Réunions 3D 2009-2010 District 93 - 4

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Réunions 3D 2009-2010
District 93 - 4
Aulnay-sous-Bois, Sevran, Tremblay-en-France, Villepinte
Par Florence Kolb, animatrice de district
A. Calendrier des réunions 2009-2010
p. 2
B. Bilan qualitatif de la rencontre avec les chefs d'EPLE – Février 2010.
p. 3
C. Axe de réflexion n° 1 : Comment optimiser la diffusion des informations entre les personnels de l'EPLE ?
 Objectifs, réflexions et productions
p. 4
 Bilan des questionnaires
p. 5
 "Carnet de bord" de la communication interne
p. 6
 "Les quatre types d'informations"
p. 7
 "Charte des bons usages communicationnels"
p. 8
D. Axe de réflexion n°2 : Comment accueillir les élèves "en autonomie" dans les différents espaces de travail de
l'établissement ?
 Objectifs, réflexions et productions
p. 9
 Éléments à prendre en compte pour une politique d'accueil globale
p.10
Réseau 3D- Aulnay sous bois / Sevran / Tremblay en France / Villepinte
Année 2009-2010
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A. Calendrier des réunions 2009-2010
N°
Date
Lieux
Participants
Excusés
Activités
1
22/10/2009 Collège P. Painlevé - Sevran
17/43
16
Choix du calendrier et des thèmes de l'année :
- Axe « communication / diffusion de l'information » --> Comment
optimiser la diffusion des informations entre les personnels de
l'EPLE ?
- Axe « Education / accueil des élèves » --> Comment accueillir les
élèves "en autonomie" dans les différents espaces de travail de
l'établissement ?
2
19/11/2009 Salon Educ@tice – Porte de
versailles
12/43
10
Visite du salon EDUC@TICE. Conférence « les usages d'internet et
des médias » par le CLEMI.
3
05/01/2010 Collège des Mousseaux Villepinte
16/43
11
- État des lieux de l'accueil des élèves et de la communication dans
nos établissements
- Rencontre avec la CPE du collège des Mousseaux autour de l'accueil
des élèves.
4
16/02/2010 LP G. Brassens - Villepinte
10/43
9
Rencontre avec 2 chefs d'EPLE. Échanges autour des politiques
d'accueil des élèves et des politiques de communication qu'ils ont pu
mettre en place dans leurs établissements.
5
16/02/2010 LP G. Brassens - Villepinte
11/43
9
- Bilan des échanges du matin
- Dépouillement des " fiches solution " de chaque établissement (15
fiches )
- Synthèse des réponses.
6
06/05/2010 Collège G. Brassens - Sevran
13/43
5
- Exploitation des synthèses pour formuler deux documents d'aide à la
réflexion / prise de décision, et discuter de quelques modalités
d'utilisation.
- échanges de documents de communication propres aux CDI.
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Année 2009-2010
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B. Bilan de la rencontre avec les chefs d'établissement – Février 2010.
Axe(s) de réflexion choisi(s) en début d’année
- Axe :communication / diffusion de l'information : Comment optimiser la diffusion des informations entre les personnels des EPLE ?
- Axe : éducation / accueil des élèves : Comment accueillir les élèves "en autonomie" dans les différents espaces de travail de
l'établissement ?
Outils éventuellement utilisés dans la préparation ou le
- Questionnaires « bilans » sur la communication et l'accueil dans nos établissements, dépouillés lors de la précédente réunion..
déroulement de la réunion (questionnaire, enquête, étude de
cas,…)
Mode de préparation éventuel de la réunion par les chefs
d’établissement
Point(s) réellement(s) abordé(s) avec les chefs d’établissement
(problèmes identifiés, suggestions des professeurs
- Comment créer des priorités d'accueil des élèves selon les lieux de travail de chaque établissement ?
- Possibilité de définir chaque lieu pédagogique, d'en créer de nouveaux (de quels types) ?
- Quelles sont les solutions de communication utilisées dans leur établissement ? Quel regard sur ces outils et leur efficacité/limite ?
documentalistes, propositions des chefs d’établissements,…)
Ressenti des professeurs documentalistes présents
- discussion ouverte et agréable.
Ton ressenti (si différent)
idem
Cette rencontre peut-elle / va-t-elle faire évoluer la
Évolution possible par la connaissance d'autres situations/solutions à proposer en exemple. (Mais les documents produits nous aiderons
plus)
collaboration entre professeurs documentalistes et chefs
d’établissements dans vos établissements ? Si oui, de quelle
façon ? Si non, pourquoi ?
Axe(s) de réflexion privilégié(s) pour les réunions suivantes
Production finale (raison de votre choix, nature de la
production, mode d’utilisation prévu,…)
- une « charte de la communication interne » afin de cibler tous les freins à une bonne communication . Devrait permettre d'établir des
règles de « savoir communiquer ». A proposer dès qu'une tension se fait sentir ?
- un document synthétique encourageant les équipes à définir les lieux pédagogiques, les publics visés et les activités envisageables,
afin de penser l'accueil des élèves (en dehors des heures de cours) de façon globale et si possible au niveau du projet d'établissement, et
en lien avec le règlement intérieur.
Remarques sur le fonctionnement du groupe et ta mission
d’animateur(trice)
un noyau agréable et sérieux, qui s'informe des discussions en cas d'empêchement.
Forte représentation du niveau collège cette année.
Infime participation des collègues contractuels.
Peu de retours par mail lors des rappels des réunions (en dehors des irréductibles).
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C. Axe de réflexion n° 1 : Comment optimiser la diffusion des informations entre les personnels de l'EPLE ?
Points de départ :
• Des soucis de communication interne (hors veilles documentaire) récurrents dans nos établissements
• La pluralité des réponses apportées par chaque équipe de direction
• Axe important de la politique documentaire
Objectifs :
• Volonté d'apporter notre point de vue à la fois de diffuseur, de collègue et de récepteur
• Essayer de sortir du "technologisme" pour aboutir à un usage raisonné/raisonnable de chaque outils (numérique ou non), dans un souci
d'efficacité. ( Mais pas de se poser en responsable de la communication !)
 Travail à partir de deux questionnaires :
Le premier questionnaire a permis de faire le bilan des usages ayant cours dans nos établissements, le tout mis en relation avec les moyens de
communication immédiatement disponibles au sein de l'établissement (affichage, nombre de postes informatiques en salle des professeurs…)
Le second questionnaire tournait autour des difficultés de communication rencontrées et des solutions adoptées dans chaque établissement (voir
tableau de synthèse en page suivante).
 Discussion avec les deux chefs d'EPLE lors de la réunion du mois de février.
 Définition des différents types d'informations en circulation dans les EPLE et création d'un carnet de bord permettant une rationalisation de la
communication interne
 Formulation d'une "charte des bons usages communicationnels"
Remarque :
Ces documents ne s'imposent pas d'eux-mêmes, mais devraient être des outils de réflexion dès que les équipes pointent ce genre de difficultés.
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Communication et diffusion de l'information dans les établissements scolaires
( bilan des questionnaires )
PROBLÈMES RENCONTRÉS
Solutions possibles
- Surcharge d'information
- Éparpillement des supports
- Manque d'organisation de la diffusion
- Plannings hebdomadaires des événements de
l'établissement
- Calendrier mensuel, trimestriel ou annuel pour accorder
les dates (devoirs communs, etc)
Communication orale
- Manque de temps
- Impossibilité de parler à tout le monde dans les gros
établissements
- Doublage des informations (mail ou papier)
Communication papier
- Absence de hiérarchisation et de tri de l'information
- Pollution, gaspillage
- Politique généralisée de communication par mail
- Pour les informations urgentes, post-it sur les casiers
Affichage
- Affichage sauvage, anarchique, sans espaces bien définis
ou empiétement sur les espaces définis
- Désintérêt total ou partiel
- « Désherbage », actualisation défaillante
- Étendre les espaces d'affichage
- Signalétique attractive, claire et bien définie
- Suppression des informations obsolètes
Mail
- Impression d'envahissement ou d'intrusion (week-ends,
vacances...)
- Non consultation (pas d'adresse mail, oubli ou réticence)
- Problèmes techniques, dysfonctionnements des boites
mails
- Décision forte du chef d'EPLE pour que cela devienne
une habitude et une nécessité
- Pour les informations importantes (CA par exemple) ,
doubler par communication orale ou papier
Site internet
- Droits de diffusion (images, sorties)
- Identification des destinataires (élèves ? Parents ?
Professeurs ?)
- Mise à jour et alimentation du site
- Appropriation et consultation du site
- Autorisations (à chaque diffusion d'image) et modération
à priori
- Pages en libre accès et d'autres avec codes d'accès
(imbrication de l'ENT)
- Nécessité d'un responsable de site et responsables de
diffusion
Généralités
Selon les moyens de communication utilisés
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Carnet de bord
– La comm unicat ion dans l'établissement –
Objet
Type
d'information
Circulaires
Administrative
Émetteur(s)
Direction
Devoir commun Organisationnelle Coordo / Direction
( Relais )
-
Destinataire(s)
Outils de
communication
utilisé
Enseignants
Mails / affichage
Équipes pédagogiques
Mails
Pédagogique
Culturelle
Remarque :
Pour garantir l'efficacité de la communication, le choix des outils doit se faire en fonction de la nature de l'information, de son urgence à être connue, et
de l'usage qui peut / doit en être fait.
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L ES QUATRE TYPES D ' INFORMATIONS :
 Administrative : Bulletin Officiel, circulaires, mutations, inscriptions PAF…
 Organisationnelle (ce qui a trait à l'organisation pratique de la vie de l'établissement): Réunions, changements
de salles, voyages, sorties, absences de professeurs, contrôles communs …
 Pédagogique (Ce qui aide à la pratique des enseignants): Projet d'établissement, revue de presse pédagogique,
concours…
 Culturelle : Spectacles, actualité littéraire, exposition…
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Charte des bons usages " communicationnels "
Ou co mmen t fa ci liter la co m mu n ica tio n i n tern e ...
É MET TEURS
Périodicité
Consiste en la mise en place de rendez-vous d'information afin de s'assurer un certain suivi.
( utile pour les calendriers de réunions par exemple)
Synthèse
Consiste à regrouper plusieurs informations d'une même nature sur un même support, afin de
ne pas saturer " l'espace informationnel".
Accompagnement
Consiste à accompagner les documents communiqués d'une information permettant de
connaître le contenu global du document, qui il peut concerner et/ou pourquoi il est
communiqué
Émetteur identifiable
L'émetteur (et son rôle/sa responsabilité dans l'EPLE) doit être clairement identifiable, à travers
son adresse mail, une signature explicite ou un en-tête adapté.
Communication ciblée
(diffusion sélective de
l'information)
Dans la mesure du possible, il faut définir qui peut être intéressé par l'information, afin de ne
pas "décrédibiliser" l'émetteur dans sa pertinence (" bruit documentaire "). La mise en place de
relais officiels peut aider.
Formats universels
(informatique)
Toujours choisir des formats lisibles quels que soient les logiciels ou systèmes d'exploitation
(.PDF, .JPG, .RTF)
Outils de communication à
jour
R ÉCE PTEURS Consultation régulière
Identification des relais
d'information
-
Pour les mails, encourager la mise en place de règle de tri
Pour les casiers, éviter l'encombrement ou prévoir un espace dédié à la communication
Pour les panneaux d'affichage, organiser l'information et pratiquer un désherbage
régulier pour ne garder que les informations d'actualité.
Facilitée s'il n'y a pas de saturation de la communication
Les responsables de projets ou les coordo., les documentalistes, les COP, les CPE … etc.
Chaque relais ayant la charge de s'informer et/ou de transmettre les informations reçues.
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D. Axe de réflexion n°2 : Comment accueillir les élèves "en autonomie" dans les différents espaces de travail de
l'établissement ?
Remarques :
 Par élèves "en autonomie", nous désignons les élèves présents dans les établissements sur les temps autres que leurs heures de cours.
 De fait, cet axe aurait tendance à plus concerner les collèges que les Lycées, car la circulation des élèves y est beaucoup plus contrôlée.
Point de départ :
-
Les difficultés d'organisation de l'accueil des élèves de permanence (surtout en collège) : un problème de longue date, entre impératifs d'accueil et
nécessités d'accompagnement / de formation.
-
Des difficultés accentuées par le "turn over" des équipes de vie scolaire
Objectifs :
Volonté d'aborder ce problème sous l'angle des différents "espaces de travail" (ou "espaces pédagogiques") existants ou bien à créer dans les
établissements.
Volonté de définir une politique globale d'accueil des élèves dans l'établissement, afin de parer aux difficultés d'organisation entre CPE, Vie
scolaire et/ou documentalistes.
Faciliter l'intégration des nouveaux personnels.
 Travail à partir des questionnaires bilan pour repérer les dispositifs d'accueil mis en place dans nos établissements, et des ressources disponibles
(accès aux salles informatiques notamment).
 À partir des " fiches solution " et des rencontres avec une CPE et deux Chefs d'EPLE, exploration de pistes d'accueil alternatives.
 Nous avons ensuite essayé de recenser les différents éléments à prendre en compte (voir document page suivante) pour que la politique d'accueil
soit optimale, et que chaque acteur puisse exercer pleinement son rôle. Nous avons notamment retenu l'idée d'une définition de chaque lieu en fonction
des usages envisageables, mais surtout, d'une définition en tant que " lieux pédagogiques ". (Cela peut permettre de limiter la multiplication des
règlements spécifiques, ou le contre-emploi de certains espaces… comme le CDI et la permanence)
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POLITIQUE D'ACCUEIL DES ÉLÈVES HORS TEMPS DE COURS
Éléments à prendre en compte, au niveau de l'établissement en général
Les différents « types d'élèves » accueillis
- Élèves désoeuvrés
- Élèves ayant un travail scolaire à faire
- Élèves punis/exclus
- Élèves curieux
- Élèves « atypiques »
Les différents temps d'accueil
- Heure de permanence
- Fin/début de journée
- Pause méridienne
- Récréations
Les différents lieux d'accueil
- La salle de permanence / salle de travail
- Le CDI
- La salle informatique
- Le foyer
- La salle d'inclusion (exclusion à l'interne)
- La cour
- Les salles de classe
Les différents types d'activités
(possibles/demandées/imposées)
Les différents adultes responsables de
l'accueil
- Recherche documentaire
- Lecture
- Loisir, détente
- Révision
- Travail informatique
- Devoirs, exercices
- Utilisation de logiciels pédagogiques
- Surveillants (ASSED/ASSPED)
- Médiateur de réussite scolaire
- CPE
- Enseignant-Documentaliste
- Enseignants (accompagnement éducatif, soutien,
club)
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