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PROCEDURES DEPLACEMENTS
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LAUREATE SOMED EDUCATION HOLDING SA • Zénith Millénium, Bât 6, Lot Attawfiq, Sidi Mâarouf Casablanca • Tél : 0529 023 700
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SOMMAIRE
1.
OBJET DE LA PROCEDURE ........................................................................................................................................3
2.
DESTINATAIRES DE LA PROCEDURE .................................................................................................................. 3
3.
PRE REQUIS ET PRINCIPES GENERAUX ...............................................................................................................3
4.
DESCRIPTION DETAILLEE DU PROCESSUS ........................................................................................................4
4.1. DEPLACEMENTS NATIONAUX ...................................................................................................4-5
4.2. FRAIS DE RESTAURATION ......................................................................................................... 6
5.
CLASSEMENT ET ARCHIVAGES ............................................................................................................................. 6
6.
ANNEXES ........................................................................................................................................................................ 6
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1. OBJET DE LA PROCEDURE :
Cette procédure a pour objet de régir les transports des collaborateurs de l’Université
Internationale de Casablanca.
2. DESTINATAIRES DE LA PROCEDURE :
-) Ensemble des collaborateurs.
-) Prestataires de service et consultants.
3. PRE REQUIS ET PRINCIPES GENERAUX :
Le rôle d’exemplarité de la hiérarchie est fondamental.
Il est de la responsabilité de tous de s’assurer de l’absolue nécessité de chaque
Déplacement.
Les règles fixées par la présente procédure seront respectées scrupuleusement par
L’ensemble des collaborateurs et serviront de base au contrôle des dépenses
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4. DESCRIPTION DETAILLEE DU PROCESSUS :
4.1. Déplacements Nationaux :
Tout déplacement national fait l’objet préalable d’un ordre de mission (Volet supérieur du
modèle joint en annexe 1) renseigné par l’intéressé et validé par les responsables
Hiérarchiques*.
A son retour de déplacement, l’intéressé renseigne les frais engagés au sein de
L’emplacement prévu à cet effet au sein de l’ordre de mission (Volet inférieur). Ces frais
Sont remboursés comme suit :
Les frais d’hébergement et de restauration sont remboursés sur présentation des
factures correspondantes et sont plafonnés à 1 000 DH par journée occasionnant
Une nuitée.
L’utilisation d’un véhicule personnel donne lieu à un remboursement des frais de
Carburant à raison de 3 Dirhams par kilomètre parcouru. Les frais de péage des
Autoroutes sont prises en charge sur présentation des tickets de passage.
L’utilisation des moyens de transport en commun terrestres et ferroviaires est
Remboursée en totalité sur présentation des tickets de transport.
L’utilisation des moyens de transport aériens requiert l’autorisation préalable de la
Direction Générale.
L’ordre de mission dument complété, auquel sont jointes les pièces justificatives des
Dépenses engagées, est successivement transmis aux responsables hiérarchiques et au
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N°
Heure
Description de l’étape
Responsable
Documents / outils
supports
Avant le déplacement
1
Renseignement d’un ordre de mission
(Volet supérieur de l’ordre de mission)
Intéressé
Ordre de
mission
2
Validation
Responsables
Hiérarchiques
Ordre de
mission
3
Renseignement des frais engagés (Volet
Inférieur de l’ordre de mission) et
Transmission des justificatifs des dépenses
Intéressé
Ordre de
mission
4
Validation
Responsables
Hiérarchiques /
D.F
Ordre de
mission
Préparation du Règlement
D.F
Ordre de
mission
Après le déplacement
5
* Responsables hiérarchiques :
• Doyen de la faculté concernée et Recteur de l’université pour les fonctions académiques
• Responsable hiérarchique direct et Vice Directeur Général concerné pour les autres fonctions
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4.2. Frais de restauration :
Dans le cas d’invitation au restaurant de personnes extérieures à l’Université, les frais de
Restauration doivent rester raisonnables.
Avant toute invitation au restaurant, une demande est transmise par l’intéressé par mail au
Directeur Général qui notifie son accord de principe. Cette demande spécifie :
La date de l’invitation,
Le nom du restaurant,
Le cadre et le but professionnel,
Le nom des invités, leurs fonctions et leurs sociétés,
Le budget estimatif de la dépense.
A l’issue de l’invitation au restaurant, l’intéressé complète une demande de
Remboursement de frais (modèle joint en annexe 2) et la soumet à la validation successive
Des responsables hiérarchiques* et du département financier en y joignant les factures
Correspondantes.
5. CLASSEMENT ET ARCHIVAGES :
Les ordres de mission et les justificatifs de frais correspondants sont classés au
Sein du département financier.
Les demandes de remboursement des frais de restauration et les justificatifs des
Frais correspondants sont classés au sein du département financier.
6. ANNEXES :
Annexe 1 : Ordre de mission national
Annexe 2 : Demande de remboursement de frais
* Responsables hiérarchiques :
• Doyen de la faculté concernée et Recteur de l’université pour les fonctions académiques
• Responsable hiérarchique direct et Vice Directeur Général concerné pour les autres fonctions
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ORDRE DE MISSION NATIONAL
VOLET A COMPLETER AVANT LE DEPART EN MISSION
Nom & prénom :
Fonction
Destination
Date de départ prévue
Date de retour prévue
Passeport N°
Objet de la mission / Objectifs escomptés
Dotation
Visas
Intéressé
Responsable direct / Doyen
DG
Prix unitaire (DH / KM)
Frais de transport
VOLET A COMPLETER APRES RETOUR DE MISSION
Nombre de kilomètres parcourus
Frais de transport
(Véhicule Personnel)
Frais d'hébergement et de
restauration
Frais de péage
(joindre justificatifs)
Autres (spécifier)
Taxi
TOTAL
Reste de devise
Visas
Interessé
Responsable Direct / Doyen/Recteur
DG
Département Financier
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DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FRAIS
Nom & Prénom :
Fonction
Nature de frais
(Restauration, autres…)
Cadre et but
professionnel
Date
Montant
Nom du restaurant
Nom des invités
Société
Fonction
(en cas de frais de (compléter en cas de (compléter en cas de (compléter en cas de
restauration)
frais de
frais de
frais de
restauration)
restauration)
restauration)
TOTAL
0
Visas
Interessé
Responsable Direct / Doyen/Recteur
DG
Département Financier
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