DF Assistant de Direction

Intitulé de la fonction
Assistant de direction
Métier 56
Niveau B
Référence : Ass direction
Contenu et objectifs de la fonction
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Objectifs de la fonction :
o Vous êtes le bras droit de la mandataire et vous vous alignez sur les objectifs qu’elle doit
atteindre, Ainsi, vous établissez une relation de confiance avec elle et développez une
collaboration dynamique.
o Vous apportez une aide permanente à la mandataire en matière d'organisation personnelle, de
gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
o Vous assurez la relation avec les Cabinets ministériels, les services utilisateurs (SPW, MFWB
et OIP), les usagers, les prestataires de services et les directions de l’Ecole.
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Responsabilités et tâches :
o Vous préparez les ordres du jour et procès-verbaux des organes de gestion de l’Ecole et vous
assurez le suivi des décisions prises
o Vous assurez le suivi du planning global de l’Ecole, du reporting des directions et services
vers la Direction générale
o Vous assurez le suivi des demandes des Cabinets ministériels, des Commissaires de
Gouvernements, des Secrétaires généraux et des fonctionnaires dirigeants des administrations
o Vous organisez l’agenda et fixez des rendez-vous en fonction des priorités.
o Vous rédigez des courriers et notes internes ou externes
o Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques.
o Vous organisez des événements (réunions, conférences, …)
o Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
o Vous assurez la bonne gestion du secrétariat en collaboration avec le secrétariat des deux
directions en place
Position dans l’organigramme
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Supérieur hiérarchique : Directrice générale
Diplômes et Expériences professionnelle(s)
Vous disposez :
• d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat/baccalauréat) en secrétariat de
direction (métier 56) ET d’une expérience pertinente de minimum 3 ans en tant que secrétaire
de direction.
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L’expérience professionnelle utile à la fonction sera valorisée, à concurrence de 6 années dans le
secteur privé et de toutes les années dans le secteur public.
Profil de fonction
Connaissances spécifiques
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Une excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint et
Access) est indispensable.
Connaissances des procédures et des techniques d’un secrétariat de direction.
Excellentes capacités à communiquer oralement et par écrit.
Compétences génériques
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Analyser l’information : Analyser de manière ciblée les données et juger d'un œil critique
l'information.
Structurer le travail : Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une
multitude de tâches différentes de façon systématique.
Résoudre des problèmes : Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher
des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
Agir de manière orientée service : accompagner des contacts internes et externes de manière
transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts
constructifs.
Faire preuve de fiabilité et discrétion : Agir de manière intègre, conformément aux attentes
de l'organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de
partialité.
Profil de fonction