Politique Remboursement des dépenses de voyage

Politique
Remboursement des dépenses de voyage
Adopté le
1 novembre 2013
Introduction
La présente politique a pour but de permettre aux membres du personnel, aux membres du Conseil des
gouverneurs et à tout autre personne qui engagent une dépense dans l’exercice de leurs fonctions auprès
de l’Université Sainte-Anne, de réclamer un remboursement des dépenses de voyage sous réserve de la
disponibilité des fonds. Elle se veut l’explication aussi exhaustive que possible des remboursements
auxquels ont droit les demandeurs, le cas échéant. L’Université Sainte-Anne s’engage à respecter les
principes de transparence, de responsabilisation, d’optimisation des ressources et d’équité afin de garantir
un traitement uniforme à tous les demandeurs.
Pour tous les voyages où l’Université Sainte-Anne est appelée à contribuer, le formulaire Demande de
voyage et rapport de dépenses dûment complété et approuvé par le supérieur immédiat, doit être expédié
à la préposée aux comptes fournisseurs avec les pièces justificatives dans un délai de 30 jours suivant le
déplacement. Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement.
Le demandeur devrait normalement recevoir son paiement dans un délai normal de 2 semaines après la
réception du document au bureau de la préposée aux comptes fournisseurs.
Le formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses est disponible au bureau de la préposée aux
comptes fournisseurs et sur le site WEB de l’Université Sainte-Anne sous la section Formulaire de la page
du Personnel. Ce document inclut les taux en vigueur pour le kilométrage, le per diem pour les repas au
pays et à l’international ainsi que le faux frais au pays et à l’international et peut changer sans
l’approbation du Conseil des gouverneurs.
Toute exception à cette politique devra être approuvée par le supérieur immédiat et par le vicerecteur à l’administration.
Dépenses admissibles
1. Frais de transport
Le moyen de transport utilisé doit être le plus économique. L’Université remboursera le moindre des
deux coûts entre : le taux approuvé pour le kilométrage ou l’équivalent du billet d’avion au tarif
économique avec achat anticipé.
Si l’automobile personnelle est utilisée dans le cas où il serait plus économique de prendre l’avion,
l’indemnité maximale autorisée pour le déplacement sera le moindre des deux, tel que mentionné cidessus. De plus, les frais de logement et de nourriture additionnels occasionnés par le voyage en
automobile ne seront pas admissibles à un remboursement.
1.1. Transport aérien – train – taxi
Billet d’avion – classe économique.
Billet de train – classe économique.
Tous frais de transport en taxi sur présentation de reçus originaux.
Les reçus originaux sont exigés pour le remboursement de toutes dépenses.
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1.2. Utilisation d’une automobile personnelle
Si le déplacement est effectué au moyen d'une automobile personnelle, le calcul du nombre
de kilomètre pour le voyage est basé sur le moindre entre la distance de sa résidence
personnelle au point de destination ou la distance entre le lieu de son bureau au point de
destination.
Le remboursement est calculé selon un calcul de distance prédéterminée (voir annexe 1) au
taux d’indemnisation en vigueur sur le formulaire Demande de voyage et rapport de
dépenses qui se trouve sur le site WEB de l’Université Sainte-Anne dans la section
Personnel.
Il est à noter que le taux d’indemnisation au kilométrage inclus les frais d’essence,
d’assurance, d’entretien, de réparation et de remorquage.
Les montants versés au titre de frais de stationnement et de péage (pont, traversier, route)
seront remboursés sur présentation des reçus originaux.
Lorsque deux ou plusieurs personnes voyagent ensemble dans une voiture privée, seul le
propriétaire du véhicule peut réclamer l’indemnité de kilométrage. Les passagers n’ont droit
à aucun remboursement de frais de transport. Les noms des passagers doivent figurer sur la
demande de remboursement de dépenses de voyage du demandeur. Les passagers, s’ils
réclament d’autres types de dépenses de séjour (repas, hébergement, etc.) doivent indiquer
le nom de la personne avec qu’ils ont voyagé pour expliquer pourquoi ils ne réclament pas
de transport.
Dans le cas où les personnes voyagent à partir d’un même lieu de départ vers la même
activité, réunion ou conférence, l’Université encourage ces personnes à prendre place dans
une voiture. L’indemnité de kilométrage sera alors accordée pour une voiture seulement.
1.3. Location de voiture
Les frais remboursables pour la location de voiture comprennent le tarif de location d’une
voiture standard, l’essence et la police d’assurance. Les frais de location et d’essence seront
remboursés sur présentation des reçus originaux.
Le demandeur est responsable d’obtenir une protection d’assurance complète lors de la
location d’un véhicule, soit avec une assurance personnelle (vérifier auprès de votre
assureur ou votre carte de crédit pour voir si vous détenez déjà une protection) ou avec la
compagnie de location de voiture.
Des ententes ont été ratifiées auprès d’entreprises de location de voiture par l’Association
canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). Ces tarifs sont disponibles
pour le personnel de l’Université Sainte-Anne. Vous pouvez les consulter à l’adresse
électronique www.acpau.ca dans la section Approvisionnement puis Location de voiture ou
en communiquant avec la directrice des achats.
1.4. Hébergement
Le remboursement sera effectué au coût réel sur présentation de la facture originale.
Si la réservation d’hôtel a été faite par Internet et qu’aucun reçu original ne peut être émis
par la réception de l’hôtel, le demandeur doit fournir au département des finances le courriel
de confirmation des dates d’hébergement et du nom de l’hôtel ainsi qu’une preuve de
paiement par carte de crédit.
Des tarifs préférentiels ont été négociés pour les chambres d’hôtel pour les membres de
l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU). Ces tarifs sont
disponibles pour le personnel de l’Université Sainte-Anne. Vous pouvez les consulter à
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l’adresse électronique www.acpau.ca dans la section Approvisionnement puis Hôtels ou en
communiquant avec la directrice des achats.
Pour chaque jour d'hébergement dans un hôtel, l'Université paie un faux frais au tarif
mentionné dans la Demande de voyage et rapport de dépenses.
Les frais de téléphone portés à la chambre seront remboursés, s’ils sont reliés au travail.
Les frais supplémentaires exigés pour des invités ainsi que les dépenses personnelles (p. ex.
films, minibar) ne seront pas remboursés.
Dans le cas d’un coucher hors d’un lieu public (p. ex. chez un ami), l’Université
remboursera un montant de 40 $ par nuit. L’indemnité de faux frais n’est pas applicable
pour l’hébergement hors d’un lieu public.
1.5. Repas
Les repas seront remboursé jusqu’au maximum du taux journalier précisé dans le formulaire
Demande de voyage et rapport de dépenses. Ce taux journalier augmente de 50 % pour les
voyages à l’étranger.
Le demandeur doit identifier le ou les repas et le nombre de ceux-ci réclamés sur sa
demande de remboursement de dépenses de voyage.
Si le voyage ne dure qu’une partie de la journée, seuls les repas de cette partie de la journée
peuvent être réclamés. Le déjeuner peut être réclamé si le départ est avant 7h, le dîner peut
être réclamé si le départ est avant midi et le souper peut être réclamé seulement si le retour
est après 18h.
À noter que l’indemnité de repas quotidienne ne s’applique pas lorsque les repas sont
compris dans un autre article de dépense remboursable, comme les repas compris dans les
frais de transport, les nuitées à l’hôtel ou les droits d’inscription à une conférence.
Seulement l’allocation de repas non incluse peut être réclamée
1.6. Autres
Il est important de préciser la nature des dépenses pour lesquels un remboursement est
demandé. Aucun montant intitulé Divers ne sera remboursé.
Pour les remboursements des dépenses en devises autre que canadienne, le demandeur doit
fournir la preuve du taux payé soit un relevé bancaire ou un relevé de carte de crédit.
L’institution ne rembourse pas les dépenses encourues pour l’achat de vin, bière ou autre
boisson alcoolisée prise ou non avec le repas.
2.
Avances
Aucune avance n'est permise. Cependant, il est possible d’obtenir un remboursement pour
les achats de billets d’avion et l’inscription à une conférence si ces dépenses sont payées
avant le voyage. Il faut soumettre un formulaire de Demande de voyage et rapport de
dépenses avec les pièces justificatives originale et indiquer la date prévue du déplacement.
Il est ensuite nécessaire de fournir les cartes d’embarquement avec la demande de
remboursement final, au retour de voyage, sinon le demandeur pourrait avoir à rembourser
le montant reçu pour le billet d’avion.
L’Université ne verse pas d’avance de fonds aux conférenciers invités. Ceux-ci seront
remboursés après leur séjour, sur présentation d’un formulaire Demande de voyage et
rapport de dépenses approuvé par le responsable du budget et accompagné des pièces
justificatives originales.
3.
Approbation
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Le demandeur doit obtenir l’autorisation nécessaire auprès de son supérieur immédiat avant
d’engager une dépense.
Le demandeur qui réclame un remboursement doit s’assurer que la réclamation de voyage
est conforme à la présente politique.
Avant que le paiement ne soit effectué par le Service des finances, le formulaire Demande
de voyage et rapport de dépenses doit être approuvé par le superviseur immédiat du
demandeur.
Seuls les reçus originaux sont acceptables pour justifier une demande de remboursement.
Si les reçus originaux ne sont pas fournis ou s’il manque des reçus, la demande de
remboursement devra être approuvée par le supérieur immédiat ainsi que par le vice-recteur
à l’administration.
Si seulement une portion des coûts de déplacement est réclamée à l’Université et que le
demandeur demande les pièces justificatives originales pour soumettre l’autre portion des
dépenses auprès d’un autre organisme subventionnaire, le Service des finances devra
estamper chaque pièce justificative et y indiquer le montant remboursé par l’Université
avant de remettre les pièces originale au demandeur.
Dans le cas où les règlements d’un organisme de financement relatifs à une demande de
remboursement de frais de voyage diffèrent de la présente politique, la règlementation
offrant le remboursement le moins élevé s’appliquera. Cependant, dans le cas où les
dépenses de voyage sont remboursées à 100 % par cet organisme subventionnaire, il est
possible, exceptionnellement, d’utiliser les taux en vigueur pour cet organisme.
Le responsable du budget doit s’assurer que les dépenses réclamées sont conformes à la
présente politique, que les dépenses sont débitées au bon compte budgétaire et doit aussi
s’assurer de la disponibilité budgétaire.
Le Service des finances vérifie les demandes de remboursement de dépenses de voyage et
s’assure qu’elles sont conformes à la présente politique. Toute demande incomplète ou
jugée non conforme sera corrigée par le Service des finances. Le Service des finances
avisera le demandeur des changements apportés à sa demande en joignant au chèque de
remboursement une photocopie de la demande révisée.
Le remboursement d’une dépense ne constitue pas son acceptation définitive. Tout
remboursement peut faire l’objet de révision ou d’ajustement de la part de tierces parties.
La décision définitive liée à tout ajustement revient au vice-recteur à l’administration. Les
demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou ajusté par la suite.
Les dépenses de voyage sont remboursées uniquement au demandeur qui a soumis le
formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses. L’Université n’accepte aucune
responsabilité pour les montants qui lui sont facturés directement, sauf si cette facture a été
approuvée par un bon de commande, selon le processus d’achat conforme à la politique
d’achat de l’Université Sainte-Anne.
4.
Responsabilités du demandeur
Présenter un formulaire Demande de voyage et rapport de dépenses dûment complété
accompagné des reçus originaux nécessaires, le cas échéant.
Présenter sa demande de remboursement dans un délai maximal de 30 jours après avoir
effectué le voyage.
Indiquer clairement sur sa demande de remboursement le ou les lieux du déplacement, la
date et l’heure de départ ainsi que la date et l’heure de retour.
Divulguer et détailler toutes autres sources de remboursement (montant et provenance).
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Annuler toute réservation non nécessaire. L’institution n’est pas responsable de payer les
frais de pénalité liés à l’omission du demandeur d’annuler la réservation d’un moyen de
transport, d’une chambre d’hôtel ou l’inscription à un événement.
Lorsqu’un membre du personnel utilise sa voiture personnelle, il doit s’assurer que son
assurance est suffisante pour les voyages d’affaires.
Si un employé quitte son emploi à l’Université ou que sa relation avec l’Université prend
fin, il doit présenter sur-le-champ toutes ses demandes de remboursement.
Si le Service des finances obtient des informations supplémentaires après le
remboursement, le remboursement peut faire l’objet de révision ou d’ajustement, par
exemple en cas de fraude. La décision définitive liée à tout ajustement revient au vicerecteur à l’administration. Les demandeurs doivent rembourser tout montant refusé ou
ajusté par la suite.
La présente politique sera revue à tous les trois ans. Le formulaire Demande de voyage et rapport de
dépenses sera revu annuellement par la direction de l’Université Sainte-Anne pour réviser les taux de
kilométrage, le per diem pour les repas ainsi que le formulaire lui-même.
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Annexe 1 – Calcul des distances prédéterminées
Kilométrage prédéterminé (aller seulement – multiplier par deux pour aller-retour)
Petit-de-Grat à Chéticamp
Petit-de-Grat à Halifax
Petit-de-Grat à Pointe-de-l’Église
Petit-de-Grat à Pomquet
Petit-de-Grat à St-Joseph-du-Moine
Petit-de-Grat à Sydney
Petit-de-Grat à Tusket
205 km
325 km
560 km
97 km
228 km
134 km
630 km
St-Joseph-du-Moine à Chéticamp
St-Joseph-du-Moine à Halifax
St-Joseph-du-Moine à Petit-de-Grat
St-Joseph-Moine à Pointe-Église
St-Joseph-du-Moine à Sydney
St-Joseph-du-Moine à Tusket
13 km
400 km
228 km
645 km
151 km
705 km
Halifax à Amherst
Halifax à Aulac (NB)
Halifax à Chéticamp
Halifax à Dartmouth
Halifax à Fredericton
Halifax à Grand Pré
Halifax à l’aéroport d’Halifax
Halifax à Moncton
Halifax à Petit-de-Grat
Halifax à Pictou
Halifax à Pointe-de-l’Église
Halifax à Pomquet
Halifax à Pubnico
Halifax à St-Joseph-du-Moine
Halifax à Truro
Halifax à Tusket
Halifax à Yarmouth
214 km
220 km
411 km
18 km
481 km
90 km
50 km
281 km
325 km
170 km
270 km
240 km
265 km
400 km
105 km
290 km
339 km
Pointe-de-l’Église à Annapolis
80 km
Pointe-de-l’Église à Antigonish
455 km
Pointe-de-l’Église à Baddeck
590 km
Pointe-de-l’Église à Belleville
85 km
Pointe-de-l’Église à Cornwallis
60 km
Pointe-de-l’Église à Digby
50 km
Pointe-de-l’Église à Fredericton
666 km
Pointe-de-l’Église à Halifax
270 km
Pointe-de-l’Église à Kentville
166 km
Pointe-de-l’Église à Meteghan
23 km
Pointe-de-l’Église à Moncton
501 km
Pointe-de-l’Église à New Glasgow
400 km
Pointe-de-l’Église à New Germany
194 km
Pointe-de-l’Église à Petit-de-Grat
560 km
Pointe-de-l’Église à Pomquet
475 km
Pointe-de-l’Église à Pubnico-Ouest 100 km
Pointe-de-l’Église à Ste-Anne-Ruisseau 80 km
Pointe-de-l’Église à St-Jean (NB)
726 km
Pointe-de-l’Église à St-Joseph-Moine 645 km
Pointe-de-l’Église à Sydney
675 km
Pointe-de-l’Église à Truro
340 km
Pointe-de-l’Église à Tusket
90 km
Pointe-de-l’Église à Weymouth
16 km
Pointe-de-l’Église à Windsor
205 km
Pointe-de-l’Église à Wolfville
180 km
Pointe-de-l’Église à Yarmouth
70 km
Tusket à Halifax
Tusket à Petit-de-Grat
Tusket à Pointe-de-l’Église
Tusket à St-Joseph-du-Moine
290 km
630 km
90 km
705 km
Note : Pour toute autre distance non prédéterminée dans cette annexe, le demandeur doit chercher la
distance de l’itinéraire parcouru avec Google Map et remettre une copie de cet itinéraire avec sa
Demande de voyage et rapport de dépenses.
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