Présents : Julien L., Nadia D., Bea F., Tom, Marie

entrePOTE
99 rue de Clermont
42300 Roanne
Tel: 09.54.47.25.16
Fax: 09.59.47.25.16
[email protected]
café
Présents : Julien L., Nadia D., Bea F., Tom, Marie-Christine C., Gérard C., David T., Sarah D., Didier P.,
Anne R., Anthony T., Alex L., Frédérick B., Crok, Jean-Charles D., Jean-Baptiste C., Marc J.
Compte-rendu de la réunion du 20 novembre 2007 à propos du café associatif
Avant propos sur ce qu'il sera développé plus bas dans le compte rendu : Avis à toutes les adhérentes
et tous les adhérents,
Réflexion ...
Nous avions sur la réunion du 27 octobre dernier, évoqué le fait qu'il y avait un écart entre ce que nous
devions faire sur le chiffre d'affaire bière du café associatif, et le réel, de 170 €. Sur ce constat,
l'inexplicable a remplacé l'inexpliqué, l'incalculable incalculé, et le le pote Crock en a fait les frais. Une
rumeur est née, Crok le voleur, Crok par ci et Crok par là, et surtout Crok aujourd'hui très affecté par cette
dernière. Mais évidemment comme il nous est parfois difficile de commencer par le début, nous nous
sommes aperçus après coup, avec le retour d'expérience des actrices et acteurs de l'accueil au café, que
d'une part notre stock était conforme à nos ventes, mais que d'autre part les bouteilles de fin de semaine
n'étaient pas réutilisables pour le début de la suivante, aussi beaucoup ont été jetées. Et oui, les produits de
qualité AB que l'on propose, par principe, vieillissent moins bien, et cette qualité « fragile » coûte cher
donc la perte est en conséquence (7%). De plus, certains participants aux travaux avaient bénéficié de
bières gratuites lors de l'inauguration. Encore fallait il y penser, se le dire, en parler du moins, car c'est vrai
une rumeur ça part de rien, un malentendu parfois, un détail, une rumeur c'est très léger quand cela ne nous
concerne pas. Alors croyez bien que sur un inexplicable, inexpliqué on ne pourra rester, la rumeur dans
entrePOTE comme ailleurs est parfaitement destructrice. Ne la mettons pas de côté pour lui assurer des
lendemains encore plus sulfureux. Dans entrePOTE la rumeur n'a aucune place, les choses doivent pouvoir
se dire de face. Entre un Crok qui s'en met plein les fouilles, et qui, déjà, partouze dans toutes les pièces à
des heures...!, et le non constat abouti d'un mois de bénévolat, face à une tache complexe, avouez qu'il y a
de la marge. A bon entendeur ...
Salutations
Julien
Merci à Jean baptiste, nouvellement arrivé, pour sa disponibilité et sa prise de note dans notre univers
passionné.
Réunion café associatif :
Didier : un planning est mis en place pour définir les horaires d’ouverture et les personnes qui tiennent les
permanences. Ces derniers ont un rôle d’accueil de personnes de l’extérieur et doivent donc bien connaître
le fonctionnement d’entrePOTE. Il propose donc que soit créé un fascicule explicatif sous forme de
triptyque présentant l’association, l’histoire de sa création, ses fonctions, sa philosophie.
Didier se propose également de tenir une permanence tous les vendredis de midi à minuit pour expliquer
aux « nouveaux » les bases fondamentales que chaque adhérent doit connaître et accepter. Les personnes
Siret : 490 352 606 00019
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qui sont en possession d’une carte à 1€ devront se rendre à cette permanence avant que cette carte soit
terminée. Il est proposé qu’à cette occasion une boisson sans alcool puisse être proposée aux personnes se
rendant à la permanence, mais pas possible par rapport à la licence cercle.
Tom rappelle que tout adhérent est déjà sensé lire et respecter la charte. Pour cela elle doit être plus facile
d’accès. Il pense que le triptyque permettra à chacun de s’engager en connaissance de cause.
A faire : ajouter sur le site Web, dans le module « adhésion », que chaque nouvel adhérent devra passer
lors de la permanence du vendredi ou prendre rendez-vous avec Didier en cas d’impossibilité ce jour là.
Pour les vendredis soirs, à l’occasion de soirées organisées, un panier supplémentaire sera commandé à
l’AMAP,. ou à des producteurs locaux autres : pain, fromage, charcuterie… pour préparer de petits plats
disponibles sur place avec des produits cohérents. Didier en parlera aux producteurs le vendredi 23
novembre pour une première commande le 30.
Permanence : Une discussion s’en suit à propos des permanences au bar. Plusieurs personnes insistent sur
la nécessité d’être sérieux et d’assurer au mieux les tâches ménagères du local. Lorsque deux personnes ont
été désignées au bar, personne d’autre ne doit passer derrière.
Une fiche de présence doit être remplie et signée par les responsables du bar. Cette fiche récapitulera
l’ensemble des tâches à assurer, et messages à faire passer aux suivants.
Clés : Les personnes en charge du bar devront venir récupérer les clés du local le jour précédent la
permanence et venir les reposer dans les jours suivants en veillant à respecter des délais raisonnables. Une
fiche sera remplie à l’occasion mettant en lien le nom d’une personne et le numéro de la clé correspondante.
Pour rappel, Julien, Ali et Didier ont déjà un double des clés.
A faire : faire reproduire plusieurs clés de la porte de derrière uniquement (elles coûtent beaucoup moins
cher). Préparer un tableau de remise des clés.
Planning : Sarah prépare un planning sur un mois des activités proposées au local à afficher sur un grand
tableau. Pour le planning du bar, remplir le planning un mois à l’avance. Les membres peuvent s’inscrire en
suppléant dans les cases occupées au cas d’empêchement.
Caisse du bar : Un petit coffre est disponible dans le local, pour y déposer le fruit de la recette journalier.
Le fonds de caisse devra être complété. Chaque personnes qui tient le bar devra relever sa caisse à la fin de
la journée, noter ce qui a été vendu et jeté (bières ouvertes par exemple) et mettre le tout sous enveloppe
dans le coffre.
Logiciel de comptabilité / planning / base adhérents : Julien rappelle que Ali va bientôt mettre à jour la
comptabilité et que l’achat d’un logiciel adapté serait nécessaire. Il propose l’achat du logiciel CIEL qui
permet de remplir ces trois fonctions et notamment de faire un planning sur plusieurs mois (ce qui n’est pas
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possible sur un planning papier). Le prix de ce logiciel est de 120 € ce qui est élevé pour l’association. Béa
va donc chercher une alternative moins coûteuse. Il faut également demander à Nico s’il peut concevoir un
tel programme. Par ailleurs, le père Fred, comptable à la retraite, s’est proposé pour aider l’association à
faire son bilan comptable le cas échéant.
Carte à 1 € / carte d’invitation : Il est inscrit dans le règlement que les boissons doivent être servies
uniquement aux adhérents. Dans le cas contraire et en cas de contrôle, l’existence de l’association peut être
menacée. Julien rappelle que cette règle n’est valable que dans la salle centrale qui abrite le bar, ce qui
autorise la venue de partenaires ou autres personnes pour découvrir l'association dans d'autres pièces. Le
terme « les boissons alcoolisées » sera remplacé par « toutes les boissons » sur la porte du local et sur le
site Web.
Il y a un problème actuellement avec les cartes à 1€. De nombreux adhérents à 1€ pas très motivés par
entrePOTE mais plus par le bar. Aucune carte à 1€ ne sera donc délivrée à partir de ce jour. Tous les
détenteurs de cette carte seront invités à se rendre à la permanence du vendredi avant d’avoir épuisé leur
carte pour discuter avec Didier. Ils auront tout de même la possibilité d’utiliser leurs huit cases.
Une étude sera menée par Fred pour savoir combien de détenteurs d’une carte à 1€ sont devenus adhérents
ensuite.
Cette carte à 1€ sera remplacée par une « carte invitation » destinée aux adhérents qui souhaitent
exceptionnellement venir avec un ami. Elle sera datée et signée par l’adhérent et sera valable pour une
journée.
Une affiche sera installée sur la porte pour expliquer ce nouveau fonctionnement
A faire : créer la carte invitation, demandée aux adhérents à 1€ de se rendre à la permanence, faire une
affiche sur la porte. Mettre à jour le site Web.
Le bar. Toute personne qui vient derrière le bar doit pouvoir expliquer le fonctionnement de l’association à
ceux qui entrent dans le local, ce qui nécessite une bonne compréhension de son fonctionnement. Le
triptyque leur servira alors de garde mémoire. Sarah propose que les personnes qui auront des questions
précises sur des sujets tels que l’AMAP, les soirées, la coopérative etc. seront orientés vers des référents
compétents pour leur répondre.
Modification de la convention : un paragraphe sera ajouté à la convention pour que soient rendues
indissociables les fonctions de barman et l’activité d’accueil des personnes extérieures.
A faire : Tom, Jean-Charles et Julien préparent le triptyque sous forme d’une feuille A4 pliée en trois et
modifient la convention.
Tom lance une discussion sur un fait qui le dérange beaucoup et qui met en jeu l’éthique de l’association :
les rumeurs qui circulent depuis quelques temps sur Crok. Celui-ci aurait volé 170€ et ouvert le bar à des
heures tardives pour des activités de débauche. Il estime qu’il ne faut jamais différer certaines remarques
sur les valeurs humaines et ressent un malaise car personne n’a évoqué ce problème depuis le début de la
réunion. Il pense que ces rumeurs viennent de l’intérieur d’entrePOTE et il souhaite savoir d’où elles
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viennent. Ces rumeurs servent à régler des comptes et Tom trouve cela dégueulasse. Cela est contraire aux
valeurs entrePOTE.
Crok estime que ces rumeurs n’ont pas de fondement et n’accepte pas que certaines personnes fassent
courir des bruits qui mettent en doute son honneur. Il demande des excuses. Concernant les 170€ perdus, il
rappelle que certaines personnes ont eu trois ou quatre bières gratuites le jour de l’inauguration.
Sarah dit que sa fonction et les obligations financières de l’association lui impose d’être rigoureuse et que
les comportements de Crok l’ont dérangé (saleté, bordel, propos 5ème degré…) à certains moments et
qu’elle lui a dit en face. Julien insiste sur le fait que lui aussi a parfois eu à faire le point avec Crok.
Didier estime qu’il ne faut pas donner d’importance aux gens qui colportent des rumeurs mais Tom
persiste pour dire qu’il est important d’en parler.
Alex est révoltée par le sort que l’on réserve à Crok qui est sali par les rumeurs alors qu’il a fait
énormément pour l’association. D’après elle, Crok est mis de côté depuis l’irruption de la rumeur. Elle
relance la question de l’embauche de Crok. Sarah estime que les finances instables de l’association ne
permettent pas une embauche pour le moment. Devant l’incompréhension de Jean-Charles face à un
courrier adressé par Julien à Crok, ce premier rappelle que ce dernier en avait besoin pour faire ses
démarches auprès de son correspondant ANPE et conseil général. Un courrier à vocation facilitatrice.
Cette discussion dure environ une heure ce qui permet aux uns et aux autres de donner leur point de vue sur
la rumeur, sur Crok et sur les difficultés rencontrées dans l'activité, et notamment le calcul les pertes
financières à partir des inventaires puisque certains fonds de bouteille sont régulièrement jetés. Fred insiste
notamment qu’il est très facile de faire des erreurs derrière le bar, dans le bon comme dans le mauvais sens.
A faire : Julien fera une note dans le local et sur le site pour préciser qu’il n’y a pas eu de perte d’argent
derrière le bar. Les trous qui ont été constatés sont dus à des bières données gratuitement lors de la soirée
d’inauguration et à des fonds de bouteilles perdus. Les barmens noteront dorénavant les pertes qu’ils
enregistreront. Ils éviteront d’ouvrir trop de bouteilles et proposeront celles ouvertes surtout en fin de
semaine, car en ouvrir une nouvelle sans la finir revient à la jeter car impropre à la consommation pour le
mardi ou mercredi suivant.
La séance se poursuit par le remplissage du planning par les personnes présentes.
Chacun s'est positionné sur le planning, et dès à présent nous pouvons constater un planning bien rempli
d'activités diverses.
Nous avons par la suite évoqué les questions les à l'approvisionnement, et nous avons fait un constat qu'il
fallait que cela soit lié à une personne en particulier, ce qui est souvent demandé par les fournisseurs.
Aussi une proposition reste à faire avec Massoud pour les Thés, Cafés, Chocolats et bières bio, , car non
seulement il a tous les produits mais il peut livrer à Roanne une fois par mois minimum.
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Béa, se propose d'être le relais approvisionnement du « bar », c'est à dire avoir un regard sur le stock pour
anticiper la commande suivante, être attentive aux produits pouvant arriver chez nous et gérer les
approvisionnements, livraisons.
Julien Recontactera la brasserie du Pilat et Massoud pour faire le point et assurer le relais avec Béa.
Il est noté que les frais (carburant...) engagés sur l'approvisionnement du bar, sont à la charge d'entrePOTE,
et qu'il faudrait sans doute faire de la sorte pour les produits du groupement d'achat lorsque nécessaire.
Conclusions :
Didier et Sarah établissent un planning papier où sont recensés les évènements à venir
Une permanence pour adhésion est privilégiée à l'adhésion en direct au local : le vendredi de 12 h à
fin de soirée.
Une fiche de présence est établie pour meilleure compréhension comptable et passage de relais et de
clés ( refaites en plusieurs exemplaires).
Coffre installé
Refonte des documents : Triptyque, procédure bar et affiche par Tom Jean Charles et Julien
mercredi prochain
Fin de la carte à 1 € pour place à la carte invitation, nominative, utilisée avec parcimonie, signée et
valable un jour. Conception de la carte par Julien
Ne laissons pas les potes sombrer sous les méfaits d'une rumeur non fondée. Continuons de discuter,
s'expliquer. Une somme de différences est une force !
Béa reprend le flambeau côté approvisionnement du café.
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