Excel – Formules et Fonctions [fn] - UHA

Excel – Formules et Fonctions [fn]
K. Zampieri, Version 11 février 2014
Table des matières
1 Fonctions
1.1 Fonctions intégrées . . . . . . . .
1.2 Fonction via l’Assistant . . . . . .
1.3 Fonction récente . . . . . . . . . .
1.4 Insertion directe . . . . . . . . . .
1.5 Référencement d’une plage . . . .
1.6 Quelques fonctions . . . . . . . .
1.7 Correction des erreurs de formules
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3
3
4
6
7
8
9
10
2 Moyennes pondérées
11
3 Exercices : Appréhender le cours
3.1 Suivi de travaux / fn00exerc1a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Ventilation automatique / fn00exerc1b . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
14
15
4 Exercices : Appliquer le cours
4.1 Prix matières / fn00exerc2a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Gestion de la qualité / fn00exerc2b . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
16
17
5 Exercices : Approfondir le cours
5.1 Activités / fn00exerc3a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Gestion du photocopieur / fn00exerc3b . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Contrôle de code / fn00exerc3c . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18
18
19
20
6 Exercices : Compléments
6.1 Calcul de Codes Adhérents / fn00exerc4c . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
21
1
Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014
2
Introduction
Mots-Clés Excel, Formules, Fonctions.
Requis Fonctionnalités de base.
Comprend [Minot-X2].
Ce module présente les formules et les fonctions accessibles par l’« assistant fonction ».
Il aborde ensuite quelques fonctions à connaı̂tre en mathématiques, statistiques, texte,
logiques et information.
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== Activités Cours ==
1
1.1
>
Fonctions
Fonctions intégrées
Le tableur propose plus de 400 fonctions intégrées réparties en catégories :
Logique : Manipulation des données logiques (ET, OU...).
Texte : Manipulation de chaı̂nes de texte.
Date et heure : Manipulation et conversion de dates et heures.
Recherche et références : Fonctions employées avec des données organisées sur une
seule ligne ou colonne de données.
Mathématique et trigonométrique : Manipulation de données numériques.
Statistiques : Outils d’analyse et de moyenne.
Information : Sur le contenu de cellules.
Finances : Manipulation de données monétaires.
Scientifique : Fonctions évoluées nécessitant généralement l’installation d’un module
complémentaire.
Comptabilité (Excel 2010 uniquement) : suite à différents commentaires, techniques
et scientifiques, Excel 2010 offre un ensemble de fonctions statistiques (et autres)
plus précises, tandis que certaines fonctions existantes ont été renommées afin de
mieux décrire leur finalité. Dans un but de comptabilité descendante, les fonctions
renommées sont cependant toujours disponibles sous leur ancien nom et ont été
regroupées dans cette catégorie.
Conseil Si vous devez partager votre feuille de calcul avec d’autres utilisateurs qui
ne disposent pas d’Excel 2010, servez-vous des fonctions de Comptabilité plutôt que des
fonctions renommées. Les versions antérieures d’Excel reconnaissent les anciens noms et
garantissent les résultats attendus.
> Une fonction est caractérisée par son nom suivi de parenthèses qui renferment
facultativement un ou plusieurs paramètres séparés par des points-virgules.
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1.2
4
Fonction via l’Assistant
Pour insérer une fonction via l’Assistant,
> Cliquez dans la cellule recevant la formule puis appelez Formules>Insérer une
fonction ou cliquez directement sur la catégorie souhaitée.
> Dans la boite de dialogue, tapez un extrait du nom dans la zone Recherchez une
fonction puis cliquez sur OK, ou choisissez une catégorie.
> La boite de dialogue qui s’affiche propose plusieurs type de fonction. Examinez les
descriptions puis double-cliquez sur celle souhaitée.
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5
> Une nouvelle boite de dialogue apparaı̂t. Remplissez les paramètres en vous aidant
de la description. Cliquez sur Aide... pour avoir plus de détails.
> Finissez par OK : le résultat apparaı̂t dans la cellule. Un reclic dans la cellule montre
la formule.
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1.3
6
Fonction récente
Pour insérer une formule récente,
>
Cliquez sur l’icône fx à côté de la barre de formule.
> Dans la boite de dialogue, remarquez que la catégorie Dernières fonctions utilisées
est sélectionnée par défaut et que la dernière fonction apparaı̂t en tête de la liste. Doublecliquez sur la fonction souhaitée puis complétez-la.
Rappel Pour annuler l’entrée, tapez Esc ou cliquez sur le bouton Annuler de la barre
de Formule.
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1.4
7
Insertion directe
La dernière façon de saisir une fonction dans une formule consiste à le faire directement.
> Sélectionnez la cellule puis tapez = : la liste des fonctions apparaı̂t dans la zone
Nom.
> Si vous tapez le début de la fonction =XXX : une zone apparaı̂t et vous propose les
fonctions débutant par ces trois lettres.
>
Double-cliquez sur la fonction souhaitée.
>
Achevez la saisie avec l’aide contextuelle.
Remarque Si vous tapez entièrement la formule, ne laissez pas de blanc entre le nom
de la fonction et la première parenthèse. Exemple : SOMME (C1:C11) ne sera pas reconnue
tandis que SOMME(C1:C11) sera exécutée.
Remarque Une formule peut être tapée en minuscules : le tableur affichera en majuscules dans la barre de formule les références et les noms des fonctions reconnues.
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1.5
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Référencement d’une plage
> Le mode de référencement est identique pour toutes les fonctions qui emploient
des paramètres de type plage de cellules.
– Une plage de cellules se note en indiquant les références de la cellule de début et de
fin, séparées par le caractère deux points (:).
– Les plages de cellules discontinues se séparent par des points-virgules (;).
– La référence à une (plage de) lignes ou une colonne se fait en précisant le(s) numéro(s) de ligne ou de colonne.
– La référence à une plage nommée se fait en notant le nom de la plage.
– La référence à une plage d’une autre feuille du même classeur se fait sous la forme
nomfeuille! (ou ’nomfeuille’! si le nom comporte un espace).
Exemple Dans SOMME(A2:A9;C2:G7;B10) :
– L’expression A2:A9;C2:G7;B10 désigne la liste des paramètres. Le « ; » sépare
chaque paramètre.
– L’expression A2:A9 est une plage. Elle renferme les cellules A2 à A9. Le « : » se lit
« jusqu’à ».
– La plage C2:G7 est le rectangle dont la diagonale est C2:G7.
Conseil Utilisez au maximum des plages dans les formules et non pas les cellules une à
une : une plage s’adapte dynamiquement aux insertions/suppressions de lignes/colonnes.
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1.6
9
Quelques fonctions
> La catégorie Mathématique et Trigonométrique inclut un grand nombre de
fonctions :
– Fonctions arithmétiques : valeur absolue ABS, valeur entière ENT, arrondi ARRONDI,
valeur tronquée TRONQUE, modulo (reste de la division entière) MOD, somme des
produits SOMMEPROD, etc.
– Fonctions trigonométriques : valeur de π PI(), etc. Toutes les fonctions trigonométriques (sinus SIN, cosinus COS, tangente TAN, etc.) utilisent les radians en paramètres. Il est donc souvent nécessaire de traduire les radians en degrés ; cette
opération peut être effectuée par la fonction RADIANS.
– Fonctions mathématiques : puissance PUISSANCE, logarithme en base 10 LOG10,
exponentielle EXP, etc. La fonction ALEA() génère un réel pseudo-aléatoire entre 0
et 1 (avec 14 ou 15 chiffres après la virgule). La fonction ALEA.ENTRE.BORNES (dans
l’utilitaire d’analyse) fournit un réel pseudo-aléatoire dans un intervalle donné.
– Fonction composée SOMMME.SI : Additionne les éléments d’une plage qui vérifient
une condition.
>
–
–
–
–
–
Parmi les fonctions statistiques :
NB Nombre de valeurs d’une série
MIN Plus petite valeur d’une série
MAX Plus grande valeur d’une série
MOYENNE Moyenne d’une série
NB.SI Cellules non vides vérifiant une propriété
> Les fonctions logiques permettent d’introduire des conditions dans les formules.
Une expression logique est une condition.
– SI(expressionLogique ; valeurSiVraie ; valeurSiFaux)
– ET, OU
>
Les fonctions textes permettent de manipuler des chaı̂nes de caractères.
– GAUCHE, DROITE, STXT, CNUM, CHERCHE
> Les fonctions informations donnent des renseignements ou des informations (prédicats) sur le contenu ou format des cellules.
– ESTVIDE, ESTNA
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1.7
10
Correction des erreurs de formules
Il serait miraculeux que vous ne rencontriez jamais de message d’erreur suite à la saisie
d’une formule. Voici les types d’erreurs et leurs causes.
– ##### La valeur numérique entrée dans en cellule est trop large pour être affichée
dans la cellule. Une formule de date ou d’heure produit un résultat négatif.
– #NOMBRE Un argument de fonction peur être inapproprié, ou une formule produit
un nombre trop grand ou trop petit pour être représenté.
– #NOM? Le tableur ne reconnaı̂t pas le texte dans ne formule. Un nom a pu être
supprimé ou ne pas exister mais le cas le plus fréquent est une faite de frappe.
Autre cause fréquente, l’entrée de texte dans une formule sans l’encadrer par des
guillemets anglais doubles (il est alors interprété comme un nom) ou l’omission des
deux points dans la référence à une plage.
– #VALEUR Emploi d’un type d’argument ou d’opérande inapproprié, ou il est indiqué
une plage à un opérateur ou une fonction qui exige une valeur unique et non une
plage.
– #DIV/0! La formule effectue une division par zéro. Souvent dû à une référence de
cellule vers une cellule vide ou une cellule contenant 0 comme diviseur ou à la saisie
d’une formule contenant une division par 0 explicite.
– #N/A Une valeur n’est pas disponible pour une fonction ou une formule.
– #REF Une référence de cellule n’est pas valide. Cela peut être dû à sa suppression
ou à son déplacement.
– #NUL! Il est spécifié une intersection de deux zones qui en réalité ne se coupent pas.
Vous avez employé un opérateur de plage ou une référence de cellule incorrects.
Le tableur vous avertit souvent de la présence d’une erreur et propose de corriger l’erreur
avant la validation de la saisie.
Remarque Excel dispose de l’outil Vérification des erreurs (dans Formules) qui repère et permet d’éliminer les erreurs. Attention : seules les erreurs identifiables sont signalées. D’éventuelles erreurs de logique ou de références passeront inaperçues.
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2
11
Moyennes pondérées
Thématique Calculs de base. Fichiers fn00notes.
Cet exercice calcule la moyenne pondérée de notes d’étudiants et affiche leur admissibilité (admis, recalé, session2).
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera fn00calcul.
@[fn00notes.txt]
Action Calculez la moyenne par matière en ligne 23 (fonction MOYENNE) en figeant les
numéros de ligne.
Action Calculez la note la plus basse par matière en ligne 24 (fonction MIN) ainsi que
la note la plus haute par matière en ligne 25 (fonction MAX).
Orientation
Tirez la formule de la moyenne vers le bas puis remplacez la fonction.
Action
Recopiez les formules vers la droite.
Action
Insérez une ligne vide entre les données et les calculs.
Action
Comparez votre tableau avec la solution.
Solution simple
Solution détaillée Les formules sont :
– En B24 : =MOYENNE(B$3:B$22)
– En C24 : =MIN(B$3:B$22)
– En D24 : =MAX(B$3:B$22)
Action
Tapez les coefficients suivants (ligne 2) : 5, 5, 4, 2, 3.
Aide simple Constatez que le logiciel affiche dans le coin supérieur gauche un petit
triangle signifiant qu’il y a risque d’oubli de valeurs : en effet, il y a encore un nombre
dans la colonne (le coefficient) !
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12
Action Comme il faut calculer une moyenne pondérée, il est préférable de nommer
la matrice des coefficients et d’utiliser le nom dans les formules. Nommez Coefficients
la plage B2:F2 des coefficients.
Solution simple Appelez Formules[Noms définis]>Définir un nom. Constatez que
le logiciel fixe la plage.
Action
Calculez la moyenne du premier élève en G3 définie comme suit :
! n
n
X
X
moyenne =
note j ∗ coeff j /
coeff j
j=1
j=1
Outil Fonctions SOMMEPROD et SOMME. Tapez la touche [F3] pour afficher la liste des
noms ou utilisez la zone liste de noms ou montrez la zone.
Action
Outil
Arrondissez la moyenne de l’élève à une décimale.
Fonction ARRONDI.
Action
Recopiez la formule de la moyenne vers le bas.
Action
Calculez les classements des étudiants (colonne H).
Outil
Action
Fonction RANG. Attention, Figez le tableau des moyennes.
Calculez la décision (colonne I) définie comme suit :
si (moyenne >= 10) alors "admis" sinon "recalé" finsi
Outil
Action
Fonction SI.
Calculez la décision1 (colonne J) définie par :
si (moyenne >= decision1) alors "admis" sinon "recalé" finsi
Outil
Action
Fonction SI.
Calculez la décision2 (colonne K) définie par :
si (moyenne >= decision1) alors "admis"
| sinon si (moyenne >= decision2 alors "session2"
| | sinon "recalé"
| finsi
finsi
Outil
Fonctions SI imbriquées.
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Action
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Comparez votre tableau avec la solution.
Solution simple
Solution détaillée Les formules sont :
– En G3 : =ARRONDI(SOMMEPROD(B3:F3;Coefficients)/SOMME(Coefficients);1)
– En H3 : =RANG(G3;$G$3:$G$22;0)
– En I3 : =SI(G3>=10;"admis";"recalé")
– En J3 : =SI(G3>=$J$1;"admis";"recalé")
– En K3 : =SI(G3>=$J$1;"admis";SI(G3>=$K$1;"session2";"recalé"))
Action
Copiez la plage K16:K18 et collez les valeurs en J24:J26.
Action
Calculez le nombre d’étudiants pour chacune des décisions (plage K24:K26).
Outil
Action
Fonction NB.SI.
Validez votre formule avec la solution.
Solution simple
– En K24 : =NB.SI(K$3:K$22;J24) (recopiable vers le bas)
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== Activités Exercices ==
3
Exercices : Appréhender le cours
3.1
Suivi de travaux / fn00exerc1a
Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc1a.txt.
Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex07].
Le tableau recense le montant de devis ainsi que la durée des travaux issu d’un appel
d’offre.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 1a-devis.
@[fn00exerc1a.txt]
Action
Outil
Action
Établissez les différentes formules du tableau (cellules F1:F7).
Fonctions MAX, MIN, MOYENNE, NB, NBVAL.
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En F1 : =MOYENNE(B:B)
– En F2 : =MAX(B:B)
– En F3 : =MIN(B:B)
– En F4 : =NBVAL(B:B)
– En F5 : =NB(C:C)
– En F6 : =MOYENNE(C:C)
– En F7 : =MAX(C:C)
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3.2
15
Ventilation automatique / fn00exerc1b
Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc1b.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c02 :ex01].
Cet exercice réalise une ventilation automatique.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 1b-dc.
@[fn00exerc1b.txt]
Action Établissez les colonnes C et D en fonction du type de l’écriture « D=Débit »
ou « C=Crédit ».
Outil
Action
Outil
Action
Fonctions SI.
Calculez les totaux (colonnes G:H).
Fonctions SOMME, SOMME.SI.
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En C2 : =SI($B2="D";$A2;"") (recopiable vers le bas)
– En D2 : =SI($B2="C";$A2;"") (recopiable vers le bas)
– En G2 : =SOMME(C:C)
– En G3 : =SOMME(D:D)
– En H2 : =SOMME.SI(B:B;F2;A:A) (recopiable vers le bas)
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4
16
Exercices : Appliquer le cours
4.1
Prix matières / fn00exerc2a
Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc2a.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex05].
Le tableau donne des prix unitaires et des quantités de matières premières.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 2a-ctprod.
@[fn00exerc2a.txt]
Action
Outil
Action
Calculez le prix de revient matières de chaque tarte.
Fonctions SOMMEPROD.
Validez votre formule avec la solution.
Solution simple
– En C1 : =SOMMEPROD($B$4:$B$10;C4:C10) (recopiable vers la droite)
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4.2
17
Gestion de la qualité / fn00exerc2b
Thématique Formules et fonctions. Utilise Logiques. Fichiers fn00exerc2b.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c02 :ex07].
Le tableau recense des relevés d’échantillons.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 2b-mesures.
@[fn00exerc2b.txt]
Action Faites apparaı̂tre « PROBLEME » lorsque le résultat de la mesure n’est pas
compris dans les limites autorisées.
Outil
Action
Outil
Action
Fonctions SI, OU.
Calculez la plage F4:F6.
Fonctions NB, NB.SI.
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En C2 : =SI(OU(B2<$F$1;$F$2<B2);"Problème";"") (recopiable vers le bas)
– En F4 : =NB(B:B)
– En F5 : =NB.SI(C:C;"Problème")
– En F6 : =F5/F4
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5
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Exercices : Approfondir le cours
5.1
Activités / fn00exerc3a
Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc3a.txt.
Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex10].
Le tableau recense les inscrits à des activités.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3a-activites.
@[fn00exerc3a.txt]
Action
Calculez la colonne D comme suit :
si (Femmes > Hommes) alors afficher "Fem"
| sinon si (Femmes = Hommes) alors afficher "="
| sinon afficher "Masc"
finsi
Outil
Fonctions SI.
Action
Calculez les colonnes E et F.
Action
Calculez la ligne 13.
Action
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En D2 : =SI(B2>C2;"Masc";SI(B2<C2;"Fem";"=")) (recopiable vers le bas)
– En E2 : =SOMME(B2:C2) (recopiable vers le bas)
– En F2 : =E2/$E$13 (recopiable vers le bas)
– En B13 : =SOMME(B2:B11) (recopiable à droite)
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5.2
19
Gestion du photocopieur / fn00exerc3b
Thématique Formules et fonctions. Utilise Mathématiques. Fichiers fn00exerc3b.txt.
Comprend [Rigollet-F3 :c03 :ex08].
Il s’agit de faciliter la tâche d’une assistante qui doit gérer une photocopieuse.
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3b-copieur.
@[fn00exerc3b.txt]
Action
Établissez la formule de la colonne du Compteur DEBUT.
Action
Établissez la formule de la colonne du TOTAL.
Action
Établissez les formules du montant à facturer à chaque service (colonne G).
Action
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En C3 : =B2 (recopiable vers le bas)
– En D2 : =B2-C2 (recopiable vers le bas)
– En G2 : =SOMME.SI($A:$A;F2;$D:$D) (recopiable vers le bas)
– En G7 : =SOMME(D:D)
– En G8 : =SOMME(G2:G5)
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5.3
20
Contrôle de code / fn00exerc3c
Thématique Formules et fonctions. Utilise Textes. Fichiers fn00exerc3c.txt. Comprend [Rigollet-F3 :c07 :ex01].
Afin de contrôler les accès à certaines informations, on a mis en place un système de
codification. Chaque utilisateur possède un numéro (nombre de quatre caractères supérieur à 2000) et un code. Ce code est calculé de la manière suivante :
(deux premiers chiffres du numéro)∗7+(nombre composé des 2è et 3è et 4è chiffre)∗(dernier chiffre)
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 3c-texte.
@[fn00exerc3c.txt]
Action Établissez les formules du tableau permettant de vérifier qu’un code saisi correspond bien à l’utilisateur.
Action
Validez vos formules avec la solution.
Solution simple
– En C2 (recopiable vers le bas) :
=GAUCHE(A2;2)*7+STXT(A2;2;3)*DROITE(A2;1)
– En D2 (recopiable vers le bas) :
=SI(NBCAR(A2)<>4;"4 caractères";
SI(A2<2001;"Mauvais N˚";
SI(B2=C2;"OK";"Erreur")))
Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014
6
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Exercices : Compléments
6.1
Calcul de Codes Adhérents / fn00exerc4c
Thématique Formules et fonctions. Utilise Textes. Fichiers fn00exerc3c.txt. Comprend -.
Vous devez attribuer un code adhérent à chaque membre du groupe. Le code est composé
des éléments suivants :
« Sexe (1 ou 2) suivi des initiales de la personne puis des 2 derniers chiffres de son année
de naissance et du numéro de son département ».
Action Copiez/collez les données dans un onglet que l’on nommera 4c-texte.
@[fn00exerc4c.txt]
Action
Outil
Calculez les initiales du Nom et Prénom de chaque étudiant.
Fonctions GAUCHE et l’opérateur & (ou la fonction CONCATENER).
Aide simple Il faut récupérer le premier caractère gauche du Nom et le concaténer
avec le premier caractère gauche du Prénom.
Action
Outil
Calculez le code de chaque étudiant.
Fonctions GAUCHE, DROITE, l’opérateur & et la fonction date ANNEE.
Aide simple Il faut concaténer le Sexe, les Initiales, les deux chiffres à DROITE de
l’ANNEE de la Date de naissance et les deux chiffres à GAUCHE du Code Postal.
Action
Validez vos formules avec la solution.
Bureautique – fn00mcours, February 11, 2014
22
Solution simple
– En D2 (recopiable vers le bas) :
=GAUCHE(A2;1)&GAUCHE(B2;1)
– En G2 (recopiable vers le bas) :
=C2&D2&DROITE(ANNEE(E2);2)&GAUCHE(F2;2)
Action Proposez une solution permettant de résoudre le problème du pays d’origine
(France, Allemagne ou Suisse).
Solution simple On ajoute une colonne avec fr (pour FRance), de (pour DEutch)
et ch (pour la Suisse) puis on concatène le pays d’origine au code de la colonne G.