1 vademecum d`information faculte de philosophie, lettres et

VADEMECUM D’INFORMATION
FACULTE DE PHILOSOPHIE, LETTRES ET
SCIENCES HUMAINES
SEJOURS ERASMUS, ERASMUS-BELGICA ET HORS EUROPE
ANNEE ACADEMIQUE 2012-2013 – DEPART EN 2013-2014
1. Pourquoi des programmes d’échanges ?
A Saint-Louis, dans la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, les étudiants ont la
possibilité de partir au cours de la troisième année du programme de bachelier et d’étudier dans une
institution partenaire en Europe.
Ces séjours à l’étranger constituent un enrichissement indéniable pour l’étudiant : apprentissage
actif de la langue du pays d’accueil, élargissement de son horizon scientifique, culturel et humain,
pose de jalons pour l’avenir, enrichissement social par les contacts avec des étudiants d’autres
horizons …
L’étudiant intéressé peut introduire un dossier de candidature au cours de sa 2ème année !
2. Critères d’éligibilité
Tout étudiant de la Faculté de Philosophie, Lettres et Sciences Humaines, inscrit en 2è Baccalauréat,
peut introduire une demande pour participer à un programme d’échanges en Belgique, en Europe ou
hors Europe au cours de la 3ème année du baccalauréat, pour autant qu’il se conforme aux
instructions indiquées dans ce vademecum et qu’il réponde aux conditions suivantes :
* il doit être inscrit régulièrement à Saint-Louis pendant l’année académique de réalisation du séjour
à l’étranger et partir vers une des destinations prévues dans le contrat Erasmus ;
* le séjour Erasmus doit avoir une durée de 3 à 6 mois ;
* la période d’études à l’étranger doit faire partie intégrante du programme d’études à Saint-Louis
et faire l’objet d’une reconnaissance académique complète ; le transfert des crédits obtenus se fera
conformément aux normes ECTS, ce qui implique notamment qu’un « Contrat d’études »
(« Learning agreement ») en bonne et due forme soit établi avant le départ de l’étudiant. Le
« contrat d’études » est la liste des cours que l’étudiant choisit de suivre dans le cadre de son
programme d’échanges conformément à l’harmonisation et de commun accord avec le professeur
responsable de la Commission Erasmus ;
* le départ de l’étudiant ne peut se trouver hypothéqué pour des raisons académiques ; à ce titre,
de bons résultats en 1ère et 2ème année sont indispensables.
L’étudiant doit présenter toute la session de janvier (BAC2) et obtenir 60% avec
maximum 1 échec (pas plus d’une seule note en-dessous de 10/20) ou 1 désistement.
Pour pouvoir partir en Erasmus en 3ème année, l’étudiant devra avoir été délibéré comme
ayant réussi l’ensemble de l’épreuve en juin (BAC2) (pas de désistement possible).
* il doit avoir un bon niveau de connaissance de la langue dans laquelle les cours seront donnés.
Pour ce faire, il peut s’y préparer par un séjour linguistique ou des cours du soir en plus des cours
donnés à Saint-Louis et peut obtenir une intervention financière du service Erasmus.
3. Dossiers
Le dossier à rentrer pour le 28 février au plus tard est composé
• d’un formulaire d’inscription dûment complété
• d’une lettre de motivation (dans laquelle l’étudiant doit mentionner les trois choix de destination
ainsi que la motivation pour ces trois choix)
• un document (spécifique à chacune des orientations) qui reprend une simulation des cours que
l’étudiant pourrait suivre dans les trois universités sélectionnées ainsi que les cours qui seront suivis
à Saint-Louis
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• un CV détaillé
• une copie des notes de BAC1 (juin) et BAC2 (janvier)
• une copie des certificats de langue pour les étudiants d’historie et de philosophie
L’ensemble des documents à l’exception du vademecum d’information (formulaire de candidature,
document de simulation de cours et liste des destinations possibles à ce jour, questionnaire
confidentiel) sont disponibles sur le site web des Facultés (rubrique international – Mobilité :
Erasmus – étudiants sortants – préparer votre départ – présenter sa candidature – Faculté de Philo
et Lettres ).
4. Documentation
Pour compléter le dossier, cinq sources de documentation possibles :
- les sites internet des universités partenaires
- documents reçus des universités partenaires
- rapports d’évaluation des anciens Erasmus Out
- contacts par e-mail avec les anciens Erasmus Out
- contacts avec les étudiants Erasmus In présents à Saint-Louis pendant la période de candidature.
En outre, une journée internationale sera organisée en cours d’année. La documentation reçue des
différentes universités pourra être consultée.
5. Programmation des départs
Les étudiants en histoire, philosophie et langues germaniques partent au premier quadri de la 3ème
Bac. Les étudiants de Romanes partent au second quadri de la 3ème Bac.
6. Délibération après la réalisation du séjour
Les dates des séjours peuvent varier en fonction des destinations. Il se peut donc que les
étudiants ne soient délibérés chez nous qu’à la session de septembre au vu de la date de
retour en Belgique.
7. Sélection
La procédure de sélection des candidats devrait idéalement être la suivante :
- Entretien, avant l’introduction de son dossier, avec la personne de la Commission
responsable de son programme et discussion sur le choix de la destination et des cours
- Introduction du dossier complet (formulaire + annexes) auprès de la cellule
« Relations Internationales » pour le jeudi 28 février 2013 au plus tard !
- Sélection des candidats sur base des dossiers par la Commission Erasmus de la Faculté et peutêtre sur base d’entretiens (à confirmer). Cette Commission est composée du/de la président(e) de la
commission Erasmus de la faculté, du/de la président(e) de section et éventuellement d’une
troisième personne (responsable « langue »). Leur décision est souveraine. C’est le ou la
président(e) de la commission Erasmus de la faculté qui communique la décision de la Commission
aux étudiants qui ont introduit un dossier et ce, avant Pâques.
- Après les délibérations de juin, le ou la président(e) de la commission Erasmus de la faculté
envoie
o un message de confirmation aux étudiants sélectionnés qui ont réussi
o un message aux étudiants sélectionnés qui ont échoué en juin pour les informer qu’ils ne
pourront pas partir en Erasmus.
- Formalités d’inscription dans les différentes universités partenaires en fonction des délais imposés
(cf. liste des destinations) et des formalités requises (elles varient d’une Université à l’autre !). Il se
peut qu’une inscription doive se faire avant la décision définitive de la Commission en fonction des
résultats de juin.
- Choix des cours avec les responsables de section et le/la responsable de la langue du pays de
destination. Une fois choisis, ces cours devront être transcrits sur un document officiel intitulé
« Learning agreement ».
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Il est ensuite transmis au secrétariat de Faculté (vérification du nombre d’ECTS, des règles de
l’harmonisation).
- Introduction du dossier confidentiel (formulaire + annexes) destiné au calcul de la
bourse pour le 1er juillet 2013 au plus tard !!!!
8. Montant et octroi de la bourse
Les bourses de mobilité étudiants octroyées dans le cadre des programmes d’échanges sont
destinées à couvrir les frais de mobilité additionnels, c’est-à-dire le déplacement, la préparation
linguistique et éventuellement une partie des frais de séjour. Elles ne permettront donc pas de
couvrir l’intégralité des frais afférents aux séjours à l’étranger ! Mais toute demande de
bourse remise en temps voulu et en bonne et due forme et dans le respect des critères
annoncés vaut octroi de bourse.
Dans la mesure du possible, elles seront payées en grande partie (75%) peu après le départ de
l’étudiant ; la dernière tranche étant payée au retour après remise des deux rapports d’activités et
des deux autres documents exigés par la Commission Européenne : l’attestation de séjour et le
Learning Agreement original.
8.1. La Commission Européenne, via l’Agence nationale francophone belge ERASMUS octroie des
bourses de mobilité « étudiants » dans le cadre des programmes d’échanges « Erasmus » (Europe).
Les bourses seront calculées sur base des revenus des parents. Elles varieront selon les destinations
et selon que l’étudiant est boursier ou non. Il est donc indispensable que les étudiants remettent les
documents nécessaires à ce calcul : questionnaire confidentiel, avertissement – extrait de rôle des
parents et composition de ménage récente. Toute modification par rapport à la situation financière
déclarée au moment de la candidature doit être signalée au plus vite à la Cellule « Relations
internationales » en vue d’un réajustement éventuel de la bourse
8.2. Les étudiants boursiers en 2012-2013 peuvent obtenir à un complément du Fonds d’Aide à la
Mobilité Etudiante de la Communautés Française de Belgique.
a. Un montant complémentaire pourrait être attribué par le Service Social de Saint-Louis aux
étudiants en difficulté financière.
b. D’autres petits montants (« complément Erasmus ») provenant
Française peuvent aussi venir compléter la bourse Erasmus.
de
la
Communauté
c. Pour les échanges en Belgique, c’est le Fonds Prince Philippe qui octroie les bourses des
échanges Erasmus-Belgica.
Tout désistement ou changement de la situation de l’étudiant par rapport à sa candidature doit être
aussitôt communiqué à Mme F. Paulus.
9. Inscription dans l’institution d’accueil
Les candidats doivent, outre l’introduction du dossier à Saint-Louis, s’inscrire eux-mêmes, dans
l’institution dans laquelle ils séjourneront après avoir été retenus officiellement. Ils
devront donc s’inscrire en ligne ou envoyer, par fax d’abord et par courrier ensuite, le formulaire
d’inscription, le contrat d’études approuvé par le responsable de section et la demande de logement
et entamer les démarches au plus vite si un visa ou permis de séjour est nécessaire afin de
respecter les délais imposés par les Institutions partenaires. IL EST IMPERATIF DE RESPECTER
LES DATES COMMUNIQUEES PAR LES INSTITUTIONS PARTENAIRES !! Cette date est
reprise à titre indicatif dans la liste des destinations dans la colonne « deadlines Q.1 et
Q.2 »
10. ECTS
Pour les séjours Erasmus, les étudiants doivent choisir les cours dans l’Institution d’accueil pour un
total d’ ECTS équivalant à celui du quadrimestre correspondant à Saint-Louis.
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En début d’année, une vérification du nombre d’ECTS atteints sur les trois années de baccalauréat
(min. 180 ECTS au total) sera effectuée par le secrétariat de Faculté.
11. Les notes
Selon les destinations, les notes obtenues à l’étranger seront pondérées afin d’être aussi
proches que possible de celles qui auraient été obtenues à Saint-Louis si l’étudiant n’était pas parti à
l’étranger au cours de la 3ème année !
12. Signature de nouveaux partenariats
Pour des raisons administratives, si de nouvelles destinations s’ouvrent une fois la sélection
terminée, les étudiants sélectionnés ne pourront pas changer de destination.
13. Formalités administratives
Avant son départ, tout étudiant qui sera retenu pour un programme d’échange devra retirer une
série de documents auprès de Mme F. Paulus (Cellule « Relations Internationales » - Marais – 3è
étage). A cet effet, une réunion est généralement organisée fin août pour les départs du 1er Q. et en
décembre pour les départs du 2nd Q.
Il sera également tenu d’avertir Mme F. Paulus de la date exacte de son départ.
Pendant le séjour à l’étranger, l’étudiant est tenu de communiquer à Mme F. Paulus et au
responsable de section le programme définitif des cours choisis (intitulé local, numéro local des
cours, nombre d’heures (théorie et pratique) et d’envoyer par fax pour approbation, le cas échéant,
la seconde page du contrat d’études (« Learning Agreement ») avec les changements apportés au
programme de cours initialement choisis.
A la fin de son séjour, l’étudiant est tenu de communiquer sa date de retour à Mme F. Paulus et
les examens qu’il compte présenter à Saint-Louis en fonction du quadrimestre effectué à l’étranger.
A son retour à Bruxelles, l’étudiant est tenu de remettre à Mme F. Paulus l’attestation d’accueil
dûment complétée, cachetée et signée, le contrat d’études original (ou Learning Agreement)
complété, cacheté et signé. Il devra lui envoyer par mail le rapport de séjour de Saint-Louis. Le
rapport de séjour pour l’Agence devra être, quant à lui, complété en ligne. Des instructions à ce
sujet seront envoyées par mail aux étudiants.
14. Assurances
Tout étudiant retenu pour un programme d’échange devra lui-même s’occuper de l’assurance soins
de santé qui le couvrira pendant son séjour à l’étranger.
Outre les couvertures de la mutuelle, des assurances plus spécifiques peuvent être contractées
auprès de Compagnies telles qu’Europ assistance, Ethias assistance, SIP (Student Insurance
Program), ING, etc… Des documents peuvent être retirés auprès de Mme F. Paulus.
Il est conseillé de prendre une assurance hospitalisation et rapatriement en cas de problèmes
sérieux de santé. De même pour le matériel que vous comptez emporter (ordinateur, gsm, appareil
photo, i-pod…), il est conseillé de prendre une assurance vol.
15. Organisation des examens
Pour les départs au 1er quadri :
Les étudiants passeront les examens du 1er quadri suivis à l’étranger dans l’Institution d’accueil aux
dates fixées par celle-ci.
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Pour les départs au 2nd quadri :
Avant le départ : dans la mesure du possible (selon les dates d’accueil dans les différentes
universités), les étudiants passeront les examens de janvier avant de partir dans leur Institution
d’accueil.
A la fin du séjour : Ils passeront par ailleurs les examens des cours qu’ils ont suivis sur place lors de
la session organisée par l’Institution d’accueil.
En cas d’échec d’un ou plusieurs examens sur place (ce qui n’est pas conseillé), il y a quatre
possibilités :
- soit l’étudiant reste sur place plus longtemps que prévu pour faire un nouveau travail ou passer les
examens de rattrapage s’ils sont organisés par l’Institution partenaire ;
- soit l’étudiant retourne sur place – A SES FRAIS ! – pour repasser l’examen ou les examens ratés,
à la période prévue par l’Institution partenaire ;
- soit, si c’est faisable, si c’est un examen écrit et si le professeur concerné est d’accord (aucune
garantie ne peut vous être donnée à ce stade de la faisabilité de cette solution car il y a 3
conditions à réunir), l’étudiant repasse ces examens une fois de retour en Belgique ;
- l’étudiant réalise un travail conséquent sur la matière du cours si le professeur titulaire est
d’accord. Les instructions lui seront communiquées en temps utile.
16. Les deux Rapports d’activités (des exemplaires de ces rapports peuvent être consultés
auprès de Mme F. Paulus – cellule « Relations internationales » - Marais – 3è étage)
Premier rapport : tout étudiant qui bénéficiera d’une bourse de mobilité devra remplir EN LIGNE
un rapport à l’intention de l’Agence Nationale Francophone Belge.
Deuxième rapport : un autre rapport pré-formaté (document word), à compléter par l’étudiant à
l’intention de Saint-Louis, doit comprendre une description détaillée des activités figurant au
programme d’échange (cours suivis, activités socioculturelles), les dates exactes du séjour, une
appréciation de l’information avant le départ, une appréciation des conditions de séjour
(organisation des cours, accueil des étudiants étrangers sur place, logement, nourriture, trajets,
coût de la vie, etc). Il doit être rédigé en Français. L’ETUDIANT OUT DEVRA L’ENVOYER en
annexe d’un e-mail A MME PAULUS AU PLUS TARD UN MOIS APRES SON RETOUR !!!!!
Pour rappel, le solde de la bourse ne sera payé qu’après réception et acceptation
- des deux rapports d’activités,
- de l’attestation de séjour datée, complétée, signée et cachetée à l’arrivée et au départ
- et du Learning agreement original daté, signé et cacheté (les deux pages en cas de
changements !!!).
17. La préparation linguistique
Il est conseillé aux étudiants qui ne se débrouillent pas bien dans la langue de destination de suivre
des cours préparatoires. Dans certaines universités, un certain niveau de connaissance des langues
est exigé. Il faut fournir la preuve via des certificats officiels (TOEFL, …) ou via des attestations
conformes aux catégories de niveaux européens (B1, B2, C1…). Si le niveau requis n’est pas atteint,
il peut être une cause de refus d’inscription dans l’institution d’accueil !
Quelques pistes pour suivre des cours de langues :
- cours à Saint-Louis
- cours à l’ILMH (tarifs préférentiels), à l’ISTI, …
- cours de soir (cours de promotion sociale)
- cours privés
- cours EILC (Erasmus Intensive Language Courses)
- cours de vacances
Pour rappel, Saint-Louis distribue chaque année des bourses pour les étudiants qui partent étudier
une langue étrangère pendant les grandes vacances (= bourses séjours linguistiques). Ces bourses
sont distribuées par l’Université via les secrétariats de Faculté.
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Sur base de l’inscription (facture ou mail de confirmation) et d’une preuve de paiement (extrait de
compte), les étudiants peuvent se faire rembourser la moitié de leur frais d’inscription auprès de la
Cellule des Relations internationales avec un plafond de 300€.
18. Informations et renseignements
Toute information concernant l’administration des échanges peut être obtenue auprès de Mme F.
Paulus, Responsable administrative Institutionnelle des échanges.
Tél. : 02/211 79 13 - [email protected]
Rencontre durant les heures de permanences ou sur rendez-vous.
Toute information relative au volet académique de l’échange peut être obtenue auprès de Mme
Sylvie De Cock ou des responsables de section.
INFO ET RENSEIGNEMENTS
Mme F. Paulus, Coordinatrice Institutionnelle
Mme S. Sadeghzadeh
Cellule des Relations Internationales - Erasmus office
Adresse postale :
Université Saint-Louis - Bruxelles
43 Boulevard du Jardin Botanique
1000 Bruxelles
Bureau :
109, Rue du Marais
Palier 3ème étage (entre le secrétariat de Droit et le secrétariat ESPO – HD et jour)
e-mail : [email protected] et [email protected]
Tél. : 02/211 79 13
Fax : 02/211 78 54
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