être président d`un club lions
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être président d`un club lions
District 103 Normandie Guide du Président Édition 2014-2015 Jean-Marc Mathieu / EMF 1 Table des matières P.3 L’art d’être Président. P.4 Droit et obligation d’un Club. P .5 Être Président d’un Club Lions L’administration. L’animation. P.6 P.8 Les réunions. P.9 La conduite des réunions. P.10 Les rôles du Président animateur. P.11 La préparation de la réunion / Les techniques d’animation de groupe. P.12 / 13 Le règlement d’un conflit. P.14 Les Commissions d’un Club. P.15 La Commission extension des Effectifs (CEE). P.16 Tableau de bord de la CEE. P.17/18 Conclusion – Le Président un homme qui …. P.19 Rappel des tâches du secrétaire. P.20 Adresses officielles. 2 Cher(e) Ami(e) Tu vas cette année être le (la) Président(e) de ton Club. Tu es plein(e) de bonnes intentions. Tu as vu à l’œuvre les Président(e)s précédent(e)s et tu pourras, à n’en pas douter, poursuivre leurs actions, éviter leurs erreurs éventuelles et réaliser tous les projets que tu as en tête. …Et l’année se termine – très vite – avec des satisfactions, avec quelques désillusions, et quelques regrets d’occasions manquées. Notre but est simplement de te suggérer quelques règles de comportement, quelques méthodes de travail, quelques ‘’ recettes ’’ sans lesquelles il n’y a pas de réussite possible. Rappelle toi toujours que : Sans talent, mais avec de la technique, on fait de l’acceptable. Avec du talent, sans technique, on fait souvent du gâchis. Avec du talent, appuyé par une bonne technique, on produit des chefs-d’œuvre. Tu as certainement du talent, et avec quelques conseils techniques tu feras un(e)grand(e) Président(e). Tout au long de ce manuel, il est bien entendu que le terme Président est un terme générique et se rapporte aussi bien à un Lion féminin que masculin. L’art d’être Président Savoir être à l’écoute des Lions du Club et résoudre les conflits. « Si tu sais m’impliquer, je vais t’écouter et te comprendre ! Si tu m’imposes tes certitudes, je vais te juger et tu auras toutes les difficultés pour me convaincre et me faire adhérer à tes idées ! » Isocrate 436 av J.C. Des événements extérieurs, que nous trouvons désagréables, se produiront toujours durant notre année de Présidence. Nous n’avons que peu ou pas de contrôle sur les événements mais notre façon de penser et notre comportement peuvent parfois influencer. C’est nous qui décidons d’être contrariés ou pas. En règle générale il vaut mieux, et pour les autres, et pour nous–mêmes, que nous décidions de ne pas nous laisser démonter. Nous pouvons apprendre à ne pas grossir le problème. ÉCOUTER avec intérêt lorsque l’autre Lion révèle ses sentiments et l’encourager à exprimer tout ce qu’il ressent. PARTAGER en montrant que vous comprenez et que vous acceptez ses sentiments : « ça arrive à tout le monde de se fâcher ». CLARIFIER en posant les bonnes questions, en écoutant et en partageant, afin de vous entendre sur la vraie nature du problème qui a entrainé ces sentiments. SUGGÉRER une solution au problème. 3 DROITS et OBLIGATION D’UN CLUB Le Club doit mandater ses délégués aux manifestations Lions. Le Club doit respecter les règles générales de l’Association, de son Ethique et des statuts. Le Club doit transmettre en temps tous les documents administratifs : RME, enregistrement des bureaux, mise à jour des fiches personnelles, Livre Blanc, déclaration à la Préfecture .. Assurances : Un tableau récapitulatif des différentes assurances couvrant les Clubs est disponible sur le site France : www.lions-france.org SACEM : Une déclaration est à faire pour les concerts et galas. Tous les documents sont téléchargeables sur le site France dans la rubrique / Documents – Juridique/Règlements. Comptes bancaires : Le Président doit déposer au début de son mandat, sa signature et celle de son Trésorier, ils sont les seuls à pouvoir utiliser le chéquier du Club. Le dépôt de la signature du Trésorier est indispensable même s’il était déjà Trésorier. Le Président ayant la signature et donnant un pouvoir au Trésorier. Les programmes – Le calendrier Concevoir en temps utile le programme et le calendrier de l’année en concertation avec le secrétaire et le communiquer au PZ. Les documents Le Président doit s’assurer que les différents documents contractuels ont bien été remplis et transmis aux divers interlocuteurs dans les délais impartis. Le Président contrôle le travail du Secrétaire et du Trésorier. L’ambiance du Club Comprendre que le bon accueil de tous et notamment des nouveaux membres et des invités est une nécessité qui s’impose au Président comme à tous ceux qu’il charge de l’aider dans cette tâche. Instaurer et maintenir une bonne ambiance, éviter les clans, proscrire les discours fleuves qui ne font plaisir qu’à leur auteur, veiller à la bonne intégration des nouveaux membres et de leurs conjoints est primordial pour le développement harmonieux d’un Club Lions. 4 ÊTRE PRÉSIDENT D’UN CLUB LIONS C’est : - LE GÉRER : L’administration - L’ANIMER : Les responsables de fonctions et de commissions - TENIR DES RÉUNIONS : Les “techniques” de réunions L’administration C’est : SIMPLE : Si toi même et tes responsables lisez attentivement les instructions que vous recevez, vous verrez que l’administration de l’Association est logique, précise et bien organisée. Les imprimés sont clairs et faciles à remplir. Aussi, fais en temps voulu et avec précision ce que tu dois faire, VITAL : trop souvent l’administration, les demandes de la hiérarchie sont considérées avec la condescendance ironique que l’esprit accorde à la matière : mais pour faire vivre 46 000 Clubs dans 208 pays du monde ou les 69 Clubs du District, une administration est nécessaire. Pensez-y et aide-la avant de la critiquer. CATASTROPHIQUE : lorsque ces tâches administratives, répétitives et qui semblent banales ne sont pas remplies. un rapport d’effectif (RME) envoyé en retard ou incomplet, des erreurs dans la comptabilité, (contrôle du « semi-annual per capita invoice ») des documents bloqués, respect des dates d’envoi du RME, Livre Blanc, etc. Ce sont des coups de téléphone de rappel, des mails et beaucoup de soucis et de temps perdu pour nos amis qui en assurent bénévolement le fonctionnement. Cela doit être: fait rigoureusement fait rapidement contrôlé Cela s’appuie sur 3 piliers: Le Secrétaire Les papiers Le Trésorier L’argent Le Chef du Protocole Les règles de bienséance. Ils ont chacun des tâches précises et clairement définies. Veille à ce qu’ils les connaissent et qu’ils les remplissent bien (livre du Secrétaire, tableau de bord, RME, livre blanc, etc … ) 5 EN RESPECTANT : Les Statuts : Assure-toi que tes statuts sont à jour, qu’ils sont connus des membres du Club et surtout de ses dirigeants à commencer par toi même. Le Règlement Intérieur : les mêmes consignes que pour les statuts sont à appliquer. Procédures d’admission, élections, etc. doivent être scrupuleusement appliquées. Ils doivent être remis aux nouveaux membres lors de leur intronisation. L’animation Fonctions et Commissions Fais travailler ceux que tu as nommés Pour : Faire vivre le Club : si les fonctions ne sont pas effectivement remplies, ton Club mourra peu à peu. Former des responsables : le bon Président d’après demain c’est le Secrétaire adjoint d’aujourd’hui. Répondre aux désirs de beaucoup qui seraient heureux de faire quelque chose si on leur en donnait la possibilité Éviter les frustrations : pense à l’amertume et au désarroi du nouveau Lions qui a été nommé pompeusement membre de telle commission et que l’on ne consulte même pas de l’année. Pour te consacrer à ta mission : les Présidents débordés sont bien souvent des Présidents mal organisés. Tout doit être fait par les autres, sauf l’essentiel dévolu au Président : diriger le Club, l’animer, le représenter, préparer son avenir . Soulager ton Secrétaire. Ne l’accable pas de ce que tu ne veux pas faire, à juste titre, mais qui doit être fait par d’autres. Le Secrétaire a une tâche suffisamment importante et lourde pour ne pas être en plus la « bête de somme » du Club. En chargeant systématiquement le responsable « ad hoc »de la tâche correspondante et les occasions ne manquent pas : Pour le chef du Protocole : faire un plan de table, accueillir les invités … Pour le responsable des Relations Publiques : transmettre les informations à la presse locale. En missionnant dans les Congrès, séminaires etc. le responsable à la Commission qui lui est dévolue. Trop de délégués vont dans ces réunions sans avoir préparé les sujets et de ce fait ne peuvent participer utilement aux débats. En demandant des exposés et des comptes rendus : le responsable sera heureux de faire connaître ce qu’il a fait et le Club, informé, pourra au besoin discuter des sujets. Pour une bonne efficacité Ne nommer que ceux que tu feras travailler Désigner un responsable de chaque Commission et le laisser s’entourer des amis de son choix est une bonne méthode. 6 Ne pas oublier que le Président est membre de droit de toutes les Commissions. Le Président est libre de nommer autant de Commissions qu’il le désire, toutefois il est important que les Commissions Nationales puissent avoir un représentant au sein de ton Club. Tout Lions doit s’attendre à devenir un jour Président de son Club. L’insigne que nous portons et qui nous désigne à tout le monde comme membre du LIONS CLUBS INTERNATIONAL, est pour nous un rappel permanent de notre engagement. Il nous confère quelques droits, notamment et à juste titre, celui d’être accueilli en ami dans tous les Lions Clubs du monde entier. Il nous impose des devoirs au premier rang desquels celui que nous avons pris en entrant dans notre Club : «Être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui nous serons confiées ». Ce qu’il faut à nos Clubs, ce sont des Présidents conscients des responsabilités qui les attendent, et déterminés à bien faire car le Lionisme est beaucoup plus encore entre leurs mains qu’entre celles des officiels du District. L’expérience montre qu’il n’est pas de bons Clubs sans bon Président. De sa clairvoyance dépend la possibilité pour le Club d’aller de l’avant. Le rôle du Président est déterminant. Il faut qu’il sache « faire marcher son Club » car il n’est pas question pour lui de tout faire tout seul. Le Président Homme Orchestre qui se veut omnipotent et omniprésent, risque fort de voir son Club s’envelopper, bien vite, dans une douillette et béate contemplation de son Président, ce qui est aussi commode qu’inefficace. Le Président ne doit jamais oublier le rôle dévolu au Conseil d’Administration. À vouloir faire le travail des autres, le Président n’a plus le temps de faire le sien. 7 Les Réunions La réunion est la vitrine du Club Une réunion doit : Être préparée Une convocation précise (date, heure, lieu, ordre du jour, nom des intervenants éventuels) doit être envoyée à chaque Lion par le secrétaire. Quoi dire ? Quoi faire ? Par qui ? Quand ? Enrichir les participants (moralement s’entend). Honorer les visiteurs. Valoriser l’image du Club. Donner envie de revenir. Être organisée Le respect du protocole. Le respect de l’horaire. Le « timing » des interventions. Le plan de table. Le décor (sigle Lions, fanions, cloche et marteau …). Les intervenants - Le Président Doit être écouté dans le silence, c’est une question de courtoisie. (Il existe des méthodes simples pour l’obtenir). Doit être clair, court, concis, concret, compréhensible dans ses interventions. Doit donner la vie à une réunion et au bon moment. Doit savoir orchestrer les interventions en sachant donner et retirer la parole quand il le faut. Doit, en présence d’invités, les présenter au tout début de la réunion sans oublier leurs titres et qualités et, au besoin, en situant brièvement leur personnalité. - Les Responsables du Club L’intervention de l’Animateur, du Secrétaire, du Trésorier, des Présidents de Commission est vivement recommandée pour la bonne marche du Club. - Les conférenciers Il est important qu’ils soient bien choisis et bien adaptés au type de réunions du Club. Réunions mixtes ou autres. L’horaire de l’intervenant devra être particulièrement bien ciblé. Les dispositions matérielles souhaitées par le conférencier (PC, vidéoprojecteur..) devront être contrôlées. Le débat qui suit généralement la conférence doit être lancé (au besoin par une question préparée par le Président) et maîtrisé. Il va sans dire que le Président conclut avec les remerciements d’usage. 8 La conduite des réunions En tant que Président du Club, vous allez devoir conduire un certain nombre de réunions, que sont, un Conseil d'Administration, une réunion statutaire du club, une réunion débat, cette dernière n'étant pas toujours facile à gérer. La conduite de réunions ne s'improvise pas, pour mener à bien cette tâche, elle exige au contraire une certaine rigueur et fait appel à certaines techniques. Pour vous éviter certaines erreurs et faire que vos réunions soient encore plus efficaces, nous vous proposons la synthèse suivante. 1. 2. 3. 4. 5. Les réunions de discussions Les rôles de l’animateur La préparation des réunions Les techniques d’animation de groupe Les Commissions Les réunions discussions Les réunions ne sont pas toutes les mêmes. Elles différent par leurs natures : Réunions fonctionnelles (conseil d'administration du Club - réunions statutaires). Réunions opérationnelles (réunions de commission, préparation d'une manifestation, d’une action). Elles diffèrent ensuite par leur objectif : donner ou recueillir des informations. réfléchir sur un problème. analyser une situation. échanger des opinions, se concerter. rechercher des solutions. prendre une décision. L’organisation ne sera pas la même selon le type de réunion LE BUT Atteindre l'objectif et satisfaire les participants. 2 PHASES 1. Tout le monde doit connaître les problèmes. 9 2. Tout le monde doit chercher des solutions. Chaque participant à une réunion doit avoir à réfléchir, vérifier, lire, écrire avant d'y venir, donc nécessite d'être informé par un ordre du jour. DANS UNE RÉUNION DISCUSSION : 5 PHASES. 1. 2. 3. 4. 5. L’insécurité relative. L’apaisement. L’implication. La structuration. L'auto régulation. Les rôles du Président animateur LÉGITIMITÉ RECONNUE DU PRÉSIDENT DANS SON RÔLE D'ANIMATEUR Dans une réunion, le Président est l'animateur : il sait piloter une réunion, c'est un expert dans les différents thèmes abordés, il parle juste et sait écouter, il est le responsable, il va intervenir comme le souhaite le groupe. L'animateur le plus efficace est celui qui asseoit sa légitimité sur sa compétence technique et sa capacité à communiquer. LE PRÉSIDENT ASSURE LA COHÉSION DU GROUPE Facteurs de cohésion opérationnelle : poursuite d'objectifs clairs, précis, accessibles. Facteurs de cohésion affective : le Président doit donner le sentiment que tous travaillent ensemble à la cohésion du Club. LE PRÉSIDENT FACILITE LA PRODUCTION ET LA PARTICIPATION Le Président doit efficacement présenter son programme de l'année pour faciliter le travail du Club qui atteindra ses objectifs en termes d'actions. Il favorisera aussi la participation active de chaque membre du Club en redonnant confiance au groupe. LE PRÉSIDENT DOIT RÉGULER LES ÉCHANGES Il se doit de garantir l'égalité du droit de tous les participants. En régulant les échanges, il recentre les relations des membres et évite ainsi les tensions et les luttes d'influence, il dynamise la discussion en intégrant les conflits et les divergences. Attention !!! Ne pas " se laisser embarquer " dans le formalisme et l'autoritarisme, le risque est l'appauvrissement des échanges et des relations entre les membres du Club. La régulation demande une attitude positive et tolérante qui est la base de l’éthique Lions. 3 maîtres mots : SOUPLESSE – DYNAMISME - ÉQUILIBRE. LES RISQUES D'UN PRÉSIDENT TROP DIRECTIF Les objectifs sont atteints, tout est clair, mais seules les idées du Président sont mises en avant, on soulève des problèmes sans en chercher les solutions, les membres sont déresponsabilisés. Les relations personnelles sont impossibles, on ne communique pas, on s'informe. Attention à ce danger !!! 10 LE PRÉSIDENT TROP COOPÉRATIF L’ambiance du Club est très bonne, on travaille tous ensemble, mais il y a foisonnement anarchique de propositions, une perte de temps dans la recherche de solutions, et l'émotion peut l'emporter sur le rationnel, cette perte de temps peut déclencher l'agacement et l'appel à un leader plus fort et l'animation de la réunion peut être reprise par des bavards et des contre-leaders. Attention !!! La préparation de la réunion QUAND ET OÙ ? L'efficacité d'une réunion reposant sur l'implication maximale des participants, il faut tenir compte de leur disponibilité, le jour de la semaine le plus propice. Choisir un endroit pratique et calme pour les réunions. Le Président doit aussi penser que les réunions en soirée ne peuvent être que courtes. (Maximum une heure et demie). ORGANISATION DE LA RÉUNION Le Président, avec l'aide de son Secrétaire, doit prévoir tout ce qui est nécessaire en termes de documents, de paper board, de rétroprojecteur et plus particulièrement dans le cadre d'une conférence d'un intervenant extérieur. PRÉPARATION DE LA CONVOCATION La convocation doit être précise : date, heure, lieu, durée, noms des intervenants éventuels, l'ordre du jour, les décisions à prendre, éventuellement les documents qu'il faut avoir lus et étudiés pour la réunion. LA CONVOCATION NE DOIT ÊTRE LANCEE NI TROP TOT NI TROP TARD. Les techniques d’animation de groupe LE BRIEFING réunion d'information tenue avant une action. LE BRAIN STORMING à utiliser avec un petit groupe, il sert à produire le plus grand nombre d'idées nouvelles sur un problème, à mobiliser la créativité du groupe pour élaborer une solution. Il se déroule en trois temps : découverte des faits, des idées, des solutions. LA RÉSOLUTION DE PROBLÈMES : cette réunion est centrée sur un problème précis, le Président propose et pilote : décrire et analyser le problème - imaginer les solutions - choisir une solution appliquer et évaluer la solution. Le Président ouvre la réunion en ayant au préalable transmis son ordre du jour pour permettre aux membres de se repérer au cours de la réunion. Il informe le groupe s'il s'agit d'une réunion informative ou décisionnelle ou les deux, s'il y aura un débat entre membres du Club sur un thème choisi au préalable, ou si des intervenants extérieurs prendront la parole. 11 Ensuite le Président suivra son ordre du jour, en prenant bien soin à chaque point, d'avancer des propositions pour susciter des réactions, de solliciter directement certains participants, tout cela pour faciliter la prise de parole. Attention !!! Le Président ne doit pas, pour combler le silence à tout prix, engager un dialogue avec le premier qui prendra la parole, cela risque de freiner l'expression des autres. Au cours de cette réunion, le Président va réguler les échanges. Sans manifester son étonnement, son désaveu ou sa satisfaction pour faciliter la prise de parole, susciter un climat d’écoute. Il doit seulement reformuler ce qui a été dit pour aboutir à une décision consensuelle. Le Président est le gestionnaire de l'énergie du groupe. Il doit : sécuriser les craintifs, cadrer les envahisseurs, aiguiller les désorientés, traduire les imprécis et relier les isolés. Il se doit d'alterner " le faire parler et le faire taire " en équilibrant les modes d'intervention. Le dernier travail en fin de réunion consistera à programmer et conclure. Le Président vérifiera les missions individuelles et rappellera le planning des manifestations à venir. En fin de réunion, le Président consacre un peu de temps à discuter, saluer, renseigner, s'informer, écouter et remercier pour maintenir la bonne ambiance de son Club. Le règlement d’un conflit A l’intérieur d’un Club, il y a parfois malheureusement des conflits à régler. Toute association regroupe des personnalités différentes. Néanmoins notre Éthique nous pousse vers un but commun. La gestion des conflits aboutit fort heureusement très souvent à la résolution du litige. Trois cas se présentent habituellement : 1 - Litige entre deux membres du Club : À l’occasion du choix d’une manifestation, d’une modalité d’organisation, d’un événement du Club, un conflit peut survenir entre deux membres. Dans ce cas : 1. Le Président doit suspendre immédiatement en réunion l’évocation du sujet, porté ou non à l’ordre du jour, qui pose problème. 2. Le Président doit sortir le problème du Club et, à l’occasion d’une rencontre extérieure ou d’un déjeuner, demander aux deux membres s’étant opposés de le rejoindre. 3. Le Président essaie d’apporter un compromis à l’opposition tranchée de chaque membre. S’il échoue mieux vaut abandonner la manifestation qui pose problème plutôt que de faire perdurer une situation qui ne peut que s’aggraver entre ces deux membres. Très souvent deux Lions en litige se retrouvant en petit comité et en présence du Président arrivent à s’accorder. 12 2 – Conflit entre deux groupes dans un même Club. Il peut survenir un problème grave dans la gestion du Club. Malheureusement cette difficulté peut conduire différents membres du Club à former 2 groupes avec des positions tranchées sur le sujet. 1. Le Président doit alors comme dans le premier cas sortir le problème du Club, car il s’agit dans cette espèce d’un risque d’éclatement du Club, voire d’effondrement qui peut aller jusqu’à la mise en statu quo. 2. Le Président doit demander à un ou deux représentants de chacun des groupes de le rejoindre lors d’un rendez vous extérieur. 3. Le Président peut se faire aider par un « sage » du Club, soit par le PZ dont c’est le rôle. 4. Le PZ estimera la gravité du problème et en réfèrera ou non au Gouverneur. Si le cas le permet, une situation de compromis est préférable. Si le problème est posé par un membre qui attise la vindicte d’un groupe, le Président doit rencontrer ce membre et tenter de le raisonner. En cas de difficulté majeure, le PZ doit être invité à assister à une réunion exceptionnelle dont l’ordre du jour, lui aussi exceptionnel, doit permettre à chaque groupe de s’exprimer librement devant le PZ. En cas de difficulté non résolue, Le Président de Club et le PZ doivent en référer au Gouverneur. Dans ces deux cas de figures, le Président aura compris qu’un litige ne se règle pas en présence de tout le monde. Le phénomène de groupe autour d’un sujet mal préparé, mal cadré, peut conduire au contraire à l’aggravation de la situation. L’expérience démontre qu’en petit comité l’Éthique partagée de notre mouvement prend fort heureusement le dessus. 3 – Conflit entre le Club et une personnalité morale et physique (Partenaire associatif, collectivités locales, autres Clubs Lions …) A l’occasion d’une manifestation, peut surgir un litige entre le Club et une Mairie. Exemples : Suite au prêt d’une salle municipale, le Club est mécontent des prestations que la Ville avait promises et n’a pas données. Ou encore, Le Maire ou son Conseil Municipal sont mécontents, par exemple, de l’état dans lequel la salle a été laissée par les Lions, après la manifestation et décident de ne plus travailler avec le Lions Club local. En de pareils cas : Le Président qui est partie au litige, puisqu’il est le représentant légal de son Club, ne peut donc pas régler ce litige seul, il doit en référer à son bureau voire à son C.A. Ce litige doit absolument être réglé rapidement dans les meilleures conditions. Il doit, si ce problème s’aggrave, en parler au PZ et au Gouverneur puisque la probité de l’association peut être mise en cause. Si un conflit éclate entre deux Clubs, une conciliation doit avoir lieu entre les deux Présidents, et si la solution n’est pas trouvée, il est alors nécessaire de faire appel au PZ et, ou, au Gouverneur. Ne jamais laisser s’envenimer un litige entre deux Clubs, cela ne peut être qu’au détriment de l’ambiance dans le ou les Clubs concernés et dans la Zone. 13 En conclusion, un Président ne doit jamais répondre impulsivement à un litige qui s’élève. Il doit prendre du recul et savoir s’entourer du conseil d’un ou des sages du Clubs que sont les Past Présidents du Club. Les Commissions d’un Club Il est conseillé que le Président ne nomme que les Présidents de Commissions qui nommeront à leur tour les membres de leurs Commissions. Le Président doit toutefois en être informé afin d’éviter les doublons éventuels ou les Lions qui ne seraient présents dans aucune Commission. C’est aussi le moyen de donner des responsabilités aux nouveaux entrants. Le Président est membre de droit de toutes les Commissions d’un Club, la Commission des Effectifs (CE) seule Commission statutairement obligatoire. Penser à instaurer une Commission des « fêtes ou loisirs », le Lions Clubs c’est aussi cela. Enfin une Commission Importante, la Commission Communication ou Relation Publique, pour : Être connu et reconnu – « Dire ce que nous sommes, pour éviter que l’on dise, ce que nous ne sommes pas ». Faire connaitre le Club aux médias. Transmettre des articles pour nos revues : Agora ou Lion en français. Pour cette Commission il serait logique que son Président soit nommé pour 3 ans. Penser à faire tourner les Présidences pour éviter les propriétaires de fonctions. 14 COMMISSION EXTENSION EFFECTIF Sa définition Cette commission est composée de 3 membres, renouvelables par tiers chaque année : un Président, un Vice Président, un Membre. Son président siège de droit au Conseil d’Administration et participe aux Comités Consultatifs de Zone. En fin d’année Lions, son Président quitte la Commission, il est remplacé par le Vice Président, le Membre devient Vice Président et est remplacé par un nouveau Lion élu lors de l’Assemblée Générale de Printemps du Club. Constitutionnellement, Cette commission doit exister dans chaque club. C’est la seule commission élue pour 3 ans, IMPORTANT Cette définition a été modifiée suite à la Convention Internationale de Hambourg en juillet 2013. Se rapporter au Guide du Président de l’Effectif 2014/2015 qui énonce les nouvelles régles qui devront s’appliquer pour 2015/2016. Ses fonctions - Elle tient le tableau de bord. Répartition par tranche d’âge, calcul de l’âge moyen du Club. Membres actifs, présidentiables. Professions non représentées, arrivées, départs, motifs. - Elle veille à la qualité d’accueil des nouveaux membres et de leurs conjoints. - Elle rappelle à chaque réunion que le recrutement est l’affaire de tous, que le recrutement passe par la qualité, la volonté de se rendre disponible et veille à la générosité de cœur, la tolérance et la compréhension des membres. - Elle s’informe auprès des parrains des motifs d’absence de leurs filleuls, les absences prolongées sont souvent prémices d’un départ. - Elle pose des questions : Les cotisations sont-elles en adéquation avec le contexte économique ? Les membres cessant leur activité professionnelle ou nommés à un nouveau poste, ont-ils présenté un ami exerçant la même profession qu’eux ? Le Club a-t-il des projets, mène-t-il des actions ? Pas d’action = Pas de motivation = Démission 15 TABLEAU de BORD État des Effectifs du Club Exercice 2012 / 2013 Club de ………………………………………………………………. DISTRICT ……………………….………… Région ……………… Zone …………. Date de Création ……………………………………. Total Effectif ………………..….. dont Actif ………….…. Autres : …………………………. Éloignés : ……………………….. Privilégiés : ……………………… Évolution des Effectifs par rapport à l’état précédent GAINS PERTES Venant des LÉOS Recrutement Transfert Réintégration Démission Transfert Radiation Décès Total + Total - (Total +) – (Total -) = PYRAMIDE DES AGES Tranches d’âge 30/40 40/50 50/60 60/70 70/80 > 80 Age moyen Nombre de membres par tranche d’âge OBSERVATIONS Dates des réunions de la Commission Rappel : Dès le 1er juillet, le Président de la Commission Extension Effectifs du Club, doit ouvrir le Tableau de Bord. 16 En CONCLUSION Le Président – un homme qui guide En toute chose, il faut faciliter le travail des membres de ton Club. C’est à toi de les guider dans leurs activités Lions, de leur fixer des objectifs en plein accord avec ton Conseil d’Administration, de mesurer le chemin parcouru et de relancer sans cesse leur énergie. N’hésite pas à mâcher la besogne, et dans tes directives, sois net et précis afin que nul ne les ignore et que ta pensée créatrice soit le « Fil d’Ariane » qui conduira chacun, presque machinalement au but. Les rappels sont toujours utiles et les redites sont nécessaires. Le Président – un homme qui délègue La réussite de ton année passera par les appuis sérieux dont tu sauras t’entourer. Aussi sache déléguer une partie de tes responsabilités et assure toi que tes instructions sont suivies. Savoir se faire aider est un art nécessaire. Le Président – un homme qui informe L’importance de ta fonction fait que tu seras destinataire d’un certain nombre d’informations, de communications, d’invitations, de convocations. Il t’appartient d’en faire prendre connaissance selon les cas, au Club, au Conseil d’Administration, ou aux Membres responsables dans un domaine précis. Il conviendra peut-être de les commenter et d’en tirer des conclusions. De toute façon, tu devras être attentif au fait que si une réponse est sollicitée, elle doit être honorée dans les délais que la correction impose. Le Président – un homme de conviction Le rappel des principes qui gouvernent notre Association et qui animent nos actions, tels que l’Amitié fraternelle, l’Indulgence, la Liberté, le Service et le Don de Soi, risque d’être pour toi d’autant plus difficile à prôner (avec ce que cela suppose de dogmatique et de solennel) que ton auditoire est composé de tes amis et qu’ils sont peu portés à t’écouter « prêcher ». Sache donc, en ces circonstances, trouver les mots simples, mais bien sentis, et les dire avec le ton qu’impose ta conviction profonde. Ainsi tu parviendras à ce que l’on t’écoute attentivement et, en émettant des idées qui incitent à la réflexion, tu retiendras l’attention, même celle des esprits forts, et tu les persuaderas. 17 Le Président – un homme de foi Entretenir dans ton Club la flamme du Lionisme et si besoin, la ranimer, sera pour toi un objectif majeur. Ne laisse pas de place à l’improvisation. La préparation de ton année est primordiale, ne reste pas seul. Le Secrétaire et le Trésorier que tu as choisis n’attendent que çela. Sache les impliquer dans tes objectifs et communique leur ta foi, ils en seront fiers, et se sentiront plus responsables. Le Président – un homme de protocole Tu dois être attentif à toutes les règles protocolaires, qu’elles soient Lionistiques ou Civiques. Ton Chef de Protocole, spécialement formé à sa fonction, sera pour toi un collaborateur précieux qui saura te fournir les éléments qui feront la qualité de ton année. Il faut savoir que toute erreur protocolaire peut poser un grave préjudice, soit au Président, soit au Club, soit à l’Association toute entière. Le PETIT ROBERT définit le Protocole comme étant : « L’ensemble des règles établies en matière d’étiquette, d’honneur, de préséance dans les cérémonies officielles. » L’Étiquette se définissant par ailleurs » comme étant : « Le cérémonial en usage dans une réception. » Certes, la vie moderne a simplifié les usages, mais il est souhaitable que la tradition demeure. La politesse conserve l’urbanité des manières et du langage, l’aisance, la finesse et la délicatesse acquise par une bonne éducation. N’oublions pas que la politesse est la première et la plus engageante de toutes les vertus sociales. Le LIONS CLUBS INTERNATIONAL demande que soient appliquées ces règles de savoir vivre qui consistent à rendre à autrui ce qui lui est dû, à lui demander ce qu’il nous doit, et qui permettent à nos différentes cérémonies, d’offrir à leurs participants la qualité qu’ils en attendent Il n’est pas question de considérer les règles protocolaires comme des contraintes rétrogrades mais simplement comme des marques de savoir-vivre, de code de civilité, qui auront pour but de rendre agréable et de faciliter les relations sociales. 18 Rappel des tâches de ton secrétaire Principales tâches du Secrétaire de Club Référence ? Quand ? Pourquoi ? À qui ? A.G d'Automne avant le 30 Septembre Pour approuver le rapport d'activité de l'année précédente décider de l'affection des excédents donner le Quitus au président et au trésorier R.M.E* avant le 25 du mois Mise à jour des effectifs du mois écoulé, modification possible durant tout le mois (nouveaux membres, démissions, transferts) A.G de Printemps avant le 15 Mars Élection des membres du C.A Élection du 3e membre de la C.E.E Arrête la cotisation de l'année à venir suivant RI du Club Modification BUREAU de l'année suivante pour le 30 avril Indication pour l'année suivante de la composition du bureau Site Normandie INDISPENSABLE www.lions-france.org/normandie/ -pour être reconnu entant qu'officiel -pour avoir les accès sur le site France Annuaire sur Internet tout au long de l'année Précisions des renseignements fournis par la fiche individuelle Site Normandie www.lions-france.org/normandie/ Les modifications d'adresse postale et mail, n° de tel. Sont à mettre à jour systématiquement Fiche Individuel de membre à l'arrivée dans le Club et à chaque modification Exactitude des renseignements permettant: des recherches ciblées pour le SEL ou de manifestations grâce aux hobbies. Site Normandie www.lions-france.org/normandie/ Ne pas oublier la Photo sur la fiche individuelle Et remplir compétences et Hobbies. Livre Blanc pour le 30 juin Répertorie, les actions menées par le Club durant l'année, les sommes distribuées et les heures de Don de Soi. Délégué Humanitaire Poste ou Internet Livre Blanc généralement tenu par le Président de la Commission Action Sociale, rempli par le Président et le secrétaire. Excellence de Club pour le 30 juin Récompense accordée par le Président International sur proposition du Gouverneur au PZ qui transmet au Gouverneur Poste ou Internet Document à télécharger sur le site d'Oak Brook Respecter impérativement les critères d'attribution Déclaration à la Préfecture dans les 3 mois suivant l'AG de mars Respect de la Loi 1901 sur les Associations précisant les coordonnées du nouveau bureau Préfecture ou Ss-Préfecture Poste Comment ? Après convocation des membres du Club Site Normandie Commentaires Statutairement obligatoire INDISPENSABLE pour payer cotisation correcte www.lions-france.org/normandie/ À faire même si aucun mouvement d'effectif Aucune modification rétroactive possible Après convocation des membres du Club Permet de transmettre la modification du bureau Déclaration à effectuer pour le bureau entrant s'assurer du retour du récépissé. Bonne année de Présidence. Pour tout renseignement ou toute aide, n’hésites pas à m’appeler : Jean-Marc MATHIEU 02.31.44.13.17 – 06.86.47.86.94 [email protected] 19 ADRESSES OFFICIELLES ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LIONS CLUBS 300 22nd Street OAK BROOK ILLINOIS 60521-8842 USA TEL : 00 1 (630) 571 54 66 FAX : 00 1 (630) 571 88 90 E-Mail : [email protected] Internet : http://www.lionsclubs.org LIONS CLUBS INTERNATIONAL DISTRICT MULTIPLE 103 FRANCE 295, RUE SAINT JACQUES 75005 PARIS TEL : 01 46 34 14 10 FAX : 01 46 33 92 41 E-Mail : [email protected] Internet : http://www.lions-france.org GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE Dominique MALLET 63 rue de Bizi 27200– VERNON TEL : 02.32.71.12.74 – 06.37.69.94.06 E-Mail : [email protected] IMMEDIAT PAST GOUVERNEUR DU DISTRICT NORMANDIE Jean COUILLARD 20, rue des Bouleaux 76290 – FONTAINE LA MALLET TEL : 02.35.55.93.56 – 06.87.22.72.90 E-Mail :[email protected] er 1 VICE-GOUVERNEUR DU DISTRICT 103 NORMANDIE Jacques MARTIN 6 rue du Clos de l’Image 37250 - MONTBAZON TEL : 02.47.71.03.97 – 06.80.40.38.79 E-Mail : [email protected] SECRÉTAIRE DU DISTRICT 103 NORMANDIE Jean-Marie LECONTE 11 rue du Buisson 14760 BRETTEVILLE sur ODON TEL : 02.31.75.01.00 – 06.08.022.00.54 E-Mail : [email protected] TRÉSORIER DU DISTRICT 103 NORMANDIE Josselyne THIBAULT 20 rue Sainte Venise 76420 BIHOREL TEL: 02.35.60.39.84 – 06.11.48.68.66 E-Mail : [email protected] PROTOCOLE DU DISTRICT 103 NORMANDIE Georges Claude GALLAIS 13 Place Gardin 14000 CAEN TEL : 02.31.23.91.41 – 06.80.11.12.28 E-Mail : [email protected] SITE WEB 103 NORMANDIE http://www.lions-france.org/normandie J.M Mathieu/EMF 103 Normandie Année 2014/2015 20