
Vous pouvez toujours modifier ces mises en
page ou les annuler en appuyant sur C+z.
Mais si vous voulez contrôler vous-même
l’aspect de votre feuille de calcul, il vous faudra la mettre en forme vous-même.
Les nombres
Pour commencer, vous allez afficher les nombres avec des séparateurs de milliers :
1.
Sélectionnez toutes les cellules contenant
des nombres.
Exercice 5 : la mise en forme
22
2.
Appuyez sur C+M+1 (le 1 de la rangé
de chiffre de votre clavier, pas le 1 du clavier numérique !), ou cliquez sur le bouton
Format de cellule de la rubrique Nombre du
ruban de l’onglet Accueil :
Centrer un titre
Le titre Budget personnel en euros (€) aurait
bien meilleur aspect s’il était centré au-dessus
du budget. Pour cela, deux méthodes sont possibles.
Fusionner et centrer
3.
1.
Sélectionnez les cellules de la ligne 1 dans
lesquelles vous voulez centrer le titre :
7.
Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer,
situé sur le ruban de l’onglet Accueil :
Dans les deux cas, vous affichez la boîte de
dialogue suivante :
Le titre est centré dans les cellules :
4.
Cliquez sur l’onglet Nombre et, dans la liste
de gauche, sélectionnez Nombre.
5.
Sélectionnez 0
comme Nombre
de décimales, cochez la case Utiliser le séparateur
de milliers, et sélectionnez le 1,234 rouge dans la liste Nombres négatifs :
6.
Cliquez sur OK et voyez le résultat.
Cette méthode est la plus rapide, mais pas nécessairement la meilleure. Le bouton Fusionner
et centrer fusionne les cellules sélectionnées, et
cela empêche parfois l’utilisation de certaines
fonctions telle l’impression de titre à chaque
page (voyez Titres à imprimer page 32).
Centrer sur plusieurs colonnes
Les nombres sont affichés avec un séparateur
de milliers. Ce séparateur dépend du choix que
vous avez fait dans les Options régionales du
Panneau de configuration :
Une meilleure méthode consiste à garder les
cellules individuelles sans les fusionner, en
centrant le titre dans les cellules sélectionnées.
En plus, il est possible de centrer le titre à la
fois horizontalement et verticalement.
Langue
Séparateur de milliers
1.
Français (France)
Espace
Annulez ce que vous venez de faire en
appuyant sur C+z.
Français (Belgique)
Point (.)
2.
Français (Suisse)
Apostrophe (‘)
Augmentez la hauteur
de la ligne 1 : cliquez
sur la ligne de séparation entre les lignes 1 et 2, et tirez vers le
bas.
54
Exercice 13 : créer un graphique
Exercice 13 : créer un graphique
Les feuilles de calcul sont souvent intégrées à
des rapports, comptes de résultats ou bilans de
sociétés.
Ces rapports comprennent normalement non
seulement la feuille de calcul avec les chiffres,
mais aussi un graphique illustrant les chiffres.
Ce ruban vous propose plusieurs options
de graphique.
4.
Cliquez sur le bouton Colonne :
5.
C’est dans cette liste que vous choisissez le
type de graphique en colonnes que vous
voulez utiliser. Dans la catégorie Histogramme 3D, sélectionnez Histogramme 3D
groupé :
Dans ce chapitre, vous allez créer un graphisme
à partir des chiffres d’une feuille de calcul. Je
vous montrerai aussi comment mettre en forme
le graphique et comment l’importer dans un
document Word.
Créer un graphique en colonnes
Dans cet exercice, vous allez d’abord créer un
graphique simple basé sur des données simples, après quoi vous le mettrez en forme.
N’oubliez pas qu’un graphique ne fait que
refléter les données de votre feuille de calcul.
Si ces données disparaissent, le graphique
disparaîtra aussi.
Pour commencer, vous allez créer un graphique
relativement simple.
1.
Tapez les données suivantes dans une
feuille vide, ou ouvrez le fichier Exercice13.xlsx du supplément :
2.
Sélectionnez tout le tableau, avec la souris
ou en cliquant sur une cellule du tableau et
en appuyant sur C+*.
3.
Cliquez sur l’ongle Insérer :
Excel 2007 – Volume 1
AVANT-PROPOS .................................................. 3
L’OBJECTIF DE CE CAHIER ................................ 3
À QUI S’ADRESSE CE CAHIER ?......................... 3
L’AUTEUR ....................................................... 3
PREMIER CONTACT ............................................. 4
LA ZONE DE TRAVAIL ........................................ 5
EXERCICE 1: LE TEXTE ET LES NOMBRES ............. 6
ARITHMETIQUE DE BASE .................................. 7
EXERCICE 2 : CREER UN BUDGET....................... 10
COPIER......................................................... 10
LA POIGNEE DE RECOPIE................................ 12
EXERCICE 3 : EXERCICES DE RECOPIE ............... 14
EXERCICE 4: LES FONCTIONS ............................ 15
LES FONCTIONS INTEGREES ........................... 15
EXERCICE 5 : LA MISE EN FORME ....................... 21
LES NOMBRES ............................................... 21
CENTRER UN TITRE........................................ 22
LE RETRAIT ................................................... 23
LES STYLES .................................................. 24
LES FORMATS PERSONNALISES ...................... 25
SELECTIONNER LES CELLULES ....................... 27
LA BORDURE DU BUDGET ............................... 27
LA MISE EN PAGE ........................................... 29
FIGER LES VOLETS ........................................ 33
LES THEMES ................................................. 33
EXERCICE 6: LES REFERENCES ABSOLUES......... 35
MASQUER ET AFFICHER LES COLONNES .......... 38
LES REFERENCES MIXTES .............................. 39
EXERCICE 7: MOYENNE .................................... 41
LES FONCTIONS ............................................ 41
MOYENNE .................................................. 41
EXERCICE 8 : SI ............................................... 44
L’INSERTION MANUELLE ................................. 45
LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE .............. 45
EXERCICES 9 ET 10 : NB ET NBVAL ................ 49
NB ............................................................... 49
NBVAL ........................................................ 50
EXERCICE 11 : MAX ET MIN............................. 51
EXERCICE 12 : RECAPITULATION ....................... 52
EXERCICE 13 : CREER UN GRAPHIQUE ............... 54
CREER UN GRAPHIQUE EN COLONNES ............ 54
CREER UN GRAPHIQUE EN SECTEURS ............. 57
EXPORTER VERS WORD ................................ 60
EXERCICE 14 : FORMULES SUR PLUSIEURS
FEUILLES DE CALCUL ........................................ 61
LES GROUPES DE FEUILLES DE CALCUL ........... 62
LES FORMULES ............................................. 63
COPIER OU DEPLACER UNE FEUILLE................ 64
EXERCICE 15 : FORMULES SUR PLUSIEURS
CLASSEURS ...................................................... 65
EXERCICE 16 : QUELQUES AUTRES FONCTIONS.. 68
ARRONDI ................................................... 68
PLAFOND................................................... 68
PLANCHER ................................................ 70
ARRONDI.AU.MULTIPLE .......................... 70
LES FONCTIONS FINANCIERES ........................... 71
VPM ............................................................ 71
INTPER ET PRINCPER............................... 72
EXERCICE 17 : LES MODELES............................ 75
ENREGISTRER LE MODELE ............................. 77
REUTILISER LE MODELE ................................. 77
LA CONFIGURATION .......................................... 79
LES OPTIONS STANDARD ............................... 79
LES FORMULES ............................................. 80
ENREGISTREMENT ........................................ 81
OPTIONS AVANCEES ...................................... 82
PERSONNALISER ........................................... 83
LES NOMS ........................................................ 84
NOMMER DES CELLULES ................................ 84
ATTEINDRE UN NOM ...................................... 85
LES NOMS DANS LES FORMULES..................... 86
LES ZONES NOMMEES ................................... 87
LES INCONVENIENTS DES NOMS ..................... 87
SUPPRIMER UN NOM ...................................... 87
CONCLUSION ................................................ 88
RACCOURCIS CLAVIER ...................................... 89
ENTREE DE DONNEES, DEPLACEMENT ............ 89
FORMULES ................................................... 89
EDITION ........................................................ 89
FORMAT ....................................................... 90
INSERER, SUPPRIMER ET COPIER ................... 90
GROUPE ....................................................... 90
DEFILEMENT ................................................. 90
GRAPHIQUES ................................................ 90
DEPLACEMENT .............................................. 90
APERÇU AVANT IMPRESSION .......................... 90
FORMULAIRES............................................... 91
FILTRE AUTOMATIQUE ................................... 91
DEFILEMENT ................................................. 91
SELECTIONNER ............................................. 91
CATALOGUE ..................................................... 92
BON DE COMMANDE.......................................... 93
INDEX ALPHABETIQUE ....................................... 95
9 *uksoat#n-bmyn*
ISBN 2-915605-71-8