(ifa) tableau de tri

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
35
ARCHIVES DE
L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION
FÉDÉRALE (IFA)
TABLEAU DE TRI
2009
par
Michaël AMARA
Bruxelles
2009
ARCHIVES DE
L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION
FÉDÉRALE (IFA)
TABLEAU DE TRI
2009
par
Michaël AMARA
Bruxelles
2009
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT
Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités,
et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il
s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique,
électronique ou autre.
Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et
juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et
indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des
administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique
et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de
reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative
aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses
dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans
l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives
historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans
la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives
au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple.
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?
Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives
numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de
conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité
administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et
quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les
Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création,
l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de
conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux
Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante.
QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?
Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives,
et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de
réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la
numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi
important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la
contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries
d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette
conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour
l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une
prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte
incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors
un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la
gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux
responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en
matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines,
matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la
conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur
historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou
technologique.
LISTE DES ABRÉVIATIONS
AGR : Archives générales du Royaume
AR : Arrêté royal
BPR : Business Process Reengineering
CPA: Cellule Conseil et Politique d’Achats
DGSF : Direction générale de la Sélection et de la Formation
IFA : Institut de Formation de l’Administration fédérale
INTERDEP : Groupe consultatif interdépartemental pour l’application de la Charte des
utilisateurs
MB : Moniteur Belge
OFO : Opleidingsinstituut van de Federale Overheid
PAM: Program Account Manager
PuMP: Public Management Programme
PIF: Programme d’Investissement pour la Formation
SAG: Service d’Administration générale
SMART : Système méthodologique d’Aide à la Réalisation de Tests de l’Université de Liège
SMGS: Service du Maître général des Stages
SOM : Solution Manager
SPR: Secrétariat permanent au Recrutement
SPF P&O: Service public fédéral Personnel et Organisation
SPOC : Single point of contact
7
IFA – Tableau de tri
TABLEAU DE TRI
Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que
soit leur support, qui sont produites et reçues par un organisme dans l’exercice de ses
activités. Il indique la nature des séries d’archives, le délai de conservation de chaque série et
leur destination définitive. Ainsi, dès la création des documents, l’institution sait lesquels
pourront être détruits lorsque leur délai de conservation sera écoulé, et lesquels devront être
conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante
avant d’être versés aux Archives Générales du Royaume. Le tableau de tri reprend les
données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes:
Les différents services producteurs d’archives
Les différents services qui composent l’IFA sont indiqués dans des lignes horizontales qui
sont grisées afin de rendre le tableau plus facilement lisible.
Série d’archives
Les archives sont décrites par séries. Celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et
matérielles principales du classement des documents. Les séries rassemblent des documents
qui, quels que soient leur date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être
conservés ensemble. Il s’agit de tous les documents papiers et numériques constitués dans
l’accomplissement d’une mission ou d’une tâche spécifique ou qui ont été réunis du fait qu’ils
présentent un élément commun, généralement de caractère formel, ou sont classés selon un
même critère chronologique, alphabétique ou numérique. On parlera par exemple d’une série
de procès-verbaux, de lettres ou de dossiers relatifs à une même problématique (dossiers de
personnel,…). C’est au niveau de la série qu’il est le plus commode de trier les archives sans
imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Les
pièces qui ont été intégrées aux archives par hasard ou qui n’ont pas de lien direct avec
l’exercice d’une fonction, ainsi que les livres et la documentation volante ne font pas partie
des archives.
Dates extrêmes
Les séries sont datées le plus précisément, sur la base du document ou du dossier le plus
ancien et du document ou du dossier le plus récent.
Délai de conservation
Les délais de conservation indiquent combien de temps les documents doivent être conservés
par les services. Souvent basés sur la durée d’utilité administrative, ils ont été fixés en
concertation avec l’ensemble des services de l’IFA qui ont tous été consultés. Sauf mention
contraire, il est important de noter que ce délai prend cours au 1er janvier qui suit la date du
document le plus récent placé dans les dossiers concernés ou, plus simplement, au 1er janvier
de la date de clôture de ces derniers. A titre d’exemple, le délai de conservation d’un dossier
contenant des pièces produites entre septembre 2002 et octobre 2003 et dont le délai de
conservation a été fixé à 5 ans sera écoulé à la date du 1er janvier 2009.
9
IFA – Tableau de tri
Destination définitive
Une fois le délai de conservation écoulé, trois possibilités s’offrent à l’archiviste : la
conservation intégrale, l’élimination intégrale ou l’élimination partielle. Dans la colonne
prévue à cet effet, on mentionne « Conserver » dans le premier cas, « Eliminer » dans le
second et « Trier » dans le troisième. La destination définitive des différentes séries
d’archives a été déterminée par les Archives générales du Royaume en concertation avec
l’IFA, sur base de leur valeur culturelle, scientifique et historique.
Les documents suivis de la mention « Eliminer » peuvent être détruits à la fin du délai de
conservation.
Une fois leur délai de conservation écoulé, les documents « à conserver » seront archivés,
conditionnés, munis d’un inventaire et placés dans des locaux de conservation adéquats. A
échéance régulière, ils seront versés aux Archives générales du Royaume. A terme, les
fichiers numériques « à conserver » devront être sauvegardés sur un serveur à part et convertis
dans un format ad hoc. En attendant le mise en œuvre de cette pratique, on veillera à ce que
les fichiers numériques à conserver ne subissent aucune altération.
Les documents à trier feront l’objet d’une sélection dont les critères ont été définis en
concertation entre l’IFA et les Archives Générales du Royaume. Ces critères sont repris dans
le tableau de tri.
Remarques
La colonne Remarques est réservée à des informations complémentaires sur la série ou sur la
destination définitive : format et emplacement des archives, critères de tri à leur appliquer,….
10
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE
Correspondance du Directeur-général
2003-auj.
7 ans
Conserver
Correspondance e-mail
2007-auj.
3 ans
Trier
Notes de cabinet
2002-auj.
7 ans
Conserver
Procès-verbaux du Comité de direction P&O +
Documents annexes
2002-auj.
7 ans
Eliminer
Les originaux sont conservés au
SPF P&O.
Procès-verbaux du réseau des directeurs P&O +
2007-auj.
7 ans
Eliminer
Les originaux sont conservés au
SPF P&O.
Procès-verbaux du comité d’encadrement
2006-auj.
7 ans
Conserver
Concerne les réunions des
responsables des services
d’encadrement.
Procès-verbaux des réunions des responsables
Logistique
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Notes de service
1997-auj.
7 ans
Conserver
Documents annexes
11
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
2000-auj.
7 ans
Trier
Opérer un tri quand l’inventaire
des pièces sera dressé. Tri a
opérer en concertation avec les
Archives de l’Etat.
2008-auj.
7 ans
Conserver
Nombreux originaux de ces
documents gérés aussi par le
Planning opérationnel.
Feuilles de renseignements individuelles
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Contrats et bons de commande
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Listes de présence
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Correspondance
2006-auj.
7 ans
Eliminer
Dossiers individuels du personnel
Ca. 1995-auj.
3 ans
Eliminer
Dossiers du Directeur-général (Série thématique –
Fardes rouges)
Cellule de Coopération opérationnelle (COC)
Procès-verbaux des réunions de la cellule de
coopération opérationnelle (Réunions COC)
Gestion administrative des Stagiaires Niveau A
SERVICES D’ENCADREMENT
1. B&B – Economa(a)t
12
Copies de pièces conservées à
P&O. Eliminer après le départ de
l’agent.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Dossiers des marchés publics – « Grands projets »
2001-auj.
7 ans
Eliminer
Dossiers des marchés publics – « Petits projets »
2001-auj.
7 ans
Eliminer
Banque de données Comptabilité
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Dossiers des subventions aux organisations
syndicales et organisations internationales
2002-auj.
7 ans
Eliminer
Dossiers individuels des stagiaires francophones de
niveau A de l’administration fédérale
Ca. 1965-auj.
50 ans après la fin
du stage
Trier
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Correspondance
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Données reprises dans ITMA
2005-auj.
---
Conserver
Remarques
Contiennent cahiers de charge,
appels d’offre,…
En se basant sur l’année de fin du
stage, conserver un dossier
représentatif par an.
2. Logistique
Correspondance
3. ICT
13
A ce jour, pas de sélection des
données à archiver prévues.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
SOUTIEN MÉTIER / ONDERSTEUNING KERNPROCES OPLEIDINGEN
1. R&D – KM
Correspondance
2007-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Dossiers des marchés publics
Ca. 2002-auj.
7 ans
Eliminer
Concernent la fourniture de
matériel didactique multimédia, la
création et la gestion du campus
virtuel,…Le délai de 7 ans ne
s’applique qu’aux originaux de
documents liés à des marchés
conclus et attribués. A terme, ces
documents seront archivés par un
même service.
Matériel didactique développé dans le cadre des
formations e-learning et multimédia
Ca. 1995-2008
3 ans
Conserver
A terme, ces documents seront
conservés par un même service et
rattachés aux formations auxquels
ils se rapportent.
Dossiers de projets
2002-auj.
7 ans
Trier
Sur e-comm + papier.
Contiennent des fiches projets,
rapports d’évaluation, copies de
pièces comptables, syllabi,… de
14
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
différentes formations
développées par l’IFA. Ne
conserver que les documents
originaux se rapportant à
l’élaboration et à la mise en
œuvre des projets e-learning.
Documents destinés à la rédaction du Catalogue des
formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Dossiers des journées d’études
2007-auj.
3 ans
Conserver
Sur e-comm.
Fiches de présentation individuelles des formateurs
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Sur e-comm.
Dossiers des Journées d’études de l’IFA regroupant
les responsables formation fédéraux
2004-auj.
5 ans
Conserver
Sur e-comm.
Rapports d’évaluation de satisfaction des
utilisateurs
2000-auj.
7 ans
Conserver
Dossiers des Projets de restructuration initiés dans
le cadre du BPR de l’IFA
Ca. 2002-2007
7 ans
Conserver
Dossiers relatifs au réseau OFO-IFA net1
Ca.2002-auj.
7 ans
Conserver
Dossiers relatifs à la gestion des plaintes
Ca. 2005-auj.
7 ans
Conserver
1
Ce réseau regroupe les responsables de la formation actifs au sein des services de l’administration fédérale.
15
Sur e-comm.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Site OFO-IFA Campus
2007-auj.
---
Trier
Au minimum, conserver des
captures d’écrans lors des
changements de version. Prévoir
procédure d’archivage partiel
avec la SMALS.
Archives placées près de la bibliothèque
Ca. 2002-auj.
7 ans
Trier
Opérer un tri quand l’inventaire
des pièces sera dressé. Tri a
opérer en concertation avec les
Archives de l’Etat.
Correspondance
2005-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Procès-verbaux des réunions des docimologues
2008-auj.
3 ans
Conserver
Sur e-comm.
Dossiers relatifs aux résultats des tests de
certification organisés dans le cadre des formations
certifiées.
2006-auj.
3 ans après la
publication des
résultats
Trier
Les documents peuvent être
éliminés à l’exception des tests
blancs, grilles de corrections et
analyses docimologiques qui
seront conservés et placés dans
les dossiers « Formations
certifiées » mentionnés page 45.
2. Docimologues
Dossiers classés par date et code du test et dont les
pièces sont conservées à la fois sous format papier et
numérique. Selon qu’il se rapporte à des tests formés de
questions ouvertes, de QCM ou mixtes, chaque dossier
renferme un test blanc, les instructions du test, les copies
16
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
des participants, les formuloms, la feuille de
paramétrage, les grilles de correction, un tableau des
résultats, un fichier CSV et une analyse docimologique.
Dossiers relatifs aux résultats des tests consécutifs
aux formations organisées au Ministère des
Finances
Appliquer la même procédure de
tri que la série précédente en
concertation avec le Ministère des
Finances.
2006-2007
3 ans
Trier
Correspondance
Ca. 2006-auj.
3 ans
Eliminer
Copies de pièces comptables
Ca. 2006-auj.
3 ans
Eliminer
Mémoires de stage des stagiaires niveau A de
l’administration fédérale
1962-auj.
50 ans
Conserver
Voir catalogue en ligne de la
Bibliothèque (Libis).
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
La correspondance vers
3. Centre de documentation - Bibliothèque
SOUTIEN MANAGEMENT / ONDERSTEUNING MANAGEMENT
Service Communication / Dienst Communicatie
Correspondance
2006-auj
17
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
info@ofoifa peut être éliminée.
Concernent essentiellement les
contrats passés en vue de
l’impression de brochures ou de
la fourniture des bics,
sacs,…munis du logo IFA. Le
délai de 7 ans ne s’applique
qu’aux originaux de documents
liés à des marchés conclus et
attribués. A terme, ces documents
seront archivés par un même
service.
Dossiers marchés publics
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Bon de commande Papeterie
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Publications (brochures, catalogues,…)
1988-auj.
7 ans
Conserver
Conserver au moins un
exemplaire et s’assurer que le
dépôt légal a été
respecté. Transférer les
catalogues les plus anciens vers la
bibliothèque. Veiller au bon
archivage des catalogues
numériques.
Dossiers de projets
2001-auj.
7 ans
Trier
Classés de manière thématique.
Conserver les dossiers relatifs à
l’élaboration, à l’exécution et à
l’évaluation des campagnes de
communication externes.
18
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Documents relatifs à l’IFA destinés à être publiés
dans « Fédra » et/ou sur Fedweb
2005-auj.
3 ans
Eliminer
Intranet
2002-auj.
---
Trier
Conserver les données
statistiques, la Newsletter interne
et les organigrammes placés dans
l’Intranet.
Newsletter interne
2006-auj.
3 ans
Conserver
Sur intranet.
Newsletter externe
2008-auj.
3 ans
Conserver
Veiller au bon archivage confié à
la firme privée en charge de son
élaboration.
Archives antérieures à la création du service
2000-2003
7 ans
Trier
Opérer un tri quand l’inventaire
des pièces sera dressé. Tri a
opérer en concertation avec les
Archives de l’Etat.
PLANNING OPÉRATIONNEL / OPERATIONELE PLANNING
Correspondance
2007-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Procès-verbaux des réunions de la cellule de
coopération opérationnelle (Réunions COC)
2008-auj.
7 ans
Conserver
Nombreux originaux de ces
documents gérés aussi par le
19
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
secrétariat de la DG.
coopération opérationnelle (Réunions COC)
Procès-verbaux des réunions projets informatiques
et ITMA
2007-auj.
7 ans
Eliminer
Sur espaces serveur P et Z.
Comptes rendus de workshops organisés dans le
cadre de projets ponctuels
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Fiches de projets
2007-auj.
3 ans
Conserver
Reprennent les objectifs, l’état
d’avancement et l’analyse de
processus mis en œuvre dans le
cadre de projets d’amélioration.
Statistiques sur l’activité de l’IFA
2005-auj.
7 ans
Conserver
Conserver les statistiques qui ne
font pas l’objet d’une publication.
Dossiers relatifs au BSC
2007-auj.
7 ans
Conserver
Plans d’action et tableaux de bord
2007-auj.
7 ans
Conserver
2007-auj.
3 ans
Trier
PROGRAM ACCOUNT MANAGERS
Correspondance
20
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Procès-verbaux des réunions de commissions de
filière + Documents annexes
2004-auj.
7 ans
Conserver
Procès-verbaux des réunions de la commission
inter-filières + Documents annexes
2004-auj.
7 ans
Conserver
Dossiers relatifs aux marchés publics conclus dans
le cadre de l’organisation des formations
2002-auj.
7 ans
Eliminer
Le délai de 7 ans ne s’applique
qu’aux documents originaux. A
terme, ces documents seront
archivés par un même service.
Dossiers relatifs à l’élaboration, au déroulement et à
l’organisation des formations certifiées et des tests
qui les accompagnent (Boîtes à étiquettes jaunes)
2005-auj.
7 ans
Trier
Série classée par filière de métier
et/ou par code de la formation. On
conservera l’ensemble des
dossiers relatifs aux formations
génériques et aux formations
couvrant plusieurs filières de
métier. Pour les formations
spécifiques, on pourra éliminer
les dossiers de formations liées à
la comptabilité, à la logistique,
aux marchés publics et à la
gestion des RH.
Dossiers relatifs aux Programmes d’Investissements
en Formation (PIF)
2003-auj.
7 ans
Conserver
Sur e-comm IFA.
Catalogues des formations
2006-auj.
7 ans
Conserver
Les dossiers doivent contenir au minimum fiche de
projet, programme de la formation, syllabi, tests, grilles
de correction, analyse des résultats, résultats des
formulaires d’évaluation et rapports sur le pourcentage
de réussite.
21
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Dossiers de Projets
2002-auj.
7 ans
Trier
Classés par sujets. Conserver les
dossiers relatifs à la préparation et
à l’organisation des « projets sur
mesure » ainsi qu’à l’organisation
générale et au fonctionnement de
l’IFA. Pour les formations
certifiées, les copies des pièces
mentionnées dans la série
« étiquettes jaune » (p. 45)
peuvent être éliminées.
Dossiers relatifs aux marchés publics conclus dans
le cadre de l’organisation des formations
2002-auj.
7 ans
Eliminer
Le délai de 7 ans ne s’applique
qu’aux documents originaux.
Demandes de reconnaissance de diplômes
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Tableau Excel des demandeurs de reconnaissance
de diplômes
2005-auj.
7 ans
Conserver
SECRÉTARIAT FORMATIONS CERTIFIÉES
Correspondance
2005-auj.
3 ans
Eliminer
Procès-verbaux de tests
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Listes de présence aux formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
22
Ces PV portent sur le
déroulement des tests et ne
renferment pas les résultats
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Questionnaires des tests vierges
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Les originaux sont conservés au
Service Docimologie et dans les
Dossiers Formations certifiées
mentionnés page 45.
Originaux des tests remplis par les agents formés
2006-auj
2 ans
Eliminer
Les copies des tests complétés
sont conservées au Service
Docimologie.
Listes des résultats des tests
2007-auj.
7 ans
Conserver
Enquêtes de satisfactions remplies par les candidats
2007-auj.
3 ans
Eliminer
« Rapports SPOC2 » (Rapports de synthèse sur les
tests adressés aux administrations)
2007-auj.
15 ans
Conserver
Statistiques destinées à la commission inter-filières
2006-auj.
7 ans
Conserver
Données archivées dans ITMA
Ca. 2005-auj.
---
Conserver
Dossiers relatifs aux formations « aptitude PC »
Ca 1998-2001
7 ans
Eliminer
2
Les SPOC sont les personnes de contact externes pour l’IFA au sein des administrations fédérales clientes de l’Institut.
23
Données transmises au SMART.
Résultats de synthèse conservés
dans les Dossiers Formations
certifiées mentionnés page 45.
Ces statistiques sont généralement
annexées aux PV des réunions de
la commission.
Dossiers stockés dans le local
attenant à la bibliothèque.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
SECRÉTARIAT FORMATIONS STANDARD
Correspondance
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Dossiers individuels des évaluations organisées
dans le cadre des tests de niveau en langue
2006-auj.
2 ans
Eliminer
Calendriers des formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Listes des participants conviés
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Listes de présence des participants
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Formulaires d’inscriptions
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Fiches d’évaluation des formateurs
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Documents transmis aux SOM.
Listes de présence des formateurs
2007-auj.
3 ans
Eliminer
Ces listes n’existent que pour les
formations en langue.
Syllabi des formations standards
2005-auj.
3 ans
Trier
Attribuer un lieu de conservation
unique à ces documents. Pour
l’ensemble des syllabi des
formations liées aux aptitudes PC,
aux langues et aux matières
administratives, on ne conservera
qu’un exemplaire-type par année
académique. Pour les autres
formations, on conservera un
24
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
exemplaire de chaque syllabus.
Syllabi des cours de langues
2005-auj.
3 ans
Eliminer
Données archivées dans ITMA
Ca. 2005-auj.
---
Conserver
Attribuer un lieu de conservation
unique à ces documents.
SOLUTION MANAGERS (DOCUMENTS COMMUNS À L’ENSEMBLE DES SOM)
Correspondance
2002-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Procès-verbaux des commissions de filière +
annexes
2005-auj.
7 ans
Conserver
Plusieurs SOM sont secrétaires de
commissions de filière.
Dossiers de marchés publics relatifs à l’organisation
de formations
2002-auj.
7 ans
Eliminer
25
Le contenu et le classement de
ces dossiers varie selon les SOM.
Le délai de 7 ans ne s’applique
qu’aux originaux de documents
liés à des marchés conclus et
attribués. A terme, ces documents
seront archivés par un même
service et seules des copies
pourront être éventuellement
conservées dans les bureaux des
SOM.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
2002-auj.
3 ans
Trier
A terme, ces documents seront
conservés par un même service.
Pour les formations standard, on
appliquera les critères de tri
mentionnés p. 45. En ce qui
concerne les formations certifiées,
on conservera les syllabi relatifs
aux formations génériques et aux
formations couvrant plusieurs
filières de métier. Pour les
formations spécifiques, les syllabi
de formations liées à la
comptabilité, à la logistique, aux
marchés publics et à la gestion
des RH pourront être détruits.
Fiches de projet
2002-auj.
3 ans
Trier
La dernière version de chaque
document original sera transférée
dans les « Dossiers relatifs à
l’élaboration, au déroulement et à
l’organisation des formations
certifiées et des tests qui les
accompagnent », mentionnés p.
45. Les versions intermédiaires et
les copies peuvent être éliminées.
Programmes des formations
2002-auj.
3 ans
Trier
Syllabi des Formations certifiées et standard
Pièces relatives aux formations certifiées
26
Idem.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Tables de spécification
2002-auj.
3 ans
Trier
Tests
2002-auj.
3 ans
Trier
Grilles de correction
2002-auj.
3 ans
Trier
Analyse des résultats
2002-auj.
3 ans
Trier
Rapports sur les pourcentages de réussite
2002-auj.
3 ans
Trier
Notes des formateurs en cas d’incidents
2002-auj.
3 ans
Trier
Résultats des évaluations de satisfaction relatifs aux
formations
2002-auj.
3 ans
Trier
Résultats des évaluations de satisfaction relatifs aux
tests
2002-auj.
3 ans
Trier
Remarques
Idem.
Idem.
Idem.
Idem.
Idem.
Idem.
Idem.
Idem.
SOLUTION MANAGERS (DOCUMENTS PARTICULIERS À CERTAINS SOM)
SOM Informatique/Droit (actuellement,
Martine Expeels)
Dossiers relatifs aux mesures de compétences
(Tests PC)
Ca. 2002-2007
7 ans
Eliminer
Documents destinés à la rédaction du Catalogue des
formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
27
Dossiers stockés e.a. dans le local
attenant à la bibliothèque.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Sur disque partagé.
Dossiers relatifs à l’élaboration des formations
certifiées Niveau D.
2007-auj.
7 ans
Eliminer
Documents placés sur le campus virtuel
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Dossiers relatifs aux plaintes visant les formations
Ca. 2000-2006
7 ans
Conserver
Statistiques diverses relatives aux formations
2006-auj.
3 ans
Conserver
Fiches de projets
2006-auj.
7 ans
Conserver
Pour les fiches de projets de
formations certifiées, voir p. 50.
Dossiers relatifs à l’organisation du PuMP (Public
Management Programme)
2005-auj.
3 ans
Trier
Conserver les pièces relatives au
contenu du PuMP (élaborations
des programmes,…) et à leur
fréquentation (listes des
participants, résultats,…) .
Documents destinés à la rédaction du Catalogue des
formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Notes stratégiques
2006-auj.
7 ans
Conserver
Tableaux de bord de suivi
2006-auj.
7 ans
Eliminer
Copies de tests
2006-auj.
3 ans
Eliminer
SOM Management – PuMP (actuellement,
Sarah Geens)
28
Originaux conservés aux
secrétariats Formations
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
secrétariats Formations
Copies de procès-verbaux de tests
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Documents destinés à la rédaction du Catalogue des
formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Copies de pièces se rapportant à la comptabilité
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Copies de tests pour formations certifiées
2006-auj
3 ans
Eliminer
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Procès-verbaux des réunions de l’équipe
2006-auj.
3 ans
Conserver
Documents destinés à la rédaction du Catalogue des
formations
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Originaux conservés aux
secrétariats Formations
SOM Formations GRH (actuellement, Peter
Vandenbruaene)
SOM Projets sur mesure (actuellement, Griet
Valgaeren)
Tableaux de suivi des formations
SOM Formations communications – Langues
(actuellement, Lyn Vandrepol)
29
A la fois sur l’espace serveur et
sur les e-comm.
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
2006-auj.
3 ans
Eliminer
Une partie de ces documents
(syllabi, fiches de grammaire,…)
est placée sur le campus virtuel de
l’IFA.
Dossiers d’organisation des formations (Fardes
couleurs)
2005-auj.
7 ans
Trier
Veiller à ce que les originaux des
pièces relatives aux formations
certifiées énumérées p. 45 soient
intégrés dans la série mentionnée.
Le reste peut être éliminé.
Inventaire des fardes couleurs
2005-auj.
7 ans
Conserver
Tableau excel.
Matériel didactique pour les formateurs en langue
SOM Pierre Ramelot
SERVICE PROJETS À LA DEMANDE / DIENST KLANTENRELATIES EN PROJECTEN OP VRAAG
Correspondance
2008-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Dossiers des marchés publics relatifs à
l’organisation de projets sur mesure
2005-auj.
7 ans
Eliminer
Le délai de 7 ans ne s’applique
qu’aux originaux de documents
liés à des marchés conclus et
attribués. A terme, ces documents
seront archivés par un même
service.
30
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Sur e-comm. Probable éclatement
en fiches projets/ fiches clients/
fiches résultats.
Fiches projets de formations à la demande
2008-auj.
3 ans
Conserver
Comptes rendus des réunions avec les clients
2008-auj.
5 ans
Conserver
Correspondance
2007-auj.
3 ans
Trier
Seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de
l’accomplissement des tâches sont
à conserver. Les e-mails
personnels ou purement
informatifs peuvent être éliminés.
Correspondance relative aux stages
Ca. 2000-auj.
7 ans
Conserver
Format papier. Classée
annuellement. Veiller à ce que les
originaux intègrent les dossiers
individuels des stagiaires à la fin
du délai fixé.
Correspondance relative à l’activité et à la
composition de la Commission interdépartementale
des stages
1987-auj.
7 ans
Conserver
Les décisions relatives aux
stagiaires prises par la
Commission sont intégrées aux
dossiers individuels.
Dossiers individuels des stagiaires néerlandophones
de niveau A de l’administration fédérale
Ca. 1970-auj.
50 ans après la fin
du stage
Trier
En se basant sur l’année de fin du
stage, conserver un dossier
représentatif par an.
STAGES NIVEAU A
31
IFA – Tableau de tri
Série
Dates extrêmes
Délai de
conservation
Destination
définitive
Dossiers relatifs à la réglementation en matière de
stages
Ca. 1970-auj.
30 ans
Conserver
Dossiers relatifs aux activités du Comité de
direction de l’IFA
2002-2008
7 ans
Conserver
Dossiers relatifs aux activités des directeurs de la
formation3
Ca.1986-2001
7 ans
Conserver
3
Les directeurs de la formation disposaient de brevets délivrés par l’IFA. Ils ont été remplacés par les SPOC.
32
Remarques
Ce comité de direction a fait place
à une nouvelle Cellule de
coopération opérationnelle en
2008.
[Nom de l’institution] - Tableau de tri
33