informations relatives aux demandes de location de locaux d

informations relatives aux demandes de location de locaux d

INFORMATIONS RELATIVES AUX DEMANDES
DE LOCATION DE LOCAUX D’ENSEIGNEMENT
Pôle Commun de Gestion
145 avenue James Cook - Nouville
BP R4 - 98851 NOUMÉA CEDEX
Tél. 00 687 290 058 - Fax. 00 687 254 829
En vue de satisfaire votre demande de location de salle, vous trouverez ci-après la
procédure à suivre scrupuleusement en vue d’officialiser votre requête.
Il est demandé à toute personne extérieure à l’UNC, de bien vouloir adresser une demande
écrite sollicitant une mise à disposition d’une ou de plusieurs salles de l’établissement :
Courriel : [email protected]
A. Contact
Par courriel :
[email protected]
Par voie postale :
Monsieur Gaël LAGADEC
Président de l’Université de la Nouvelle-Calédonie
BP R4
98851 NOUMEA Cedex
Par fax :
25 48 29
Il est préalablement précisé que l’occupation des locaux d’enseignement est prioritairement octroyée aux cours
et examens dispensés par l’Université.
B. Besoins spécifiques
Vous préciserez également vos besoins spécifiques comme par exemple, l’utilisation :
• de matériel de sonorisation
• de vidéo projecteur :
port HDMI dans les salles du bâtiment LLSH
port VGA dans les autres salles du campus
• de matériel de visioconférence
Pour les pré visites et les modalités pratiques, merci de bien vouloir prendre contact avec le Service Technique
Immobilier & Logistique (STIL) :
•
M. Nicolas HOLLMAN : 83 53 86 –
[email protected]
ou
• Email : [email protected]
Nous vous conseillons fortement d’effectuer une pré visite des lieux et, le cas échéant, des essais techniques afin
de vous assurer que les locaux et le matériel mis à disposition répondent à vos attentes1.
C. Restauration :
En cas de restauration sur place, il est possible de disposer du restaurant universitaire et de la salle de restauration. Le
cas échéant, vous devrez faire appel au prestataire du restaurant qui vous établira un devis spécifique sous réserve de
disponibilité (Email : [email protected] / Tél. : 28 73 53)
La demande de location du restaurant universitaire sera à adresser au GIP MAISON DE L’ETUDIANT (Mr Thierry
DOMBROWSKY Email : [email protected] / Tél. : 29 00 59), en charge de la gestion du restaurant
universitaire.
Si vous faites appel à un traiteur extérieur, vous ne serez pas autorisé à utiliser les installations du Restaurant
Universitaire. La logistique sera à votre charge ainsi que la remise en état des lieux.
Les barbecues sont STRICTEMENT INTERDIT dans l’enceinte de l’Université. Le non respect de cette clause se
traduira par le refus de toute autre demande de location ultérieure.
1
Dès lors qu’aucune demande spécifique n’est sollicitée, l’Université se dégage de toute responsabilité en cas de problèmes rencontrés lors de la manifestation.
29/08/2013
v7
D. Affichage :
Il vous est demandé de bien vouloir vous rapprocher du Service Technique Immobilier & Logistique (STIL) pour
les autorisations d’affichage.
A savoir, qu’il est interdit d’afficher les publicités ou tout autre document de la manifestation sur les vitres et
notamment celles du hall de l’amphithéâtre 400.
E. En cas d’urgence durant la manifestation
1- En semaine :
Il vous sera demandé de prendre l’attache des personnes suivantes en cas de problèmes techniques durant la
manifestation hors samedis et dimanches inclus.
Problèmes informatiques
« Service informatique »
• Mme Etchebertz Johanna : 29 00 86
• M. Hochedez Gaëtan : 29 00 85
• M. Tremblay Matthieu : 29 00 87
• Email : [email protected]
Autres
« ServiceTechnique Immobilier & Logistique »
• M. Nicolas HOLLMAN : 83 53 86 –
[email protected]
• Email : [email protected]
2- En week-end :
Vous avez la possibilité de recourir à votre propre technicien qui aura été au préalable formé à l’utilisation
des installations ou bien vous rapprocher des prestataires suivant qui peuvent assurer la maintenance des
installations techniques.
AUDIOTECHNIQUE Sarl : Tél. 24 12 75
AUDIO SOLUTIONS : Tél. 44 25 32
Dans ce cas un devis spécifique vous sera établi par ces prestataires.
Nous nous tenons à votre entière disposition pour tous renseignements complémentaires que vous jugerez
utile.
F. Tarification
Le tableau suivant indique les tarifs 2013 en vigueur des différents locaux susceptibles d’être loués suivant
délibération n°49/13 du 29 août 2013 :
FORFAIT UTILIS ATION 4H
HT
Amphi 400 équipé (vidéo + clim) avec 1h d'assistanc e technicien
idem + visio conférence
TSS 5%
TTC
FOR FAIT U TILISATION 8H
HT
TS S 5%
36 200 F
1 810 F
38 010 F
64 200 F
3 210 F
TTC
67 410 F
44 600 F
2 230 F
46 830 F
80 900 F
4 045 F
84 945 F
Amphi 200 (équipé (vidéo + clim) avec 1 h d'ass istance technicien
22 500 F
1 125 F
23 625 F
36 800 F
1 840 F
38 640 F
Amphi 250 (équipé (vidéo + clim) avec 1 h d'ass istance technicien
26 100 F
1 305 F
27 405 F
43 800 F
2 190 F
45 990 F
salle de cours banalisée 20 places
2 500 F
125 F
2 625 F
5 000 F
250 F
5 250 F
salle de cours banalisée 30 places
3 500 F
175 F
3 675 F
7 100 F
355 F
7 455 F
salle de cours banalisée 40 places
4 300 F
215 F
4 515 F
8 500 F
425 F
8 925 F
salle de cours banalisée 50 places
5 700 F
285 F
5 985 F
11 300 F
565 F
11 865 F
salle de cours banalisée 60 places
6 400 F
320 F
6 720 F
12 800 F
640 F
13 440 F
salle de cours banalisée 80 places
7 800 F
390 F
8 190 F
15 600 F
780 F
16 380 F
10 600 F
530 F
11 130 F
21 300 F
1 065 F
22 365 F
salle de cours banalisée 120 places
Salle de cours équipée de 13 postes mic ro inform atique (24 postes)
8 300 F
415 F
8 715 F
16 700 F
835 F
17 535 F
Salle PCE M pour visio conférences avec matériel + salle de réunion IUFM
20 900 F
1 045 F
21 945 F
33 500 F
1 675 F
35 175 F
Salle res taurant universitaire à Nouville
20 300 F
1 015 F
21 315 F
40 600 F
2 030 F
42 630 F
Labo de langue 20 postes 20 places
10 900 F
545 F
11 445 F
21 900 F
1 095 F
22 995 F
Labo de langue 40 postes 40 places
21 900 F
1 095 F
22 995 F
43 600 F
2 180 F
45 780 F
Salle Inform atique 40 postes 40 places
20 500 F
1 025 F
21 525 F
41 000 F
2 050 F
43 050 F
Salle Inform atique 20 postes 40 places
13 000 F
650 F
13 650 F
26 100 F
1 305 F
27 405 F
Hall de s port (gym nase Nouville)
37 600 F
1 880 F
39 480 F
75 200 F
3 760 F
78 960 F
Terrain de foot
Mur d'es calade (sans cordes ni baudriers)
2 500 F
125 F
2 625 F
5 000 F
250 F
5 250 F
10 100 F
505 F
10 605 F
20 200 F
1 010 F
21 210 F
D ans les cas de m ises à disposition pour :
une utilisation supérieure à 8 heures
une utilisation les samedis & dimanches
une utilisation se prolongeant au-delà de 19 heures
U ne majoration de 25% sera appliquée sur et cum ulée au montant du forfait initial
29/08/2013
v7
Mise à disposition de personnel :
Tarif TTC de mise à disposition d’un technicien (audio, vidéo, info, …) en plus de l’heure forfaitaire déjà
comptabilisée dans la journée ou demi-journée de location des amphis et des salles visio : 9 240 XPF.
Tarifs d’une minute de connexion RNIS :
HT
TSS 5%
TTC
2 canaux
210 F
11 F
221 F
3 canaux
320 F
16 F
336 F
4 canaux
430 F
22 F
452 F
6 canaux
640 F
32 F
672 F
Ces tarifs restent susceptibles d’être modifiés en cours d’année.
G. Délais de réservation et de validation
Le preneur doit impérativement retourner le présent document signé à l’université (par retour de mail / scan)
donnant ainsi son accord sur les tarifs proposés et reconnaît avoir pris connaissance du présent document.
Un pré réservation est ainsi créé au niveau de l’Université.
La convention correspondante est transmise par courrier à l’intéressé qui devra retourner ladite convention signée à
l’université dans les meilleurs délais. Le non retour de la convention 15 jours avant la date de la manifestation
provoquera automatiquement l’annulation de la réservation.
H. Sécurité
Les dispositions suivantes en matière de sécurité sont à respecter notamment en dehors des horaires d’ouverture de
l’université (soir et week-end).
1/ Sécurité incendie
•
•
•
Si une personne constate un départ de feu alors appuyez sur les boitiers bris de glace (boitier Rouge) qui
déclencheront l’alarme incendie
En cas de signale d’alarme : « Evacuer les lieux immédiatement »
Ne retourner dans les locaux QU’UNIQUEMENT sur ordre du référent de l’Université
2/ Effectifs par salles
La capacité d’accueil des locaux loués ne doit en aucun cas être dépassée.
Il est également rappelé que l’Université continue de fonctionner le samedi et notamment la bibliothèque universitaire
qui jouxte l’amphithéâtre 400.
Date et Signature du preneur
avec mention « Bon pour accord »
Date : ____________________________________
Signature
29/08/2013
v7