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MN – RH CONSEIL
Descriptif de poste
Responsable Administratif et Contrôleur Budgétaire
1. La fédération
EURORDIS est une fédération d’associations de malades et d’individus actifs dans le domaine des
maladies rares, ayant pour ambition d’améliorer la qualité de vie des personnes atteintes de maladie
rare en Europe. Fondée en 1997, elle collabore étroitement avec la Commission Européenne, le
Parlement Européen, des sociétés pharmaceutiques et de biotechnologies de premier plan et les
réseaux Européens de Recherche. Représentant plus de 510 associations dans 48 pays différents
(dont 25 membres de l’Union Européenne), et couvrant plus de 4000 maladies rares, elle est le porteparole des 30 millions de personnes touchées par les maladies rares en Europe. L’équipe salariée est
composée de 25 personnes de 9 nationalités différentes.
Tous les supports de travail sont en anglais.
La fédération dispose à Paris d’un local de 140 m² mis à disposition par l’AFM.
Budget annuel : 3.5 M € (subventions, dons)
Du fait de son activité revendicative, EURORDIS doit veiller à prévenir les potentiels conflits d’intérêt
avec les organisations auprès desquelles elle défend les intérêts de patients, c’est-à-dire
principalement la Commission Européenne et l’Industrie Pharmaceutique.
Son mode de financement est complexe (plusieurs financements européens, Diner de Gala, Dons
affectés, Dons non affectés, Fondations, etc.) et oblige à un suivi analytique extrêmement détaillé et
à un flux administratif très rigoureux.
EURORDIS est contrôlé par des commissaires aux comptes pour ses comptes annuels, un « Operating
Grant » et certains projets. La clôture annuelle doit être bien anticipée pour que les comptes soient
prêts à être audités dès la 3ème semaine de janvier.
L’équipe :
La fédération emploie 24 personnes et principalement des chargés de mission :
- 20 à Paris
- 2 à Barcelone
- 2 à Bruxelles
Dont :
- 7 à la communication
- 7 aux opérations
- 3 aux affaires européennes
La fonction administrative est supervisée par Patrice Régnier, Directeur administratif et Financier.
L’équipe administrative :
- 1 responsable administratif et contrôleur budgétaire. Poste à pourvoir.
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-
1 comptable (Nina) : chargée de saisie, préparation de la paie. En poste depuis février 2012.
1 secrétaire (Vanumathy) : standard, office support (lien services généraux), scan de tous les
documents et notes de frais. Contrat de professionnalisation, en poste depuis septembre 2011.
2. Profil de Poste
Responsable Administratif et Contrôleur Budgétaire - H/F
Temps plein - CDI Date d’entrée souhaitée : dernier trimestre 2012
Remplacement de poste.
Le responsable administratif et contrôleur budgétaire est la personne qui garantit que les flux
administratifs et comptables sont faits en respect des procédures internes (appels d’offre, allocations
budgétaires, vérification des factures et notes de frais, respect des seuils de double signature, etc.) et de
la réglementation en vigueur, sociale et fiscale.
Missions :
Il/elle doit être capable de travailler en binôme aussi bien avec
- l’agent comptable pour la supervision du traitement administratif et comptable des journaux
d’achat, notes de frais, banque et produits à recevoir
- le DAF pour le suivi budgétaire et l’édition de rapports financiers
le contrat de professionnalisation pour la supervision des fonctions support
Comptabilité :
Supervision de la vérification des factures (cohérence/commande/BL/appel d’offre)
Imputation analytique
Ecritures d’inventaire, clôture annuelle et préparation des comptes annuels en Français.
Mise en place d’un nouveau logiciel plus ergonomique
Suivi des budgets :
Mise à jour du cut off : charges constatées d’avance, écritures d’inventaires…
Réunion mensuelle avec les chefs de projet afin de mettre à jour le prévisionnel.
Participe au reporting et suivi des contrats avec les financeurs
Evolution et définition des procédures en lien avec les équipes internes et les prestataires
Elaboration de tableaux de bord à destination de la direction et des financeurs.
Administratif :
Etablissement du reçu fiscal aux donateurs (50 dans l’année).
Participation à la gestion du personnel : contrats de travail, paie, relation avec l’administration…
Relation banque (virements à l’étranger, ouverture de compte à l’étranger, placements, etc.…).
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Pas de management direct.
Outils de gestion :
Word
Excel (macro, suivi des budgets) - expert
Pégase ADP GSI : paie
Logiciel comptable : comptanoo
Conseils externes :
1 expert-comptable : Cabinet Doucet Beth et associés, il intervient au besoin.
1 commissaire aux comptes : Deloitte.
1 assistance opérationnelle pour les aspects sociaux
3. Profil du candidat :
Formation : Ecole de Commerce
Bac +5, généraliste.
H/F
Expériences : environ 5 ans.
Compétences acquises :
Contrôle budgétaire : suivi, analyse et reporting.
Capacité à définir et rédiger des procédures
Connaissances comptables
Connaissances en gestion administrative et RH
A même de créer une relation d’échange avec les interlocuteurs internes comme externes.
4. Conditions du contrat :
Contrat de 39h hebdomadaire
Rémunération annuelle : 36-45 K€ sur 12 mois soit rémunération mensuelle : 3 000 € à 3 500 € en fonction
de la capacité à gérer la comptabilité sans expertise
Prime : à hauteur d’un mois de salaire par an
Cadre
Période d’essai : 4 mois
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Pas de convention collective.
Mutuelle : oui, bonne couverture
Prévoyance : oui, bonne couverture
Ticket Restaurant : oui
5 semaines de CP, à prendre en fonction de l’activité.
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