association rytm n`dance

ASSOCIATION RYTM N’DANCE
Réunion du bureau en date du 18 OCTOBRE 2016 à 18 H 30
SOIREE DU 19 NOVEMBRE 2016
Personnes conviées par le Président (mail du 17/10/ 2016)
 Gilles PECRIAUX – Vice-Président
 Nathalie HUPPERT – Secrétaire
 Véronique BIJEON – Trésorière
 Martine BOISDON – Secrétaire Adjointe
 Jean-Noël ELIE – Membre
 Alain ENARD - Membre
 Sophie FERNANDES – Membre
 Thierry LORION – Animateur
 Maxime M’BASSIDGE – Animateur
 Laurent CARRE – Animateur
Présents : Noël BOISDON - Alain ENARD - - Sophie FERNANDES - Martine BOISDON Laurent CARRE - Maxime M’BASSIDGE Absents excusés : HUPPERT Nathalie – ELIE Jean Noël – Gilles PECRIAUX - Véronique BIJEON
- Thierry LORION
Ordre du jour
Pour cette soirée, voici les principaux points à valider ensemble
 Demander 5€ de participation aux adhérents, 10€ au conjoint non adhérent ;
o Objectif : avoir un engagement de présence (salle limitée à 170 personnes)
 Inscription validée qu'après paiement de la participation et dans cet ordre.
 Date limite de priorité le 08 novembre au soir
 Dès le 09 novembre, confirmer à nos adhérents les personnes invitées pouvant être accueillies
dans la limite des places disponibles après inscriptions des adhérents
 Les inscriptions des invités (à 10€ ?) seront prises en même temps que les autres (mais chèque
séparés si pas réglé en espèces). Ceci afin de pouvoir rembourser si quota atteint par les
adhérents et conjoints seuls ou salle comble.
 Qui se charge des inscriptions et des règlements ?
 Organisation de la soirée :
o Pointage et filtrage à l'entrée (remise bracelet de couleur)
o Pas d'entrée sans réservation
o Présence de 2 SIAPP pour la sécurité (N & M)
o Pas de vente de boisson (eau et sirops offert idem station Danse (dans la cafétéria)
o Gestion du bar à eau et petits gâteaux
o Préparation et rangement de la salle terminé pour 01h45 du matin (pas de décoration ?)
o Prévoir repas orchestre et DJ et hébergement DJ (N & M))
o SACEM (N & M)
o Photos et vidéos de la soirée ?
o Achats boissons, sirops, gobelets, feutres, sacs poubelle ... (N & M)
o Vestiaire disponible non gardé
o Pas de table dans la salle ni boisson
o Gestion orchestre et DJ (N & M)
Cette réunion a pour but la préparation du bal du 19 novembre 2016
Noël précise les points suivants :
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Nous n’avons pas la totalité de la salle, les deux côtés étant réservés pour des
expositions, mais sont mises à notre disposition la cafétéria et la cuisine.
Nous ne pouvons recevoir que 150 personnes, notre association compte cette année
235 adhérents.
Pour avoir un engagement de présence, le bureau décide de demander aux adhérents et à
leur conjoint une participation de 5 €, pour les invités de nos adhérents une participation de
10 €.
Le bureau souhaite privilégier le règlement par chèque.
Il devra être fait un règlement pour l’adhérent (ou son couple) et un règlement pour les
amis. Ceci pour nous permettre de rendre le chèque des amis si manque de place.
Aucun remboursement ne sera fait aux adhérents et invités absents.
Le mardi 8 novembre au soir nous serons en possession de toutes les inscriptions, et nous
pourrons voir le nombre d’invités que nous pourrons accepter. Ce choix sera fait suivant
l’ordre chronologique d’arrivée des mails de réservation réceptionnés par Noël.
Noël dès demain matin adressera un mail à tous les adhérents pour informer que les
inscriptions ne seront prises en comptes qu’après réception du règlement qui pourra être
remis soit à Laurent et Sophie pour la Salsa et atelier, Maxime lors de son atelier bachata et
Alain et Martine pour le rock et le WCS.
Priorité d’inscriptions pour les adhérents jusqu’au le mardi 8 novembre au soir .
Mise au point de l’organisation :
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Pointage et filtrage à l’entrée, remise de bracelets de couleur, 3 membres du bureau
seront présents à savoir Sophie, Nathalie et Martine (dans l’attente du retour de
bénévole pour aider)
2 SIAPP ont été engagés pour garantir la sécurité et le contrôle des entrées durant la
soirée (Noël)
Ouverture de la salle à 20 H 00, début de soirée 20H 30 et fin de soirée à 1 H 00, le
rangement complet doit être terminé pour 1 H 45 rendu des clefs à 2 H
La soirée se déroulera de cette façon l’orchestre SON RISA et Frankie notre DJ auront
4 passages de 30 minutes en alternance ceci pour faire danser tous nos adhérents de
section ROCK WCS et SALSA
Pas de vente de boisson, sirop (citron menthe grenadine etc.) eau (prévoir 100 litres)
et gâteaux mise à disposition gratuitement au niveau de la cafétéria. Pour ce faire il
sera également demandé des bénévoles pour l’alimentation du poste boisson tout
au long de la soirée. Laurent prendra en charge l’équipe qui sera formée et donnera
les instructions nécessaires au bon déroulement.
Petit rappel aucune boisson ne sera admise dans la salle de danse.
Photos et vidéos : qui pourra remplacer Jean-Noël absent (faire appel au adhérents)
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Prévoir si nécessaire plateaux repas pour les organisateurs, le DJ et l’orchestre ainsi
que l’hébergement du DJ (Martine & Noël)
Noël est seul en charge de l’orchestre et du DJ
mettre sur ou devant la scène les 2 banderoles RYTHM’NDANCE (Noël)
Laurent propose lors de la partie LATINO de présenter la Rueda, faite lors de la fête
de la ST. LUC
Prévoir du matériel : (Martine & Noël)
a) Nappes papier, gobelets blancs, marqueurs, assiettes plastiques, sopalin, sacs
poubelles, serviettes papier,
b) Stylos pour pointage entrées
c) Balai serpillières produit pour lavage sols si nécessaire.
d) Boissons pour l’orchestre et le DJ
FIN DE LA REUNION 19 H 50