COMMENT ENREGISTRER UN ALBUM OU UN ROMAN

Comment enregistrer un roman ou un album ? - Fiche N°5 - Annexe de la procédure de la bibliothèque de
l’Ecole Pershing
FICHE N° 5 : COMMENT ENREGISTRER UN
ALBUM OU UN ROMAN DANS LA BASE DE
DONNEES ?
Dernière mise à jour : Mai 2009
Pour enregistrer un nouvel ouvrage dans la base de données, il
faut :
-
Savoir quel code d’enregistrement vous allez lui attribuer – (voir p. 5) ;
-
Pour savoir quel code d’enregistrement attribuer au livre, vous devez identifier
la catégorie du livre concerné (roman, album, périodique, documentaire,
poésie, BD,…)
Attention, il est parfois délicat de savoir dans quelle catégorie classer un
livre. Pour déterminer la catégorie d’un livre le plus simple est de prendre
en exemple les livres déjà enregistrés et classés.
LE CAS GENERAL : lors de la création de la fiche de l’ouvrage, l’ordinateur attribue
automatiquement un code d’enregistrement au livre et ce code est CONSERVE  ce sera
le code qui devra être inscrit sur l’étiquette (jaune de préférence) collée à l’intérieur de
l’ouvrage.
Les catégories d’ouvrages concernés sont :
 Albums Jeunesse (bleu, rouge, vert)
 Albums Jeunesse 2 étoiles
 Albums BD
 Les Contes
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 Les Romans (*, **, ***) - (les étoiles sont fonction de la difficulté de lecture et
du contenu du livre)
 Roman3 Aventuriers
 Club Lecture (Lecture aux élèves de Maternelle)
 Poésie
Vous devez d’abord accéder à la base de données (voir Fiche N° 3)
Cliquez sur la fonction
« Ajouter un livre »
Ecran : enregistrement d’un ouvrage
Il s’agit dans un premier temps d’enregistrer le nom de l’auteur.
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Pour cela, il suffit de taper les 3 premières lettres du nom de l’auteur et d’appuyer
sur « entrer ». La base de données « auteurs » (avec les 3 premières lettres tapées
apparaît).
Voir page suivante pour illustration.
Note : si l’auteur n’existe pas dans la base, il faudra bien sûr le créer. Il faut
simplement inscrire le Nom et le Prénom de l’auteur. Le nouvel auteur
s’enregistrera alors automatiquement dans la base de données.
ATTENTION : COMMENCER PAR LE NOM DE L’ AUTEUR (et non son
prénom) CAR C’ EST LE NOM QUI DETERMINE LES 3 PREMIERES
LETTRES DU CODE DU LIVRE
FICHE D’UN OUVRAGE – choix de l’auteur
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Ecrire les trois premières
lettres de l’auteur
Sélectionnez le nom
de l’auteur
correspondant
Ecran : enregistrement du nom de l’auteur
 Vous devez ensuite saisir le nom de « l’ éditeur » puis rechercher la
« Catégorie ».
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FICHE D’UN OUVRAGE – choix de l’éditeur &
catégorie
Pour affiner la
recherche tapez les 1ères
lettres de l’éditeur
Cliquez sur
l’éditeur concerné
Pour affiner la
recherche taper
les 1ères lettres de
la catégorie
concernée
Cliquez sur la
catégorie concernée
 Après la saisie et la validation de la catégorie, l’ordinateur attribue un code
d’enregistrement du livre (cellule : « code livre »).
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FICHE D’UN OUVRAGE – code du
livre
Attention – le code du livre
est attribué
automatiquement par
l’ordinateur !
C’est ce code que l’on doit
inscrire sur l’étiquette jaune
à coller à l’intérieur du livre.
Ecran : attribution du code de l’ouvrage par l’ordinateur
Le code d’enregistrement du livre correspond à son code de saisie dans l’ordinateur.
Tout code d’enregistrement est unique et chaque livre à un code
d’enregistrement lui afférent.
Comment déterminer le code d’enregistrement du livre ?
C’est simple ! Sur l’écran de saisie, le N° apparaît tout seul (existence d’un compteur
qui alloue un N° à chaque nouvelle entrée de livre).
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La Nomenclature du code d’enregistrement est la suivante :
3 premières lettres du nom de l’auteur + N° du compteur ( + 4 chiffres) (au total 5
chiffres - mais 8 caractères)
Par exemple : DIS5465 ( = “zéro”)
Notes complémentaires :

Statut du livre : tout type d’information concernant le livre – vous
pouvez par exemple indiquer « livre abimé » ; ne pas renseigner cette
cellule si RAS


Puis le nombre de pages
Puis l’année de la 1ère parution
Les dernières étapes consistent en l’attribution de mots clé permettant de
faciliter ultérieurement la recherche de l’ouvrage (uniquement pour les
romans, les périodiques, les périodiques documentaires, et les documentaires).
Attention :
Romans – ne pas oublier d’écrire le mot clé choisi à l’intérieur du livre
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Pour affiner la
recherche tapez les
1ères lettres du
mot clé concerné
Cliquez sur le mot
clé adéquat
Validez en cliquant sur
la flèche noire
Ecran : attribution d’un mot clé
Note 1 : le mot clé peut être ajouté à tout moment dans la base de donnée (mots clé 1, 2
ou 3), la fiche du livre n’est pas figée.
Note 2 : NE VALIDER AVEC LA FLECHE NOIRE QU’EN FIN DE SAISIE DE LA FICHE
Et pour finir, ce qui suit l’enregistrement du livre – le livre
en rayon :
Albums Jeunesse – Pastilles Bleue, Rouge, ou Verte ?
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Les Albums Jeunesse sont rangés dans les grands bacs au milieu de la bibliothèque, ils
sont principalement destinés aux élèves de CP, CE1, CE2. Des Pastilles de couleurs
distinguent ces Albums en fonction de leur thème.
 Il existe donc 3 classements en fonction du sujet de l’Album
1. Albums « Contes » : Catégorie « Albums Bleus » = Pastille Bleue à coller sur la
face du livre
2. Albums « Histoires d’Animaux » : Catégorie « Albums Rouge » = Pastille Rouge à
coller sur la face du livre
3. Albums « Histoires de Personnes » : Catégorie « Albums Vert » = Pastille Verte
à coller sur la face du livre
Que coller sur la tranche du livre ?
 Romans
-
Collez sur la tranche du livre une bande grise
-
Reportez sur cette tranche le code correspondant au niveau de lecture : R1
(c’est à dire ) , R2 (soit ), R3 (soit ) 1, 2 ou 3 en fonction de la
difficulté ou du contenu + 3 premières lettres du nom de l’auteur
Ex : Patte-Blanche de Marie-Aude Murail = R1MUR
 Albums Jeunesse
Collez sur la face du livre une pastille bleue, rouge, ou verte en fonction de
la nature du livre
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