avis de vacance de poste

AVIS DE VACANCE DE POSTE
Intitulé du poste : secrétaire
Catégorie statutaire : catégorie C
Corps : adjoint administratif
Cotation PFR :
Domaine(s) Fonctionnel(s) : (à reprendre dans le Répertoire ministériel des métiers de la culture
– RMCC 2012) culture et patrimoine : affaires générales
Emploi(s) Type : ADM02
Adresse administrative et géographique de l’affectation :
Le musée Rodin est un établissement public administratif fondé en 1917, implanté à Paris
et sur le site de Meudon, villa de l’artiste. Le musée Rodin a pour mission de faire connaître
l’œuvre de Rodin et de faire respecter le droit moral qui y est attaché. Notamment, il
présente au public les collections comprenant les objets donnés ou légués par Auguste
Rodin et les œuvres acquises ultérieurement ; il organise des expositions, des colloques et
toute activité éducative et culturelle susceptible de concourir au rayonnement de
l’œuvre de Rodin et de la sculpture.
Musée Rodin, 19 boulevard des Invalides, 75007 Paris
Missions et activités principales :
L’objectif principal de ce poste est de contribuer au bon déroulement des activités du
service en assurant des fonctions d’assistance technique et administrative (gestion du
courrier, agenda, accueil téléphonique…) de la Directrice et de la Secrétaire Générale.
1 – Secrétariat
- gestion des agendas
- accueil téléphonique (filtrage et prise de messages)
- accueil physique des rendez-vous (personnalités extérieures)
- mise en forme du courrier
- organisation de réunions, préparation des dossiers correspondants, prises de notes et rédaction
de compte-rendu
- suivi et commande des fournitures de bureaux pour la Direction
- suivi de ressources partagées entre les agents du secrétariat de direction (demandes de
rendez-vous…)
- gestion des salles de réunion
- affichages et diffusion d’information
2 – Gestion du courrier
- traitement du courrier quotidien entrant et sortant
- suivi de tableaux bord (périodiques, catalogues de vente…)
- transmission par voie dématérialisée en tant que de besoin
- réception et tableau de suivi des appels d’offres
- suivi des fournitures nécessaires au traitement du courrier
3- Missions
- Rédaction des ordres de mission
- Etablissement des états de frais préalables
- Réservation (transport, hôtel)
- Rédaction de certificats administratifs pour demande de remboursement
4 – Astreintes
- Suivi des permanences de week-end
- Transmission de tableaux récapitulatifs à la tutelle et en interne
- Calcul des indemnités ou récupérations mensuelles
5 – Référent « grèves » pour l’établissement
- Suivi des mouvements de grève
- Diffusion et recensement des états de présents
- Transmission des données provisoires et définitives
6 – Gestion des candidatures
- Lettre de refus
- Convocation des candidats
- Réponses aux candidatures sur postes vacants
- Elaboration des dossiers pour la commission d’étude des candidatures
7 – Organisation d’événements internes à l’attention du personnel de l’établissement
- Invitation et relance des agents
- Recherche et commande de prestations diverses (traiteur, transport, fleuriste…)
8 – Correspondant interne du ministère pour les cadeaux de Noël pour les enfants du personnel
- Diffusion des catalogues
- Recensement des commandes
- Distribution des places de spectacle et des cadeaux
9 – Archives
- Correspondant « archives » en interne
- Procédure d’archivage
Compétences principales mises en œuvre :
(cotés sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise - expert)
Compétences techniques :
-
Connaissance de l’administration
Connaissance en informatique et bureautique (Word, Excel…)
Connaissance du fonctionnement du musée
Savoir-faire
-
Faire preuve de réactivité, efficacité
-
Capacité à suivre des échéances
Capacité d’adaptation
Capacité à enregistrer, classer des documents
Capacité à saisir et mettre en forme des documents
Capacité à accueillir et prendre des messages téléphoniques
Savoir-être (compétences comportementales)
-
Faire preuve de discrétion professionnelle
Sens relationnel
Sens de l'organisation
Capacité d'écoute
Faire preuve de rigueur et de régularité
Sens du service public
Environnement professionnel :
(description brève du service)
Liaisons hiérarchiques :
Placée sous l'autorité hiérarchique directe du chargé de secrétariat de direction
Liaisons fonctionnelles :
En collaboration étroite avec l’ensemble des services du musée.
Perspectives d'évolution :
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Poste à temps complet
Profil du candidat recherché (le cas échéant)
Expérience similaire réussie
Qui contacter ?
Informations :
Madame Patricia Hoeppe
Chargée du secrétariat de direction
[email protected]
Envois des candidatures : AVANT le 28 OCTOBRE
Madame Sandrine ARRECGROS
Secrétaire Générale
19 boulevard des Invalides
75007 Paris
Une copie de la candidature doit obligatoirement être adressée par le candidat au Ministère de la culture et de
la communication, bureau des ressources humaines de la DGP,182 rue Saint-Honoré, 75033, PARIS cedex
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Date de mise à jour de la fiche de poste :