FORMATIONS MACRO obligatoires Enseignement fondamental

FORMATIONS MACRO obligatoires
Enseignement fondamental ordinaire
Année scolaire 2011- 2012
IFC
Institut de la Formation en cours de Carrière
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Direction
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Formations Macro obligatoires
2011-2012
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Aux Directions des établissements invités aux formations MACRO
assurées par l’Inspection
Afin de préparer les formations Macro obligatoires, ou au terme de celles-ci, vous allez
échanger avec l'IFC quelques documents administratifs.
1. Les listes de présences
Il appartient aux directions d’école d’inscrire via notre site internet (www.ifc.cfwb.be)
les enseignants participant aux formations (voir la procédure ci-annexée si besoin). C’est
à partir de cet encodage que nous constituons les listes de présence.
Nous devons récupérer ces listes très rapidement après la formation. En effet, sans les
listes de présences, nous ne pouvons rembourser ni les frais de déplacement des
enseignants, ni les frais d'accueil et de repas, ni les frais de copie du support
pédagogique.
Il nous appartient de :
-
-
rembourser les frais de déplacements des participants (s'ils les ont demandés et si la
formation s’est tenue en dehors de leur établissement) dans les trois mois qui suivent
la formation ;
rembourser les créances et les factures dans les 50 jours qui suivent la réception de la
totalité des documents nécessaires à l’encodage et au contrôle des documents
comptables.
2. Les déclarations de créance
Afin de traiter les factures de repas et de copies des supports pédagogiques dans les
meilleures conditions, nous vous rappelons que :
•
les montants maxima s'élèvent à :
o 8,6 € par jour et par participant inscrit sur les listes de présences, pour
l'accueil et le repas ;
o 2 € par jour et par participant inscrit sur les listes de présences, si vous
organisez l'accueil seul, dans le cas donc où vous demander à l’IFC de
prendre en charge la livraison des repas ;
o 1 € par participant inscrit sur les listes de présences, pour le support
pédagogique.
•
les factures sont payées sur la base du nombre d’inscrits sur la liste de présences.
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Les factures de repas et d'accueil peuvent nous être transmises directement par vos soins. Il
conviendra toutefois que le lien entre le montant réclamé et le numéro de la session
puisse être clairement effectué (afin de contrôler si les factures ne dépassent pas le
montant maximum autorisé en fonction du nombre de participants inscrits).
Dès lors, toute personne pour qui un repas aurait été commandé doit figurer en bonne et
due forme sur la liste des présences, et donc initialement encodée sur le site de l’IFC.
Bien entendu, nous savons qu’en dernière minute, un changement d’affectation, un
remplacement lors d’un intérim, ou l’arrivée d’un stagiaire auraient pu ne pas avoir été
encodés. Il conviendra alors que les nom, prénom, matricule et établissement de chaque
participant présent, mais non encore inscrit sur la liste, soient ajoutés au bas desdites listes.
De même, les membres du personnel initialement encodés, mais absents le jour de la
formation, sont notés par la direction : « Absent, Malade, ou Excusé » sur la liste, à la place de
la signature.
Pour les stagiaires participant à la journée de formation, et ne possédant pas de numéro
matricule de la Communauté française, vous noterez le mot « stagiaire » dans les cases du
numéro de matricule. L'IFC peut prendre en charge leurs frais de repas de la journée, mais les
stagiaires ne peuvent prétendre au remboursement des frais de déplacements. S’ils ne sont pas
inscrits et s’ils n’ont pas signé la liste, ils ne pourront être pris en compte dans le total
réclamé à l’IFC.
Le directeur ou la directrice qui assiste à la journée s'inscrit également sur la liste de
présences, de même que l’inspectrice ou l’inspecteur.
Nous vous invitons à informer par courriel votre inspecteur ou votre inspectrice de l'envoi de
factures ou de déclarations de créance vers l'IFC, afin que ce dernier ou cette dernière soit
également informé(e) du suivi administratif des sessions assurées.
RÉCAPITULATIF CHRONOLOGIQUE DE L'ORGANISATION DES FORMATIONS
MACRO OBLIGATOIRES
AVANT LES FORMATIONS
1.
Contacts avec l’inspection et inscription
•
Chaque inspecteur(trice) prend contact avec les directions d'école pour l'organisation concrète
de ses journées de formations, pour déterminer le lieu d'accueil de chaque formation, et le
nombre de participants potentiels pour chaque formation.
•
Avec ces données, l'inspecteur-trice nous aura demandé et aura reçu un numéro spécifique
pour chaque session organisée. Il/elle vous le communiquera.
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•
Vous devrez alors récupérer ou encoder la liste des participants sur le site de l'IFC (voir
procédure ci-jointe).
Sur le site de l'IFC, vous avez accès à ces listes. Vous pouvez, les consulter, les modifier, les
compléter, et ce jusqu'à douze jours avant la journée de formation. Après ce délai, nous
éditons et imprimons les listes définitives que nous envoyons à l'inspection.
2.
Demande éventuelle de livraison des repas par le traiteur de l’IFC
•
3.
L'établissement qui désire déléguer la livraison des repas de cette journée de formation au
traiteur de l'IFC doit nous en faire part au plus tard 4 semaines avant la date de la formation
à l’aide de l'annexe 8 (téléchargeable sur notre site internet).
A défaut de réception de l'annexe 8 dans les délais, dûment complétée et signée, l'IFC ne
pourra pas prendre en charge la livraison des repas.
Confirmation du nombre de participants
•
Le nombre exact de participants prévus doit être précisé :
o si la formation a lieu dans un établissement scolaire, la direction de cet établissement
doit prendre contact avec ses collègues pour se faire préciser le nombre exact de
participants prévus afin qu'elle commande le nombre exact de repas (ou les faire
commander par l'IFC, dans ce cas, il faut prendre contact avec Madame Sophie Filée,
[email protected] ou 081/ 83 03 24,)
o si la formation se déroule dans un centre de formation ou dans un autre lieu qu'un
établissement scolaire, vous confirmez auprès de votre inspecteur(trice), ou auprès de
votre collègue qui vous reçoit, le nombre exact de participants afin que la commande
de repas puisse être exacte.
•
Nous envoyons à l'inspecteur/trice les listes de présences éditées sur la base des encodages
réalisés par vos soins.
PENDANT LES FORMATIONS
•
Chaque inspecteur fait signer par les participants la liste de présences (signature pour la
présence et éventuellement signature pour le remboursement des frais de déplacements).
Tout membre du personnel absent, malade ou excusé est mentionné comme tel.
APRÈS LES FORMATIONS
•
Si nécessaire, vous transmettez à l’IFC votre déclaration de créance pour les repas assurés.
Vous confirmez cet envoi à votre inspecteur ou votre inspectrice par courriel.
Vous pouvez joindre ma collaboratrice, Sophie Filée, pour toutes questions, remarques ou
commentaires: [email protected] ou 081/ 83 03 24
Vous remerciant de votre collaboration, l’équipe de l’IFC et moi-même vous souhaitons d’excellentes
formations.
Anne HICTER
Fonctionnaire dirigeante
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