10 etapes pour prendre en main votre agenda en ligne

 10 ETAPES POUR PRENDRE EN MAIN VOTRE AGENDA EN LIGNE Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 1: Réception du mail d’inscription à votre agenda + Connexion à votre interface Suite à votre inscription sur doc.fr, vous recevrez un email ou SMS vous donnant un mot de passe afin de vous connecter à votre agenda. Il vous suffit de cliquer sur le lien https://bo.doc.fr pour accéder à votre agenda. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Vous devez rentrer votre adresse mail ainsi que le mot de passe envoyé dans le précédent mail. Par mesure de sécurité, nous vous demandons de générer un nouveau mot de passe avec 8 caractères (1 chiffre, 1 majuscule et 1 minuscule au minimum) comme préconisé par l’ASIP. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 2: Découverte de l’agenda doc.fr Vous voici connecté à votre agenda en ligne. Vous trouvez dans votre agenda, 4 onglets situés en haut : Agenda / Patients /Outils / Préférences. Ils vous permettront de naviguer au sein de votre interface de gestion. Actuellement, vos jours sont grisés car aucune disponibilité n’a été configurée. (Voir étape suivante) Plusieurs modes d’affichage de votre agenda sont disponibles : -­‐ Aujourd’hui -­‐ Semaine -­‐ Jour -­‐ Liste (version imprimable) A savoir, en cas de coupure internet, les fonctionnalités sont limitées mais vous aurez toujours accès à votre agenda. Vous avez accès à cette information via le symbole de couleur en haut à gauche de votre interface. Symboles de connexion : Cette version est disponible aussi sur les Smartphones et tablettes. Information : Sélectionner votre agenda dans la colonne de gauche si plusieurs agendas sont rattachés à votre compte. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 3: Paramétrage de votre agenda. Le paramétrage de votre agenda se fait essentiellement dans la partie « Préférences » de votre interface. Cette partie comprends 4 sous rubriques : Mon compte / Fiche praticien / Activité / Etablissement. Mon compte (Paramètres) : Cette rubrique vous permet de configurer l’affichage de votre agenda en fonction des préférences utilisateurs souhaitées. L’activation du menu prise de rendez-­‐vous vous permets d’activer l’onglet « Prise de rendez-­‐vous » afin que vous puissiez accéder directement aux plages horaires disponibles. Le mode expert vous permet d ‘activer l’ensemble des fonctionnalités doc.fr dans votre outil. Vous avez la possibilité de définir un onglet par défaut. Fiche Praticien : Fiche praticien : Il s’agit des informations vous concernant qui seront répétées sur les différents lieux de consultations sur l’annuaire doc.fr. Activité : Il s’agit des informations propres à chaque lieu de consultation. Cette rubrique vous permet de paramétrer les différentes fonctionnalités liées à votre agenda. Etablissement : Informations concernant votre cabinet qui seront affichées sur l’annuaire doc.fr Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Afin de paramétrer votre agenda, cliquez sur « Activité » dans le menu de gauche. Vous trouverez au sein de cette sous-­‐partie, toutes les informations nécessaires pour configurer votre agenda. Exercices et Présentation de l’activité: Les informations de ces rubriques seront retranscrites au sein de votre fiche sur l’annuaire doc.fr. Vous pouvez visualiser les modifications en cliquant sur le lien. Il est vivement conseillé de remplir tous les champs afin de donner toutes les informations nécessaires à vos patients avant une prise de rendez-­‐vous en ligne. Réservation : Configuration de vos règles de gestion concernant la prise de rendez-­‐
vous. Elle vous permets d’activer ou non la prise de rendez-­‐vous en ligne via votre fiche sur l’annuaire doc.fr Dans cette partie, vous avez la possibilité de : -­‐ Accepter les nouveaux patients -­‐ Activer l’approbation manuelle -­‐ Activer les rendez-­‐vous les jours fériés. -­‐ Activer les SMS (voir étape 6) -­‐ De définir un email de copie pour l’envoi de notifications. Notifications : Personnalisation des SMS et mails envoyés à vos patients. Cette partie vous permet de définir les messages envoyés à vos patients lors d’une action. Lorsque vous cliquez sur le nom du message, un pop-­‐up apparaît afin de personnaliser votre message. Vous avez la possibilité de sélectionner des champs afin d’avoir un message personnalisé pour votre patient. Vous pouvez activer le type de message envoyé par action, soit SMS et/ou Mail. Type de consultation: Cette fonction vous permet de configurer les types de consultation que vous proposez. Cela vous permettra de disposer d’un affichage de différentes couleurs associées à chaque type de consultation au sein de votre agenda. Vous pouvez définir la durée de chaque type de consultation ainsi que ses conditions. Une consultation peut être réservable en ligne ou non. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Informations : Vous pouvez aussi créer un type de consultation à partir de votre agenda dans la colonne de gauche. Disponibilités : Configuration des jours travaillés au sein de votre cabinet afin que vos patients puissent prendre rendez-­‐vous. Vous avez la possibilité de définir une disponibilité de façon récurrente ou ponctuelle. En activant le mode expert dans la partie « Préférences / Paramètres », vous avez la possibilité de déterminer quel type de consultation est disponible durant une plage horaire définie. Information : Si vous travaillez certains jours fériés, nous vous conseillons de cocher la case et de créer des indisponibilités les jours non travaillés. Pour définir les disponibilités, rendez-­‐vous dans Préférences /Activités et Disponibilités. Astuces : Une disponibilité peut être réservable ou non en ligne. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Indisponibilités : Configuration des indisponibilités ponctuelles afin d’avertir vos patients que vous ne prenez pas de rendez-­‐vous durant cette période. Information : Au sein de votre outil, vous seul pourrez prendre un rendez-­‐vous lors d’une indisponibilité. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 4ieme étape : Rubrique Outils Cet espace vous permets d’écrire à vos patients / de contacter le support doc.fr / d’importer & exporter vos données / Afficher vos statistiques. Messages : Envoyer des messages en masse à vos patients par SMS ou email. 3 options sont possibles : -­‐ Message d’absence -­‐ Message de retard -­‐ Message personnalisé Vous pouvez contacter le support par email via l’interface. Nous répondons sous 24 heures. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Mémo santé : Envoyer des mémos santé à vos patients en filtrant les destinataires. Vos patients retrouveront les mémos dans leur compte doc.fr Import & Export : Importer en masse vos patients afin de gagner du temps lors de la création de votre compte. L’export vous permets de retrouver toutes vos fiches patients dans un fichier excel. Pour importer vos patients, veuillez prendre contact avec notre service client afin de vous accompagner dans cette tâche. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Statistiques : Visualiser vos statistiques à 3 niveaux : Site / Patientèle /Rendez-­‐Vous. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 5: Mise à jour de votre fiche Dans la partie Préférences/Praticien, vous pouvez mettre à jour directement votre fiche sur l’annuaire doc.fr Pour cela, cliquez sur votre nom dans la rubrique praticiens. Nous sommes sur la même logique que les principaux moteurs de recherche. C ‘est à dire, que nous favorisons l’affichage des praticiens ayant des fiches les plus complètes. Informations : Cela permettra aux patients recherchant par exemple, un généraliste sur paris 15 de lui proposer en premières positions les médecins généralistes proposant la prise de rendez-­‐vous en ligne et ayant remplis leur fiche pleinement. Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 6: Activation des SMS La partie réservation dans les préférences / Activité de l’agenda doc.fr est primordiale. Elle permet d’activer ou non l’envoi de SMS lors d’une prise de rendez-­‐vous. Plusieurs possibilités s’offrent à vous quant à la gestion des envois. Il faut vous rendre dans la partie notifications pour définir les messages envoyés. Un SMS et/ou mail peut être envoyé pour plusieurs raisons: Vous pouvez cocher l’envoi par Email et/ou SMS. Astuces : Pour chaque RDV pris, vous avez la possibilité d’activer le rappel SMS pour ce patient (Pop up du rendez-­‐vous dans l’agenda) Information : L’envoi de SMS contribue fortement à la diminution des rendez-­‐vous non honorés. Astuces : Nous vous conseillons d’activer l’option sms pour tous les rdv. Vous pourrez la désactiver lors de la prise d’un rendez-­‐vous dans votre agenda. Option : L’envoi d’un sms est facturé 0,10€TTC. Cette fonctionnalité est sans engagement de durée. Vous pouvez désactiver cette option à votre convenance. Pour activer cette option, veuillez contacter notre service client au 01.85.092.092 Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 7: Prise de rendez-­‐vous en ligne La partie réservation située dans Préférences / Exercices, vous permet d’activer la fonctionnalité « Activer la réservation en ligne ». Votre agenda apparaitra directement sur votre fiche sur l’annuaire doc.fr. Vos patients pourront prendre rendez-­‐vous directement en ligne 24h/24 7j7 en choisissant le motif de consultation au préalable. Information : Si l’activation des SMS est effective, votre patient recevra un sms de rappel. Astuce: Créer une indisponibilité jusqu’au dernier rendez vous pris dans votre agenda actuel ou agenda papier Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 8: Rubrique Patient Vous pouvez créer de nouveaux patients ou rechercher un de vos patients. Il vous suffit de faire une recherche sur la colonne de gauche ou de cliquer sur la première lettre de son nom. Cela vous permettra d’accéder à la fiche de votre patient, modifier ses informations et visualiser les rendez-­‐vous pris. Deux types de patients sont présents au sein de votre interface. Les patients « privés », patients n’ayant pas de compte sur doc.fr mais au sein de votre base. Les patients « Cloud », patients ayant créé un compte sur doc.fr. L’ensemble des professionnels ayant un compte au sein de doc.fr pourra rechercher un patient au sein de la base doc.fr Les patients doc.fr sont représentés dans la recherche par le pictogramme suivant : Afin de savoir si votre patient a un compte doc.fr, nous vous invitons à cliquer sur le lien « recherche étendue » après avoir taper son nom, prénom ou numéro de téléphone. (3 caractères au minimum) Au sein d’une fiche, vous avez la possibilité d’envoyer un message directement au patient si son adresse mail ou numéro de portable sont renseignés. Si le patient détient un compte DOC.FR vous avez la possibilité de lui envoyer un mémo directement dans son compte Vous avez aussi la possibilité de prendre un rendez-­‐vous directement depuis sa fiche.. Information : Vous avez la possibilité au sein d’une fiche de consulter les statistiques de votre patient (Nouveau patient /RDV non honorés / Retard) Astuce : Recherchez votre patient via son numéro de téléphone. 1 seul résultat sera remonté s’il est présent dans la base Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4 Etape 9: Télé secrétariat Nous proposons un service de télé secrétariat déporté. Il vous permettra d’avoir un accueil téléphonique personnalisé et ainsi de vous consacrer pleinement à vos patients lors de vos consultations. Les rendez-­‐vous sont pris directement sur votre agenda par la secrétaire. Une fiche est à remplir au préalable afin de donner toutes les informations nécessaires à votre nouvelle secrétaire pour une prise de rendez-­‐vous fluide et professionnelle. Le tarif par appel est de 0,96€ TTC sans engagement de durée ni minimum d’appel. Pour activer cette option, veuillez contacter notre service client au 01.85.092.092 Etape 10: Votre agenda est opérationnel! Le paramétrage de votre agenda est maintenant terminé. Vous pouvez créer un nouveau rendez-­‐vous en cliquant sur la plage souhaitée dans votre agenda. Votre agenda est visible sur votre fiche et vos patients pourront prendre rendez-­‐vous en ligne directement. Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le service client au 01.85.092.092 ou par email à l’adresse suivante service-­‐[email protected] Documentation Prise de rendez-­‐vous en ligne doc.fr Octobre 2016. V.1.4