Procédure de traitement des courriers, télécopies et

Procédure de traitement des
courriers, télécopies et courriels
Date création procédure :
07/03/2014
Diffusion : Pôle Accueil –
Information
Date et historique de révision
Référence de la procédure :
ACI/PRO/13
Version 2
Validation :
Florian Raoux
Chemin d’accès :
10/06/2014
\\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE
TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLE
ACCUEIL INFORMATION
Vérification:
Rédaction :
Sandrine Sellier – Resp. Accueil
Sandrine Nguyen
Objet :
Cette procédure a pour objet de définir les modalités de traitement des courriers, télécopies et courriels.
1. Le courrier postal
Le courrier est déposé quotidiennement par les services postaux le matin (du lundi au vendredi hors jours fériés) à
l’espace d’accueil de l’Office de Tourisme.
Le courrier est réceptionné par un membre du personnel d’accueil qui signe au besoin les accusés.
Toutefois, des courriers peuvent être déposés directement à l’espace d’accueil par un tiers.
Ouverture, lecture du courrier courant *
Ventilation
*le courrier adressé à la direction et les recommandés sont déposés sur le bureau du directeur dans le trieur sans être
ouverts.
Les demandes de
documentation
Les courriers d’information
Les courriers administratifs
Traitement du courrier
sous 48 h jours ouvrés.
Enregistrement des
demandes.
C.f. Procédure de
traitement des demandes
_ACI/PRO/07
Analyse du courrier reçu :
Enregistrement dans le
fichier Excel
« Courrier_AAAA », onglet
« Courrier reçu »
Réponse avec courrier type
et personnalisé (être
attentif à l’orthographe)
Les publicités : à jeter dans le
bac de recyclage
La documentation
d’institutionnels, OT… : à
enregistrer
Enregistrement dans le fichier
Excel « Courrier_AAAA »,
onglet « Courrier reçu »
Les déposer dans les
bannettes des personnes
concernées
Classement
Affranchissement
(c.f. Procédure d’affranchissement du courrier_ACI/PRO/16)
1 Procédure de traitement des courriers, télécopies et courriels _ACI/PRO/13_V2
2. Les télécopies
Les télécopies reçues sont traitées de la même manière que le courrier postal.
3. Les courriels
La boîte de réception est consultée plusieurs fois par jour et à minima une fois le matin et une fois l’après-midi selon
les jours d’ouverture de l’Office de Tourisme par un conseiller en séjour sur le PC principal au comptoir accueil –
information. Un accusé de réception est envoyé systématiquement après chaque demande.
Je réceptionne un courriel
Je traite la demande par retour de courriel
Je suis disponible ?
Oui
Non
Répondre en signant avec son prénom
avant la signature automatique
+ Archiver dans
dossier Outlook « E-mails traités »
Traitement des courriels dans les 24 h.
Laisser en « non lu » [clic droit « marquer
comme non lu »]
Puis, quand je suis disponible
Si l’information doit être connue de tous les conseiller séjours, noter l’info dans le carnet de liaison.
Je traite la demande par courrier postal
Je suis disponible ?
Oui
Non
Traitement du courrier (c.f. 1. Le
courrier postal et la procédure de
traitement des demandes_ACI/PRO/07)
Traitement du courrier sous 48 h jours
ouvrés.
Laisser en « non lu » [clic droit « marquer
comme non lu »]
Puis, quand je suis disponible
La demande ne me concerne pas – Je ne suis pas en mesure de répondre
Transférer à la personne ou le service
concerné(e)
Demander à un collègue
N.B.
Dans Outlook, régulièrement consulter les « mails indésirables » et vider le dossier.
ATTENTION des mails importants peuvent s’y glisser, les restaurer et suivre la procédure ci-dessus.
Les publicités doivent être supprimées et font l’objet d’un désabonnement avant toute suppression.
2 Procédure de traitement des courriers, télécopies et courriels _ACI/PRO/13_V2