Club Utilisateurs Qualiac

CLUB UTILISATEURS
COMPTE-RENDU DE LA COMMISSION
Achats Stocks
Réunion du 15 mai 2008 – PARIS (MGEN)
Rédacteur :
G. Hebert
Validation :
E. Maurer
Destinataires : Tous
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Participants à la réunion :
APICIL
APICIL
BAYARD PRESSE
EUTELSAT
HUG
HUG
LFB
LFB
LFB
MGEN
MGEN
PAGES JAUNES
QUALIAC
N. Guichon
E. Thomas
F. Caracatsanis
G. Browaeys
JC. Esaki
Mme Desai
N. Sabo
JP Promé
G. Gudefin
G. Hebert
E. de Bondy
D. Querenet
E. Maurer
Ordre du jour
1.
REVUE DES POINTS DE L’ANNEE PRECEDENTE ........................................................................................ 2
2.
PRESENTATION DES NOUVEAUTES................................................................................................................ 2
3.
PRESENTATION DE LA SOLUTION « PUNCH OUT » ................................................................................... 2
4.
PRESENTATION DE LA SOLUTION GESTION DES MARCHES................................................................. 2
5.
DEMANDES UTILISATEURS............................................................................................................................... 3
5.1.
5.2.
5.3.
QUALIAC EPROCUREMENT .................................................................................................................................. 3
QUALIAC ACHATS ............................................................................................................................................... 3
QUALIAC STOCKS ................................................................................................................................................ 3
Commission
1
Déroulement de la réunion / Compte rendu des différentes demandes
1. REVUE DES POINTS DE L’ANNEE PRECEDENTE
Un tableau a été initialisé afin de suivre les différentes demandes. Le tableau est joint à ce compte-rendu.
2. PRESENTATION DES NOUVEAUTES
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Stock projeté – Remarque : la mise en place de stock projeté est un mini projet. Il s’agit de
mener une réflexion à la stratégie de gestion des stocks.
o Il est possible de paramétrer ce qui est encours. Chacun peut déterminer ses propres
formules. Exemple : définir ce qui est un encours prévisionnel.
o Mnémoniques : CJRSDF et EJRSDF
Affectation par défaut dans Eprocurement : G1.01. L’utilisateur aura la possibilité d’enregistrer
plusieurs affectations possibles et choisira celle qu’il souhaite pour la commande à passer.
Retour de marchandises dans Eprocurement : G1.02. L’utilisateur pourra faire des retours de
marchandises lors de la réception
Possibilité de générer des menus contextuels à partir du double clic sur un champ (GCXT)
Personnalisation des messages d’erreur : F4 (dans option « configuration du poste »)
Rappel : les évolutions de chaque version de Qualiac se retrouvent dans le pavé « Qualiac Achats » de
l’aide en ligne Qualiac.
Exemple :
• G2.01 : Demande d’achat multifournisseurs Î la saisie du fournisseur se fait soit en entête
(fournisseur unique pour toute la DA) ou se fait au niveau des lignes (chaque ligne peut avoir un
fournisseur différent)
• G1.03 : Génération de fiche fournisseur pour chaque code adresse Î 1 code tiers peut donner
n fiche GFOU.
3. PRESENTATION DE LA SOLUTION « PUNCH OUT »
La présentation Qualiac de la solution du punch out est jointe à ce compte-rendu.
Les grands principes sont les suivants :
• conservation d’Eprocurement pour aller sur les sites marchand
• lien via un URL pour se connecter directement sur le site marchand
• création de catalogue externe (règles de connexion)
• aucune commande n’est passée sur le site marchand. Un panier est crée dans Eprocurement
• norme OCI retenue
4. PRESENTATION DE LA SOLUTION GESTION DES MARCHES
La gestion des marchés n’est pas aujourd’hui intégrée à Qualiac Eprocurement.
En F1.01, la gestion des marchés prévoit :
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la saisie d’un fournisseur sur l’entête du marchés
la saisie d’un contrat multifournisseur (notamment pour gérer la sous traitance).
de pouvoir paramétrer ce qui correspond à l’encours, au réalisé etc…
de pourvoir enregistrer une clé ou une ventilation analytique sur le marché
l’héritage des tarifs indiqués sur les marchés sur les commandes rattachées au marché.
l’héritage des imputations analytiques et comptables indiquées sur les marchés sur les commandes
le cadencement d’un marché
o Cadencement automatique ou manuel. Pour le cadencement automatique, la périodicité
souhaitée est paramétrable. Le nombre de commandes en fonction de la cadence donnée
est généré.
o Cadencement automatique et manuel combinable sur un seul et même marché.
Commission
2
Le marché ne correspond pas à une classe d’achat, ce sont chacun des articles du marché qui porte la
classe d’achat.
La version F4.02 prévoit :
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le branchement de la validation d’un marché.
le retour à l’étape initiale pour modification d’un marché. Si la validation est branchée alors une
validation est demandée pour toute modification.
Cf. tableau Excel pour les demandes relatives à la gestion des marchés.
5. DEMANDES UTILISATEURS
5.1. Qualiac Eprocurement
Q : Suivi des commandes : avoir un tableau détaillé de suivi de commande afin que de pouvoir voir les
quantités réceptionnées ou facturées en plusieurs fois
ÎRéponse : ajouter le CLCA dans les fonctionnalités annexes.
Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac.
5.2. Qualiac Achats
Q : Comment faire une mise à jour de prix sur tous les articles (exemple : +10%) ?
ÎRéponse : TMRAF (par fournisseur) permet la mise à jour du GRAF, TDRAF permet la duplication.
Q : Comment générer des avoirs facilement ?
Î Réponse : TAAI, TGFAE permet la génération d’une facture en négatif, TDCDA
Q : Comment avoir un suivi des marchés global dans GMADA ou GMARA ?
Î Réaliser un état qui fait le lien entre la comptabilité et les achats (tableau de bord)
Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac.
5.3. Qualiac Stocks
Q : Comment faire pour suivre un stock à date prévisionnelle alors que plusieurs mouvements prévisionnels
ont été saisis ?
Î Réponse : CMPS : consultation du stock
Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac.
Commission
3
PUNCH OUT
COMMISSION
ACHAT
OBJECTIFS :
Î Conserver une interface utilisateur conviviale pour les
demandes d’achats et commandes d’achats
Î Disposer de catalogues négociés à jour en simplifiant leur
administration
Î Maîtriser les coûts :
* utiliser les règles d’approbation interne (paramétrées
dans l’ERP)
* Bénéficier des règles de contrôle budgétaire
(paramétrée dans l’ERP)
* droit d’accès
(…)
SCHEMA CIBLE
Etape 1 :
Création d’un nouveau type de
catalogue : CATALOGUE EXTERNE
permettant l’accès aux sites marchand :
Attribut du nouveau type de catalogue :
Î Multi ou mono fournisseur,
Î Gestion des articles : utilisation ou non de la norme
UNSPSC ou d’article générique ou norme de classification
interne,
Î Règle de connexion (URL, identifiant, mot de passe…)
Î Règle de conversion (Code fournisseur, Fabricant, unité)
SCHEMA CIBLE
Interface e.proc
Etape 2 :
Connexion au site marchand via une
table de connexion liée au catalogue
externe
Interface site
marchand
SCHEMA CIBLE
Etape 3 : Sélection des articles sur le
site Marchand et retour des
informations dans le panier en-cours de
l’e.proc (norme OCI : Open Interface
Standard)
Interface e.proc
NB : Aucune commande n’est générée
sur le site marchand
Interface site
marchand
2
SCHEMA CIBLE
Interface e.proc
Etape 4 : Génération d’un fichier XML à
envoyer au Fournisseur
Fichier XML
propriétaire
Qualiac
Site fournisseur
LES MARCHES
Fonctionnalités :
saisie d’un contrat avec : date de validité, un ou N fournisseurs,
article (facultatif), contrôle (signalé ou bloquant) date, qté,
Montant…
Permet la saisie d’un prévisionnel : mise de l’en-cours et du réalisé
paramétrable.
Exemples d’utilisation :
Utilisation 1 : saisie d’un contrat, les utilisateurs font références à ce
contrat lors de la saisie de commande (possibilité d’obliger la saisie
d’un contrat selon classe d’achat). Dès lors la commande hérite
d’un certain nombre d’information : notamment les prix et les
conditions de transport.
LES MARCHES
Exemples d’utilisation :
Utilisation 2 : génération de commande depuis un contrat :
Î Soit à cadencement automatique : on détermine une
fréquence de génération de commande (mensuelle, annuelle etc).
Les commandes hérites alors des informations du marché : qté,
prix, échéance, analytique, information lié au transport (incoterm,
mode de transport.
Î Soit à cadencement Manuel : génération au fil de lot
des commandes sur demande de l’utilisateur (commande ouverte).
Le mélange des deux méthodes est possibles