Adhérez et déclarez vos salariés - Tese

Adhérez et déclarez vos salariés
s u r w w w. le t e s e . u rs s a f. f r
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Mode d’emploi
Sommaire
Page d’accueil
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Accès à la demande d’adhésion
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L’adhésion
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Coordonnées de votre entreprise
Mode de paiement
Questions pour orientation de votre adhésion
Service de santé au travail
Retraite complémentaire
Prévoyance
Renseignements complémentaires
Déclaration sur l’honneur
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6
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Espace employeur
Accès à votre espace sécurisé pour déclarer vos salariés
Le contrat
Liste de vos salariés
Liste des contrats
Créer un contrat
Établir un contrat
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11
11
12
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Volets sociaux
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Établir un volet social
Liste des volets sociaux
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Éditions
Liste des documents
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22
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Page d’accueil
Accès à la demande d’adhésion
Vous accédez à l’adhésion depuis la page d’accueil.
Cliquez sur « se connecter » puis saisissez votre
n° Siret.
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L’adhésion
Coordonnées de votre entreprise
Le centre Tese dont vous dépendez
s’affiche automatiquement.
Vos coordonnées sont pré-renseignées.
Sélectionnez votre convention collective
nationale (CCN) dans le menu déroulant.
Pour connaître votre CCN :
www.travail-emploi.gouv.fr (onglet « travail »),
www.legifrance.gouv.fr ou contacter la Direccte
(direction régionale des entreprises, de la
concurrence, de la consommation, du travail et
de l’emploi) ou votre centre Tese.
Si aucune convention collective n’est obligatoire
dans votre secteur d’activité, cochez « aucune
convention - droit du travail ».
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L’adhésion
Mode de paiement
Choisissez votre mode de paiement.
Optez pour le prélèvement automatique pour plus de simplicité.
Complétez vos coordonnées bancaires.
Le mandat de prélèvement est pré-rempli.
Vous pouvez l’imprimer et l’enregistrer.
Questions d’orientation de votre adhésion
Modifiez, le cas échéant,
les réponses positionnées
par défaut.
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L’adhésion
Service de santé au travail
Retraite complémentaire
Vous devez obligatoirement être immatriculé auprès d’un organisme de retraite
complémentaire. Il peut être désigné par votre convention collective nationale en fonction
de votre activité ou déterminé selon votre implantation géographique.
Si vous ne connaissez pas cet organisme et les taux applicables, consultez www.agirc-arrco.fr
ou contactez votre centre Tese.
Le choix d’un service de santé au travail est obligatoire.
Vous devez prendre en compte les critères suivants :
- proximité géographique,
- compétences sectorielles de l’organisme,
- taux/montant forfaitaire.
Pour en savoir plus : www.cisme.org
Sélectionnez votre organisme de retraite et complétez
obligatoirement les taux tranche 1 (T1) et tranche 2 (T2). Ces
informations figurent sur les documents transmis par votre organisme.
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L’adhésion
Prévoyance
Cette rubrique apparaît uniquement si vous avez coché
« oui » à la question portant sur une prévoyance
obligatoire dans la zone « questions d’orientation de
votre adhésion ».
Vous devez contacter l’organisme qui gère votre
prévoyance, qu’il soit désigné ou non par votre CCN,
afin de vous immatriculer et d’obtenir les taux et la
répartition (parts salarié et employeur).
Vous pouvez également contacter votre centre Tese.
Indiquez les n° de contrats transmis
par votre organisme pour faciliter la
gestion de votre dossier.
Si vous ne les avez pas encore reçus, vous
devrez les transmettre à votre centre Tese
dans les plus brefs délais.
Si une complémentaire « soins
santé » est appliquée obligatoirement
dans votre entreprise, vous devez
prendre contact avec votre organisme
à l’instar de la prévoyance.
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L’adhésion
Renseignements complémentaires
Ces informations sont nécessaires pour
l’établissement de la déclaration annuelle
des données sociales effectuée (DADS) par
votre centre Tese.
Pour information, sont assujetties :
- à la taxe d’apprentissage,
principalement les entreprises
employant des salariés et exerçant une
activité commerciale, industrielle ou
artisanale,
- à la formation professionnelle, toutes
les entreprises en faveur de leurs
salariés,
- à la taxe sur les salaires, exclusivement
les entreprises non soumises ou
soumises partiellement à la TVA.
Indiquez l’horaire collectif mensuel
en heures et en minutes (et non en
centièmes).
Par exemple, si votre entreprise
applique les 35 h par semaine,
saisissez 151 h 40.
Certains
accords
d’entreprise
prévoient un horaire collectif mensuel
spécifique au secteur d’activité de
l’entreprise. Il convient de nous
indiquer cet horaire. La convention
collective nationale des HCR, par
exemple, fixe la semaine de travail à
39 h soit 169 h 00 mensuelle.
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L’adhésion
Déclaration sur l’honneur
Indiquez si l’ensemble de vos salariés
seront gérés dans le dispositif Tese.
En cliquant sur « suivant », vous obtenez
un récapitulatif des éléments saisis.
En cas d’erreur, vous pouvez revenir sur les
écrans précédents pour modification.
Après vérification des éléments, cliquez sur « enregistrer ».
Vous obtenez immédiatement la confirmation de la prise en compte de votre adhésion.
Un accusé de réception d’adhésion avec un mot de passe pour accéder à votre espace
employeur sécurisé vous sera adressé par voie postale.
Dès réception, vous pourrez, le cas échéant, dans votre espace employeur :
- visualiser votre adhésion, modifier votre mot de passe, vos coordonnées bancaires,
votre adresse mail,
- déclarer vos salariés,
- éditer les documents transmis par votre centre Tese.
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Espace employeur
Accès à votre espace sécurisé
pour déclarer vos salariés
Pour entrer dans votre espace sécurisé et
déclarer votre salarié, saisissez votre Siret
et le mot de passe mentionné sur votre
accusé de réception d’adhésion.
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Le contrat
Liste de vos salariés
Vous accédez à la liste et aux données de vos salariés, aux contrats établis
ainsi qu’aux déclarations effectuées.
Vous créez un contrat pour tout nouveau salarié entrant dans le dispositif.
Vous pouvez éditer un certificat de travail pré-renseigné.
Vous avez la possibilité de modifier les informations administratives de votre
salarié.
Liste des contrats
Cliquez ici pour visualiser ou modifier
les informations administratives de
votre salarié (nom, date de naissance,
adresse…).
Pour toute autre modification du contrat
de travail, contactez votre centre Tese.
Cliquez ici pour établir
le certificat de travail.
Cliquez ici pour obtenir le certificat
d’enregistrement du contrat.
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Le contrat
Créer un contrat
Établir un contrat
Seuls les salariés
dont le contrat est
en cours s’affichent
automatiquement.
Créer un nouveau contrat pour
un salarié déjà employé dans
l’entreprise ou créer un contrat
pour un nouveau salarié.
Cliquez sur « Rechercher » pour créer
un nouveau contrat pour un salarié déjà
employé précédemment dans l’entreprise
et dont le contrat n’est plus en court.
Sélectionnez « tous les salariés de
l’entreprise », ou faites une recherche
par nom ou prénom.
Vous devez sélectionner le motif du
contrat à durée déterminée (CDD).
Celui-ci est toujours lié à une activité spécifique :
surcroît d’activité, emploi saisonnier, remplacement d’un salarié absent, usage.
Le CDD est par ailleurs soumis à des règles
précises de durée, de limite de renouvellement
et de délais de carence.
Cochez cette case si le mandataire
social de l’entreprise est assimilé à
un salarié pour la Sécurité sociale
bien que ne relevant pas de
l’assurance chômage. Il peut s’agir
notamment d’un gérant minoritaire
ou égalitaire d’une SARL ou d’un
président de SAS.
Pour un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, sélectionnez dans le
motif du CDD « Autre », puis indiquez par exemple « Apprenti » dans la rubrique
« contrat particulier » et « Apprentissage » dans la rubrique « Précisez le motif ».
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Le contrat
Établir un contrat
Le CDI ou le CDD peut être à temps plein ou à temps partiel.
S’il s’agit d’un contrat à temps partiel, prévoyez un document
signé par vous-même et votre salarié indiquant la répartition
de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les
semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans
lesquelles peuvent être effectuées les heures complémentaires.
Cas particulier : si la durée du contrat de travail est inférieure
à une semaine, cochez « temps plein ».
Cette rubrique est principalement
réservée aux salariés « cadres ».
Retrouvez ces données dans votre
convention collective consultable
sur www.legifrance.gouv.fr
À défaut de CCN, cochez niveau 1,
échelon 1.
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Le contrat
Établir un contrat
Sélectionnez ZFU (zone franche urbaine), ZRU (zone
de revitalisation urbaine), ZRR (zone de redynamisation
rurale) ou ZRD (zone de restructuration de la défense),
si vous bénéficiez pour vos salariés de l’une de ces
exonérations.
Pour l’obtention des exonérations ZFU, ZRU, ZRR, vous
devez adresser une déclaration d'embauche spécifique
à la Direccte et à l’Urssaf.
Les organismes mentionnés lors de votre adhésion
sont indiqués et cochés automatiquement.
Dans le cas de la mise en place de plusieurs retraite et
prévoyance en fonction des catégories de vos salariés,
vérifiez l’exactitude des cases cochées pour chacun
d’entre-eux et modifiez les le cas échéant.
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Le contrat
Établir un contrat
Imprimez ce récapitulatif, vous obtenez immédiatement le
certificat d’enregistrement. Il sert de déclaration préalable à
l’embauche (DPAE) et de contrat de travail, s’il est signé par
vous-même et par votre salarié.
L’utilisation du Tese dispense de rédiger un contrat de travail.
Toutefois, dans votre intérêt et celui de votre salarié, nous vous
recommandons d’en établir un, notamment pour prévoir
d’éventuelles clauses particulières (convention de forfait, primes
et indemnités conventionnelles, clause d’exclusivité et de nonconcurrence...).
Vous obtenez un récapitulatif des
données du contrat.
Après vérification des éléments,
cliquez sur « enregistrer ».
En cas d’erreur, vous pouvez revenir sur
les écrans précédents pour modification.
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Volets sociaux
Établir un volet social
Sélectionnez préalablement le
mois pour lequel vous allez établir
le volet social.
Toute période d’emploi antérieure
à M-2 doit faire l’objet d’une
demande spécifique auprès de
votre centre Tese.
Seul le dernier contrat apparaît.
Cliquez sur l’icône pour établir le
volet social pour le mois en cours
ou les deux mois précédents.
Saisissez la période d’emploi
souhaitée. Le volet social sera
rattaché au contrat correspondant
à cette période.
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Volets sociaux
Établir un volet social
Cliquez sur ce lien et les éléments de
rémunération déclarés le mois précédent
seront repris automatiquement.
Le volet social sera rattaché au contrat
correspondant.
À défaut , la période d’emploi indiquée
est d’un mois civil complet. Si le contrat
de travail est inférieur à un mois, il
convient de modifer ces dates.
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Volets sociaux
Établir un volet social
Les heures rémunérées correspondent au nombre d’heures
total effectué, y compris les heures majorées et la période de
congés payés.
Il s’agit de la rémunération
totale y compris les heures
majorées (hors primes).
Indiquez le montant
total et non le montant
horaire).
cliquez sur « Autres »
pour déclarer une prime de
licenciement ou de rupture
conventionnelle.
Sélectionnez la prime ou l’indemnité puis indiquez le montant total et non
le montant horaire.
Cas d’un salarié n’ayant pas pris ses congés au terme de son CDD de 3 mois,
rémunéré 1200 €/mois :
- calculez au titre de son indemnité de fin de contrat 10% sur la totalité de sa
rémunération soit 360 € (3 600 x 10 %),
- puis calculez à nouveau 10% au titre de l’indemnité compensatrice de congés
payés sur le résultat obtenu, soit 396 € [(3600 + 360) x 10 %].
Renseignez cette zone lorsque
votre salarié prend des congés.
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Volets sociaux
Établir un volet social
Indiquez le total des frais
professionnels versés à votre
salarié. Par exemple les sommes
dues au titre des indemnités de petits
et grands déplacements prévues par
la convention collective du BTP.
Vous employez un salarié en contrat
d’apprentissage. Vous devez déclarer le
montant de la rémunération et la base
forfaitaire qui sert au calcul des cotisations
et contributions sociales.
Cette base se détermine en fonction de
l’âge de votre apprenti et de l’année
d’exécution de son contrat.
Portez dans cette zone le
montant des frais professionnels
qui ne sont pas exonérés de
cotisations : soit la fraction des
allocations forfaitaires excédant les
limites d’exonération, soit les frais
non justifiés, ainsi que l’intégralité
de l’indemnité de trajet (BTP).
La base forfaitaire peut s’appliquer à
d’autres catégories de salariés (formateurs
occasionnels…). Dans ce cas, l’accord du
salarié est nécessaire.
Bon à savoir
Reportez-vous à l’annexe au guide
pratique ou consultez la documentation
spécifique « Avantages en nature et frais
professionnels » sur www.urssaf.fr
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Volets sociaux
Établir un volet social
Vous obtenez un
récapitulatif des éléments déclarés.
Vous obtenez immédiatement
le certificat d’enregistrement,
que vous pouvez imprimer.
En cas d’erreur, vous
pouvez revenir sur
les écrans précédents
pour modification.
Le bulletin de paie sera
disponible dans la rubrique
« Éditions » dès le premier jour
ouvré suivant votre saisie.
Cliquez sur cette
rubrique pour visualiser
le détail des cotisations
et le montant du salaire
net à verser à votre
salarié.
Ce message apparaît lorsque le montant
de la rémunération est inférieur au Smic en
vigueur ou lorsqu’il n’est pas mentionné le
montant total mais le taux horaire.
Après vérification des éléments,
cliquez sur « enregistrer ».
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Volets sociaux
Liste des volets sociaux
Vous pouvez visualiser ou imprimer le bulletin de paie.
Vous pouvez également modifier le volet social du mois en
cours et ceux des 2 mois précédents.
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Éditions
@
Cliquez sur l’icône
visualiser le document
pour
Vous pouvez consulter et imprimer
les documents transmis par votre
centre Tese.
Encore plus simple avec www.letese.urssaf.fr
Réalisation : Acoss/centre national Tese - réf. : NAT/2348/Juillet 2013/Mode d’emploi internet Tese
Liste des documents