Qu`est-ce que la Ligne d`assistance éthique et déontologique ? La

Qu’est-ce que la Ligne d’assistance éthique et déontologique ?
La Ligne d’assistance éthique et déontologique est un service de signalement éthique et déontologique
fourni par Guardian. Elle offre aux employés, clients, revendeurs, fournisseurs ainsi qu'aux personnes
appartenant au grand public qui ont un doute ou une question concernant des violations potentielles du
Code de conduite de Guardian (le Code), d'une politique de Guardian ou de la législation applicable à
Guardian un processus sûr et sécurisé qui permet à ceux-ci de poser des questions, de signaler des
préoccupations et d'effectuer un suivi des cas qu’ils ont déjà signalés.
Pourquoi avons-nous une Ligne d’assistance ?
Les violations de la loi, du Code ou de toute politique de l’entreprise exposent Guardian au risque de ne
plus avoir le droit de poursuivre ses opérations et met en péril les emplois du personnel. Si vous avez
connaissance d’une violation potentielle du Code ou d’une quelconque politique de l’entreprise, vous
avez l’obligation d’effectuer un signalement écrit ou oral immédiatement.
Guardian met à disposition, entre autres méthodes, la Ligne d’assistance éthique et déontologique afin de
permettre aux employés de poser des questions ou de signaler des préoccupations concernant des
violations potentielles. Bien que la plupart des questions et préoccupations puissent être facilement et
rapidement résolues en les évoquant avec votre supérieur, la Ligne d’assistance éthique et déontologique
constitue un autre moyen d’obtenir de l’aide si vous ressentez de la gêne à l’idée de poser des questions
ou d’exprimer vos préoccupations à la direction. La Ligne d’assistance éthique et déontologique ne vise
pas à remplacer les conversations entre les employés et leurs responsables, mais plutôt à offrir une
ressource additionnelle aux employés.
Qui exploite la Ligne d’assistance ?
La Ligne d’assistance éthique et déontologique est exploitée par un prestataire indépendant. Guardian a
choisi de faire appel à une société indépendante afin d’apporter aux employés un degré supplémentaire de
confort et de sécurité concernant la confidentialité et, s’ils en décident ainsi, l’anonymat de leurs rapports.
Pourquoi signaler ce que je sais ?
Vous devez signaler ce que vous savez tout simplement parce que c’est la chose à faire. La réussite à long
terme de Guardian repose sur la conduite légale et intègre de chaque employé. Toute faute commise au
sein de la société doit être corrigée dans l’intérêt de la société et de chaque employé.
Comment utiliser la Ligne d’assistance ?
La Ligne d’assistance éthique et déontologique propose deux méthodes de création d’un signalement. La
première consiste à appeler un numéro vert, joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
La seconde option consiste à utiliser le portail Internet de la Ligne d’assistance éthique et déontologique.
Le portail est accessible depuis n’importe quel endroit équipé d’Internet.
Et si je ne suis pas certain que ma préoccupation constitue réellement une violation : dois-je tout de
même la signaler à la ligne d’assistance ?
Vous n’avez pas besoin d’avoir la certitude que le problème constitue une violation. Vous devez
seulement vous assurer de signaler celui-ci en toute bonne foi. Autrement dit, si vous avez une
préoccupation concernant le Code, une politique ou une violation potentielle de la loi, vous devez le
signaler. Vous pouvez la signaler à l’une quelconque des ressources mises à votre disposition, ce qui
inclut votre supérieur, un membre de la direction, les ressources humaines, le service juridique, un
représentant du bureau en charge des questions éthiques et déontologiques, un e-mail adressé au bureau
en charge des questions éthiques et déontologiques ou la Ligne d’assistance éthique et déontologique.
Puis-je avoir des ennuis en raison du signalement d’une violation potentielle via la Ligne d’assistance ?
Non. La Ligne d’assistance éthique et déontologique a pour but de vous aider et de vous protéger. Les
représailles ne sont en aucun cas tolérées à l’encontre de toute personne qui effectue un signalement, pose
une question ou exprime une préoccupation en toute bonne foi. Nous nous engageons à ce que toute
forme de représailles, de châtiment ou de harcèlement à l’encontre de tout employé qui pose une question
ou exprime une préoccupation en toute bonne foi soit traitée de façon stricte et directe.
Que se passe-t-il lorsque j’effectue un signalement ?
Qu’un signalement soit effectué par téléphone ou via Internet, tous les signalements sont rapidement
examinés par un spécialiste de la Ligne d’assistance EthicsPoint qui en informera le bureau chargé des
questions éthiques et déontologiques afin que celui-ci puisse commencer à enquêter sur votre problème ou
préoccupation et procéder à sa résolution. Une enquête rapide et approfondie sera menée. Les personnes
chargées du suivi de votre dossier sont des professionnels formés pour traiter le problème avec la plus
grande discrétion possible.
Tous les signalements sont saisis dans une base de données globale à des fins d’archivage et de traitement.
La Ligne d’assistance est-elle sécurisée ?
Oui, les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille
éventuelle dans la sécurité. Seuls quelques membres choisis du personnel de Guardian ont accès à ces
signalements. Si votre préoccupation concerne l’une des personnes pouvant avoir accès aux signalements,
le signalement sera adressé à un autre membre du personnel de Guardian.
Puis-je conserver l’anonymat ?
Dans tous les pays, à l’exception de ceux interdisant les signalements anonymes, vous pouvez choisir de garder
l’anonymat. Toutefois, le bureau chargé des questions éthiques et déontologiques vous conseille vivement de
fournir des informations spécifiques et détaillées, notamment votre nom. Sans informations détaillées, notre
capacité à enquêter sur les problèmes et de résoudre ceux-ci peut être considérablement limitée.
Si je conserve l’anonymat, comment recevrai-je des informations sur le statut de mon dossier ?
Si vous décidez d’effectuer un signalement anonyme, vous recevrez une clé de signalement, ou un
numéro, et vous serez invité à choisir un mot de passe. N’oubliez pas de les enregistrer et de les conserver
en lieu sûr. Vous pouvez utiliser votre clé de signalement et votre mot de passe pour recontacter
EthicsPoint afin de vérifier le statut de votre dossier, fournir des renseignements complémentaires ou
répondre à des questions de suivi posées par les personnes en charge de l’enquête.
Si un enquêteur souhaite vous contacter au sujet de votre signalement, il peut vous laisser un message ou
vous poser une question à l’aide de la clé de signalement.
Qui a le droit d’utiliser la Ligne d’assistance éthique et déontologique ?
Tous les employés, clients, revendeurs, fournisseurs ainsi que les personnes appartenant au grand public
qui ont une préoccupation ou une question concernant de potentielles violations du Code de Guardian,
d’une politique de Guardian ou de la loi applicable à Guardian peuvent utiliser la Ligne d’assistance
éthique et déontologique.