17 février 2016
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17 février 2016
RAPPORT DE LA RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF DU REMDUS TENUE LE MERCREDI 17 FÉVRIER 2016 À 16 H, AU LOCAL E-1 115 Ordre du jour 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. Présences Ouverture de la réunion Adoption de l’ordre du jour Intervention de Vincent Ducharme Lettre et communiqué de presse pour le dossier du centre sportif à Longueuil Journée de rédaction Sans oui, c'est non! Suivi plan d'action Levée de la réunion PRÉSENCES Steve St-Pierre Président Chaabane Calv Gneskoum Guebre Secrétaire général Jean-Sébastien Gagné-Bisson Vice-président à la recherche, aux affaires académiques et universitaires Otman Chater Vice-président au développement durable Anne Duplantier Vice-présidente à l'information Elham E. Khoshmanzar Vice-présidente à la vie sociale et aux relations internes Laura Cicciarelli Vice-présidente aux campus délocalisés et partenariats externes Vincent Ducharme Évaluateur REMDUS 2. OUVERTURE DE LA RÉUNION Proposition 1 : Laura Cicciarelli propose « que la réunion soit ouverte ». Appuyé par Jean-Sébastien Gagné-Bisson. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-1 La réunion est ouverte à 16 h 3. 3. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR Proposition 2 : Anne Duplantier propose « que l’ordre du jour soit adopté ». _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 1 Appuyé par Jean-Sébastien Gagné-Bisson. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-2 4. INTERVENTION DE VINCENT DUCHARME Présentation : Évaluateur REMDUS – Vincent Ducharme Description : L'intervention de l’évaluateur a pour but d’éclairer l’exécutif sur les points qui peuvent être portés au CAO. Vincent Ducharme suggère d’adopter un ordre du jour plus statutaire, en deux grandes sections, soit une section « informations » et une section « décisions ». La section « informations » visera à informer les membres du conseil d’administration sur la progression des dossiers. On y trouvera le libellé de chaque poste de l’exécutif. Chaque poste sera également mentionné dans la section « décisions », mais celle-ci regroupera cette fois les points qui demanderont plus de discussions ou encore de se prononcer sur des propositions. Cette structure permettra de procéder au tour de table au début de la séance et d’annoncer le tour de table des exécutant-e-s alors que tous les membres du conseil d’administration sont encore présents. Cette formule permettra au CA d’être au courant des dossiers permanents sur lesquels les exécutant-e-s travaillent. Discussion : Steve rappelle que cette formule avait déjà été expérimentée en CE. Vincent rétorque que ce ne sera pas tout à fait comme au CE. Elham s’inquiète de voir les points d’information se transformer en point de discussion. Steve dit craindre que les points d’information deviennent des points décisionnels. Il rappelle que le tour de table (varia) est prévu pour des communiquer des informations. Jean-Sébastien croit qu’un entre-deux serait possible. Il aimerait qu’un point puisse permettre aux exécutant-e-s de faire part de leur suivi des différents dossiers. Vincent informe que dans les réunions du Conseil universitaire ou du Conseil de la recherche, il y a toujours un point Communication du vice- recteur à la recherche ou Communication de la rectrice. Lors de ce point, on n’enregistre pas vraiment de questions. Vincent soutient qu’au départ, ce point pourra susciter des questions lors des séances du CA, mais qu’avec le temps, il ne devrait plus y avoir grand-chose à dire, car chaque membre du conseil d’administration sera désormais au courant des dossiers. Vincent ajoute que ce point pourrait intéresser d’éventuels administratrices et administrateurs qui peuvent aider à faire avancer les dossiers. Chaabane se demande ce que l’on dirait au point Tour de table, car selon la façon dont on procède actuellement, les informations se donnent lors du point tour de table. Anne rappelle que le tour de table devait être réservé aux administrateurs. _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 2 Proposition 3 : Jean-Sébastien Gagné-Bisson propose « que le point "Communication du conseil exécutif" soit ajouté à l’ordre du jour des prochains CAO du REMDUS ». Appuyé par Laura Cicciarelli. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-3 Discussion : Vincent informe qu’on peut envisager d’adopter la même procédure pour la seconde section, avec les dossiers. Anne rappelle que les dossiers sont partagés entre exécutant-e-s. Steve exprime son inquiétude devant la possibilité que les membres du conseil d’administration se basent sur ce point de l’ordre du jour pour évaluer les performances des exécutant-e-s. Vincent souligne que chaque exécutant-e n’est pas dans l’obligation d’avoir des points à l’ordre du jour. Jean-Sébastien informe qu’il préférerait que l’ordre du jour soit informel sur le plan visuel. Il rappelle que ce ne sont pas tous les exécutant-e-s qui ont de gros dossiers et qu’une exécutante, ou un exécutant, peut travailler super bien sans forcément avoir de gros dossiers. Tout comme Steve, il trouve inquiétant que les points à l’ordre du jour puissent être utilisés pour mesurer la performance des exécutant-e-s. Proposition 4 : Steve St-Pierre propose « que le CE revienne sur une réflexion quant à la structure de l’ordre du jour du CAO ». Appuyé par Anne Duplantier. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-4 Vincent Ducharme quitte la salle de réunion à 16 h 15. 5. LETTRE ET COMMUNIQUÉ DE PRESSE POUR LE DOSSIER DU CENTRE SPORTIF À LONGUEUIL Responsable : Vice-présidence aux campus délocalisés - Laura Cicciarelli Co-responsable : Vice-présidence aux affaires académiques – Jean-Sébastien Gagné-Bisson Présentation : Vice-présidence aux campus délocalisés - Laura Cicciarelli Description: Suite à la rencontre du REMDUS avec les associations membres à Longueuil, il a été décidé de faire parvenir une lettre aux personnes responsables du dossier du Centre sportif et au cabinet du ministre de l'Éducation pour mettre de la pression et inciter le Ministre à donner son approbation. _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 3 Discussion : Nous leur donnerons deux semaines pour nous revenir avec des nouvelles. Si nous n’avons aucune nouvelle, nous publierons un communiqué de presse (14 mars). Proposition 5: Laura Cicciarelli propose « que le REMDUS rédige une lettre adressée aux personnes concernées au gouvernement provincial, afin de mettre de la pression et obtenir leur approbation relativement au dossier du Centre sportif au Campus de Longueuil ». Appuyé par Steve St-Pierre. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-5 6. JOURNÉE DE RÉDACTION Responsable : Vice-présidence aux affaires académiques – Jean-Sébastien Gagné-Bisson Co-responsable : Vice-présidence aux campus délocalisés – Laura Cicciarelli Présentation : Vice-présidence aux affaires académiques – Jean-Sébastien Gagné-Bisson Description : Un projet est en marche pour organiser des journées de rédaction sur les différents campus, un peu à la manière de Thèsez-vous. Discussion : Ces derniers temps, des membres du REMDUS ont exprimé le besoin d’avoir des journées rédaction de thèse et/ou d’essai. Le REMDUS organisera une journée de rédaction par mois (à chaque session, et peut-être aux deux mois durant l'été), tant au Campus principal qu'au Campus de Longueuil. Nous aurions recours à nos traiteurs accrédités pour avoir des collations et des breuvages. Tous les membres qui sont en rédaction y auraient accès, peu importe leur programme d’étude, ce qui permettrait de tisser des liens entre membres de différentes disciplines. Un courriel d'envoi massif servirait à annoncer les dates au début de la session et un courriel de rappel pourrait être envoyé cinq à sept jours avant chaque journée de rédaction. Proposition 6 : Laura Cicciarelli propose « que le REMDUS organise, pour ses membres à Longueuil, une journée de rédaction de thèse par mois pour le reste de la session d'hiver 2016, avec la possibilité de les organiser à la session d'été et/ou d'automne, si elles connaissent du succès ». Appuyé par Jean-Sébastien Gagné-Bisson. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-6 Discussion : Anne aimerait savoir si le projet engagerait une dépense permanente pour le REMDUS. Laura répond qu’elle ne s’était pas penchée sur la question, mais elle ajoute qu’on pourrait rechercher des commanditaires pour couvrir les frais de collation. _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 4 Steve invite la vice-présidente aux campus délocalisés à regarder la ligne budgétaire prévue à cet effet et il lui suggère de préparer un budget prévisionnel. Il aimerait savoir s’il est possible d’organiser une activité semblable pour les membres à Sherbrooke. Laura informe qu’elle pourrait le faire à Sherbrooke, mais il faudrait alors qu’elle soit secondée. Jean-Sébastien aimerait qu’on laisse la proposition telle que rédigée pour Longueuil. Il rappelle que les étudiant-e-s de Sherbrooke et de Longueuil ne vivent pas les mêmes réalités. Par exemple, l’un des problèmes majeurs à Longueuil demeure les heures d’ouverture des bibliothèques. Otman rappelle les heures d’ouverture de la bibliothèque Roger-Maltais. Il estime que les étudiant-e-s ont davantage de support logistique à Sherbrooke. Il conclut en disant que le besoin pour ce genre d’activité est ressenti plus fortement au campus de Longueuil. Anne se souvient d’avoir été contactée par un membre du REMDUS au sujet des activités telles que Thèsez-vous. Elle croit qu’il existe un 'intérêt pour ce genre d’activité chez les membres. Jean-Sébastien aimerait qu’on lance l’activité à Longueuil dans un premier temps, et selon les retombées, qu’on puisse la donner au Campus principal. Il ajoute qu’il ne serait pas contre l’idée d’une journée de rédaction pour avril, Il précise qu’il faudrait toutefois y aller avec les activités prioritaires selon les plans d’action. Laura suggère qu’on propose un budget pour le projet. Proposition 7 : Laura Cicciarelli propose « que le REMDUS prévoie un montant de cinq cents dollars (500 $) pour la tenue de deux journées de rédaction de thèse en mars et avril ». La proposition 7 est abandonnée, faute d’appui Discussion : Chaabane aimerait que Laura revienne avec un budget estimatif pour justifier les dépenses. Elham informe qu’il ne faudrait pas empiéter sur le budget du prochain exécutif qui sera élu en avril. Jean-Sébastien informe qu’il y a une ligne de budget pour la tenue d’activités de ce genre au Campus de Longueuil. Chaabane informe qu’il ne se rappelle pas que l’on ait besoin de voter sur une proposition pour lancer une activité. Steve informe que l’activité n’avait pas été budgétée auparavant. Steve quitte la salle de réunion à 16 h 37. Chaabane informe qu’habituellement, ce sont des budgets qui sont votés et non des activités. _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 5 Jean-Sébastien rappelle que les activités étaient lancées en même temps que le budget. Chaabane recommande que Laura revienne devant le CE avec un budget détaillé pour faciliter le suivi. Steve revient dans la salle de réunion à 16 h 40. Steve recommande de se pencher sur les ressources disponibles avant de suggérer un montant de 500 $ pour les deux jours de cette activité. Il indique qu’il serait préférable de savoir dans quelle ligne budgétaire l’argent sera prélevé. Il ajoute qu’il aurait fallu que l’activité soit budgétée, sinon il faudrait la budgéter pour l’année financière à venir. Chaabane approuve la position de Steve et ajoute qu’il faudrait vérifier le plan d’action pour estimer les priorités, car comme le CE actuel aura bientôt fini son mandat, il faut s’assurer que les activités prévues avancent bien. Elham annonce qu’elle a une activité prévue, mais qu’elle n’a pas encore évalué le budget. Elle aimerait savoir si elle pourrait bénéficier d’un montant de cinq cents dollars, par exemple, pour son activité. Steve rappelle aux membres du CE de contacter le secrétaire général pour toute question touchant le budget. 7. SANS OUI, C'EST NON! Responsable : Vice-présidence à l’information – Anne Duplantier Co-responsable : Présentation : Vice-présidence à l’information – Anne Duplantier Description: Dans le cadre de la campagne Sans oui, c'est non !, le comité facultaire a prévu l'achat d'un photo Booth et de préservatifs avec le logo de la campagne et ceux des associations étudiantes partenaires. Discussion : Anne aimerait qu’on divise le montant pour la réalisation du projet en trois : REMDUS, Université et FEUS. Steve demande si la vice-présidente a validé les ententes du REMDUS avec la FEUS concernant le partage deux tiers/un tiers. Otman estime que si l’on accepte de partager également les dépenses pour cette activité, on risque de ne plus pouvoir respecter l’entente FEUS 2/3 et REMDUS 1/3 établie avec la FEUS. Anne estime que cet évènement pourrait apporter de la visibilité au REMDUS, elle rappelle que la commande doit se faire le lendemain et pense que pour le montant demandé, il faudrait réagir au plus vite. Jean-Sébastien estime que de payer un tiers de la facture, c’est déjà beaucoup, compte tenu de la proportion des membres du REMDUS. _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 6 Anne s’inquiète qu’on bloque l’avancement de l’activité avec nos partenaires, car elle n’était pas au courant de cet engagement et elle était déjà allée avec les proportions de paiement à part égale. Steve rappelle que des projets du REMDUS ont déjà été mis en attente pour des projets avec notre partenaire (la FEUS) à cause de cette entente. Le REMDUS ne fait que respecter ses engagements, la FEUS n’est pas censée ignorer cet engagement. Proposition 8 : Steve propose « que le REMDUS participe à l’évènement "Sans oui, c’est non!" en respectant le contrat de proportionnalité des dépenses entre la FEUS et le REMDUS (⅔, ⅓) ». Appuyé par Elham E. Khoshmanzar. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-8 Anne aimerait avoir l’avis du CE sur l’achat de condoms affichant la description du consentement, ainsi que le logo du REMDUS, celui de la FEUS et le logo Sans oui, c’est non! Elle rappelle que l’Université ne s’implique pas dans le projet. Jean-Sébastien mentionne que ce serait une bonne idée. Il ajoute qu’il serait d’accord pour la répartition deux-tiers/un tiers, comme dans l’entente. Steve rappelle que le REMDUS en a déjà un stock dans ses locaux. Il rappelle que le REMDUS n’a pas de budget à cette fin; il se demande si c’est pertinent pour le REMDUS de faire cet achat. 8. SUIVI PLAN D'ACTION Responsable : Présidence – Steve St-Pierre Co-responsable : Secrétariat général – Chaabane Calv Gneskoum Guebre Présentation : Présidence – Steve St-Pierre Description : Le plan d’action doit être mis à jour pour le prochain conseil exécutif qui se tiendra le 24 février 2016. Les plans d'action devront être déposés ou modifiés au plus tard le 23 février à 16 h. Steve suggère aux membres de l’exécutif faire une autoévaluation de leur progression par rapport au plan d’action. Anne dit qu’elle souhaite discuter en huis clos d’une question concernant les assurances. [20160205-P1] Proposition 9 : Jean-Sébastien propose « qu’un huis clos soit ouvert ». Appuyé par Anne Duplantier. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-9 _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 7 Proposition 10 : Chaabane Calv Gneskoum Guebre propose « que le huis clos soit levé ». Appuyé par Otman Chater. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-10 9. LEVÉE DE LA RÉUNION Proposition 11 : Steve St-Pierre propose « que les points restants à l’ordre du jour soient reportés au prochain CE ». Appuyé par Chaabane Calv Gneskoum Guebre. Proposition adoptée à l’unanimité CE-2016-02-17-10 La réunion est levée à 17 h 26. _____________________________ Chaabane Calv Gneskoum Guebre Secrétaire de la réunion _________________________________________________________________________________________ Rapport de réunion, conseil exécutif du REMDUS, 17 février 2016 8