comment négocier au téléphone ou par courriel
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comment négocier au téléphone ou par courriel
COMMENT NÉGOCIER AU TÉLÉPHONE OU PAR COURRIEL PARTIE 4 dE 4 FrANçOIS GUAy, pgca Spécialiste en approvisionnement Lorsque vous envoyez un courriel, utilisez toujours l’onglet « SUJET » pour introduire votre message, cela aide votre vis-à-vis à d’avoir un indice sur la teneur du message reçu. Par surcroit, cela aide à réduire les mauvaises interprétations. Ça permet également à votre interlocuteur un classement plus efficace de ses messages. N’oubliez pas de commencer avec un message d’introduction personnel, qui vous aide en fin de compte à construire un capital de sympathie et de confiance, tout en améliorant les impressions mutuelles et en favorisant les résultats à venir. Le fait de prendre quelques secondes lors de l’envoi d’un courriel pour ajouter un « Bonjour » et un « Merci » vous aidera à établir un contact plus étroit avec le correspondant et pourrait faire la petite différence, qui deviendra importante le jour où vous aurez besoin de faire une demande plus délicate. Chaque communication doit être vue comme une opportunité de construire et de solidifier la relation. Limitez le nombre de sujets traités et séparez, par des espacements les différents thèmes abordés. Le piège le plus fréquent est la tendance à grouper plusieurs problèmes ensemble dans un même courriel ou pire encore dans un même paragraphe. Plus longue sera votre formulation, plus vous avez de chances qu’elle soit mal interprétée. Soyez prudents, avec les courriels, vous ne savez jamais qui fait partie de la négociation avec vous. Est-ce que votre interlocuteur fait lire vos courriels à son patron, ses collègues ou même à vos compétiteurs? Une fois que le message est envoyé, vous en perdez le contrôle puisque quelqu’un pourrait le modifier avant de l’envoyer à quelqu’un d’autre. L’inévitable attente entre les messages peut causer un climat préoccupant, favorable aux mauvaises perceptions. Vous devez gérer ces délais dans les deux sens; essayez de répondre le plus rapidement possible aux courriels reçus, mais ne vous attendez pas de recevoir une réponse trop rapide à vos messages. Autant que possible, essayez de créer l’illusion d’une conversation ininterrompue en commençant le message suivant par « comme je t’ai mentionné dans le dernier courriel » et en copiant votre citation. Soyez conscient des limites d’efficacité du courriel C’est un mode de communication aller/retour fragmenté et désynchronisé. À cause des délais, les participants sont souvent distraits par d’autres négociations, discussions et activités commerciales en cours. Sachez donc reconnaître les situations où vous devez prendre le téléphone pour parler en personne à votre correspondant. ATTENTION : Faites très attention aux fautes de français (ou d’anglais selon le cas), n’utilisez pas d’abréviations (du genre lol, mdr, pcq, etc.), n’écrivez pas en majuscules - ce qui équivaut à crier dans une conversation - et surtout, ne rendez pas le message trop complexe, en limitant le nombre de sujets traités dans un même message. L’utilisation de procédés typographiques tels que le soulignement, les caractères gras, l’italique, les majuscules ou la couleur marquent une insistance (et attirent l’attention) du lecteur sur certains mots, qui nuancent le texte lorsqu’ils sont utilisés judicieusement. Faites un suivi de vos messages. Les courriels disparaissent parfois ou se retrouvent dans la boite des pourriels. Si vous n’avez pas de réponse après un certain temps, il peut être judicieux de faire une relance. CONCLUSION 219G10-14 Quand les négociateurs prennent le temps de faire de la négociation une priorité, ils démontrent un engagement à trouver une solution favorable aux deux parties. Procurez-vous le livre NéGOCIATION Trucs et astuces, disponible chez Informe Affaires Chronique no 21 42 • OCTOBRE 2014 • INFORME AFFAIRES, Le MENSUEL économique d’ici Avant de rédiger un courriel, vous devriez d’ailleurs essayer d’entrer dans le monde de l’autre personne et vous poser la question suivante : « Est-ce le meilleur moyen pour communiquer ou est-ce qu’une conversation téléphonique ou même un faceà-face ou serait un moyen plus efficace pour atteindre mon objectif? » François Guay est diplômé en administration de l’UQAC, il détient un titre professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement, plusieurs années d’expérience sur le terrain ainsi que de la formation dans des domaines connexes tels : la gestion de projet, les opérations manufacturières (MrP), la logistique, la qualité et la gestion lean (modèle Toyota).