Compte Rendu Assemblée Générale 10 juin 2014

Compte Rendu Assemblée Générale
10 juin 2014
Présentes : Nadine de Castro, Florence Bertrandias, Estelle Divol Fabre, Pascale Etorre,
Christine Garin, Karine Gallard, Magali Anderson, Charlotte Risgallah, Hans Van Gogh,
Anne Barbelanne, Anne Hauger, Maryse Leon, Nathalie Calvez, Laurence Leenstra, Isabelle
de Kerros, Marie-Laure Malard, Evelyne Beignet, Angelina Bond, Catherine Barbier, Pascale
le Guludec, Anne Krayenbuhl.
Pouvoirs: Donia Reurings, Anne-Céline Vincendon, Virginie Boulanger, Caroline Deromelaere, Agnès Brun, Virginie Beller, Anne-Françoise Didier, Béatrice Rebuffat, MarieDominique Faure, Catherine Nollet, Marie Masi , Cécile Nicol.
Excusée: Donia Reurings.
9h35, la presidente Nadine de Castro déclare ouverte l’AG et présente le bilan moral de
l'exercice 2013-2014.
Scrutateurs volontaires: Isabelle de Kerros et Nathalie Calvez.
Les postes du bureau qui arrivent à échéance :
-
Vice-présidence : le mandat de Florence Bertrandias est confirmé pour un an. Vote à
l’unanimité.
Trésorerie : Pascale Etorre termine son mandat.
Les postes à pourvoir dans le bureau et le comité:
-
Trésorerie : Pascale Etorre quitte son poste, il n’y avait pas encore de remplaçant. Depuis, Virginie Lukacie s’est proposée pour le poste.
Responsable publicité : Donia Reurings quitte son poste, il n'y a pas encore de remplaçant.
Responsable des cafés de quartiers : Karine Gallard quitte son poste, il n y a pas encore de remplaçant.
Responsable de la gazette: Estelle Divol quitte son poste, il n' y a pas encore de remplaçant.
Responsable évènementiel: Nadine de Castro se décharge de cette responsabilité, il
n'y a pas encore de remplaçant.
Responsable Facebook : Pascale Le Guludec s’est proposée.
A ce jour, l'Accueil compte 255 adhérents.
Les activités de l'Accueil:
Elles sont de différents types:
-
-
Culturelles : visites, expositions, bibliothèque, scrabble, bridge, groupe de musique,
langues.
Sportives : marche, vélo, jogging.
Manuelles : couture, patchwork, cuisine.
Rencontres : cafés, soirées.
Organisées par des bénévoles, ces activités sont, selon les cas, payantes ou gratuites.
Les activités, les "p'tits pirates" (rencontres pour maman et jeunes enfants) et la "conversation anglaise" cessent en septembre. L'Accueil recrute des volontaires pour les reprendre.
Des cafés de quartier ont été préparés tout au long de l'année par des hôtesses bénévoles,
notamment:
le café de bienvenue le 06 septembre chez Nadine de Castro.
le café des nouveaux le 24 septembre au cours duquel deux Néerlandaises francophones ont présenté les Pays-Bas et ses coutumes.
les "cafés du mercredi", toutes les semaines hors période scolaire, chez Nadine de
Castro.
Une présentation de l'association a été faite au Lycée français lors de la réunion d'accueil
des nouvelles familles que l'établissement organise avant la rentrée.
Les manifestations de l'Accueil:
-
Mise en place d'un sondage de satisfaction des membres qui a reçu un nombre de retours malheureusement insuffisant pour être correctement analysé.
-
Le « café expo » du 16 septembre à L'Anglican Church, pendant lequel les activités
sont présentées au public. Comme les responsables bénévoles, un certain nombre
d'annonceurs présentant des activités concrètes y ont tenu un stand. Le "café expo" va
changer de nom pour devenir « inscriptions activités » . Il aura lieu le samedi 13 septembre 2014 après-midi..
-
Une soirée-dégustation de vin et de fromages, le 28 septembre
car il y avait trop peu d'inscrits.
-
Un cocktail de rentrée le 11 octobre organisé et entièrement offert par l'Accueil, à la
Résidence de France, aimablement prêtée par Monsieur Ménat Ambassadeur de
France aux Pays-Bas.
-
Défilé d'Halloween, dans le quartier du Lycée français, le 31 octobre avec les enfants
déguisés.
-
Soirée dansante couscous organisée le 27 novembre dans un restaurant.
-
Café avec la galette des rois chez Nadine de Castro.
-
Le cocktail des vœux de Monsieur l'Ambassadeur de France le 24 janvier 2014, en
l'honneur de l'Accueil, entièrement organisé par les services de l'Ambassade à la résidence de France.
-
Une soirée « potluck » organisée le 14 mars 2014 dans une salle des fêtes louée par
l'Accueil.
a dû être annulée
-
La soirée barbecue, soirée de clôture, le 7 juin dans un restaurant de la ville.
En ce qui concerne les soirées dansantes, la moitié du coût est pris en charge par la trésorerie de l'Accueil pour chaque adhérent.
Communication :
-
L'Accueil a un site internet mis à jour par la responsable (calendrier, réactualisation des
informations disponibles). Ce site permet les inscriptions et les réinscriptions des adhérents.
-
Le gestionnaire de la base de données a préparé et fait imprimer un annuaire des adhérents.
-
Le livret d'informations récapitulant tous les renseignements utiles à l'installation et à la vie
aux Pays-Bas a été entièrement réactualisé. Il a été imprimé pour deux ans et distribué à
chaque adhérent.
-
Cette année deux publications ont été préparées par l'équipe responsable. La Gazette de
l'Accueil est parue à l'automne et au printemps: elle présente les activités, des pages culturelles, des dates importantes, des articles sur divers thèmes utiles à la vie aux PaysBas.
-
Une lettre mensuelle est envoyée par email à tous les adhérents. Elle reprend ou annonce
les dates d'activités, d'évènements, des spectacles, visites et conférences, des éléments
utiles à la vie aux Pays-Bas, etc ...
Dès septembre 2014:
-
Baisse des cotisations à 30€ par famille.
-
Notre site internet apparaitra entièrement remodelé. L'annuaire, la liste des baby-sitters,
les articles rédactionnels, les bons plans, les évènements à venir, les petites annonces, le
sondage, etc seront en ligne et pour certains en version imprimable (ex: l'annuaire, la liste
des baby-sitters ...)
-
Une lettre mensuelle sera envoyée par email, comprenant les articles rédactionnels, les
bons plans, les visites à faire, les évènements à venir, les petites annonces.
-
Un mail hebdomadaire sera également envoyé avec le rappel des dates des évènements
de la semaine.
-
les cafés du mercredi matin chez Nadine de Castro auront lieu le jeudi après-midi.
-
"Au pied levé" : Sans organisation particulière et au dernier moment, Marie-Laure Malard
et Nathalie Calvez proposeront aux membres une activité.
-
Activité tennis : Anne Hauger prendra en charge cette activité.
- Accueil des nouveaux : Nadine de Castro et Pascale Etorre prendront en charge cette activité en septembre.
Le bilan moral est voté à l'unanimité.
Bilan Financier:
Il est présenté par Pascale Etorre. Nous remercions Isabelle de Kerros et Nathalie Calvez
qui ont été scrutateurs de la réunion.
ACCUEIL FRANCOPHONE DE LA HAYE
NOTES AU BILAN FINANCIER 2013-2014
En liminaire : Les exercices comptables précédents couvraient les périodes du 1er septembre au 31 aout de l’année. Les comptes étaient présentés à l’AG de février de l’année
N+ 1 et, la trésorière en responsabilité était parfois partie.
Aussi, votre Comité a décidé de modifier les dates comptables.
Un exercice comptable de transition allant du 1er septembre 2012 au 31 mai 2013 afin de
caler ces nouvelles données, suivi de l’exercice comptable du 1 er juin 2013 au 31 mai 2014,
Détails
Débit
Cotisations
Annonces
Publicités
Manifestations
Cadeaux
Imprimerie
Produits financiers
Frais de bureau
Site
Frais postaux
Assurance
20,00
13 211,04
30,00
5 328,97
189,38
134,58
109,82
748,86
91,96
Cotisations associations
Crédit
11 140,00
360,00
Soirée Plage 2013
4 805,00
Pot Luck
2 900,00 1 Permanence
0,00
Déjeuner bénévoles juin 2013
Déjeuner Comité juin 2013
531,93
Couscous
Café expo sept 2013
Café Accueil
Cocktail de rentrée
Barbecue juin 2014
225
Total
20 089,61
Débit
1
Crédit
4480
1310,24
109,91
311,75
350
3084,5
144
64
1402,75
1809,89
2 Galette
144
19 736,93
2
Résultat net
-
352,68
Comptes banque :
Solde
Placements
TOTAL
En début d'exercice
Placements
766,20
44 952,13
45 718,33
1 951,26
43 220,20
45 171,46
soumis à votre vote aujourd’hui.
Fiafe
Entente francophone
200
25
875
1500
525
Mais, le Comité conscient que ce qui intéresse les membres c’est aussi un comparatif sur
l’année non comptable écoulée nous vous présenterons à fins de comparatif les exercices
du 1er septembre au 31 aout.
Le résultat de l’exercice comptable allant du 1er juin 2013 au 31 mai 2014 est négatif de
352,68 €.
Les revenus sont de 19 736, 93 € et les dépenses de 20 089,61 €
Le solde en banque en début d’exercice était de 45 171,46 € pour finir quasiment stable à 45
718,33 €
Exercice prévisionnel financier du 1 er septembre 2013 au 31 aout 2014
A – PRODUITS
-
Cotisations :
Le nombre de cotisants est stable. 255 adhérents Pour l’année 2013-2014 comme
l’année dernière Le montant de la cotisation est de 45 €, excepté arrivée en milieu
d’année (25 €) pour 5 personnes contre 3 l’exercice précèdent
Les cotisations sont la première source de revenu ( 65,98%), 11 375 € (contre 11 460
en N-1)
-
Publicités :
Le produit de la publicité et annonces s’élève à 5 485 €, dont pour la 1ére fois deux
impayés pour 300 € soit environ 32% des produits (en légère augmentation puisque
en 2012-2013 les recettes ont été de 5 297€ .
-
Produits financiers:
Les produits financiers correspondent à la rémunération des comptes d’épargne. Ils
s’élèvent à 378,23 €, à ce jour (manque un trimestre par rapport à l’année dernière)soit 2,19 % des ressources.
Le total des comptes d’épargne résultant de l’accumulation des résultats des différents exercices représente 29 749,76 € au 31 aout 2012.
B - CHARGES
-Manifestations :
Les manifestations représentent le poste de charges le plus important (62,71%) : il
s’élève à environ 9 496, 57 € cette année. En forte progression par rapport à
l’exercice précédent( due à la provision de la soirée Barbecue dont nous n’avons pas
le solde). Les plus importantes sont :
- Le Café-expo : 151,156 €
- Le Cocktail de rentrée: 1 762,75 €
- La soirée couscous : 1 584,50 €
- La soirée potluck : 1 310,24 €
- La soirée barbecue: 4 119,89€
Cette dernière n’ayant attirée que 47 participants
-Imprimerie
Ce poste de charges représente 22,38% du total et s’élève à 3 389,22€, contre 2
778.09 € environ l’exercice précédent. (Cette année il n’y a pas eu d’aide de l’office
des Brevets) Il correspond à l’impression des différents documents fournis aux adhérents..
-Frais postaux
Le coût d’envoi des gazettes et autres documents est augmentation : 1 482,93 €
contre 740,19 € l’année précédente. (Les nouveaux livrets d’info ont été distribués).
4) Autres postes :
a)Cadeaux
Ce sont principalement les cadeaux faits aux bénévoles qui aident l’accueil lors de
l’organisation des manifestations (bouquets…). Le total des cadeaux est de 30 €.
b) Frais de bureau
Ils concernent l’encre d’impression des maquettes et le matériel de bureau (les étiquettes d’envoi, enveloppes, classeurs, boîtes d’archives…). Total : 127, 90 €
c) Divers :Ils correspondent aux diverses cotisations et aux assurances.
Le bilan financier est voté à l'unanimité.
L’assemblée générale est clôturée à 11h15.