ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
Organisme recruteur :
Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées,
41 allées Jules Guesde
CS 61321
31013 Toulouse Cedex 6
Tel : 05 61 14 93 48
Télécopie : 05 61 14 80 20
http://www.univ-toulouse.fr
Date de disponibilité : 1er mars 2017
Catégorie : B ou A(ASI)
Domaine Fonctionnel : Enseignement supérieur et recherche
Intitulé : Assistant Administratif et Financier (H/F) du Service Immobilier et Aménagement
Le Service Immobilier et Aménagement, constitué de 6 personnes, assure la mission de conduite
d’opérations immobilières ou d’aménagement des campus, et coordonne l’ensemble du Projet
« Toulouse campus ». Il est également chargé d’animer la démarche Eco-Campus et la mise en
réseau des référents développement durable des établissements.
Description de fonction :
Assurer le secrétariat, les tâches budgétaires et financières du Service Immobilier et
Aménagement (SIA) de l’Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées (UFTMiP). Assister l’équipe
dans ses actions administratives, budgétaires et financières pour l’ensemble des opérations
conduites par le Service, notamment dans le cadre du Projet « Toulouse campus ».
Missions principales :

Préparation, suivi et exécution budgétaire du Service :
Auprès du directeur du SIA et en relation avec les services supports, il s’agira d’assurer
les tâches suivantes :
o Préparation et communication des éléments budgétaires pour le budget initial et les
budgets rectificatifs ;
o Suivi de l‘exécution budgétaire (engagements, paiements, recettes …) ;
o Suivi de la préparation, de la validation et de la mise en œuvre des conventions de
financement ;
o Traitement des commandes et factures : engagements comptables, suivi du service
fait, courriers aux fournisseurs et prestataires.

Suivi financier du projet Toulouse campus :
L’UFTMiP est en charge de la mise en œuvre du Projet Toulouse campus de constructions
et rénovations immobilières : une quinzaine de réalisations pour un montant total de plus
de 230 M€. Elle est notamment chargée du financement de ces opérations assuré par la
gestion des revenus de sa dotation campus.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce Projet, auprès du directeur du SIA, l’assistant
administratif et financier (H/F) assurera les missions suivantes :
o
o
Préparation et suivi des dossiers administratifs et financiers d’emprunts (appels de
fonds) auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations et de la Banque Européenne
d’Investissement ;
Suivi et optimisation des plannings et échéanciers d’appels de fonds ;
o
o
o
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Mise en œuvre et actualisation des outils informatiques de simulation et de suivi de
la soutenabilité financière de l’Opération Toulouse campus, fournis par le Ministère ;
Suivi budgétaire du Projet Toulouse campus et préparation des bilans financiers
annuels ;
Mise en œuvre des outils de suivi technique et financier (tableaux de bord,
plannings, échéanciers) des opérations immobilières et d’aménagements conduites
par le SIA ;
Suivi de la préparation, de la validation et de la mise en œuvre des conventions
liant l’UFTMiP et les Etablissements utilisateurs et/ou maîtres d’ouvrage ;
Suivi et optimisation des plannings et échéanciers de versement de fonds aux
établissements maître d’ouvrage.
Activité associée :

Secrétariat du service :
o
Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
o Assurer le secrétariat du service : traitement du courrier, mise en forme et diffusion
de documents, archivage, suivi des congés et des agendas des membres du SIA,
suivi des commandes et des livraisons ;
o Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions et des déplacements ;
o Actualiser les rubriques du site Internet de l’UFTMiP concernant les activités et
projets du SIA ;
o Tenir à jour les fichiers contacts et les dossiers documentaires communs ;
Niveau requis et compétences :
Le profil recherché est celui d’un(une) secrétaire Bac Pro, Bac+2 ou Bac +3, avec une expérience
à la fois dans le secrétariat de direction et la gestion financière ou comptable.
La maîtrise des principaux outils informatiques de bureautique (Pack Office, Acrobat Pro) est
indispensable, ainsi qu’une bonne capacité d’apprentissage et d’appropriation de nouveaux outils
informatiques (gestion de projets, budget, comptabilité …). La connaissance d’outils de PAO sera
appréciée.
Le(la) candidat(e) devra posséder les qualités et présenter les motivations nécessaires à cette
mission : capacités d’accueil et d’écoute, rigueur, créativité et grande capacité d’initiative, forte
autonomie et qualité d’organisation, facilité d’expression écrite et orale, loyauté et respect de la
confidentialité due aux fonctions.
Description de l’employeur :
L’Université Fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées (UFTMIP), Communauté d’Universités et
d’Etablissements a été créée en 2007 par les 6 établissements d’enseignement supérieur de
Toulouse habilités à délivrer le diplôme du doctorat. Elle a pour objectif d’unir les compétences
pour favoriser les projets transversaux ou internationaux, dynamiser les activités de recherche
et de formation, renforcer la visibilité de l’ensemble du site toulousain.
Dans ce cadre, la COMUE UFTMIP pilote les projets relevant des Investissements d’Avenir, le
Projet « Toulouse campus » et les différents projets interuniversitaires.
Conditions particulières d’exercice :
Le poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie B ou A(ASI) par voie de mise à disposition
(d’un établissement d’enseignement supérieur ou d’un établissement public).
Poste ouvert également aux contractuels.
Personne à contacter pour toute question :
Madame Béatrice QUEULIN
Responsable des Ressources Humaines
Email : [email protected]
Candidatures :
Les candidatures accompagnées d’une lettre de motivation et d’un CV doivent parvenir par la
voie hiérarchique (dans le cas d’une mise à disposition) dans un délai de trois semaines à
compter de la publication du présent avis et au plus tard le 13 février 2017.
A
Monsieur Le Président de l’Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées,
41 allées Jules Guesde –CS 61321 –31013 Toulouse Cedex 6
Ainsi que par mail à l’adresse suivante:
[email protected]
Des entretiens sont prévus deuxième quinzaine de février dans les locaux de l’Université Fédérale
Toulouse Midi-Pyrénées.