des outils informatiques pour bien piloter son officine

Extraction : 14/03/2012 00:00:00
Catégorie : Santé
Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf
Audience : 88000
DES OUTILS INFORMATIQUES POUR BIEN PILOTER SON
OFFICINE
GESTION. Anticiper avant d'agir, faciliter la remontée d'informations et simplifier la prise de décision. Vente, achat, politique de prix, stock,
stratégie commerciale... L'informatique officinale regorge d'outils pour bien piloter et analyser l'activité de votre pharmacie. Lesquels ? Petit
panorama non exhaustif, avec exemples à l'appui*.
Nicolas Bohbot
L'outil informatique permet d'optimiser ses ventes, de
maîtriser ses achats, de manager son équipe, de
suivre ses performances, etc. De bas en haut : 1 et 2/
Cadencement de commandes et statistiques (Alliance
Premium) ; 3/ Rentabilité d'un fournisseur (Léo) ; 4 à
6/Comparaison prix de vente, informations produit et
planning des promotions (LGPI) ; 7/ Commandes
directes (WinPharma). Dans son informatique
officinale, le titulaire d'officine peut-il se passer des
outils de pilotage et d'analyse de l'activité de son
officine ?Ce serait une stratégie pour le moins
hasardeuse que de faire l'impasse dessus.
Une pharmacie est une entreprise.
Pour construire et pérenniser votre avenir, sachez où
vous allez.
« Dans un contexte de crise économique et de
resserrement des dépenses de santé, les outils de
pilotage et d'aide à la décision sont éminemment
importants, explique David Gibeaux, directeur des
opérations Isipharm (logiciel Léo).
[...].
Le pharmacien se doit d'optimiser ses ventes, de
maîtriser ses achats, de manager et de motiver.
» Votre pharmacie a besoin d'être rentable et de
bénéficier d'une santé solide.
« Le titulaire se doit d'avoir une parfaite
connaissance de son activité pour mieux la maîtriser
», souligne Linda Leprovost, chargée de
communication et marketing à Pharmagest
Interactive (LGPI Global Services).
Il existe différents types d'outils.
« Chez Alliadis Groupe (logiciels Alliance Premium
et OPUS), nous identifions deux types d'outils de
pilotage de l'offi- cine : des outils de suivi de la
performance et des outils opérationnels », indique
Sophie
Roussel,
directeur
marketing
et
communication d'Alliadis Groupe.Quels sont les
outils indispensables de pilotage, de mesure et
d'analyse de l'activité de l'officine ?Ces outils doivent
être à la fois clairs, lisibles, pertinents pour permettre
une lecture et une prise de décisions rapides.
« Pour le titulaire, il est indispensable de bénéficier
d'indicateurs clés sous formes de tableaux de bord et
de graphiques pour prendre les bonnes décisions »,
assure Linda Leprovost.
Les outils peuvent permettre d'analyser et
d'optimiser, entre autres, les ventes et les achats.
Sophie Roussel donne quelques exemples de
tableaux de bord incontournables.
« Pour le suivi de l'activité, vous avez l'évolution des
stocks, les ventes sur une période, l'évolution des
ventes mensuelle.
L'analyse de ces tableaux de bord permet de contrôler
au trimestre les performances des laboratoires gérés
et de définir des actions ciblées, explique-t-elle.
Pour « performer » la politique de prix et optimiser
les achats, vous avez le palmarès par taux de TVA, le
hit parade global et le tableau de bord d'un produit.
Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation
639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A
1/4
Pharmagest Inter@ctive
Extraction : 14/03/2012 00:00:00
Catégorie : Santé
Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf
Audience : 88000
À la lumière de ces indicateurs, vous pouvez décider
de mettre en place des promotions, des prix, des
objectifs de vente sur certains produits et ajuster la
stratégie d'achat.
» De son côté, David Gibeaux insiste sur la nécessité
d'avoir un « tableau de bord général », « synthèse »
qui doit « permettre de suivre les évolutions du
Chiffre d'affaires (CA), de la marge, des stocks et de
la trésorerie ».
« À partir de ces constats, il faut pouvoir mener une
analyse sur les points forts et les points faibles de
l'offi- cine, explique-t-il.
L'idée est toujours de partir d'un état général pour
pouvoir ensuite descendre dans le détail.
» Par exemple, le logiciel Léo dispose « d'un module
de statistiques complet et évolutif » nommé « Vision
», qui bénéficie d'une « découpe en modules
explicites » et d'« une ergonomie simple qui permet
de rentrer dans plus de détails », ainsi que d'un
module d'optimisation des commandes (gain de
temps, de productivité, de points de marge via un
simulateur qui permet d'obtenir de meilleures
conditions commerciales).À quelles questions
concrètes ces outils, tableaux de bord, graphiques, et
indicateurs sontils susceptibles d'apporter des
réponses aux titulaires d'officine ?Quel est mon
chiffre
d'affaires
(CA)
annuel,
mensuel,
hebdomadaire, journalier ? Mes ventes sont-elles en
progression par rapport à l'année précédente ? Quels
sont les produits qui ont la plus forte rotation ? Quels
sont ceux qui ne s'écoulent pas ? Quel est mon panier
moyen ? Quelle est la composition de ma clientèle ?
Quel est mon taux de substitution ? À combien se
chiffrent mes achats annuels, mensuels, journaliers ?
Quelle marge je réalise avec tel ou tel fournisseur ?
Mon équipe est-elle dynamique ? Quel est le résultat
du challenge mis en place pour mes collaborateurs ?
etc.
Les outils de pilotage, de suivi et d'analyse sont
susceptibles de vous apporter des réponses efficientes
sur ces questions et bien d'autres.
Réponses qui devront influencer l'orientation de votre
stratégie d'achat, de votre politique commerciale, et
de management humain.Par exemple, le module de
statistiques intégré au LGPI Global Services utilise la
technologie Oracle Business Intelligence (OBI) et a
l'ambition de garantir « un outil de pilotage puissant
et performant ».
Parmi les principaux tableaux de bord, indicateurs et
graphiques clairs et efficients qu'il est en mesure de
présenter : le CA avec positionnement par rapport
aux objectifs et à l'exercice précédent, la valorisation
du stock par taux de TVA (visualisation de la valeur
du stock, suivi de son évolution...), la gestion et
l'optimisation de la trésorerie (visualisation de
l'encours tiers payant, du crédit client, des avances
vignettes...), la composition de la clientèle, la
fréquentation journalière, etc.Quels outils sont
particulièrement efficients dans le registre de la
gestion des stocks ?Éviter le « surstockage », les
ruptures...
Pour les titulaires d'officine, l'un des enjeux majeurs
est de suivre le bon rapport volume de stock par
rapport aux manquants pour ne pas immobiliser trop
de trésorerie tout en maintenant la satisfaction des
clients.
Les prestataires informatiques en sont bien
conscients et accompagnent les officinaux dans ce
sens.
Par exemple Winpharma.
« WinCdirectes est notre tableau de bord de suivi des
commandes directes, explique Bénédicte Karpov.
Il permet notamment de s'assurer que l'on a refait sa
trésorerie avant de commander de nouveau au même
laboratoire.
[...] D'un coup d'oeil, il permet de voir le meilleur
moment pour commander, la marge réalisée par
commande, l'impact sur la trésorerie et de gérer
automatiquement les invendus et périmés afin
d'accroître sa trésorerie ».Et pour une bonne stratégie
d'achats ?Grâce, par exemple, à des tableaux de bord
des analyses des ventes par laboratoire, par famille de
produits, groupe de génériques, produits, le titulaire
peut comparer les performances (CA et marge) des
laboratoires et des produits d'une même famille.
« Ces indicateurs permettent d'affiner son
référencement et de ne pas s'éparpiller inutilement »,
indique Sophie Roussel.
Elle ajoute : « Il est également possible de comparer
facilement les conditions de vos différents
fournisseurs.
En préparation de commande, pour chaque produit,
Alliance Premium et OPUS proposent, par exemple,
un tableau de bord des ventes et des achats de la
famille à laquelle appartient le produit.
Cette analyse par famille ou par groupe de
génériques permet une meilleure comparaison entre
fournisseurs (estimation des besoins pour une
période, état du stock restant, etc.).
Prix d'achats, remises, marges, UG, délais de
livraison...
En outre, pour un produit à commander, l'ensemble
Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation
639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A
2/4
Pharmagest Inter@ctive
Extraction : 14/03/2012 00:00:00
Catégorie : Santé
Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf
Audience : 88000
des conditions commerciales des différents
fournisseurs potentiels sont indiquées.
Grâce à des indicateurs visuels - un système de feux
verts et rouges - le pharmacien visualise d'un seul
coup
d'oeil
toutes
les
possibilités
de
réapprovisionnement et peut choisir le meilleur
circuit.
»Quels sont les outils possibles pour établir son
budget prévisionnel ?L'approche doit se faire en
collaboration avec le comptable.
« Elle exige d'étudier les bilans précédents, de relever
les points d'amélioration, de définir avec son
comptable ses objectifs d'avenir et d'établir avec lui à
la fois un budget prévisionnel et un plan d'action
pour corriger les faiblesses détectées et, au final,
atteindre l'objectif défini, explique Bénédicte
Karpov.
Notre outil win-Performance permet de préparer un
budget prévisionnel et de le comparer au réalisé.
[...].
Il permet de suivre l'évolution économique de
l'officine au jour le jour afin de détecter les
problèmes et d'agir avant que l'exercice ne soit clos.
» De son côté, David Gibeaux énumère quelques
outils possibles : « un tableau récapitulatif des
dépenses mensuelles de l'entreprise et le report des
factures et de la TVA dans ce tableau » ; « à chaque
prise de commande, avoir une information sur
l'impact de cette commande sur la trésorerie de
l'officine ». Tableau de bord du logiciel Léo.
Tableau de bord du logiciel Léo Sur le plan de la
politique de prix, quels outils sont particulièrement
pertinents ?Sans pour autant jouer la carte du
discount, vous vous devez d'être compétitif au niveau
de vos prix.
Veille concurrentielle, observatoires de prix,
ajustement performant de vos tarifs...
De nombreux outils vous permettent d'être au top.
« L'observation des prix des confrères, via
l'informatique, est indispensable puisque nous
sommes dans un univers concurrentiel et que le client
va nécessairement comparer les prix », souligne
Bénédicte Karpov.
Linda Leprovost ajoute : « Il est pertinent pour un
titulaire d'avoir connaissance des prix moyen
pratiqués sur sa zone géographique pour s'assurer de
la justesse de sa politique de prix.
Le titulaire doit aussi surveiller sa marge et vérifier
que ses prix de vente sont appropriés par rapport à
ses prix d'achat.
Pour cela, son outil informatique peut lui faciliter les
choses en lui proposant automatiquement les prix les
plus adaptés pour une gamme de produits
sélectionnés en fonction d'un objectif de marge qu'il
aura lui-même déterminé.
» Le LGPI Global Services propose, entre autres, un
« module de fixation du prix de vente » qui permet
de mettre à jour rapidement les prix sur un ensemble
de produits « dans un objectif de rentabilité optimale
».
« Un outil de fixation de prix de vente efficace doit
permettre au pharmacien de visualiser toutes les
informations nécessaires sur le produit pour établir
de façon très juste ses prix (historique de ventes,
marge par produit, quantité à vendre pour conserver
sa marge...) », indique Linda Leprovost.Léo, qui
intègre un observatoire des prix, la marge
compensée, la marge comparée permettant de simuler
prix de vente TTC et marge, propose aussi des
tableaux de mise à jour des prix avec des alertes sur
la marge faible.
« Même chose en vente, avec la possibilité d'affecter
des coefficients à des familles, gammes, sousgammes de produits pour le maintien de la politique
des prix », souligne David Gibeaux.Winpharma met
en lumière, entre autres, son outil winPrix.
« Il permet d'appliquer la politique des acheteurs
professionnels, explique Bénédicte Karpov.
Le prix des fortes rotations baisse pendant que celui
des faibles rotations augmente.
La marge globale augmente alors que le client a le
sentiment de payer moins cher, donnant une image
positive de l'officine.
Avec ce type d'outil, le pharmacien maîtrise mieux
son avenir.
»Et l'affichage électronique des prix peut être un vrai
plus.
« Il permet de relayer facilement dans l'of-ficine la
politique de prix ainsi que les opérations
promotionnelles », note Sophie Roussel.Que faut-il
pour bien gérer, piloter et optimiser l'organisation et
les performances de l'équipe officinale ?Les outils ne
manquent pas : statistiques et suivi des ventes de
chaque collaborateur, mise en place de challenges
pour motiver les équipes, suivi d'opérations
commerciales pour contrôler l'activité de chacun par
campagne...
« L'objectif est de détecter qui est moins efficace afin
de pouvoir agir, indique Bénédicte Karpov.
La personne a peut-être besoin de plus de formation
pour mieux vendre.
»La grande majorité des titulaires d'officine disposent
Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation
639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A
3/4
Pharmagest Inter@ctive
Extraction : 14/03/2012 00:00:00
Catégorie : Santé
Fichier : PIWI-6-3-3442-20120314-277749170.pdf
Audience : 88000
d'outils performants mais ne les utilisent pas toujours.
Quels conseils leur donner pour qu'ils s'y mettent ?
Vous ne devez pas avoir peur de votre informatique
officinale.
Elle est là pour vous aider et non pour vous
compliquer la vie.
À condition, bien sûr, d'avoir un minimum de
maîtrise.
« Le pilotage de l'activité fonctionne en trois étapes,
conclut Bénédicte Karpov.
D'abord trouver l'information pertinente, ensuite
savoir l'analyser et, enfin, prendre les décisions qui
vont corriger les dérapages.
Il ne faut pas hésiter à se former, d'une part à la
gestion en général et, d'autre part, à son outil
informatique.
» ¦ Nicolas Bohbot Nicolas Bohbot* Les outils et
offres de tel ou tel prestataire cités dans cet article
sont donnés à titre d'exemple.
Cela ne signifie pas, bien sûr, que des outils et offres
plus ou moins similaires ne soient pas proposés par
les autres prestataires.
À vous de vous renseigner sur les outils et offres
complètes de chacun d'eux.Plus d'outils = plus
d'efficacité ?Multiplier les outils dans votre arsenal
informatique, est-ce un gage d'efficacité ? « Ce n'est
pas le nombre d'outils qui est important mais leur
pertinence et surtout l'utilisation qui en est faite »,
indique Linda Leprovost.
Copyright Impact Pharmacien - Reproduction interdite sans autorisation
639EE2F35630F90CF0AE40F83A0DD5620E87373141B329860DA913A
4/4
Pharmagest Inter@ctive