Chapitre 2. La fonction approvisionnement
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Chapitre 2. La fonction approvisionnement
Chapitre 2. La fonction approvisionnement Leçon 01. La gestion des achats I. Définition de la fonction approvisionnement « La fonction approvisionnement comprend l’ensemble des opérations par lesquelles sont mis à la disposition de l’entreprise tous les produits et services dont elle a besoin et qu’elle doit se procurer à l’extérieur ». II. Les objectifs de la fonction approvisionnement Les objectifs du service approvisionnements sont : Fournir les quantités nécessaires de matières pour la production, tout en évitant toute pénurie provoquant un arrêt ou ralentissement de la fabrication et en évitant le sur stockage qui entraînerait des coûts supplémentaires ; Connaître la fiabilité (qualité) de ces matières ; Obtenir la quantité et la qualité dans les délais voulus et au prix minimum. III. La gestion des achats La procédure d’achat est généralement simple mais longue. Elle est composée de plusieurs étapes et fait intervenir différents acteurs allant du service utilisateur jusqu’au fournisseur. L’expression des besoins Elle est matérialisée par une demande d’achat qui doit parvenir au service achat. Evaluation et sélection des fournisseurs Cas d’un seul fournisseur : La négociation 1 La négociation est engagée entre l’acheteur et le fournisseur afin de s’entendre sur le prix ainsi que les autres conditions d’achat tels que : la qualité, le délai, les remises, les conditions de transport… Cas de plusieurs fournisseurs Quand il s’agit de choisir parmi plusieurs fournisseurs, le service achat fixe les critères de choix ainsi que leur degré d’importance dans la sélection. Pour faciliter la sélection, on calculera pour chaque fournisseur une valeur en mesure de refléter l’ensemble de sa situation et de prendre en considération tous les éléments de l’offre. La sélection des fournisseurs aura lieu à travers le calcul du prix pondéré de l’offre présentée par chaque fournisseur et l’établissement d’une grille de comparaison. La passation de la commande Après avoir choisi le fournisseur, le service achat doit passer à l’étape de la commande des articles. La passation de la commande donne toujours lieu à un contrat qui lie et sauvegarde les intérêts du fournisseur et de l’acheteur. Ce contrat est appelé « bon de commande ». Le suivi de la commande Le service achat doit périodiquement contacter le fournisseur afin de s’assurer que la marchandise sera livrée conformément aux délais fixés dans le bon de commande. La réception Cette étape consiste à vérifier si la marchandise reçue est conforme quantitativement et qualitativement aux désignations du bon de commande. A la réception, il faut signer un bon de réception /ou livraison où il est enregistré les résultats de ce contrôle. 2 La facturation C’est un écrit obligatoire établi entre le vendeur et l’acheteur, c’est une pièce justificative dressée par le commerçant vendeur pour illustrer les conditions auxquelles il a vendu les biens et services au client. Il y a deux types de factures. La facture « doit » Définition Une facture de doit est une facture qui mentionne en générale le montant que le client doit au fournisseur, c'est-à-dire la créance du vendeur sur l’acheteur après une opération de vente. La facture « avoir » Définition Dans le cas où le client retournerait au fournisseur une partie ou l’ensemble de marchandise non conforme avec la commande, le fournisseur doit adresser à son client une nouvelle facture appelée facture « avoir » ou note de crédit. Traitements comptables de la facture Chez l’acheteur le montant des achats est enregistré, pour le montant net commercial, au crédit du compte 60.Achats Chez le fournisseur (vendeur) les ventes sont enregistrées pour le montant net commercial HT au crédit du compte 70.Ventes Chez l’acheteur la TVA récupérable est enregistré au débit du compte 4366. Taxes sur le chiffre d'affaires déductibles. 3 Chez le vendeur la TVA étant facturée aux clients est enregistrée au crédit du compte 4367. Taxes sur le chiffre d'affaires collectées par l'entreprise. L’escompte est comptabilisé chez le vendeur au débit du compte 65. Charges financières, et chez le client l’escompte est enregistré au crédit du compte 75.produits financiers. Les transports s’ils sont à la charge du vendeur ils sont enregistrés au crédit du compte 624.Transports de biens et transports collectifs du personnel, et s’ils sont à la charge de l’acheteur ils sont enregistrés au débit du compte 624.Transports de biens et transports collectifs du personnel. 4